公司文書歸檔工作程序(已修改)
2024-08-19 23:57 本頁面
【正文】 19 / 19北京首信股份有限公司檔案 管理文書歸檔工作程序工作標準工 作 內(nèi) 容工作程序各 業(yè) 務 部 門總 裁 辦 公 室平時歸卷準備熟悉公司的機構(gòu)設置及職能、歸檔文件的范圍。購置必要的裝具。擬制當年歸卷類目表。每年一月份完成當年文件材料歸卷的準備工作，類目齊全。根據(jù)本部門的業(yè)務情況及上年形成文件情況，準備好本部門平時歸卷的類目卷夾。 文件管理員將本部門的各類文件分類歸入相應的類目卷盒。 合同、協(xié)議簽完一周內(nèi)向總裁辦歸檔。 指導本部門做好賬外文件的平時歸卷工作。平時歸卷 將審批完的呈批件及時退各部門文件管理員。 將以股份公司名義的發(fā)文分類歸入卷盒。 上級文件分類歸卷 歸卷準確及時。 每季有檢查。 發(fā)文正件與底稿齊全。文件材料的整理 按公司檔案分類原則和整理方法，對平時歸卷的文件進行檢查和調(diào)整。 剔除不需歸檔的文件和重份文件。 排列卷內(nèi)文件，對卷內(nèi)文件太多的卷，進行適當分卷(每卷在150頁以內(nèi))。 按卷內(nèi)文件排列順序編寫件號和每件的頁號。拆除文件上的金屬物。對無裝訂線的窄邊文件進行加寬。修復破損文件。取齊文件右側(cè)和下沿，按單份文件進行裝訂。填寫案卷標題。調(diào)整后的案卷符合質(zhì)量要求(詳見質(zhì)量標準)。填寫目錄和備考表裝盒計算機打印卷內(nèi)目錄。填寫備考表（填寫方法參見“案卷質(zhì)量要求” ）。將整理好的案卷裝盒。字跡清晰、準確無誤。卷內(nèi)目錄、備考表各欄填寫齊全。卷內(nèi)目錄與文件相符無誤。擬寫案卷題名根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫案卷題名，題名包括文件的制發(fā)機關、主題內(nèi)容、文種。標題結(jié)構(gòu)完整，概括全面、簡明扼要，能充分揭示卷內(nèi)文件的主題內(nèi)容，便于查閱。移交歸檔填寫移交清單一式兩份，向總裁辦移交。2．雙方履行簽字手續(xù)，各保存一份。按時移交，清點無誤，手續(xù)完備。填寫案卷封皮 按規(guī)定逐項填寫封面欄目。填寫卷內(nèi)文件的案卷號、目錄號。封面各欄及卷內(nèi)文件的案卷號、目錄號填寫準確無誤、無漏。編制案卷目錄移交歸檔排列案卷與編號 按檔號編制案卷目錄 。 在公司保存一年后，向首信集團總部移交歸檔。 交接雙方清點無誤后，履行簽字手續(xù)，各保存一份案卷目錄。1案卷排列符合規(guī)定。檔號編制準確無誤。按《郵電工業(yè)企業(yè)檔案實體分類辦法》進行排列案卷。編制檔號。 案卷目錄清晰無誤。 移交手續(xù)完備。 附件二 關于歸檔案卷的質(zhì)量要求 總的質(zhì)量要求: 遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值, 便于保管和利用。具體應做到以下幾點: 一、 歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料, 均應收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù), 均應齊全完整。 二、 遵循文件的形成規(guī)律和特點, 層次分明。在歸檔的文材料中,應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起, 不得分開；一個項目的材料, 要把項目從立項到結(jié)束形成的材料組在一起, 準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程,盡量做到一事一卷。 中國最大的資料庫下載三、 卷內(nèi)文件的排列: 卷內(nèi)文件材料應保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同情況進行排列, 密不可分的文件材料應依序排列在一起, 即:批復在前, 請示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 會議記錄依會議時間順序排列, 會議文件要按文件的重要程度順序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 結(jié)論性的文件在前,依據(jù)性的文件在后； 產(chǎn)品銷售合同應按銷售產(chǎn)品種類組卷, 再按供貨時間依序排列；上級政策性規(guī)定的普發(fā)文件按問題單獨組卷, 卷內(nèi)文件依其重要程度排列?？萍嘉募呐帕袌?zhí)行GB/T1182289國家標準。四、 區(qū)分不同價值: 各類文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價值。組卷過程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組
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