【正文】 第一篇 辦公室基礎工作管理標準 ●辦公室機構設置和人員配備標準 ●辦公環(huán)境設計與管理標準 ●辦公自動化建設與管理標準 ●辦公用品配備與管理標準 ●辦公室工作目標管理標準 第一章 辦公室機構設置和人員配備標準 第一節(jié) 辦公室的組織與管理 一、現(xiàn)代辦公室的組織 所謂組織，是指一個有共同目標和一定邊界的社會實體和活動過程及活動系統(tǒng)。通過既定的社會實體及其活動，組織自身才得到延續(xù)和發(fā)展?，F(xiàn) 代組織理論認為，任何組織都是一個整體、一個系統(tǒng)，它的功能是由其結構決定的。 現(xiàn)代辦公室也是一種社會實體，一種組織形式，它通過行政、事業(yè)或企業(yè)本身形成的結構，將各活動指派給一定的為其工作的人員。因此，辦公室組織涉及的是人與人、人與事之間構成的活動，在特定的結構中，每個人都與其他人形成特定的關系諸如上下級關系、同級關系、咨詢關系，并由這種關系來確定相應的責任。由此可見，組織一個辦公室就是正確安排布置好它的各個部分及每一個人，使各個部門、各個人之間形成關系明確的有機的整體，使彼此協(xié)調有效地運轉。 一個良好的辦公室 組織必須符合下列原則： (1)明確性 明確性是指各部門、各個工作人員之間的關系是明確的，不存在職責不分、責權混亂的情況。 (2)動態(tài)性 任何一個辦公室都沒有一個統(tǒng)一的組織模式，要根據(jù)需要“因事設置”，要隨著工作結構的變化而變化。 (3)適當性 適當性是指每一個辦公室工作人員都要有適當?shù)墓芾硐聦偃藛T的幅度。根據(jù)現(xiàn)代組織原理，一位辦公室工作人員涉及到的人際關系總數(shù)可用下面公式表示： C=(N/2N/2+N1) 式中：Ｃ —— 可能涉及到的人際關系數(shù)； Ｎ —— 管理幅度。 可見，若管理下屬人員的幅度過大， 勢必增加人際關系數(shù)，這就決定了任何管理者都應當有一個適當?shù)姆取? 根據(jù)現(xiàn)代組織理論，現(xiàn)代辦公室的組織方式主要有以下五種： (1)集權組織方式 集權組織方式是指由一個中心 (可以是某一個人 )來行使指揮權的組織方式。 例如，一個總部給各分部發(fā)指示，分部必須執(zhí)行且必須把執(zhí)行情況向總部反饋。 利用集權組織方式，可以由總部包辦分部的財務，也可以由分部實行獨立核算，自己管理財務。 ①集權組織方式的優(yōu)點 ，它避免了各部門相互摩擦而造成的力量分散和能量損耗，可以使各部門更加步調一致，共同為達到 組織的總目標而努力。 ，以保證重點工作的優(yōu)先完成。 ，便于統(tǒng)一協(xié)調。 、更充分地利用辦公設備。 。 ②集權組織方式的缺點 ，從而不可避免地帶來僵死的弊端。 ，在信息不可能完全掌握的情況下容易產(chǎn)生官僚主義。 。 。 ③集權組織方式的適用范圍 作為一種組織方式，集權組織方式并 非適用于每一個辦公室部門，這要視其具體工作結構。一般說來，只要是能把辦公室工作人員集中在一起的那些工作 ,都可以實行集權組織方式。具體說來主要有：處理往來郵件、接待來訪者、復印、打印、文件檔案管理、辦公用品管理、人員招聘和培訓、文件印刷、辦公室衛(wèi)生、食堂衛(wèi)生、應急工作等一般雜務。 (2)線性組織方式 線性組織方式是指按照縱向關系逐級安排責、權的組織方式。其特點是上一層的責、權大于下一層，逐級降低，構成一個金字塔狀的責權管理系統(tǒng)。在這樣的系統(tǒng)中，每個人只對一個上級負責。 線性組織方式的優(yōu)點是： 責權清楚，相對穩(wěn) 定性較大，易于保持良好的紀律，不易發(fā)生責權混亂的現(xiàn)象。 線性組織方式的缺點是： 可能導致管理方式死板僵化，工作作風武斷甚至獨裁；某一位領導人負擔過重，而其他人員又閑著無事；可能有的部門會強調局部目標和局部利益而忽視整體目標與整體利益；可能因某位領導離職或調離工作崗位而影響整個工作。 (3)職能組織方式 職能組織方式是指任命一些專家負責辦公室內(nèi)部某一部門的工作，從而減輕行政首長負擔的組織方式。這種組織方式能夠充分利用專家的特長，發(fā)揮業(yè)務和技術專門人才的作用，但由于基層單位或工作者個人的領導者不止一個，容易造成 無所適從的現(xiàn)象，有時反而會降低整個辦公室工作的效率。 (4)線性 — 職能組織方式 這種組織方式綜合了上述兩種方式的優(yōu)點，是我國辦公室組織中常用的方式。 采用這種方式應注意的問題是：應該明確的職責一定要有專門的說明，以免互相推諉。 (5)委員會組織方式 這是一種集體領導型的組織方式。其特點是主席是由委員們推選出來的，在重大決策上沒有決定權，必須經(jīng)委員們討論或投票決定。主席負責收集委員們的意見，按照大多數(shù)人的意志辦事。一般情況下，委員會可設置常務委員會，負責處理日常事務，除重大決策問題交全體委員們討論決定外，一般 性決策只要常務委員們討論決定就可以了。 委員會組織方式的優(yōu)點有：避免了獨斷專行和不民主，能夠充分聽取各方面的意見，充分了解各種看法和意見，避免決策失誤。 委員會組織方式的缺點有：由于事事都要經(jīng)過討論，往往延誤了決策時機，不適合那些需要當機立斷問題的決策；由于委員們來自各個層次，不一定熟悉和關心討論的議題，可能說外行話或者根本漠不關心；由于每個人都可能堅持自己的看法，對某項議題可能久議不決，或者最終只能達成一種妥協(xié)的協(xié)議。利用這種方式需要注意的是一定要有一個比較精明強干的主席，否則往往易受委員們的左右或支配。 從上面幾種組織方式我們可以看出，任何一種方式都不是十全十美的。單純采用任何一種方式都可能出現(xiàn)某些失誤或偏差。因而，在具體的辦公室組織中，應針對自己的特點和工作結構，綜合考慮各種組織方式的優(yōu)點，博采眾長，尋找一種最佳的組織方式，以避免辦公室工作的失誤，提高工作效率。 在我國，由于長期以來形成的人浮于事、因人設事的現(xiàn)象十分突出，因而，辦公室工作的簡化就成為組織工作的重要內(nèi)容。 (1)辦公室工作簡化的目標 辦公室工作簡化的目標是提高辦公室的工作效率。具體有： ①建立明確的責任制，實行責、權 一致的原則，減少互相推諉，互相扯皮。 ②通過簡化工作，將辦公費用降到最低。 ③建立最有效的文件批閱傳送程序。 ④縮減行政人員、辦公室空間和資金，并將縮減的人、財、物用于其他更重要的工作。 ⑤用準確的時間傳遞和反饋各種信息。 (2)辦公室工作簡化的程序 ①確定調查對象并擬定有關文件。 ②規(guī)劃調查測定范圍及測定方法。 ③通過個人觀察、與工作人員面談或發(fā)問卷等多種形式，收集各種必需的資料。 ④對各種資料進行深入而細致地分析，重點是工作的內(nèi)容、目標、時間、地點及人員素質等，通過分析，提出改進意見，擬定改進方案。 ⑤ 將改進方案上報，待批準后即可付諸實施，在實施過程中，尤其應注意信息的反饋及方案的修正。 在辦公室簡化工作中，很重要的一條就是文件報表和工作程序的簡化。一般說來，辦公室所使用的文件報表總是由一定的工作人員來填寫、處理及歸檔保存，文件報表越少，所需要的工作人員就越少，簡化工作就做得越徹底。同時，簡化文件報表，清除一些不必要的文件，把長文件變成短文件，有利于解放辦公室工作人員，使事務型辦公室變成思考型辦公室，提高辦公室決策水平。而精簡、合并工作程序，去掉不必要的中間環(huán)節(jié)，更是提高辦公效率的重要前提。因此，我們一定 要把辦公室簡化工作當作一件長期性的任務來完成。 (3)辦公室簡化工作需注意的問題 在辦公室簡化工作中需要注意的一個重要問題是，由于辦公室自動化程度的不同，辦公室工作的性質和對工作人員的要求也會產(chǎn)生很大的差別，有時會發(fā)生根本性的變化，這對工作簡化的形式和內(nèi)容都提出了新的要求。因而，工作簡化還必須結合辦公自動化程度來進行，必須考慮如何引入辦公室自動化設備來達到簡化效果。而這樣，傳統(tǒng)的辦公室工作簡化的許多概念都會發(fā)生根本性的變化。 二、辦公室管理的任務 一個單位內(nèi)有各個部門，如計劃部門、供銷部門、財務部門和后勤 部門等，這些部門都具有各自的辦公地點，配備了相應的物質條件及環(huán)境，并在一定人員的組織下達到各自的辦公目的。此外，任何單位都設總辦，它是整個單位的指揮部和神經(jīng)中樞，大量的信息流入這里 (辦公地點 )，經(jīng)過領導和文職人員的處理后 (文職工作 )，又從這里流出，從而，促使各個部門協(xié)調一致，使整個單位正常運轉 (辦公目的 )。 所謂辦公室管理，就是對辦公室的構成條件及其信息服務活動進行計劃、組織、指揮和控制的活動。管理的核心內(nèi)容是采取一系列有效的手段、技術、方法、制度，從而最大限度地調動辦公室工作人員的積 極性與主動性；管理的目的在于實現(xiàn)包括制定計劃、組織實施、指揮協(xié)調、監(jiān)督控制諸環(huán)節(jié)在內(nèi)的整個過程的總體目標優(yōu)化，從而盡可能提高辦公室的運行效率，最大限度地實現(xiàn)辦公室的工作目的。 如果撇開各類辦公室處理的具體事務，就會發(fā)現(xiàn)它們都有一個共同點，即接收和處理信息。從根本上說，辦公室工作就是提供信息溝通和記錄的某種服務的機構，辦公室管理就是圍繞著這些信息服務工作來開展的。若從信息角度看，辦公室的管理工作可以歸納為以下幾方面： (1)接收信息 例如，在企業(yè)，主要是接收生產(chǎn)、技術、設計、設備、勞動定 額、工資、人事、市場、價格、存貨增減等信息；在事業(yè)單位，主要是接收下級單位的報文或上級單位的政策性文件等信息。 (2)記錄信息 記錄信息是指將接收的信息記錄下來，分類存儲，包括立卷存檔，以備查詢。 (3)處理信息 根據(jù)接收到的信息的性質和內(nèi)容，進行分析、綜合、判斷、預測，并按照先后次序或輕重緩急，作出各種具體的安排決定，或報送領導人決定，或責成相應的人員去辦理。 (4)傳遞信息 傳遞信息有兩重含義，一是將接收信息的處理結果發(fā)出；二是自身也是信息源，其自身的信息也在不斷發(fā)出。例如高校的校級辦公室，一方面?zhèn)鬟f上 級的各種文件；另一方面自身也在制定一些規(guī)章制度、發(fā)布有關文件。 和任何社會管理一樣，辦公室管理也具有二重性，即維護生產(chǎn)關系和組織生產(chǎn)力，提高工作效率。在這里，我們著重從后者出發(fā)談談辦公室管理的職能。 從組織生產(chǎn)力 (辦公室所擁有的人、財、物 )角度看，辦公室管理總是以制定切實可行的計劃為起點，通過對辦公室諸要素的組織和對人們的各項活動的指揮與控制，使整個辦公室的活動協(xié)調發(fā)展，最后以實現(xiàn)辦公目的 (計劃目標 )為終點，構成一次循環(huán)；然后，在此基礎上再提出新的目標，開始新的循環(huán)。這種周而復始的循環(huán) 過程就是辦公室的管理過程。這個過程的順序是既定的，但每一次循環(huán)的目標和具體內(nèi)容卻不是簡單地重復，而是根據(jù)不同的時間、地點和條件加以變化。正是由于管理過程的不斷重復和各環(huán)節(jié)在時間、空間上的并存和繼起，才使得辦公室管理的任務和辦公目的得以順利實現(xiàn)。 辦公室管理過程的每一次循環(huán)，都包含著相同的環(huán)節(jié)，都是各環(huán)節(jié)在較高層次上的重復。各環(huán)節(jié)在每一次循環(huán)中處于不同的地位，擔負著不同的職能，這些職能的總和就是現(xiàn)實的辦公室管理過程。 對于管理職能的分類，國內(nèi)外的說法不同。我們把辦公室管理的職能歸納為計劃、組織、指揮、控制四項 內(nèi)容。其中，計劃職能屬于決策性職能，居于各項職能的起點和首位，為辦公室的管理過程提出目標和達到目標的途徑；組織和指揮屬于執(zhí)行性職能，是把計劃內(nèi)容付諸實施的環(huán)節(jié)；控制屬于保證性職能，其作用在于對辦公室管理活動的進程和結果進行監(jiān)督和調節(jié)，以防止組織和指揮環(huán)節(jié)偏離計劃目標，使管理過程的循環(huán)得以順利進行。 第二節(jié) 辦公室的機構設置 一、辦公室機構設置的要求 辦公室是一種管理組織形式，具有組織的基本特征。所謂組織就是依據(jù)一定的任務或目標由許多互相聯(lián)系、互相依賴、互相作用的部分組成并具有一定功能的整體。或者說是為完 成一定的任務組織起來的有統(tǒng)屬關系和辦事程序的機構。 一個良好的系統(tǒng)或組織機構必須具備三個條件：一是必須明確規(guī)定各成員的職務分工及其范圍；二是根據(jù)職務規(guī)定責任與權限的分配，明確各職務間的相互關系；三是必須與母系統(tǒng)的性質、規(guī)模相適應。從而使所有成員在這組織中有一個很協(xié)調的工作環(huán)境，每個成員都能為完成系統(tǒng)的目標很好地作出自己的努力。 作為綜合管理機構的辦公室，除了必須設立一個處理日常事務工作的機構外，更重要的還在于設立一個與決策中心相適應的“參與政務”的組織機構。但一般基層機關以及企、事業(yè)單位的辦公室，多是停留在 事務的管理上，整天忙忙碌碌，很難發(fā)揮辦公室參與政務的作用。這與單位領導對辦公室工作安排、人員使用有關，也與機構設置、人員素質有關。如果辦公室人員太少，素質不高，而工作任務又繁重，甚至超負荷的情況下，辦公室領導不可能擺脫事務性工作，真正協(xié)助領導抓大事和出謀獻策。當然，其他業(yè)務性職能部門也可以當領導參謀，反映情況，參與職權范圍內(nèi)決策討論，但業(yè)務部門往往局限于從本部門利益出發(fā)考慮問題，而辦公室的性質和地位決定其必須從全局出發(fā)協(xié)助領導去解決問題。這是因為辦公室是直接為領導工作服務的一個部門，辦公室工作好壞直接影響領 導決策的正確程度與貫徹執(zhí)行決策的全部過程。這是辦公室與其他業(yè)務職能部門不同之處。辦公室還具有由領導授予的對外處理問題的一定職權。因此，在機構設置時必須按“參與政務”的規(guī)定要求適當設置某些機構和配合相應的人員，并明確規(guī)定任務。建立合理的組織機構，充分地調動辦公室全體人員的積極性，發(fā)揮每個成員的聰明才智，使辦公室有條不紊地有規(guī)范地進行工作，使全部工作達到高效率化。 機構設置與工作