【正文】 浙江杭蕭鋼構(gòu)股份有限公司內(nèi)部控制手冊經(jīng)營管理制度分冊業(yè)務(wù)控制手冊第二冊采購付款循環(huán)控制手冊編號：HXJYYWCGFK版號：A1頁碼：第54頁 共54頁目 錄 3 3 3 3 3 4 4 4 6 7 7 7 10 12 13 15 16 17 17 18 1付款流程控制制度 20 21 21 21 費用采購流程核價流程控制制度 22 運費結(jié)算流程控制制度 245．采購付款循環(huán)各子流程流程圖及流程圖說明 21 25 25 28 采購合同評審與管理流程圖及流程圖說明 30 付款與對賬流程圖及流程圖說明 31 34 采購預(yù)算流程圖及流程圖說明 36 38 38 安裝分包付款流程圖及流程圖說明 41 4付款流程圖及流程圖說明 43 費用采購流程流程圖及流程圖說明 44 費用采購流程流程圖及流程圖說明 44 46 48 50 44、勞務(wù)、費用有關(guān)的采購、驗收、付款的行為，確保采購對象滿足公司規(guī)定的要求，有效控制采購成本，并保證采購所需資金合理使用的控制活動集合。：生產(chǎn)用原輔材料、外購型鋼等生產(chǎn)物資資料，其中原輔材料包括生產(chǎn)用各種鋼材、包裝物、燃料、油漆、螺栓電纜等物資。、委托加工勞務(wù)。主要包括行政管理部門為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營活動所發(fā)生的管理費用，銷售產(chǎn)品和提供勞務(wù)等過程中發(fā)生的費用。與特定產(chǎn)品（工程項目）的成本費用、與籌資活動相關(guān)的支出費用，不在本手冊規(guī)范。，通過詢價、比價或招標(biāo)方式合理確定采購價格，控制采購成本。、付款的控制。固定資產(chǎn)、其他長期資產(chǎn)的采購、付款控制制度詳見“業(yè)務(wù)控制手冊第六冊—資產(chǎn)管理循環(huán)控制手冊”，與特定產(chǎn)品（工程項目）的成本費用控制詳見“財務(wù)管理手冊第四冊成本核算與管理控制手冊”、與籌資活動相關(guān)的支出費用控制詳見“財務(wù)管理手冊、第二冊、籌資管理控制手冊”，付款流程涉及的具體結(jié)算出納事務(wù)控制詳見“財務(wù)管理手冊第三冊、貨幣資金管理控制手冊”。，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊。，確保各種外購材料、商品、勞務(wù)等各項生產(chǎn)物資、勞務(wù)的采購按計劃進行。，有效降低采購成本。，機構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理。，請購事項和審批程序應(yīng)當(dāng)明確。，對供應(yīng)商的選擇、采購方式的確定、采購合同的簽訂、購進商品的驗收等應(yīng)有明確規(guī)定。、程序、審批權(quán)限和與供應(yīng)商的對賬辦法應(yīng)當(dāng)明確。（業(yè)務(wù)外包申請）與審批。（業(yè)務(wù)外包合同）的擬訂、審核與審批。、驗收與相關(guān)記錄、業(yè)務(wù)外包的執(zhí)行與相關(guān)會計記錄。、審批與執(zhí)行。采購付款循環(huán)的控制組織機構(gòu)由公司決策部門、綜合計劃部門、采購管理部門、質(zhì)量管理部門、審計決算部門、財務(wù)部門、倉儲管理部門、工程管理部門、行政管理部門構(gòu)成。、董事會是重大采購付款事項決策部門，公司章程中規(guī)定需要提交股東大會審議的事項，由董事會審議通過后提交股東大會審議。股東大會授權(quán)董事會審議通過的采購付款事項，由董事會審議通過。：，由生產(chǎn)副總判定。，“資金審批單”由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，公司決策部門或授權(quán)部門批準(zhǔn)。，由總工程師作最終裁決處理。，其主要職責(zé)是：，在ERP系統(tǒng)下達材料需求計劃，留出適當(dāng)?shù)牟少徶芷?，并進行綜合協(xié)調(diào)。（不含門、窗、防火涂料、土建、設(shè)備）、運輸分包商的評價、選擇、簽約和管理。，跟蹤備料清單的編制、材料清單編制和導(dǎo)入，材料訂貨、到位等過程。、產(chǎn)品相關(guān)物資采購的責(zé)任部門，其主要職責(zé)是：、安裝材料和物資、組織對A、B類生產(chǎn)制作材料和物資、其它采購物資供方的評價和選擇工作，通過對供方的評價和選擇，建立、定期審查和更新A、B類材料和物資的合格供方名單和所有歸口采購供方的檔案，確保A、B類材料在合格供方采購。（A類B類材料釋義見本手冊“”）、簽訂材料和物資采購合同/協(xié)議，保證采購合同/協(xié)議條款完整、質(zhì)量要求明確。，確保所采購材料、物資質(zhì)量符合規(guī)定的要求。、物資的質(zhì)量合格證明文件，保證所提供文件的有效性。、物資入庫手續(xù)。、物資及時有效處置。，每月編制資金預(yù)算計劃。，并按排版結(jié)果采購，提高材料利用率。、組織長期采購物資招標(biāo)及合同簽訂工作、負(fù)責(zé)各類材料采購的實施。，及時向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)反映各種材料價格和走向。，對采購預(yù)算的執(zhí)行情況承擔(dān)責(zé)任。、外協(xié)及委托加工物資質(zhì)量檢驗、監(jiān)督的責(zé)任部門。其主要職責(zé)是：，保證檢驗要求明確、驗收規(guī)則適用、且不低于國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定；對合同有特殊要求的產(chǎn)品，編制專門檢驗規(guī)程，保證產(chǎn)品質(zhì)量滿足合同規(guī)定。對檢驗規(guī)程規(guī)定不符合合同或國家標(biāo)準(zhǔn)要求負(fù)責(zé)。、外協(xié)外包構(gòu)件、產(chǎn)品制作的質(zhì)量檢驗工作，保證檢驗結(jié)果的真實性和正確性，形成有追溯性的檢驗記錄，并匯編成工程項目的制作質(zhì)量檔案。對因錯檢、漏檢造成的批量損失負(fù)責(zé)，對制作質(zhì)量檔案內(nèi)容不全、完成不及時負(fù)責(zé)。、組織不合格品的評審和跟蹤處置。對不合格原輔材料用于生產(chǎn)、不合格構(gòu)件放行出廠、或安裝時發(fā)現(xiàn)制作質(zhì)量問題負(fù)責(zé)。、外協(xié)外包供方的評價和選擇工作。、勞務(wù)及費用采購價格監(jiān)督與核定的歸口管理部門，其主要職責(zé)是：，發(fā)出審核意見書。，參與年消耗量較大的材料的招投標(biāo)，優(yōu)化材料采購模式，定期編寫采購核價工作報告。，公司年度一次性選擇供應(yīng)商的長期合同的招投標(biāo)，參與競標(biāo)單位的選擇，進行招標(biāo)物資的市場摸底，參與開標(biāo)和評標(biāo)，并出具核價意見。、比價方式采購的物資，進行審核和核定價格。，進行物資的市場摸底詢價、比價、分析后出具核價意見。，將上月的核價情況整理匯總分析成分類報表和匯總報表，上報審計決算部門負(fù)責(zé)人、及公司決策部門或授權(quán)部門審核。，即時編寫一些物資的市場價格調(diào)查分析報告，提出如何積極應(yīng)對的措施和建議；對核價工作中出現(xiàn)的公司管理工作中存在的問題、進行分析、提出開源節(jié)流的措施，供公司領(lǐng)導(dǎo)參考。、費用報銷、采購預(yù)算及成本控制的歸口管理部門，其主要職責(zé)是：、低耗品發(fā)票，對發(fā)票業(yè)務(wù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。、低耗品的具體核算工作，審核材料采購的發(fā)票、領(lǐng)料單等，進行材料收發(fā)存核算、低耗品的核算、攤銷和材料成本核算。，及時與外單位對賬，發(fā)現(xiàn)和反映往來賬中存在的問題。，審核資金審批單，按照公司報銷制度進行費用的報銷。，其主要職責(zé)是：，不接收驗收不合格、單據(jù)不全、手續(xù)不齊的材料，保證只將驗收合格的材料入庫，入庫材料登記完全、清楚、正確；，或?qū)Υ龣z材料進行明顯的待檢標(biāo)識，保證待檢材料與庫存不會混淆。，保證庫存材料分類存放、擺放整齊、標(biāo)識清楚，防止標(biāo)識脫落或不清，防止不同品種、規(guī)格材料的混放和亂放；，保證向財務(wù)部門及時提供正確、清楚、完整和有效的財務(wù)數(shù)據(jù)。，是分包合同評審、簽訂及工程現(xiàn)場材料采購的責(zé)任部門，其主要職責(zé)是：，審查安裝承包單位的資質(zhì)及履約能力。（包括使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本、分包價格、合同條款等重要合同內(nèi)容）及分包工程款支付復(fù)審，分包結(jié)算節(jié)點審查，分包簽證復(fù)審。（包括現(xiàn)場吊機租賃、中專場地租賃、現(xiàn)場倒運、塔吊裝拆、現(xiàn)場物資采購等）審核。、支持部門，其主要職責(zé)是：，并安排合同主簽人進行合同交底。，協(xié)助、支持項目部做好工程施工、安全在工程所在地的備案、物資采購、制作外協(xié)等工作。、設(shè)計等的溝通、協(xié)調(diào)工作。 行政管理部門是辦公用品采購、日常管理的歸口管理部門，其主要職責(zé)： 負(fù)責(zé)辦公用品標(biāo)準(zhǔn)的制定。 負(fù)責(zé)辦公用品的采購、驗收入庫，領(lǐng)用及日常管理。、付款流程（1）綜合計劃部門相關(guān)人員整理技術(shù)文件、各類清單，分階段制訂原材料和制品的材料需求計劃。（2）材料需求計劃根據(jù)采購物資的重要性分別呈報生產(chǎn)副總/總經(jīng)理批準(zhǔn)。各相關(guān)負(fù)責(zé)部門制訂技術(shù)服務(wù)、運輸、安裝采購計劃，由安裝副總/總工程師批準(zhǔn)。（3）接到備料清單后，采購管理部門采購員首先根據(jù)具體的下料寬度進行排版，確定需要采購的材料寬度及對應(yīng)數(shù)量，將排版結(jié)果輸入ERP。采購管理部門采購員除了要了解采購數(shù)量和規(guī)格外，還必須了解采購的材料物資的設(shè)計要求，包括有關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)名稱及編號，是否有其它專門的技術(shù)要求等。（4）采購管理部門采購員應(yīng)了解材料物資的庫存情況，凡庫存材料物資的規(guī)格、性能和數(shù)量滿足要求時，應(yīng)首先使用庫存物資或者代用，在采購申請上應(yīng)對該材料物資進行取消，并在取消原因中說明，表示將使用庫存，無標(biāo)示的則為需要采購的材料或物資。 （5）對于需要采購的材料物資，采購管理部門采購員應(yīng)了解市場貨源情況，向訂有長期供貨合同的供應(yīng)商或其它合格供應(yīng)商詢價，每種材料或物資一般應(yīng)至少向三家供應(yīng)商詢價，將詢價結(jié)果應(yīng)填寫在采購評估表內(nèi)，然后將采購評估表交審計決算部門核價。對于合格供方評定詳見本手冊“”。 （6）對公司簽訂長期供應(yīng)合同的物資，公司不再對這些物資備庫，由供應(yīng)商向公司提供必要的儲備量，公司按實際消耗數(shù)量確認(rèn)采購量，按約定的價格和結(jié)算方式進行結(jié)算。此類物資由審計決算部門定期核價后交采購管理部門、財務(wù)部門作結(jié)算依據(jù)。長期合同簽訂流程詳見本手冊“”。（7）審計決算部門根據(jù)了解的市場情況、材料物資價格目錄（即報價單）采購評估表進行核價，并將核價結(jié)果填寫在采購評估表上，核價員應(yīng)在核價后的采購評估表上簽名。當(dāng)核價結(jié)果有爭議時，由生產(chǎn)副總判定。（8）采購管理部門對每一大類物資經(jīng)比價或招標(biāo)后選擇一至二家固定的常年供應(yīng)商，供應(yīng)商按年消耗總金額的規(guī)定比例鋪底額定欠款，同時按實際消耗情況在公司設(shè)定必要的庫存儲備供公司周轉(zhuǎn)，每月規(guī)定時間內(nèi)按公司實際消耗量進行結(jié)算，、開出發(fā)票辦理入庫結(jié)算手續(xù)，采購管理部門按財務(wù)入賬金額申報次月資金計劃并于次月規(guī)定時間內(nèi)支付。（9）采購管理部門采購員根據(jù)確認(rèn)的采購評估表、采購合同、報價單經(jīng)采購管理部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽字確認(rèn)。合同簽訂流程詳見見本手冊“”。合同簽訂后，采購管理部門采購員登錄ERP采購模塊，在“材料采購”下創(chuàng)建PO訂單并報審批流。 （10）若是主材訂單，審計決算部門負(fù)責(zé)人登錄ERP系統(tǒng)進入“采購審批”在審批通知下做確認(rèn)，ERP系統(tǒng)內(nèi)該審批將自動遞交生產(chǎn)副總予以確認(rèn)。采購管理部門采購員即通知供應(yīng)商發(fā)貨。（11）若是輔材訂單，采購管理部門負(fù)責(zé)人登錄ERP統(tǒng)在采購模塊下審批通過訂單信息，采購管理部門采購員即通知供應(yīng)商發(fā)貨。 （12）本流程涉及的控制文件及單據(jù)： 《備料清單》《采購申請》 《工程排版圖》《報價單》《采購評估表》（1）合同簽訂后，采購管理部門采購員應(yīng)積極與供應(yīng)商保持聯(lián)系，及時掌握供應(yīng)商到貨情況。（2）物資到達公司前，采購管理部門采購員應(yīng)提前通知倉庫保管員和質(zhì)量管理部門材料檢驗員即將到達的物資類別和數(shù)量，由倉庫保管員指定物資的卸貨待檢地點，倉庫保管員應(yīng)保證指定的地點適于保護物資不易損壞、不易丟失及不易與合格物資混淆。（3）物資到達公司后，采購管理部門采購員核實與供應(yīng)商簽訂的采購合同內(nèi)容，采購管理部門采購員在ERP系統(tǒng)中將到貨信息輸入“到貨驗收單”并打印。采購管理部門在填寫“到貨驗收單”時，對材料的特殊要求必須予以明確。（4）采購管理部門采購員應(yīng)與倉儲管理部門聯(lián)系將材料或物資存放到指定場地待檢，連同材料或物資的質(zhì)保單等質(zhì)量證明文件交倉庫保管員。（5）倉庫保管員將貨物過磅，并根據(jù)采購管理部門提供的工業(yè)品買賣合同、到貨驗收單認(rèn)真核對物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、名稱、生產(chǎn)廠家是否與到貨驗收單、工業(yè)品買賣合同內(nèi)容相符。若相符，倉庫保管員在ERP系統(tǒng)中將到貨信息輸入“采購接收單”并打印，同時ERP系統(tǒng)自動將待檢材料做“在途物資”處理。若貨物驗收過程中發(fā)現(xiàn)有關(guān)數(shù)量、規(guī)格、品種、型號、生產(chǎn)廠家與到貨驗收單、工業(yè)品買賣合同內(nèi)容等不相符現(xiàn)象，倉庫保管人員有權(quán)拒絕辦理入庫手續(xù)，并視具體情況報告主管人員處理。即需對到庫的材料作好標(biāo)記，以便予追溯和核查。標(biāo)記的方式為合格、待檢、待處理、不合格。原材料檢驗員于“采購接收單”上簽字是確認(rèn)材料合格可入庫，檢驗合格后倉庫保管人員在ERP中錄入材料的牌號、規(guī)格、跟蹤卡號，供應(yīng)商、廠家等信息。（6）質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)進廠原、輔材料、外購件的質(zhì)量檢驗，原材料檢驗員在“采購接收單”上簽字確認(rèn)，并及時錄入ERP系統(tǒng)；對材料使用過程進行監(jiān)督跟蹤，抽查簡寫代碼的準(zhǔn)確性；型鋼、角鋼等次構(gòu)件材料，由ERP系統(tǒng)依據(jù)出庫領(lǐng)料單匯總，跟蹤員檢查監(jiān)督；每一工程所用的材料均有可追溯性。（7）采購管理部門采購員將到貨驗收單及質(zhì)量證明書交質(zhì)檢處原材料檢驗員。（8）原材料檢驗員接到采購管理部門的“到貨驗收單”和質(zhì)量證明文件后，應(yīng)按 “原材料檢驗細則”和公司特殊要求進行認(rèn)真檢查：質(zhì)量證明書是否清晰、所列項目是否齊全、數(shù)據(jù)是否符合要求、有沒有生產(chǎn)廠家和供應(yīng)商的檢驗公章，材料的牌號、規(guī)格、批次與實物或其標(biāo)記是否一致、包裝情況是否符合規(guī)定。原材料檢驗員于“到貨驗收單”簽字是為財務(wù)部門與供應(yīng)商結(jié)算。（9）在材料入廠驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)不合格項，原材料檢驗員應(yīng)及時以書面形式通知采購管理部門，詳見本手冊“” 。（10）質(zhì)量管理部門材料員驗收材料合格后，將簽字后的采購接收單返回倉儲管理部門，由質(zhì)量管理部門質(zhì)檢員在ERP系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)入庫，ERP系統(tǒng)自動將 “在途物資”沖減，中轉(zhuǎn)生成“原材料”。（11）倉儲管理部門確認(rèn)材料入庫后，財務(wù)部門根據(jù)采購接收單、到貨驗收