【正文】 再者要適才適用，即讓適當(dāng)?shù)娜烁蛇m當(dāng)?shù)氖?，實現(xiàn)人與事的最佳配合。當(dāng)然，也不排除工作人員可以逐漸地、以致最終改變這一辦公室群體的文化特征。盡管對辦公室群體個性因素的互補見仁見智，但個性因素對辦公室群體的影響則是確定無疑的。由于不同的專門知識在辦公室管理過程中有 其限制，因此，這些知識的互相補充和合理搭配是構(gòu)筑辦公室群體知識結(jié)構(gòu)需要考慮的一個因素。例如，一般來說，年輕人有活力，精力充沛，對新事物敏感，富有創(chuàng)新精神，但易偏激；老年人穩(wěn)重，富有經(jīng)驗，深謀遠慮，善于處理、應(yīng)付復(fù)雜局面，但易保守；中年人年富力強，兼有青、老年的長處，但缺乏激情，易守成。當(dāng)然，這一能量發(fā)揮得如何，還有賴于以下一些因素的結(jié)合狀況。不過，專才的集合在某種程度上能產(chǎn)生一種全才。在健全的辦公室群體形式中，工作效率的提高不在于某個個體，而在于整個辦公室集體。 (5)辦公室群體應(yīng)當(dāng)實行差別協(xié)調(diào) 辦公室群體的各個個體在智力、才能、技術(shù)和性格上必然各具特點，因此，一個辦公室群體的個體之間存在這樣那樣的差別，這種差別是造成 分歧和沖突的潛在因素。 (3)辦公室群體中的個體之間應(yīng)保持高度的相互信任和相互忠誠 坦誠相見的意見溝通需要以信任為基礎(chǔ)，否則不可能有充分的意見溝通。 這樣，我們再來看辦公室人員群體素質(zhì)結(jié)構(gòu)的涵義就可以比較明確，辦公室群體就是若干個人按照不同的分工需要以及相關(guān)的品質(zhì)、知識、才能、身體條件進行合理的組合，形成一個相互配合協(xié)作，共同為完成領(lǐng)導(dǎo)工作而服務(wù)的組織。 三、辦公室人員群體素質(zhì)結(jié)構(gòu) 群體是組織起來的個體，為著共同的目標，群體成員分別擔(dān)任不同的角色，彼此相互影響，并 遵循特定的行為規(guī)范。 ④理智特征。 ②情緒特征。 辦公室人員要自覺對與工作有關(guān)的知識和技能加強學(xué)習(xí)，努力培養(yǎng)許多的愛好，以適應(yīng)自身工作點多面廣的實際需要。迷信盲從及隨聲附和，不僅是心理素質(zhì)有缺陷的表現(xiàn)，也是提高思維能力的大敵。思維的理解性，是指通過事物之間的聯(lián)系而認識新事物的過程，面對各種材料和文件，進行閱讀并力求理解，這 是思維的又一特性。培養(yǎng)記憶力的方法有多種，但根本一條是工作中的認真、細心、踏實，記憶才能準確而量大。 辦公室人員工作頭緒繁多，需要各方面的知識，又要了解各種具體情況，應(yīng)當(dāng)具備良好的記憶能力。要求辦公室人員具備這一道德素質(zhì)，首先要克服愛慕虛榮的心態(tài)，才能真正做到不把機密作為“吹牛”的材料和資本。因此，要求辦公室人員必須具備嚴守機密的職業(yè)道德，自覺加強保密觀念。上下左右內(nèi)外各方面的溝通工作中，要注意化解矛盾，消除分歧，促進團結(jié)，而不應(yīng)制造矛盾，擴大分歧，以圖從中漁利。相反，只有抱定在具體而又繁忙的工作中，任勞任怨，腳踏實地，密切聯(lián)系實際的態(tài)度，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神，才能成為合格和優(yōu)秀的辦公人員。 (2)埋頭苦干 辦公室工作性質(zhì)，決定其人員的工作主要是實干，而不是夸夸其談。主要是服從領(lǐng)導(dǎo)、埋頭苦干、公道正派、嚴守機密等等。 (3)特殊技能 辦公室人員除了日常的工作之外，還要根據(jù)自身分工的不同和形勢發(fā)展的需要，掌握一些特殊的技能。 ③掌握協(xié)調(diào)技巧。再次要講求藝術(shù)，選擇最佳的時機場合、方式，向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，便于其采納，提高參謀效率。包括發(fā)揮參謀作用，學(xué)會調(diào)查研究，掌握協(xié)調(diào)技巧等等。如果會議記錄掛一漏萬，甚至錯誤百出，起草文件事無巨細，輕重不分，詞不達意，這樣的辦公室人員則缺乏基本的工作能力，應(yīng)當(dāng)考慮提高其能力或調(diào)離?；旧峡煞譃榛A(chǔ)能力、一般技巧和特殊技能三個層次。有行為學(xué)、預(yù)測學(xué)、咨詢學(xué)、倫理學(xué)、新聞學(xué)、編輯學(xué)、傳播學(xué)、人才學(xué)、文學(xué)藝術(shù)及書法等。包括普通心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、管理心理學(xué)、社會心理學(xué)、秘書心理學(xué)等。 (3)相關(guān)知識 這是指與專業(yè)知識密切相關(guān)而又有區(qū)別的知識，學(xué)習(xí)這些知識對于提高辦公室人員的工作效率和水平，具有重要的意義。秘書學(xué)、文書學(xué)、邏輯學(xué)、應(yīng)用寫作、檔案管理、行政管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、信息學(xué)、信訪學(xué)、調(diào)研學(xué)、速記學(xué)等，只有掌握了這些知識，才能勝任辦公室為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、承辦行政事務(wù)的工作。只有熟練掌握這些知識，辦公室人員才能在工作中有章可循，而不至于在龐雜的事務(wù)堆中迷失方向。 ①科學(xué)文化基礎(chǔ)知識。但是現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)突飛猛進 ，知識更新速度加快，一個人終其畢生，所學(xué)也極為有限。不論組織會議，安排會場，還是接待來賓，管理文件，人們能看到的只是隆重的會場，印制精美的文件和資料，舒適的食宿和交通等等，而很少了解辦公室人員為此所進行的緊張繁忙的工作 ，甚至加班加點，通宵達旦的努力。辦公室人員應(yīng)充分認識自己所處的特殊位置，尤其注重謙虛謹慎，平等待人，尊重他人，不能前倨后恭，傲氣臨人，以勢壓人。 辦公室的特殊地位，決定了對辦公室人員的素質(zhì)要求，主要是忠誠可靠、謙虛好學(xué)、工作勤奮、廉潔奉公。辦公室承辦的行政事務(wù)大都具有時效性、臨時性等特點，要求辦公室人員具有時效意識，努力提高工作效率，使辦公室工作正常運轉(zhuǎn)并取得成效。怎樣提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)應(yīng)當(dāng)是辦公室人員明確的指導(dǎo)思想和信念，不能做到這一點者堅決不應(yīng)讓其進入辦公室人員隊伍。即便規(guī)章中有不盡合情合理的內(nèi)容，也應(yīng)當(dāng)在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)問題，及時向領(lǐng)導(dǎo)提供合理化建議。這就要求辦公室人員配備要強調(diào)科學(xué)合理，從年齡、知識、技能、性格、特長甚至性別等多方面綜合考慮。否則，就要在辦公室內(nèi)設(shè)若干處、科，加以分解。 由于辦公室是為領(lǐng)導(dǎo)開展工作而設(shè)置的輔助性機構(gòu)，因此，在選擇和配備人員時，必須突出精兵簡政、優(yōu)化組合、健全制度、優(yōu)質(zhì)服務(wù)等原則。這個“機關(guān)”從廣義上理解，可以把所有的辦事機構(gòu)都包括在其中。層次結(jié)構(gòu)在 一個單位里一般分為三層：高層是決策中心；中層主要是貫徹執(zhí)行高層的決策與規(guī)定的任務(wù)；基層指一般工作人員。 層次管理原則要求，根據(jù)辦公室性質(zhì)任務(wù)、工作量分設(shè)若干個部門和層次，做到層層負責(zé)、分級管理、上下配合、左右協(xié)調(diào)。也就是說要因事制宜。對辦公室來說，必須克服過去那種信息傳遞緩慢的狀況，建立一個健全的信息反饋系統(tǒng)，以保證信息反饋快，辦事的線路與過程短，處理公文迅速、準確、保密。因此，在機構(gòu)設(shè)置時就必須考慮如何有利于提高效率。行政和事業(yè)單位不講效率就不能使事業(yè)發(fā)展，甚至造成重大損害。當(dāng)然，有時權(quán)力 是可以授予的，如辦公室代表單位處理全局性問題。每個人職責(zé)都要明確，在其職責(zé)范圍內(nèi)有權(quán)處理各種問題，不要設(shè)置有職無權(quán)的崗位?？梢?，目標一致原則要求從整個系統(tǒng)來權(quán)衡利弊得失，小局服從大局，具有目的性、全面性，整合程度愈高，目標成果就越大；否則反之。目標的明確性與管理工作的有效性是緊密相聯(lián)的。 機構(gòu)設(shè)置與工作手段的自動化有很大關(guān)系。這是辦公室與其他業(yè)務(wù)職能部門不同之處。這與單位領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作安排、人員使用有關(guān)，也與機構(gòu)設(shè)置、人員素質(zhì)有關(guān)。 一個良好的系統(tǒng)或組織機構(gòu)必須具備三個條件：一是必須明確規(guī)定各成員的職務(wù)分工及其范圍；二是根據(jù)職務(wù)規(guī)定責(zé)任與權(quán)限的分配，明確各職務(wù)間的相互關(guān)系；三是必須與母系統(tǒng)的性質(zhì)、規(guī)模相適應(yīng)。其中，計劃職能屬于決策性職能，居于各項職能的起點和首位，為辦公室的管理過程提出目標和達到目標的途徑；組織和指揮屬于執(zhí)行性職能，是把計劃內(nèi)容付諸實施的環(huán)節(jié)；控制屬于保證性職能，其作用在于對辦公室管理活動的進程和結(jié)果進行監(jiān)督和調(diào)節(jié)，以防止組織和指揮環(huán)節(jié)偏離計劃目標，使管理過程的循環(huán)得以順利進行。 辦公室管理過程的每一次循環(huán)，都包含著相同的環(huán)節(jié)，都是各環(huán)節(jié)在較高層次上的重復(fù)。 從組織生產(chǎn)力 (辦公室所擁有的人、財、物 )角度看，辦公室管理總是以制定切實可行的計劃為起點，通過對辦公室諸要素的組織和對人們的各項活動的指揮與控制，使整個辦公室的活動協(xié)調(diào)發(fā)展，最后以實現(xiàn)辦公目的 (計劃目標 )為終點，構(gòu)成一次循環(huán)；然后，在此基礎(chǔ)上再提出新的目標，開始新的循環(huán)。 (4)傳遞信息 傳遞信息有兩重含義，一是將接收信息的處理結(jié)果發(fā)出；二是自身也是信息源，其自身的信息也在不斷發(fā)出。從根本上說，辦公室工作就是提供信息溝通和記錄的某種服務(wù)的機構(gòu)，辦公室管理就是圍繞著這些信息服務(wù)工作來開展的。此外，任何單位都設(shè)總辦，它是整個單位的指揮部和神經(jīng)中樞，大量的信息流入這里 (辦公地點 )，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)和文職人員的處理后 (文職工作 )，又從這里流出，從而，促使各個部門協(xié)調(diào)一致，使整個單位正常運轉(zhuǎn) (辦公目的 )。 (3)辦公室簡化工作需注意的問題 在辦公室簡化工作中需要注意的一個重要問題是，由于辦公室自動化程度的不同，辦公室工作的性質(zhì)和對工作人員的要求也會產(chǎn)生很大的差別，有時會發(fā)生根本性的變化，這對工作簡化的形式和內(nèi)容都提出了新的要求。一般說來，辦公室所使用的文件報表總是由一定的工作人員來填寫、處理及歸檔保存，文件報表越少，所需要的工作人員就越少，簡化工作就做得越徹底。 ③通過個人觀察、與工作人員面談或發(fā)問卷等多種形式，收集各種必需的資料。 ④縮減行政人員、辦公室空間和資金，并將縮減的人、財、物用于其他更重要的工作。 (1)辦公室工作簡化的目標 辦公室工作簡化的目標是提高辦公室的工作效率。 從上面幾種組織方式我們可以看出，任何一種方式都不是十全十美的。一般情況下，委員會可設(shè)置常務(wù)委員會，負責(zé)處理日常事務(wù)，除重大決策問題交全體委員們討論決定外，一般 性決策只要常務(wù)委員們討論決定就可以了。 采用這種方式應(yīng)注意的問題是：應(yīng)該明確的職責(zé)一定要有專門的說明，以免互相推諉。 線性組織方式的缺點是： 可能導(dǎo)致管理方式死板僵化，工作作風(fēng)武斷甚至獨裁；某一位領(lǐng)導(dǎo)人負擔(dān)過重，而其他人員又閑著無事；可能有的部門會強調(diào)局部目標和局部利益而忽視整體目標與整體利益；可能因某位領(lǐng)導(dǎo)離職或調(diào)離工作崗位而影響整個工作。 (2)線性組織方式 線性組織方式是指按照縱向關(guān)系逐級安排責(zé)、權(quán)的組織方式。 。 。 ①集權(quán)組織方式的優(yōu)點 ，它避免了各部門相互摩擦而造成的力量分散和能量損耗，可以使各部門更加步調(diào)一致，共同為達到 組織的總目標而努力。 可見，若管理下屬人員的幅度過大， 勢必增加人際關(guān)系數(shù)，這就決定了任何管理者都應(yīng)當(dāng)有一個適當(dāng)?shù)姆取? 一個良好的辦公室 組織必須符合下列原則： (1)明確性 明確性是指各部門、各個工作人員之間的關(guān)系是明確的，不存在職責(zé)不分、責(zé)權(quán)混亂的情況?，F(xiàn) 代組織理論認為，任何組織都是一個整體、一個系統(tǒng)，它的功能是由其結(jié)構(gòu)決定的。通過既定的社會實體及其活動，組織自身才得到延續(xù)和發(fā)展。由此可見，組織一個辦公室就是正確安排布置好它的各個部分及每一個人，使各個部門、各個人之間形成關(guān)系明確的有機的整體，使彼此協(xié)調(diào)有效地運轉(zhuǎn)。根據(jù)現(xiàn)代組織原理，一位辦公室工作人員涉及到的人際關(guān)系總數(shù)可用下面公式表示： C=(N/2N/2+N1) 式中：Ｃ —— 可能涉及到的人際關(guān)系數(shù)； Ｎ —— 管理幅度。 利用集權(quán)組織方式，可以由總部包辦分部的財務(wù)，也可以由分部實行獨立核算，自己管理財務(wù)。 、更充分地利用辦公設(shè)備。 。具體說來主要有：處理往來郵件、接待來訪者、復(fù)印、打印、文件檔案管理、辦公用品管理、人員招聘和培訓(xùn)、文件印刷、辦公室衛(wèi)生、食堂衛(wèi)生、應(yīng)急工作等一般雜務(wù)。 線性組織方式的優(yōu)點是： 責(zé)權(quán)清楚，相對穩(wěn) 定性較大，易于保持良好的紀律，不易發(fā)生責(zé)權(quán)混亂的現(xiàn)象。 (4)線性 — 職能組織方式 這種組織方式綜合了上述兩種方式的優(yōu)點，是我國辦公室組織中常用的方式。主席負責(zé)收集委員們的意見，按照大多數(shù)人的意志辦事。利用這種方式需要注意的是一定要有一個比較精明強干的主席，否則往往易受委員們的左右或支配。 在我國，由于長期以來形成的人浮于事、因人設(shè)事的現(xiàn)象十分突出，因而，辦公室工作的簡化就成為組織工作的重要內(nèi)容。 ③建立最有效的文件批閱傳送程序。 ②規(guī)劃調(diào)查測定范圍及測定方法。 在辦公室簡化工作中，很重要的一條就是文件報表和工作程序的簡化。因此，我們一定 要把辦公室簡化工作當(dāng)作一件長期性的任務(wù)來完成。 二、辦公室管理的任務(wù) 一個單位內(nèi)有各個部門，如計劃部門、供銷部門、財務(wù)部門和后勤 部門等，這些部門都具有各自的辦公地點，配備了相應(yīng)的物質(zhì)條件及環(huán)境，并在一定人員的組織下達到各自的辦公目的。 如果撇開各類辦公室處理的具體事務(wù)，就會發(fā)現(xiàn)它們都有一個共同點，即接收和處理信息。 (3)處理信息 根據(jù)接收到的信息的性質(zhì)和內(nèi)容，進行分析、綜合、判斷、預(yù)測，并按照先后次序或輕重緩急，作出各種具體的安排決定，或報送領(lǐng)導(dǎo)人決定，或責(zé)成相應(yīng)的人員去辦理。在這里，我們著重從后者出發(fā)談?wù)勣k公室管理的職能。正是由于管理過程的不斷重復(fù)和各環(huán)節(jié)在時間、空間上的并存和繼起，才使得辦公室管理的任務(wù)和辦公目的得以順利實現(xiàn)。我們把辦公室管理的職能歸納為計劃、組織、指揮、控制四項 內(nèi)容?；蛘哒f是為完 成一定的任務(wù)組織起來的有統(tǒng)屬關(guān)系和辦事程序的機構(gòu)。但一般基層機關(guān)以及企、事業(yè)單位的辦公室，多是停留在 事務(wù)的管理上，整天忙忙碌碌，很難發(fā)揮辦公室參與政務(wù)的作用。這是因為辦公室是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的一個部門，辦公室工作好壞直接影響領(lǐng) 導(dǎo)決策的正確程度與貫徹執(zhí)行決策的全部過程。建立合理的組織機構(gòu)，充分地調(diào)動辦公室全體人員的積極性，發(fā)揮每個成員的聰明才智，使辦公室有條不紊地有規(guī)范地進行工作，使全部工作達到高效率化。 二、辦公室機構(gòu)設(shè)置的基本原則 一個單位或系統(tǒng)首要關(guān)鍵是確定目標。使個人工作與組織目標協(xié)調(diào)一致，才能達到結(jié)果最佳化。職、責(zé)、權(quán)一致是指機構(gòu)設(shè)置以任務(wù)為依據(jù)，因事設(shè)職，一個蘿卜一個坑，貪多增設(shè)，盲目縮小都不利于任務(wù)的完成。以上所說的就是職、責(zé)、權(quán)一