【正文】 例如私人秘書、速記員、打字員等。 (4)職業(yè)團(tuán)體 許多職業(yè)機(jī)構(gòu)和協(xié)會為他們的成員提供就業(yè)服務(wù)。 (6)個(gè)人推薦 現(xiàn)在的和過去的員工，業(yè)務(wù)上的熟人以及其他人員會經(jīng)常為辦公室職位空缺或潛在空缺提供候選人。 (7)內(nèi)部和外部升補(bǔ) 職位空缺產(chǎn)生時(shí)，辦公室常?？蓮膬?nèi)部來選拔人員填補(bǔ)空缺，當(dāng)職位空缺包含晉升或調(diào)換工作因素時(shí)尤其如此，盡管這種做法會產(chǎn)生另一個(gè)職位。比如在辦公大樓外部貼海報(bào)，向商業(yè)協(xié)會或辦公設(shè)備的制造商提 出要求等。 求職申請表和人事檔案有些類似。求職申請表的形式與內(nèi)容在很大程度上取決于工作的性質(zhì)和工作的等級。在面試過程中，求職申請表對于提供求職者的有關(guān)信息十分有用，面試主考官可以要求求職者對表中的有關(guān)問題進(jìn)行解釋、證明或擴(kuò)充已有的某些信息。 ⑦環(huán)境 求職者的家庭環(huán)境如何？如果正式錄用，他是否會覺得上下班方便而又安全？如果由他填補(bǔ)職位空缺，是否既對求職者本人有益 (從個(gè)人的職業(yè)發(fā)展角度看 )，又對整個(gè)企業(yè)有益？ 通過面談不大可能獲得這七個(gè)方面的精確信息，而只能形 成一個(gè)印象，因此有必要安排一系列面談，或在面談之外組織一些社交活動，如共進(jìn)午餐、參觀企業(yè)等，以使辦公室主任對候選人有一個(gè)更深層次的了解。 (1)你的打字速度怎么樣？ (2)你喜歡幾小時(shí)的工作？為什么？ (3)你喜 歡加班嗎？ (4)你喜歡在小組中工作還是單獨(dú)工作？為什么？ (5)你是否喜歡公司的工作時(shí)間表？為什么？ 優(yōu)點(diǎn)： ①面談可較快結(jié)束。 間 接 面 談 提一些隨便的問題，鼓勵(lì)申請者談他們自己，旨在了解申請者的意見與想法，同時(shí)了解他們的價(jià)值觀標(biāo)準(zhǔn)。 ②需要對面談進(jìn)行控制，以防離題太遠(yuǎn)。 ②從申請者那里取得同一類型信息，既省時(shí)又可以進(jìn)行比較。 ②確保測驗(yàn)與職務(wù)的聯(lián)系。用來衡量智力和推理能力。衡量精通某類工作的程度，如打字及 有關(guān)的辦公技能。類似于個(gè)人好惡的清單，一般用于職業(yè)咨詢。一旦做出錄用決定，應(yīng)當(dāng)盡快通知申請者本人，并簽訂工作合同 (協(xié)議 )。 (4)員工的權(quán)力范圍，以及向誰負(fù)責(zé)。 (8)休假方面的權(quán)利。 (12)有關(guān)解聘和員工自愿離職的規(guī)定。在有些情況下，必須做出細(xì)則規(guī)定。此外，對于原有的辦公室人員，企業(yè)也要對其進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使他們不斷提高業(yè)務(wù)水平與工作效率。研究表明：培訓(xùn)與員工效率有密切的關(guān)系。培訓(xùn)可以提高和維持員工的士氣。培訓(xùn)對采用新的設(shè)備和工藝方法來說也是必不可少的，它可以縮短機(jī)器達(dá)到滿負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)所必須經(jīng)歷的時(shí)間，同時(shí)也節(jié)省大量的經(jīng)費(fèi)。 (2)為在職人員提供進(jìn)修機(jī)會，提高他們的專業(yè)知識和技能。在確定了培訓(xùn)目的后，負(fù)責(zé)實(shí)施辦公室培訓(xùn)的人員就可以編制培訓(xùn)計(jì)劃了。 (4)說明與訓(xùn)練有關(guān)的受訓(xùn)人員和教員類型。 (8)定期跟蹤評價(jià)計(jì)劃成效。入門培訓(xùn)的方法和技術(shù)選擇基于以下因素：受訓(xùn)人員的人數(shù)和地址；他們在教育、經(jīng)驗(yàn)、能力、職責(zé)和專業(yè)水平方面的相似點(diǎn)和不同點(diǎn)；培訓(xùn)人員的能力；教學(xué)場地、設(shè)備和培訓(xùn)計(jì)劃的現(xiàn)有手段；以及各種方法和技術(shù)的成本。 (1)在職訓(xùn)練 在職訓(xùn)練是培訓(xùn)新辦公室人員最常見的方法，一般利用現(xiàn)有設(shè)備和資料為受訓(xùn)人員提供完成工作所需要的知識和技能。 (2)企業(yè)學(xué)習(xí)班 企業(yè)學(xué)習(xí)班可由企業(yè)在工作時(shí)間內(nèi)或工作時(shí)間外舉辦。例如，一個(gè)公司在招聘一般文書、速記和秘書人員 時(shí)，不按具體職務(wù)聘任，而是把他們派到培訓(xùn)中心去。但示范法是一種單向溝通，在影響辦公人員的態(tài)度或塑造辦公人員的行為等方面 的作用不如雙向溝通方法的作用大。許多企業(yè)為其基層管理人員和中層管理人員提供內(nèi)部培訓(xùn)，培訓(xùn)計(jì)劃是定期安排的，例如每周 4小時(shí)，共 6周；每月 1 天，共 6 個(gè)月；或每年一周。在利用典型例證從人際關(guān)系和改變?nèi)后w態(tài)度與行為方面訓(xùn)練未來的管理人員上看，討論法很有效。 (3)評價(jià)中心 評價(jià)中心采用的模擬管理練習(xí)近似于受訓(xùn)人員在較高級職務(wù)中將遇到的某種工作情形。 (4)決策模擬 決策模擬原是為高、中級管理人員設(shè)計(jì)的，通常稱作企業(yè)對策。 企業(yè)對策能使受訓(xùn)者深入了解組織的狀況，促進(jìn)參與者之間的協(xié)作，進(jìn)一步提高參與者解決實(shí)際問題的能力。在所有訓(xùn)練方法中，講授法費(fèi)用最低，運(yùn)用得最多。在扮演結(jié)束之后，由直接上級或訓(xùn)練專家來評定成績。不準(zhǔn)穿皮鞋以外的其他鞋類 (包括皮涼鞋 )。 第六條 部門副經(jīng)理以上的員工，辦公室一定要備有西服，以便有外出活動或重要業(yè)務(wù)洽談時(shí)穿用。 第九條 各部門、各線負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合、督促下屬員工遵守本規(guī)定。 第三條 本公司員工下午加班者，普通下班時(shí)間不必打卡，待加班完畢才予打卡。公司員工因事外出者，經(jīng)直屬主管核準(zhǔn)外出申 請單轉(zhuǎn)交門衛(wèi)，門衛(wèi)將出入時(shí)間填入，于次日早晨交公司管理部門轉(zhuǎn)交公司人事部備查。 管 理 工 具 3 辦公人員工作服配發(fā)規(guī)定 第一條 本規(guī)定確定的是公司工作服配發(fā)、穿用及換發(fā)等有關(guān)事項(xiàng)。 。 。 第四條 向每一員工頒發(fā)工作服使用證，以記載工作服的規(guī)格、編號、領(lǐng)用日、交換日等內(nèi)容。無扣工作服的編號應(yīng)縫在不易磨損的內(nèi)側(cè)。 第八條 辦公人員必須嚴(yán)格按照不同的穿用期間穿用不同的工作服。 第十二條 總部事務(wù)室應(yīng)準(zhǔn)確把握庫存工作服數(shù)量，在正式換用新工作服兩個(gè)月前，統(tǒng)計(jì)各類及各種型號工作服的需要數(shù)量，提交給總務(wù)部。分部的工作服配發(fā)也應(yīng)如此。 第十六條 事務(wù)室對由各分部上交的工作服，應(yīng)作下列項(xiàng)目的檢查，在填寫下列記錄后，入庫保管。 。 。 管 理 工 具 4 新進(jìn)人員甄選辦法 一、總則 為建立公平公正的人力資源甄選標(biāo)準(zhǔn)，保證公司能選得優(yōu)秀人才，以利于公司發(fā)展，特制定本辦法。 二、甄選工作標(biāo)準(zhǔn) (1)依核準(zhǔn)的《人員增補(bǔ)申請單》，確定招聘的職位與人數(shù)。 ②依用人單位《人員增補(bǔ)申請單》的條件，在報(bào)刊雜志、人才市場上刊登招聘廣告。 如召開人才交流會、人才 招聘會等。 (1)人事部負(fù)責(zé)初審應(yīng)聘者自填履歷表、工作經(jīng)歷及學(xué)歷證書、身份證復(fù)印件等。 ②了解應(yīng)聘者。 (4)將初試結(jié)果，記錄在《面試評價(jià)表》上。 四、附件 附件 1 《招聘程序圖》 附件 2 《員工履歷表》 附件 3 《面試通知書》 附件 4 《面試評價(jià)表》 附件 2 員工履歷表 附件 3 面試通知書 先生 /小姐： 感謝您應(yīng)聘本公司 職位。 三、注意原則 。 、意愿及目標(biāo)。 (3)由人事部發(fā)給《面試通知書》，說明時(shí)間、地點(diǎn)，或用電話通知面試時(shí)間、地點(diǎn)。 ⑥大學(xué)院校。 依《人員增補(bǔ)申請單》的條件，在人才網(wǎng)上查找所需人才資源。 (3)確定招聘方式。 (1)人事部負(fù)責(zé)本辦法制定、修改、廢止的起草工作。 第十七條 對于員工丟失工作服，不按要求穿著工作服，嚴(yán)重污損工作服等違紀(jì)行為，事務(wù)室應(yīng)將詳細(xì)情況報(bào)告主管上級，并提出詳細(xì)處理意見。 。 。 ，事務(wù)室還應(yīng)收回舊工作服，并在工作服管理表和工作服使用證上填寫有關(guān)項(xiàng)目。 第十四條 事務(wù)室負(fù)責(zé)對全體員工的身高、胸圍、腰圍及頭部進(jìn)行測量，并登記造表。 第十條 工作服應(yīng)保持清潔，有損壞時(shí)，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。 第七條 管理人員各套工作服的穿用期間分別為： 12月 1日～翌年 3月31日， 4月 1日～ 5月 31日， 10月 1日～ 11月 30日。 ：百位數(shù)為制作年度最后一位數(shù)；十位數(shù)及 個(gè)位數(shù)分別為同一種類工作服在同一年度的配發(fā)順序。 第三條 各分部為加強(qiáng)工作服管理，也應(yīng)制定工作服管理表。 。管理表的項(xiàng)目包括： 。 第八條 本公司上下班時(shí)間，由前臺文員 (或由人事部派人 )看守打卡情況及調(diào)整打卡鐘，公司由門衛(wèi)負(fù)責(zé)。 第五條 員工上下班，必須親自打卡，若替人打卡，打卡者及被打卡者，均給予各記大過一次處分。 管 理 工 具 2 員工上下班打卡管理辦法 第一條 本公司全體員工上下班打卡，依照本辦法辦理。男員工發(fā)不過耳，并一般不準(zhǔn)留胡子；女員工上班提倡化淡妝，金銀或其他飾物 的佩戴應(yīng)得當(dāng)。 第五條 女員工上班必須佩戴公司徽標(biāo)；男員工穿西裝時(shí)要求戴公司徽標(biāo)。 第二條 員工在上班時(shí)間內(nèi)，要注意儀容儀表，總體要求是：得體、大方、整潔。 ⑦角色扮演 它要求將來的管理人員和其他受訓(xùn)人員在模擬條件下扮演他們自己的或別人的角色。 (6)講授法 這是一種非參與性的單向溝通技術(shù)。進(jìn)行對抗賽的兩組受訓(xùn)人員，分別扮演企業(yè)管理部門的各種角色，培訓(xùn)人員會給他們一份虛擬的業(yè)務(wù)說明，然后要求他們完成任務(wù)和制定決策 (經(jīng)常借助于電子計(jì)算機(jī) )。評價(jià)中心典型的練習(xí)包括文件處理決策、無領(lǐng)導(dǎo)小組討論、模擬面談、分析問題及調(diào)查問題等。 (2)案例研究 在培訓(xùn)班集合之前給每一個(gè)受訓(xùn)人員發(fā)一份書面案例，說明公司過去或現(xiàn)在存在的問題或情況，要求每個(gè)受訓(xùn)人員在研究背景材料后在班上提出一個(gè)解決問題的方案，然后受訓(xùn)人 員互相評價(jià)提出的方案。 管理培訓(xùn)和進(jìn)修的訓(xùn)練方法主要有： (1)討論法 由小組長領(lǐng)導(dǎo)受訓(xùn)人員進(jìn)行討論。 管理培訓(xùn)和進(jìn)修的目標(biāo)是使工作人員在辦公室內(nèi) (或企業(yè)內(nèi) )能夠擔(dān)當(dāng)更高一級職位的任務(wù)和責(zé)任。 (4)內(nèi)部講授 — 示范 在規(guī)模較大的企業(yè)中，當(dāng)指導(dǎo)者需要把大量實(shí)際知識傳授給一批辦公室新職員時(shí)，經(jīng)常使用講授 —— 示范法。這種內(nèi)部培訓(xùn)的費(fèi)用很高，但對需要大量文書工作人員的公司來說，仍不失為最好的解決辦法。指導(dǎo)者除了傳授知識和技能外，還可以時(shí)常討論部門中的一些問題，而且還可以把一些職責(zé)交給受訓(xùn)人員。 培訓(xùn)的目標(biāo)不論是為了增加知識、提高技能，還是為了影響態(tài)度和改變行為方式，都對技術(shù)和方法的選擇有很大影響。在這種培訓(xùn)中，新進(jìn)人員所學(xué)到的大部分知識是從上下級關(guān)系的工作環(huán)境中獲得的。 (6)列舉訓(xùn)練成本。 (2)概述計(jì)劃的范圍和要點(diǎn)。 (4)提供管理 培訓(xùn)和進(jìn)修，使辦公人員具有承擔(dān)更多責(zé)任和更高職務(wù)的能力。任何一項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃在制定和實(shí)施前，必須先解決其目的問題。而且員工還可能因此形成對企業(yè)的向心力。培訓(xùn)還能提高企業(yè)的形象。 對辦公室人員進(jìn)行培訓(xùn)，能給企業(yè)帶來許多利益。因此，工作合同一般由企業(yè)的律師或法律部門起草，起碼應(yīng)經(jīng)過他們的審查。 (13)缺勤 (疾病和正常休假除外 )規(guī) 定，包括帶薪的缺勤，例如參加婚禮、葬禮。 (10)產(chǎn)假規(guī)定。 (6)現(xiàn)時(shí)工資及有關(guān)增加工資和加班工資的規(guī)定。 (2)工作場所。 通過面談和測驗(yàn)，辦公室主任獲得了充分的信息，通過對這些信息的分析，就可以做出最后的選拔決策。衡量抽象的概念，如進(jìn)取心、自主性、服從性等。衡量完成某種特定工作的能力 (如以數(shù)值表示概念的敏捷性 )，預(yù)測未來工作績效。 ④測驗(yàn)必須遵循效率原則。 (5)你什么時(shí)候能開始工作？ 很多時(shí)候，僅僅是面談并不能確定是否錄用某一位求職者，測試選拔也是人員招聘工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。 (1)你有多少年工作經(jīng)驗(yàn)？ (2)你能流利地講哪些語言？ (3)你將如何接手這一工作，希望每月得到多少工資？ (4)一星期中的哪天或哪些晚上你不愿用于加班。 ②能夠充分觀察申請者的自我表達(dá)、禮貌、沉著、自信等因素。 缺點(diǎn)： ①限制了可能獲得的信息量。其特點(diǎn)、典型問題和優(yōu)缺點(diǎn)比較可參閱表 11。面談應(yīng)根據(jù)職務(wù) 說明和職務(wù)規(guī)范的要求進(jìn)行，并盡可能做到結(jié)構(gòu)化，力求擴(kuò)充求職者在求職申請表上提供的信息，并據(jù)此來評估候選人的未來工作績效。一旦求職者填寫了申請表，我們就可以根據(jù)表中的信息進(jìn)行第一階段的人員與職位的匹配工作。求職申請表包括個(gè)人信息、教育和培訓(xùn)信息以及過去的職業(yè)和工作經(jīng)歷等。 求職申請是指應(yīng)聘人員向企業(yè)就自己感興趣且能勝任的工作崗位提出的申請。 (8)其他途徑 辦公室人員招聘信息來源的途徑多種多樣。 許多富有進(jìn)取精神的求職者還會主動地與潛在的需求單位進(jìn)行聯(lián)系。 (5)專業(yè)院校與綜合性大學(xué) 所有的教育機(jī)構(gòu)，包括各種專業(yè)院校和綜合性大學(xué)，提供了從 16 歲就離開學(xué)校的辦公室低級員工，到擁有專門學(xué)位、適合某種特殊工作的大學(xué)畢業(yè)生等各種層次的招聘來源。 一些規(guī)范的職業(yè)介紹所在為企業(yè)的特定崗位提供人選前，就已經(jīng)對申請人進(jìn)行了一次篩選，這對于一個(gè)工作繁忙的辦公室經(jīng)理來說是一個(gè)很大的幫助。 例如我國的人才交流中心、英國的 PER 等。有時(shí)職位空缺廣告通過電視或收音機(jī)播送。下面分別從辦公室人員的招聘信息來源、求職申請、面試、測試選拔、最后確定來對辦公室人員的招聘工作做具體介紹。 第四節(jié) 辦公室人員的招聘與培訓(xùn) 一、辦公室人員的招聘 對辦公室人員進(jìn)行科學(xué)管理，提高 工作效率的前提是招聘到優(yōu)秀的人才。氣質(zhì)性格結(jié)構(gòu)會對辦公室工作產(chǎn)生影響。 ③多類型的智能結(jié)構(gòu)。這一結(jié)構(gòu)應(yīng)以中年人為主，呈梯形狀態(tài)，使群體始終處于新陳代謝的動態(tài)平 衡之中，保證工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性。