【正文】 辦公自動化OA軟件用戶手冊O(shè)A網(wǎng)絡(luò)軟件二○○四年三月一、 概述辦公自動化系統(tǒng)是在局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上建立單位辦公專用網(wǎng)，用于連接單位各部門，以實現(xiàn)單位系統(tǒng)的全局辦公聯(lián)網(wǎng)，提高辦公效率和生產(chǎn)管理能力。建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)的目標(biāo)是提高辦公效率、簡化辦公流程，進一步提高工作質(zhì)量和效率，建立辦事高效、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的辦公體制，加強上級對下級各部門辦的聯(lián)系、監(jiān)督和指導(dǎo)。辦公自動化應(yīng)用是一項涉及面廣、技術(shù)和資金密集的系統(tǒng)工程，為確保系統(tǒng)發(fā)揮整體效益，必須統(tǒng)一規(guī)范，遵照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同工作。要特別重視系統(tǒng)建設(shè)的實用和實效，以便資金和資源發(fā)揮更大的效益，同時還要考慮到不同機構(gòu)的職能特色，賦予明確的分工嚴(yán)格的權(quán)限，并保證不同流程中至關(guān)重要的安全性及必要的保密性等。OA辦公自動化軟件是基于Web的綜合辦公自動化軟件，他具有靈活性、穩(wěn)定性、高度安全性和可擴充性，以工作流技術(shù)為中心，為黨政機關(guān)和大中型企業(yè)提供了規(guī)范、完整的日常事務(wù)自動化處理和無紙化辦公?；谙到y(tǒng)的最終目標(biāo)，本軟件的設(shè)計遵循如下設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)：216。 安全可靠性原則：本軟件將承擔(dān)實時性、安全性較高的電子辦公信息處理與傳輸業(yè)務(wù)，要求硬件平臺與軟件平臺具備高度的安全可靠性，在系統(tǒng)的設(shè)計上，采用技術(shù)手段與管理手段結(jié)合的解決方案；216。 規(guī)范性原則：遵循各級政府機關(guān)的辦公規(guī)范，統(tǒng)一的國家規(guī)范公文格式及嚴(yán)格的事務(wù)流程；216。 先進性原則：本軟件采用的技術(shù)，將在相當(dāng)?shù)臅r間內(nèi)保障技術(shù)的發(fā)展能力，具有良好便捷的升級能力，選用的硬件設(shè)備及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品、應(yīng)用軟件均具有先進性及成熟的技術(shù)與產(chǎn)品；216。 開放性原則：本軟件的發(fā)展將是連續(xù)的，系統(tǒng)將提供開放的接口設(shè)計，保障系統(tǒng)的平滑連續(xù)性擴展；216。 統(tǒng)一規(guī)劃分步實施：明確項目的總體目標(biāo)和階段性目標(biāo)，分步實現(xiàn)，并保證系統(tǒng)的統(tǒng)一性；216。 擴展性：本次設(shè)計提供系統(tǒng)擴展性確保未來系統(tǒng)擴展及二次開發(fā)，以適應(yīng)辦公流程的變化與進展。二、 OA辦公自動化系統(tǒng)的特色OA辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計目標(biāo)是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，完成單位團體內(nèi)部日常事務(wù)，實現(xiàn)無紙化辦公，從而提高辦事效率、簡化辦事步驟、加快辦公速度。OA辦公系統(tǒng)是基于B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式，系統(tǒng)軟件和數(shù)據(jù)集中存放于服務(wù)器中，軟件的安裝與升級在服務(wù)器上進行，不影響用戶的使用，用戶只通過瀏覽器就能完成所有管理功能。所有的工作基于瀏覽器，安裝、使用、培訓(xùn)、維護、升級十分簡單。OA辦公系統(tǒng)的設(shè)計基礎(chǔ)是設(shè)計人員對政府機關(guān)、企業(yè)辦公流程的深刻理解，它綜合考慮了政府機關(guān)和大中企業(yè)在人事管理、資源管理乃至文檔的自動流轉(zhuǎn)，文檔流動過程的監(jiān)查系統(tǒng)，電子批注，安全體系等各方面工作需求與規(guī)則，并能結(jié)合客戶實際情況，配置強大靈活的辦公體系。（一）全方位事務(wù)處理功能涵蓋了人事、考勤、辦公流程、檔案管理與公文流轉(zhuǎn)、資源分配、會議、信息交流等各方面，能勝任單位日常的大多數(shù)事務(wù)，并具體到成員個人化的日常辦公需求如個人通訊錄、電子信箱等。（二）提高團隊效率可確保隨時隨地處理重要事務(wù)，自動提交、發(fā)放與管理各類文檔。對重要環(huán)節(jié)會以文字、聲音等多媒體手段自動提醒。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可對工作進程了然于胸，隨時監(jiān)控員工的工作進度。隨時隨地與團隊成員交流，迅速查找文檔資料，共享公用資料和日程安排。（三）節(jié)約開支本辦公系統(tǒng)無需在客戶端安裝復(fù)雜的客戶端程序，低維護成本，所有模塊都支持WWW操作，用戶使用瀏覽器即可在桌面環(huán)境下辦公，符合當(dāng)前的瘦客戶機的趨勢，簡單易用，節(jié)約培訓(xùn)費用。一網(wǎng)互聯(lián)，減少昂貴的會議、電話和郵政、交通等開支。（四）具體的權(quán)限分配多層的安全控制機制確保用戶只能使用賦予了授權(quán)的資源?？梢詫Σ煌瑱?quán)限的用戶、工作請求，智能地定義辦公流程和商務(wù)流程，提供了任務(wù)具體到個體的機制，用戶可以看到屬于自己職責(zé)范圍內(nèi)的待處理事務(wù)。（五）嚴(yán)密的安全體系本辦公自動化軟件不僅提供了嚴(yán)密的權(quán)限分級管理體系，不同操作者只能對自己權(quán)限范圍內(nèi)的工作進行操作，并且對重要的操作步驟進行了記錄跟蹤。同時在安全上針對服務(wù)器對客戶端的身份認(rèn)證而設(shè)計，采用了內(nèi)置 MD5 哈希(HASH)算法和隨機數(shù)生成器的硬件認(rèn)證設(shè)備來確定用戶的身份，該設(shè)備內(nèi)含安全文件系統(tǒng)，并預(yù)置密鑰和數(shù)據(jù)證書。（六）方便嚴(yán)格的電子公文處理形成各單位內(nèi)部機構(gòu)、各單位間和到各地區(qū)一體化的計算機網(wǎng)絡(luò)公文處理體系,使用戶在錄入公文時無需排版，可實現(xiàn)公文處理的無紙化和標(biāo)準(zhǔn)化。（七）WWW風(fēng)格界面系統(tǒng)在設(shè)計過程中，充分考慮了中國用戶的計算機應(yīng)用水平和中國人的辦公習(xí)慣，采用了WWW風(fēng)格的界面設(shè)計，整個系統(tǒng)界面友好、美觀，使用方便。大大降低了對使用者計算機知識的要求，界面簡單，易學(xué)易用，特別適合于政府機關(guān)和大型企業(yè)內(nèi)的信息系統(tǒng)建設(shè)。（八）可定制的工作流程軟件提供的工作流系統(tǒng)采用了組件化設(shè)計和通用工作流的思想，用戶可以根據(jù)本單位的組織機構(gòu)和實際的運行模式，定義工作流系統(tǒng)運行的流轉(zhuǎn)規(guī)則和各種審批的流程，還可以根據(jù)實際情況定義文件格式，使得整個系統(tǒng)完全適合用戶的實際情況。（九） 適用對象適用于有明確分工以及規(guī)范體制的單位團體，以及對基于文檔的以工作流為中心的辦公自動化處理有迫切需求的單位。如政府部門、企業(yè)、廠礦、金融證券機構(gòu)等三、體系結(jié)構(gòu) 體系結(jié)構(gòu)OA辦公自動化軟件以Web服務(wù)器為核心，集成文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、Mail服務(wù)器，采用三層結(jié)構(gòu)模式。支撐系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。系統(tǒng)具有以下特點：216。 系統(tǒng)健壯。與客戶端無關(guān)的數(shù)據(jù)服務(wù)器機制，即客戶端故障不影響數(shù)據(jù)的運行，系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全可靠，同時，能夠滿足大規(guī)模并發(fā)訪問的需求。216。 結(jié)構(gòu)靈活，易于維護和擴展。216。 移動支持。支持遠程業(yè)務(wù)處理，可隨時隨地處理事務(wù)。216。 安全可靠。先進的身份認(rèn)證技術(shù)使用戶信息更為安全。 技術(shù)架構(gòu)OA的技術(shù)架構(gòu)的一大特點，是以其簡潔的技術(shù)架構(gòu)實現(xiàn)了有效的系統(tǒng)資源管理。整個系統(tǒng)采用完整的結(jié)構(gòu)化設(shè)計。系統(tǒng)構(gòu)成的基本元素如下圖所示：如圖所示，所有基本元素被系統(tǒng)平臺統(tǒng)一集成起來。其中： 信息、文檔——信息和文檔是以完全開放的方式，在系統(tǒng)用戶之間共享的內(nèi)容。信息和文檔的重要屬性是它屬于哪個目錄。 目錄、目錄樹——目錄是用來組織信息和文檔的容器，目錄樹是表現(xiàn)目錄結(jié)構(gòu)的導(dǎo)航工具。在系統(tǒng)中，用戶根據(jù)自己不同的用戶組對相關(guān)目錄有不同的使用權(quán)限。 用戶——用戶是分配給使用者的一個唯一標(biāo)識，它的作用在于有效的通過角色授權(quán)的辦法規(guī)范系統(tǒng)的使用權(quán)限。用戶的重要屬性是他屬于哪個部門，以及他的角色是什么。 角色——系統(tǒng)規(guī)定角色共分為三種：系統(tǒng)超級管理員、部門管理員和普通用戶。每一種角色都對應(yīng)不同的權(quán)限級別。上圖所表示的意義是：a、 普通用戶有發(fā)布、修改信息和文檔的權(quán)限，可以完全管理個人服務(wù)中的信息；b、 部門管理員除具有普通用戶的權(quán)限外，只可以管理除個人服務(wù)外的屬于自己所在部門的信息和文檔；c、 系統(tǒng)管理員除具有部門管理員的權(quán)限外（系統(tǒng)管理員不受部門的限制，可以完全管理除個人服務(wù)外的所有部門的信息、文檔），可以使用“管理工具”進行系統(tǒng)平臺級別的管理工作。 部門——部門是單位行政機構(gòu)情況的體現(xiàn)，是建立和維護用戶、目錄的基礎(chǔ)。 運行環(huán)境和系統(tǒng)要求OA網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)服務(wù)器是基于Windows 2000 Server服務(wù)器平臺運行，需要關(guān)系數(shù)據(jù)庫的支持，目前支持MS SQL Server數(shù)據(jù)庫。建議使用PII500以上CPU、256M內(nèi)存以上計算機做為服務(wù)器。在客戶端，支持目前流行的Windows 95/98/2000/XP系列平臺，瀏覽器需要使用MS Internet Explorer （中文）以上版本，建議使用P5832M內(nèi)存以上計算機。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：以太局域網(wǎng)或Intranet及Internet環(huán)境。四、功能設(shè)置 模塊總覽個人辦公室檔案資料庫公共服務(wù)其他設(shè)置幫助注銷工作計劃檔案資料類別管理資源管理計算器用戶賬號設(shè)置幫助主題安全退出系統(tǒng)通告管理檔案資料管理辦公用品管理留言板用戶權(quán)限設(shè)置幫助類別管理―――公文管理檔案資料錄入工作論壇常用網(wǎng)址系統(tǒng)管理幫助內(nèi)容管理―――人力資源檔案資料在線尋呼公共網(wǎng)址―――――――――通訊助理檔案資料查詢多媒體會議手機地址―――――――――電子郵件―――投票系統(tǒng)郵編―――――――――考勤管理―――視頻會議萬年歷―――――――――――――――文件共享企業(yè)名錄――――――――――――――――――――― 功能簡介一般通用系統(tǒng)設(shè)置如下功能，可以根據(jù)各公司的具體實際情況對功能模塊度身定制，進行增刪和調(diào)整：序 號功 能功 能 描 述1組織機構(gòu)的管理用戶可以根據(jù)企業(yè)的實際情況，結(jié)合需求建立自上而下的樹狀組織結(jié)構(gòu)，并可以實現(xiàn)部門間的相互轉(zhuǎn)換。2用戶的管理靈活定義人員屬性，編輯人員信息，建立完善的用戶檔案，可方便處理人員調(diào)動部門的情況，人員的相關(guān)權(quán)限具有同步變更性，滿足機構(gòu)重組的需要。3權(quán)限的管理完善嚴(yán)密的授權(quán)機制，針對不同的分類，為不同的用戶賦予相應(yīng)的權(quán)限。4工作計劃管理工作計劃管理包括個人工作計劃管理和員工工作計劃管理，每個員工都可預(yù)設(shè)自己的工作計劃或授權(quán)查看其他員工的工作計劃，被賦予權(quán)限的操作者可以為其它員工制訂工作計劃。工作計劃以明確的日程表顯示，可隨時查詢不同日期的待辦事務(wù)和已完成事務(wù)。5通告管理通告管理用于發(fā)布、查看和管理一些需要周知性的信息，系統(tǒng)定時查看有無新通告，并即時將新的通告發(fā)送給用戶，它包括發(fā)布通告、管理通告、瀏覽通告三個功能。6公文管理公文管理包括公文管理、發(fā)送公文、已發(fā)公文和已收公文四個功能，7人力資源管理人力資源管理包括查詢、管理員工的基本檔案、職位變動情況、獎懲情況、考核情況和工資檔案等功能，普通員工只能查看自己的個人檔案和工資檔案，只有管理員才能對員工的基本檔案、職位變動等信息進行增加、刪除和修改。8