【正文】 處理長文檔的技巧20120426 17:10:35來源：評論：0點(diǎn)擊：174第4章處理長文檔的技巧在創(chuàng)建和編輯一個包含多個章節(jié)的書和或者包含多個部分的報告的長時，要很好地組織和維護(hù)長文檔就成了一個重要的問題。對于一個含有幾萬字，甚至幾十萬上百萬的文檔，如果用普通的編輯方法，...第4章處理長文檔的技巧在創(chuàng)建和編輯一個包含多個章節(jié)的書和或者包含多個部分的報告的長時，要很好地組織和維護(hù)長文檔就成了一個重要的問題。對于一個含有幾萬字，甚至幾十萬上百萬的文檔，如果用普通的編輯方法，在其中查看特定的內(nèi)容或?qū)δ骋徊糠謨?nèi)容作修改和補(bǔ)充都將是非常費(fèi)勁的。如果這個文檔是由幾個人來公共編輯完成，那將更容易引起很大的混亂。對于一篇比較長的文檔，詳細(xì)地閱讀它并弄清楚他的結(jié)構(gòu)內(nèi)容，是一件比較繁瑣的事。使用文檔視圖的方式可以迅速了解文檔的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容梗概。如大綱視圖可以清晰地顯示文檔的結(jié)構(gòu)。用戶可以通過各種的文檔視圖方式來瀏覽這個文檔以把我文檔的總體結(jié)構(gòu)，然后再詳細(xì)了解文檔的各部分Word提供了一系列編輯長文檔的功能，正確地使用這些功能，組織和維護(hù)長文檔就會變得得心應(yīng)手，長文檔就會變得非常有條理。不但可以獨(dú)立工作，而且可以和外地的伙伴通過網(wǎng)絡(luò)共同編輯一個文檔。使用各種視圖方式瀏覽長文檔Word是一套“所見即過得”的文字處理軟件，用戶從屏幕上所看到的文檔效果，就和最終打印出來的效果完全一樣，因而深受廣大用戶的睛睞。為了滿足用戶在不同情況下編輯、查看文檔效果的需要，Word在“所見即所得”的基礎(chǔ)上向用戶提供了多種不同的頁面視圖方式（普通視圖、Web版式視圖、頁面視圖、打印預(yù)覽、大綱視圖），它們各具特色，各有千秋，分別使用于不同的情況。1．頁面視圖頁面視圖方式即直接按照用戶設(shè)置的頁面大小進(jìn)行顯示，此時的顯示效果與打印效果完全一致，用戶可從中看到各種對象（包括頁眉、頁腳、水印和圖形等）在頁面中的實(shí)際打印位置，這對于編輯頁眉和頁腳，調(diào)整頁邊距，以及處理邊框、圖形對象及分欄都是很有用的。在頁面視圖中可以查看到打印出頁面中的文字、圖片和其他元素的位置。頁面視圖可用于編輯頁眉和頁腳、調(diào)整頁邊距和處理欄和圖形對象。切換到頁面視圖的方法是，單擊【視圖】菜單上的【頁面】命令，或按Alt+Ctrl+P組合鍵可切換到頁面視圖。2．Web版式視圖Web版式視圖方式是Word幾種視圖方式中唯一的一種按照窗口大小進(jìn)行折行顯示的視圖方式（其它幾種視圖方式均是按頁面大小進(jìn)行顯示），這樣就避免了Word窗口比文字寬度要窄，用戶必須左右移動光標(biāo)才能看到整排文字的尷尬局面，并且Web版式視圖方式顯示字體較大，方便了用戶的聯(lián)機(jī)閱讀。另外，采用Web版式視圖方式時，Word窗口中還包括一個可調(diào)整大小的查找窗格，稱為【文檔結(jié)構(gòu)圖】，專門用于顯示文檔結(jié)構(gòu)的大綱視圖，用戶只需點(diǎn)擊文檔的某個大綱主題，即可迅速跳轉(zhuǎn)到文檔的相應(yīng)部分，十分方便。Web版式視圖方式的排版效果與打印結(jié)果并不一致，它不要于用戶查看Word文檔內(nèi)容時使用。Web頁預(yù)覽顯示了文檔在Web瀏覽器中的外觀。MicrosoftWord先保存文檔的副本，然后用默認(rèn)瀏覽器打開文檔。如果Web瀏覽器沒有運(yùn)行，Word會自動啟動它。也可隨時返回Word文檔。在Web版式視圖中，可以創(chuàng)建能顯示在屏幕上的Web頁或文檔。在Web版式視圖中，可看到背景和為適應(yīng)窗口而換行顯示的文本，且圖形位置與在Web瀏覽器中的位置一致。切換到該視圖的方法是，單擊【視圖】菜單中的【W(wǎng)eb版式】命令可切換到Web版式視圖。3．普通視圖普通視圖是Word最基本的視圖方式，也是Word默認(rèn)的視圖方式，其顯示速度相對較快，因而非常適合于文字的錄入階段。廣大用戶可在該視圖方式下進(jìn)行文字的錄入及編輯工作，并對文字格式進(jìn)行編排。在普通視圖中可以鍵入、編輯和設(shè)置文本格式。普通視圖可以顯示文本格式，但簡化了頁面的布局，所以可便捷地進(jìn)行鍵入和編輯。在普通視圖中，不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、背景、圖形對象以及沒有設(shè)置為【嵌于文字所在層】環(huán)繞方式的圖片。單擊【視圖】菜單上的【普通】命令，或按Alt+Ctrl+N組合鍵均可切換到普通視圖方式。4．大綱視圖對于一個具有多重標(biāo)題的文檔而言，用戶往往需要按照文檔中標(biāo)題的層次來查看文檔（如只查看某重標(biāo)題或查看所有文檔等），大綱視圖方式則正好可解決這一問題。大綱視圖方式是按照文檔中標(biāo)題的層次來顯示文檔，用戶可以折疊文檔，只查看主標(biāo)題，或者擴(kuò)展文檔，查看整個文檔的內(nèi)容，從而使得用戶查看文檔的結(jié)構(gòu)變得十分容易。在這種視圖方式下，用戶還可以通過拖動標(biāo)題來移動、復(fù)制或重新組織正文，方便了用戶對文檔大綱的修改。采用大綱視圖方式顯示文檔的辦法為：執(zhí)行【視圖】菜單中的【大綱】命令，或按下Alt+Ctrl+O組合鍵在大綱視圖中，能查看文檔的結(jié)構(gòu)（），還可以通過拖動標(biāo)題來移動、復(fù)制和重新組織文本。還可以通過折疊文檔來查看主要標(biāo)題，或者展開文檔以查看所有標(biāo)題，以至正文內(nèi)容。大綱視圖還使得主控文檔的處理更為方便。主控文檔有助于使較長文檔（如有很多部分的報告或多章節(jié)的書）的組織和維護(hù)更為簡單易行。大綱視圖中不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、圖片和背景。大綱視圖能夠顯示文檔的結(jié)構(gòu)。大綱視圖中的縮進(jìn)和符號并不影響文檔在普通視圖中的外觀，而且也不會打印出來。使用大綱視圖，可以方便地重新調(diào)整文檔的結(jié)構(gòu)。用戶可以在大綱視圖中上下移動標(biāo)題和文本，從而調(diào)整它們的順序。此外，用戶還可以將正文或標(biāo)題“提升”到更高的級別或“降低”到更低的級別。要在大綱中提升、降低大綱級別，可以使用【大綱】工具欄上的各個按鈕。5．打印預(yù)覽視圖打印預(yù)覽，用于顯示打印效果的打印預(yù)覽（也稱“模擬顯示”）實(shí)際上也是Word文檔視圖方式中的一種，它在頁面視圖方式顯示文檔完整打印效果的基礎(chǔ)上，增加了同時顯示文檔多個頁面內(nèi)容的功能，這就有助于用戶檢查文檔的布局，并據(jù)此編輯或調(diào)整文檔格式。在打印預(yù)覽中，可以通過縮小尺寸顯示多頁文檔。您還可以看到分頁符、隱藏文字以及水印，還可在打印前編輯和改變格式。要切換到打印預(yù)覽模式，可執(zhí)行【文件】菜單中的【打印預(yù)覽】命令，另外按下組合鍵Alt+Ctrl+L也可達(dá)到同樣的目的。在打印預(yù)覽方式下，如果要在打印預(yù)覽中編輯文本，可以進(jìn)行下面的操作：（1）可在打印預(yù)覽狀態(tài)下顯示需要編輯的頁面。（2）單擊需要編輯的范圍中的文字，Word會放大顯示此區(qū)域。（3）單擊【放大鏡】按鈕，鼠標(biāo)指針會由放大鏡形狀變成I形，此時即可開始修改文檔，可以像在正常視圖一樣進(jìn)行編輯。在打印預(yù)覽中編輯文本（4）單擊【放大鏡】按鈕，再單擊該文檔，可以返回原顯示比例。（5）單擊【關(guān)閉】按鈕可以退出打印預(yù)覽，并返回文檔的原視圖。6．文檔結(jié)構(gòu)圖“文檔結(jié)構(gòu)圖”是一個獨(dú)立的窗格，能夠顯示文檔的標(biāo)題列表。使用“文檔結(jié)構(gòu)圖”可以對整個文檔進(jìn)行瀏覽，同時還能夠跟蹤您在文檔中的位置。單擊“文檔結(jié)構(gòu)圖”中的標(biāo)題后，Word就會跳轉(zhuǎn)到文檔中的相應(yīng)標(biāo)題，并將其顯示在窗口的頂部，同時在“文檔結(jié)構(gòu)圖”中突出顯示該標(biāo)題。在【文檔結(jié)構(gòu)圖】顯示時，可看到兩類格式的標(biāo)題，即內(nèi)置標(biāo)題樣式（標(biāo)題1至標(biāo)題9）或大綱級別段落格式（級別1到級別9）。使用文檔結(jié)構(gòu)圖不但可以方便地了解文檔的層次結(jié)構(gòu)，還可以快速定位長文檔，大大加快閱讀和排版的時間。【文檔結(jié)構(gòu)圖】將在一個單獨(dú)的窗格中顯示文檔標(biāo)題?？赏ㄟ^【文檔結(jié)構(gòu)圖】在整個文檔中快速漫游并追蹤特定位置。例如，在文檔結(jié)構(gòu)圖中單擊某個標(biāo)題可立即跳轉(zhuǎn)至文檔中相應(yīng)位置。文檔結(jié)構(gòu)圖Word在聯(lián)機(jī)版式視圖中自動顯示文檔結(jié)構(gòu)圖，但也可在其他視圖中加以顯示。切換到文檔結(jié)構(gòu)圖方法是在【常用】工具欄中單擊【文檔結(jié)構(gòu)圖】按鈕或單擊【視圖】|【文檔結(jié)構(gòu)圖】命令。如要指定跳轉(zhuǎn)至哪一個標(biāo)題，可以單擊【文檔結(jié)構(gòu)圖】中要指定地方。此時Word將標(biāo)題顯示于頁面上部。在【文檔結(jié)構(gòu)圖】中，此標(biāo)題為突出顯示，以指明在文檔中的位置。如果要調(diào)整【文檔結(jié)構(gòu)圖】的大小，先將鼠標(biāo)指針指向窗格右邊，當(dāng)指針變?yōu)樾螤顣r，向左或向右拖動即可。如果標(biāo)題太長，超出【文檔結(jié)構(gòu)圖】寬度，請不必調(diào)整窗格大小，只需將指針在標(biāo)題上稍作停留，即可看到整個標(biāo)題。如果要關(guān)閉【文檔結(jié)構(gòu)圖】，則單擊【文檔結(jié)構(gòu)圖】按鈕或雙擊窗格右邊。在【文檔結(jié)構(gòu)圖】中，可只顯示所需標(biāo)題。例如，要看到文檔結(jié)構(gòu)的高級別標(biāo)題，可折疊（即隱藏）低級標(biāo)題。在需要看詳細(xì)內(nèi)容時，又可再顯示低級標(biāo)題。如果要折疊某一標(biāo)題下的低級標(biāo)題，則單擊標(biāo)題旁的負(fù)號（）。如果要顯示某一標(biāo)題下的低級標(biāo)題（每次一個級別），則單擊標(biāo)題旁的正號（+）。如果想只顯示某特定級別下的標(biāo)題，可在【文檔結(jié)構(gòu)圖】的標(biāo)題上單擊鼠標(biāo)右鍵，然后在右鍵快捷菜單中的一個數(shù)字，例如，單擊【顯示至標(biāo)題4】可顯示標(biāo)題級別1至4。7．全屏顯示上面簡要介紹了Word的各種視圖方式的特點(diǎn)及適用范圍，廣大用戶在日常操作中可根據(jù)實(shí)際情況及個人喜好從中加以選擇。另外，廣大用戶應(yīng)注意不要將Word的視圖方式與【全屏顯示】相混淆。【全屏顯示】并不是Word的一種視圖方式，而是一種獨(dú)特的顯示方式，即顯示時去掉word所有的屏幕組件（如：標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄和滾動條等），將整個屏幕全部用來顯示W(wǎng)ord文檔的內(nèi)容，以便在屏幕上顯示更多的文檔信息。全屏顯示與Word的視圖方式并不相沖突，任何一種視圖均可采用【全屏顯示】，只需執(zhí)行【視圖】菜單中的【全屏顯示】命令即可切換到全屏顯示方式，此后單擊【全屏顯示】工具欄上的【關(guān)閉全屏顯示】按鈕，或者按Ese鍵則可關(guān)閉全屏顯示，并切換到以前的視圖方式，十分方便。8．顯示比例無論哪一種視圖方式，用戶都可以調(diào)整文檔的顯示比例，然后在不同的顯示比例中拖動滾動條來查看文檔。使用下面的兩種方法，可以調(diào)整不同的顯示比例。（1）單擊【常用】工具欄上的【顯示比例】下拉列表中的一項(xiàng)顯示比例，也可以在該列表框中直接輸入顯示比例的百分比。輸入范圍是10~500之間。（2）依次選擇【視圖】|【顯示比例】命令，可以打開一個對話框。在此對話框中除了可以選擇顯示的比例為200%、100%、75%，如果選擇按【頁寬】方式顯示文檔后，不用水平滾動即可看到整行文字。選擇按【文字寬度】則使其與頁面中的文本寬度一致。選擇【整頁】則使整個頁面可在文檔窗口中顯示。而選擇【多頁】項(xiàng)則需要單擊要顯示的頁數(shù)，此選項(xiàng)只能用于頁面視圖或打印預(yù)覽，通過單擊【多頁顯示】按鈕后，拖動鼠標(biāo)可以確定屏幕中的顯示頁數(shù)。在長文檔中定位使用Word的文檔定位功能，可以快速地在長篇文檔中定位在文檔的某一位置。如定位某頁、某節(jié)、某行等。使用Word時，大多數(shù)的操作只對選中的文本有效，這是“先選定，后操作”的規(guī)則。因而，選擇文本至關(guān)重要。在排版過程中靈活使用各種工具，可以使工作量減少，如使用【定位】文檔，可以快速定位和查看文檔的各個結(jié)構(gòu)框架。使用快捷鍵定位文檔Word不僅提供了靜態(tài)的定位操作，而且還能夠找到編輯過程中的剛才的文檔編輯位置。當(dāng)在文檔的某個位置進(jìn)行編輯時，可能會需要查看文檔的另一位置的信息，這時文檔位置發(fā)生了改變，再回到原來的編輯處則需要使用文檔移動功能鍵進(jìn)行查找。Word提供的快速恢復(fù)編輯位置的功能可使這個操作非常簡單，在對文檔進(jìn)行排版時，排版篇幅較長的文檔時，無法一次修改完畢，當(dāng)再次打開該文檔進(jìn)行修改時，可以按下Shift＋F5組合鍵實(shí)現(xiàn)快速定位，可以迅速找到上次關(guān)閉時插入點(diǎn)所在的位置。Word能夠記憶你前三次的編輯位置，它使光標(biāo)在最后編輯過的三個位置間循環(huán)，第四次按Shift＋F5組合鍵插入點(diǎn)會回到當(dāng)前的編輯位置。如果是在打開文檔之后按Shift＋F5，可以將插入點(diǎn)移動到上次退出Word時最近一次的編輯位置。使用菜單定位文檔【定位】對話框。（1）在已打開的【查找和替換】的對話框中，單擊【定位】標(biāo)簽。（2）使用快捷鍵方法，按下鍵盤上的Ctrl+H鍵后再單擊【定位】選項(xiàng)卡，或者直接按下F5鍵。（3）使用菜單方法，單擊【編輯】|【定位】菜單命令。【定位】對話框用戶可以按照各種目標(biāo)進(jìn)行定位，單擊要移至的位置類型。然后在【輸入XX】中輸入項(xiàng)目的編號，然后單擊【下一處】。如果需要瀏覽整個文檔，以查看所選項(xiàng)目類型的每一處實(shí)例，請清除【輸入XX】中的內(nèi)容并單擊【下一處】或【前一處】。這里的【輸入XX】中的XX是根據(jù)所選擇的定位目標(biāo)而改變。可以定位的目標(biāo)項(xiàng)目有頁、節(jié)、行、書簽、腳注、尾注、域、表格、圖形、公式、對象、標(biāo)題十二種。用戶可以根據(jù)需要選擇定位的目標(biāo)，如果選擇的目標(biāo)在文檔中沒有，則定位光標(biāo)會停留在文檔的開始處，如果定位的是頁碼，而頁碼大于文檔的頁碼范圍，則定位光標(biāo)會停留在文檔的結(jié)尾處。選擇瀏覽對象進(jìn)行定位Word提供了一種更快速的定位文檔的方法，可以快速地選擇瀏覽對象。用戶可以注意到，在Word文檔的右下角，有一個【選擇瀏覽對象】按鈕，單擊【選擇瀏覽對象】按鈕，【選擇瀏覽對象】窗口?？赏ㄟ^單擊所需項(xiàng)目來瀏覽活動文件，這里可選擇目標(biāo)項(xiàng)目與前面十二種目標(biāo)項(xiàng)目相對應(yīng)的。若要繼續(xù)瀏覽這類項(xiàng)目，請單擊【前一...】按鈕或【下一...】按鈕。單擊【選擇瀏覽對象】按鈕【選擇瀏覽對象】窗口合并文檔如果要把短篇文檔合并為長文檔，可以使用不同的辦法來合并文檔，各種合并方法各有不同，用戶可以選擇使用。就文檔合并操作而言，由于Word幾乎能夠打開任何格式的文件，所以采用Word的插入文件功能來合并文檔，是到目前為止最為簡單、最有效的文件合并手段。使用粘貼方法合并文檔使用復(fù)制和粘貼方法合并文檔很簡單，先打開已存在的其中一個文檔，或新建一個文檔，然后再打開需要合并文檔的第二、第三……個文檔，逐個把每個文檔中的內(nèi)容復(fù)制到先打開的文檔或新建文檔中去就可以了。在復(fù)制過程中需要選擇文本，這里順便提及一些選擇文本的技巧。1選定文檔使用下面的方法可以選定指定的文本內(nèi)容。（1）在活動文檔中，按Ctrl+A鍵，或者單擊【編輯】|【全選】命令，可以選擇當(dāng)前文檔的全部內(nèi)容。（2）雙擊鼠標(biāo)可在文檔中