【正文】 作業(yè)流程 票據(jù)錄制和傳遞制度 類別 編號 一、 目的：為規(guī)范商品票據(jù)錄制和傳遞作業(yè) ,特制定本流程。 二、 適用范圍：適用于票據(jù)錄制和傳遞時適用。 三、 內(nèi)容： 1. 票據(jù)類型及作用： ★ 供應商訂貨： 〈商品訂貨單〉； ★ 增減廠商庫存： 〈驗收單〉、〈退貨單〉； ★ 增減廠商應付款： 〈驗收單〉、〈退貨單〉、〈成本調(diào)整單〉； ★ 增減部門商品庫存 :〈驗收單〉、〈退貨單〉； ★ 調(diào)整部門商品庫存： 〈報損單〉、〈報溢單〉； ★ 執(zhí)行（進 /售）價格變動： 〈商品進價變動申請單〉、〈商品售價變動申請單〉； ★ 執(zhí)行特（進 /售）價格變動： 〈商品特供價申請單〉、〈 特價折扣促銷單〉； ★ 資料建立： 〈供應商基本資料表〉、〈合同審批表〉、〈商品（單品、聯(lián)營、組裝）資料表〉、〈費用扣款項目表〉； 2. 票據(jù)錄制及審核原則：所有系統(tǒng)票據(jù)的錄制必須有有效的原始憑據(jù)，嚴格禁止口頭打招呼錄單，或不按規(guī)定填單、報批就錄入系統(tǒng)單據(jù)，單據(jù)錄入完畢，應既行審核。 3. 系統(tǒng)票據(jù)的錄入必須與物流同步進行，嚴禁事前錄單或事后補單，所有票據(jù)必須日清日結(jié)。 4. 系統(tǒng)票據(jù)錄入后，應將系統(tǒng)票號抄錄于對應手工票單的右上角并在手工票單上簽署錄入人員姓名備查。 5. 應有錄入室（文員）保存的手工申請表（〈退貨申請表〉、〈成本調(diào)整申 請表〉、報損申請表）、報溢申請表）、〈變價申請表〉、〈折扣申請表〉、〈廠商合同申請表〉、〈廠商資料申請表〉、〈新品入場申請表〉）需妥善存檔備查。 6. 報送財務的系統(tǒng)票據(jù)必須附有有效的原始票據(jù)或具備可證明其有效性的合法簽字； 7. 票據(jù)在傳遞時應填制傳票封面（如下表）進行交接簽字，票據(jù)傳遞應在當日完成； 票據(jù)接受者應及時對接受的票據(jù)進行審核和處理，發(fā)現(xiàn)錯誤立即通知制票部門，各部門應根據(jù)職務管轄范圍每日稽核電腦系統(tǒng)票據(jù)和收到的書面票據(jù)是否一致，有無增漏票。 附 ：票據(jù)傳遞單 票據(jù)傳遞單 受票部門 :____________ NO:______________ 送票部門： ___________ 日期： __________ 票據(jù)類別 張數(shù) 附件 票據(jù)起始號 累計發(fā)生額 備注 傳票人簽字： 受票人簽字： 說明：票據(jù)傳遞單一式二份，一份為傳票封面，一份為簽收回執(zhí)。 作業(yè)流程 供應商結(jié)算方式解釋 類別 編號 一、目的：為便于明確各結(jié)算方式的定義，對本公司與廠商的相關(guān)結(jié)算方式進行如下定義 二、適用范圍：本公司業(yè)務部門在業(yè)務洽談及結(jié)算時適用。 三、內(nèi)容： ★ 經(jīng)銷方式對應的結(jié)算方式 ： a 現(xiàn)金采購： 該供應商所有的送貨驗收單均可進入結(jié)算狀態(tài)。（交預付款的貨商用本方式） b 經(jīng)銷 N 天（帳期） ：按該供應商驗收單的日期和當前結(jié)算比較，超出 N 天（包含 N 天 ?） 的驗收單均可進入結(jié)算狀態(tài) . c 滾結(jié) :該供應商最后一批驗收單不進入結(jié)算狀態(tài) ,其余驗收單均可進入結(jié)算狀態(tài) . d 經(jīng) 銷 30 天 (月結(jié) ):按合同規(guī)定的結(jié)算扎帳日 ,扎帳日之前的所有驗收單均進入結(jié)算狀態(tài) . e 經(jīng)銷 N 天 (月結(jié)清 +N 天 ):按合同規(guī)定的結(jié)算扎帳日 ,扎帳日之后 N 天可以將結(jié)算扎帳日之前的所有驗收單進入結(jié)算狀態(tài) . 注 : , . ★ 代銷方式對應的結(jié)算方式 : 實銷 N天 (實銷實結(jié) ):按合同中規(guī)定的〃每 N天結(jié)帳一次〃 ,對供應商本期的實際銷售成本進行結(jié)算 (不對應單據(jù) ). ★ 聯(lián)營方式對應的結(jié)算方式 : 聯(lián)營 :按合同中規(guī)定的〃每 N 天結(jié)帳一次〃或結(jié)算扎帳日之前 ,對供應商本期的實際銷售成本進行結(jié)算 (不對應單據(jù) ).(以合同約定的結(jié)算扣率進行結(jié)算 ). 作業(yè)流程 期初資料建立流程 類別 編號 一、 目的：為了便于期初資料建立作業(yè) ,特制定本流程 . 二、 適用范圍：建立期初資料時使用 . 三、 內(nèi)容： 步驟： 商品類別建立 機構(gòu)部門建立 操作員、收銀員 權(quán)限建立 合同費用項目建立 供應商商品建立 供應商合同建立 供應商資料建立 01 食品、 02 百貨、 03 生鮮、 04 聯(lián)營 買賣合同、聯(lián)營合同、租賃合同 單品、聯(lián)營、散貨、促銷品、租賃商品 現(xiàn)扣費用項目 帳扣費用項目 作業(yè)流程 合同建立流程 類別 編號 一、 目的：為便于合同建立作業(yè)，特制定本流程。 二、 適用范圍：本公 司合同建立作業(yè)時適用。 三、 內(nèi)容： 、流程圖： 、流程說明： ，約定貿(mào)易條件，草簽合同一式兩份，并按合同整理新廠商引進申請書 （采購主管）審核。 ，如果聯(lián)營扣率 20%以下或經(jīng)代銷合同，必須再報總經(jīng)理批準。 、蓋章，存檔一份后，將其余二份分送廠商、財務，并將新廠商引進 申請書交系統(tǒng)管理員建立電腦系統(tǒng)檔案。業(yè)務員確認系統(tǒng)管理員已錄入合同，并通知部門。 ： （ 1）、合同分類信息： 部門：該合同所屬營運部門。例： 01 食品部； 廠遍：廠商編碼。由電腦系統(tǒng)管理員在建立系統(tǒng)檔案時按該廠商所屬營運類別由系統(tǒng)生成 廠編規(guī)則：廠編由 5 位數(shù)字組成，前兩位為部門編碼，第 3 位為自定編碼，最后兩位為流水號。 業(yè)務員與廠商談 判，議定合同 并附新廠商引進審批表 店長初審 （副）總經(jīng)理審批 業(yè)務員登記、蓋章，存檔一份 返回供應商 財務登記存檔 系統(tǒng)管理員建檔 店長員審核 廠名：廠商注冊全稱； 廠商類別：該廠商所屬商品大類，是本地還是外地。 （ 2）、廠商基本信息：聯(lián)系人，詳細地址，聯(lián)系電話等。 （ 3）、 合作及結(jié)算條件： a 經(jīng)銷 是以商品買斷的形式進行商品經(jīng)營。商品自驗收起，商品的所有權(quán)即有供應商轉(zhuǎn)移到商場，同時經(jīng)銷廠商的結(jié)算方式有：現(xiàn)金采購，經(jīng)銷 N 天，經(jīng)銷月結(jié)，經(jīng)銷月結(jié) N 天。 b 代銷 是供應商將商品委托商場銷售，銷售后的商品，商場獲取應得的代銷利潤，商品銷售前，商場只有商品的管理權(quán)，而沒有所有權(quán)。結(jié)算方式有：實銷 N 天。 c 聯(lián)營 是供應商自己管理商品進銷存，商場統(tǒng)一顧客收銀結(jié)算，商品的管理和經(jīng)營權(quán)均屬供應商，商場不管理該項商品的進銷存，只是按合同約定的聯(lián)營銷售扣點來取得收益。 d 租賃 是租賃廠商以 支付租金來取得商場經(jīng)營場地的使用，商品物流不由商場管理。 合同經(jīng)銷（購銷）方式對應系統(tǒng)的結(jié)算方式： ● 現(xiàn)款現(xiàn)貨 ===現(xiàn)金采購： 該供應商所有的送貨驗收單均可進入結(jié)算狀態(tài)。交預付款的供應商適用于本結(jié)算方式） ● 經(jīng)銷 N 天 ===經(jīng)銷 N 天： 驗收生效后超出 N 天（包括 N 天）的驗收單均可進入結(jié)算狀態(tài)。 ● 滾結(jié)： 該供應商最后一批驗收單不進入結(jié)算狀態(tài)，其余驗收單均可進入結(jié)算狀態(tài)。 ● 經(jīng)銷月結(jié) ===月結(jié)清： 按合同規(guī)定的結(jié)算扎帳日，扎帳日之前的所有驗收單進入結(jié)算狀態(tài)。 ● 經(jīng)銷月結(jié) N 天 ===月結(jié)清 N 天： 按合同規(guī)定的結(jié)算扎帳日， 扎帳日之后 N 天可以將結(jié)算扎帳日之前的所有驗收單進入結(jié)算狀態(tài)。 注 : , . ● 代銷方式對應的結(jié)算方式： 實銷 N 天 ===實銷實結(jié)： 按合同中規(guī)定的〃每 N 天結(jié)帳一次〃 ,對供應商本期的實際銷售成本進行結(jié)算 (不對應單據(jù) ). ● 聯(lián)營方式對應的結(jié)算方式： 按合同中規(guī)定的〃每 N 天結(jié)帳一次〃或結(jié)算扎帳日之前 ,對供應商本期的實際銷售成本進行結(jié)算 (不對應單據(jù) ).(以合同約定的結(jié)算扣率進行結(jié)算 ). 交易條件及計算、收取方式： ★ 經(jīng)（代） 銷： 進貨返點及對應的 計算對象（按進價結(jié)算）支付方式（帳扣、現(xiàn)金交款、商品抵扣都可）。 ★ 聯(lián)營： 保底和超目標獎勵的保底和目標額及其分配額（率）及分解方式。 費用管理及收取 ① 費用項目（ 按合同約定） ② 收取類型： 一次性 /長期③ 收取金額或比率 ④ 計算對象 ⑤收取時間 ⑥ 收取方式 ,將該廠商供貨的商品資料或銷售碼檢索進入該廠商合同目錄 . ,電腦部將廠商編碼填入新廠商引進申請書“廠編”欄 ,并將新廠商引進申請書按部門整理 ,交店長審核 . ,同時通知有關(guān)人員 . 作業(yè)流程 商品資料建立流程 類別 編號 一、 目的為規(guī)范新建商品資料作業(yè) ,特制定原則 . 二、 適用范圍 :本公司新增商品資料是適用 . 三、 內(nèi)容 : 流程圖 新商品資料名詞規(guī)范釋義 : :商品品牌 +商品名稱 +(功能 /特性 /型號 /貨號 /規(guī)格 )例 : (中括號部分的內(nèi)容可選擇使用 ) 日雜 : 品牌 +[原料 /功能 ]+名稱 (如 :碧麗珠家具護理噴蠟 )。 服裝 : 品牌 +面料 +名稱 [+貨號 ](如 : 紳浪全毛西褲 B112) 化妝品 : 品牌 +名稱 [+功能 /特性 /容量 ](如 :碧絲羊胎素美白保濕霜 ) 床用 : 品牌 +名稱 +規(guī)格 (如 :雅蘭枕套 48*74) 玩具 ,鐘表 ,燈飾 : 品牌 +名稱 +貨號 (如 :英納格機械表 2582Ab3) 電器 :品牌 +名稱 +貨號、型號 (如 :美的電飯煲 402) 鞋、箱包：品牌 +面料 +名稱 +貨號；（如：嘉輝童布鞋 2901） 體育用品：品牌 +名稱 +貨號 /規(guī)格（如：英發(fā)泳衣 825） ： 最小零售單位規(guī)格，如 500ml,100g ： 商品注冊條碼 ： 指商品包裝形態(tài)，如箱，件 ： 初始訂單 訂貨數(shù)量 ： 商品最小零售單位 ： 沙鍋年品每個零售單位的商品含稅進貨單價 業(yè)務員與廠商洽談需引進的商品 ,價格及相關(guān)條款 同意引進后由業(yè)務員填寫新商品準入審批單 新商品準入審批單交系統(tǒng)管理員錄入系統(tǒng)商品 電腦作業(yè)完成后將系統(tǒng)生成的店內(nèi)碼抄錄于新商品準入審批單店內(nèi)碼欄簽名后按部門存檔 電腦系統(tǒng)管理員錄入完成后把商品資料下放到相應營業(yè)部門 新商品準入審批單報店長 ,副總經(jīng)理 ,總經(jīng)理審批 ： 商品每個零售單位的商品銷售單價 ： 商品增殖稅應納稅率 ： 該商品所屬公司商品類別編制中的末級分類代碼 ，等級，保質(zhì)周期： 對應商品標識填寫 ： 該商品所屬部門 ： 由電腦建立商品資料時生成 流程說明 1. 業(yè)務員與廠商洽談確定進入賣場之商品后，由業(yè)務員整理資料并填寫《新品準入審批單》，該單必須按新商品資料名詞規(guī)范釋義要求標明商品品名（品牌 +名稱）， 零售規(guī)格，條形碼，進價，售價，商品類別（部門碼），換算關(guān)系，產(chǎn)地等關(guān)鍵信息，業(yè)務員不需為商品編碼寫店內(nèi)碼，店內(nèi)碼由計算機錄入時自動編碼 2. 業(yè)務員將批準后的《新增商品采購申請單》送電腦系統(tǒng)管理員錄入建立系統(tǒng)資料 3. 電腦系統(tǒng)管理員按以下步驟建立新品資料： ①， 按品名模糊查詢后決定是否新增，若是老商品，直接記錄其店內(nèi)碼，若是新商品，再準確地進行資料新增。 ②， 所有自營商品均以最小零售單位作為單品計劃和計庫存 ③， 所有聯(lián)營商品均以品牌或小分類或扣率建立商品銷售子分類碼，不需要錄入單價及其他單品信息，也即用一個碼管理多個品種的銷售（ 由收銀員根據(jù)銷售小票臨時輸入單價銷售），但必須保證一個子分類碼對應的商品都具備相同的扣率。 ④， 要確保該商品資料在計算機系統(tǒng)中是唯一的。 ⑤， 新商品資料的建立需要以下內(nèi)容： ▲ 店內(nèi)碼根據(jù)“ 2+大類編碼 2 位 +流水號 4 位 +校驗位 1 為”生成 ▲ 供貨商編碼（在廠商資料管理中查詢或建立） ▲ 準確的商品名稱（品牌 +品名 +系列特征 /貨號） ▲ 規(guī)格（以小零售單位的規(guī)格，分裝產(chǎn)品必須也按最小零售單位建立） ▲ 類別編碼 ▲ 原包裝單位 ▲ 零售單位 ▲ 換算關(guān)系 ▲ 進價 ▲ 零售價 ▲ 產(chǎn)地 ▲ （用條形碼槍掃描）錄入商品條形碼（系列商品條形碼最好按單品分開建立 在整件 里進行混裝的系列商品可視為一個商品，按一品多碼進行管理） 4. 錄入完畢后并在商品部門設置中將商品下放到相關(guān)部門，并同時將計算機生成之商品編碼填寫到新品準入審批表上（當新品準入審批表未編供貨商瑪時也需要將供貨商編碼填寫到數(shù)據(jù)卡） 5. 電腦部核對資料無誤后在新品準入審批表上簽名并將新品準入審批表按部門存檔 作業(yè)流程 商品 (補 )訂貨流程 類別 編號 一、 目的 : 為規(guī)范