【正文】 國 國美電器有限公司經營管理手冊――采購系統(tǒng)分冊 采購系統(tǒng)與財務系統(tǒng)工作對接管理辦法 歸屬體系：國美電器有限公司經營管理手冊――采購系統(tǒng)分冊 文件編號：國美－采 013 撰寫單位：國美電器采購中心 版 本：第一版 生效日期： 20xx 年 4 月 1 日 機密等級： □ 機密 ■ 一般 合計頁數(shù)： 21 頁 正文頁數(shù)： 18 頁 附件個數(shù)： 2 個 制度正文目錄： 目 錄 頁次 目的 1 范圍 1 名詞解釋 1 職責 1 作業(yè)內容 1 注意事項 18 附件 18 總裁審批 管理研究室審核 撰寫人 國美電器有限公司經營管理手冊――采購系統(tǒng)分冊 制度名稱 采購系統(tǒng)與財務系統(tǒng)工作對接管理辦法 文件編號 國美 — 采 013 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 頁次 1 /18 附件數(shù) 2 個 1 目的：明確采購系統(tǒng)與財務系統(tǒng)間流程對接責任，提高工作效率，特制定本辦法； 2 范圍： 適用范圍： 國美電器有限公司總部采購中心、財務中心；分部采購部、財務部； 發(fā)布范圍：國美電器總部各中心、各部門；各分部； 3 名詞解釋 采購系統(tǒng) ： 是對國美電器有限公司的總部采購中心與分部采購部的統(tǒng)稱； 財務系統(tǒng) ： 是對國美電器有限公司的總部財務中心與分部財務部的統(tǒng)稱 ； 4 職責 :及時提供應商結算方面信息、及相關扣款金額的義務；按公司規(guī)定協(xié)助結算人員付款計劃的編制與申報 ； 對進貨申請單準確性負有責任 ； 對于主管商品的庫存控制、殘次控制負有直接責任；對于稅票的及時回收負有直接責任 ；對于存在未決糾紛或清退的供應商向財務系統(tǒng)建議拒絕付款； 總部采購中心負責：審查各供應商應收款項的扣除情況；管理、審核采購員付款計劃表的編制與申報；審查公司與供應商的合作情況，審核供應商款項的支付； 對于分部的各項庫存占壓資金負有責任； 對于分部的各項應收款項的及時收回負有責任； 對于因下屬未能按規(guī)定履行結算義務產生的損失負有連帶責任； 對于合作過程中出現(xiàn)問題的供應商負責審核并停止付款。 5 作業(yè)內容 ：對符合授權標準的且審核無誤的，經授權人員簽字蓋章后，按流程進行備檔留存 ； ：編制合同政策一覽表并與采購部政策一覽表進行對照 ； : ，督促財務系統(tǒng)按合同付款并按期收取各項 費用。 督促各分部采購 部， 要求供應商按期核對往來帳務。帳務內容包括：應付帳款；應收返利、降價退殘、折讓等應收款；應收場地使用費、空調安裝費、市場推廣費、促銷管理費、 營業(yè)場所支持費等（財務部統(tǒng)一下發(fā)財務確認函） 。 國美電器有限公司經營管理手冊――采購系統(tǒng)分冊 制度名稱 采購系統(tǒng)與財務系統(tǒng)工作對接管理辦法 文件編號 國美 — 采 013 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 頁次 2 /18 附件數(shù) 2 個 ： ： 供應商進行貨款結算必須與公 司簽訂 合同 。供應商必須與公司簽訂合同，并具有總部統(tǒng)一編制的結算號才能來公司辦理貨款結算事宜，兩者缺一不可。供應商合同期滿未簽訂新合同的，舊合同可延期執(zhí)行一個月，一個月后 仍未簽定新合同，則停止付款，或者按《無合同付款流程》向總部報批。 ，進行貨款結算必須遵守公司的稅票回收制度。 （ 1） 代銷商品結算 ：必須有增值稅發(fā)票才能支付貨款，不開或錯開增值稅發(fā)票的不予結款。 （ 2） 經銷商品同城結算 ：必須堅持“一手錢一手票”的原則，有特殊情況需進行支付的，由采購人員提出申請，說明理由并給出交付日，經分部總經理審批后方能支付。 （ 3） 經銷商品異地結算 ：異地結算的供應商稅票必須 7 天內收回，時間從貨款付出后第二天算起。有特殊情況不能按時收回稅票的，由采購人員提出申請，說明理由并 給出交付日，必須報總部采購中心、財務中心審核批準后方能支付。針對一個供應商只能進行一次特批，累計有兩筆稅票未能收回的，結算組必須立即停止對該供應商任何款項的支付，結算人員要給予嚴格控制。 （ 4） 先款后貨 ：同城中的供應商，規(guī)定 2 天的回收期；異地的供應商，規(guī)定 7 天的回收期。時間從貨款付出后第二天算起，由采購部全權負責。 貨款結算后應付帳款余額不得小于殘次、退貨、各項應收收入及合同約定的鋪底金額之和，清退的要留有足夠帳面金額 。結算會計要控制供應商的結算款項，對殘次、退貨較多的、或欲清退的供應商要保留足夠的 帳面余額。合同約定有鋪底額的供應商，結款后余額不得小于鋪底金額。 按合同約定帳期結算，不允許提前支付貨款（ 遇特殊情況經總部采購中心和財務中心聯(lián)合審批后可支付），結算會計結款時必須審查貨款的帳期，嚴格按照合同規(guī)定的帳期進行結算，禁止提前支付貨款。 ，超計劃拒付，或者 《 按計劃外付款流程 》 向總部報批。 ，審批手續(xù)不全的拒絕付款。 對于返利、降價、退殘 、禮金券 的收回，允許帳扣 。 對其它各項應交營業(yè)稅項目國美電器有限公司經營管理手冊――采購系統(tǒng)分冊 制度名稱 采購系統(tǒng)與財務系統(tǒng)工作對接管理辦法 文件編號 國美 — 采 013 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 頁次 3 /18 附件數(shù) 2 個 的收入 ， 公司可加收 17%的代繳增值稅款進行 帳扣 。 對帳扣方式結算的要求： 按照合同 約 定的方式收取，采用帳扣方式進行結算的分兩種情況處理： （ 1） 供應商提供全額稅票的，公司按凈額支付，公司給供應商開具服務業(yè)發(fā)票。 （ 2） 供應商提供凈額稅票的，必須加收 17%的代繳增值稅款 。 ERP 的分部貨款結算流程 ： 本結算流程分為經銷商品結算操作流程、代銷商品結算操作流程、帶貨安裝商品結算操作流程、先款后貨商品結算操作流程、計劃外付款流程和采購需要控制付款的報批流程。 1) 經銷商品、代銷商品、帶貨安裝 商品對帳時間統(tǒng)一為：上周五至本周三工作時間。（經銷的手機、電腦類產品周四上午也可以對帳） ； 2) 代銷商品、帶貨安裝商品中結算期小于等于 7天的供貨商對帳時間統(tǒng)一為：每周三全天。 付款日期：計劃內付款各分部在每周集中在兩天進行支付，具體時間由各分部根據(jù)地區(qū)情況自行決定，時間一經確定不得隨意更改；先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨、計劃外臨時付款可根據(jù)實際情況安排支付。 1）分部 配送中心每天必須將前一天所有的 “ 進貨入庫憑證 ” 結算聯(lián)送交分部結算組 ； 2） 分部結算組分廠家按品類整理 “ 進貨入庫 憑證 ” 結算聯(lián) ； 3） 每周供貨商在我公司規(guī)定的對帳時間內，到分部財務結算組核對截止到下周四（含周四）之前到帳期的所有貨款 ；供貨商按照我公司的對帳時間，按時到各分部財務結算組核對到帳期的所有貨款，帳期起始日期以“進貨入庫憑證”結算聯(lián)日期為準，每周對帳時間只核對截止到下周四（含周四）之前所有到帳期的貨款。結算會計與供貨商核對往來帳款無誤填制“經銷商品結算單”，簽字后將“經銷商品結算單”和相應的“進貨入庫憑證”結算聯(lián)一起轉交收入組。 ： 各分部對供貨商對帳時間做好合理安排并通知供貨商 ,代 銷商品每月統(tǒng)一從 30 日起結算上月 26 日至本月 25 日的貨款，各分部對本分部的所有代銷供貨商的對帳時間做好合理安排并通知供貨商，且必須將每日對帳供貨商的時間安排表下達到所轄門店，各門店嚴格按照安排表執(zhí)行。 、現(xiàn)款現(xiàn)貨商品結算操作 國美電器有限公司經營管理手冊――采購系統(tǒng)分冊 制度名稱 采購系統(tǒng)與財務系統(tǒng)工作對接管理辦法 文件編號 國美 — 采 013 生效日 期 20xx 年 4 月 1 日 頁次 4 /18 附件數(shù) 2 個 1） 采購員每周四填報 “ 先款后貨與現(xiàn)款現(xiàn)貨商品周付款計劃 ” 。 各品類采購員根據(jù)市場情況和公司經營的需要于每周四填報下周各品類的“先款后貨與現(xiàn)款現(xiàn)貨商品周付款計劃”，報采購經理審批后送交財務部結算組。 2） 結算會計匯總編制 “ 先款后貨與現(xiàn)款現(xiàn)貨商品周付款計劃匯總表 ” ，經相關人員簽字后于下班前上報總部資金管理部。 3） 結算會計根據(jù)各品類采購員填報的“先款后貨與現(xiàn)款現(xiàn)貨商品周付款計劃”，匯總編制“先款后貨商品周付款計劃匯總表”，交結算主管審核簽字，報財務經理、采購經理（采購總監(jiān)）、分部總經理簽批。所有簽批手續(xù)齊全后，“先款后貨商品周付款計劃匯