【正文】 固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng) 摘要 本論文是從某航空器材公司（簡稱航材公司）的實際業(yè)務出發(fā)，針對該公司固定資產(chǎn)手工管理的現(xiàn)狀，經(jīng)過詳細的系統(tǒng)調查，為航空公司“量體裁衣”開發(fā)出的一個實用的單機版固定資產(chǎn)計算機管理系統(tǒng)。本論文不僅從業(yè)務的角度對固定資產(chǎn)系統(tǒng)進行了詳細的分析和設計，而且還對系統(tǒng)的安全性、數(shù)據(jù)共享性、可移植性，以及從單機版升級到網(wǎng)絡版的可行性等內(nèi)容進行了詳細的論述。 本系統(tǒng)的前端開發(fā)工具是 PowerBuilde ，后臺數(shù)據(jù)庫選用的是大型關系數(shù)據(jù)庫Microsoft SQL Server 。 從 2020 年 4 月份開始，這套《固定資產(chǎn)計算機管理信息系統(tǒng)》就已經(jīng)在該公司試用。經(jīng)過兩個多月的不斷改進，系統(tǒng)運行已經(jīng)趨于穩(wěn)定，得到了該公司的認可。 關鍵詞（略） 第一章 管理信息系統(tǒng)概述 在為某航材公司開發(fā)《固定資產(chǎn)計算機管理信息系統(tǒng)》之前，我認真地通讀了在計算機信息管理專業(yè)中所學習過的與管理信息系統(tǒng)有關的教材，其中包括：《 管理 信息系統(tǒng)》、《信息系統(tǒng)開發(fā)》、《軟件開發(fā)工具》、《數(shù)據(jù)組織與管理》、《基于會計學》等，為下一步的軟件開發(fā)奠定一個堅實的理論基礎。 1． 1 管理信息系 統(tǒng)簡介（略） 1． 2 計算機信息系統(tǒng)的發(fā)展（略） 1． 3 管理信息系統(tǒng)在我國的發(fā)展現(xiàn)狀（略） 1． 4 開發(fā)管理信息系統(tǒng)應注意的問題（略） 成功地開發(fā)一套管理信息系統(tǒng)，不僅需要具備一定的理論基礎，而且還需要對 開發(fā)過程中所面臨的問題有一個充分、清醒的認識，例如：社會因素、文化背景、企業(yè)體制、起點環(huán)境等。特別是在中國當前 IT 行業(yè)飛速發(fā)展的形勢下，更要強調這些方面對管理信息系統(tǒng)開發(fā)的影響。在查閱了大量的資料后，我認為以下幾個方面 是需要特別注意的。 ⒈ 市場經(jīng)濟的客觀因素要求 ：市場經(jīng)濟是一種信息反饋體 系，市場調節(jié)也離不開信息反饋體系。隨著我國改革開放的不斷深入，企業(yè)要想發(fā)展、生存、要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，沒有信息和現(xiàn)代化的信息處理技術是辦不到的?，F(xiàn)代化的計算機企業(yè)管理信息系統(tǒng)是企業(yè)提高生產(chǎn)力、競爭力并最終取得經(jīng)濟成功的關鍵。因此，管理信息系統(tǒng)的開發(fā)是企業(yè)掌握現(xiàn)代信息處理技術和信息現(xiàn)代化的必由之路和必要手段。 ⒉ 領導者的決心和意志是關鍵性的一環(huán)： 管理信息系統(tǒng)是為企業(yè)的戰(zhàn)略目標服務的，企業(yè)領導的支持是系統(tǒng)開發(fā)成功的先決條件。實踐證明，許多企業(yè)計算機系統(tǒng)建設失敗的原因主要是企業(yè)領導支持不力。因 為，計算機管理信息系統(tǒng)的建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，投資大、周期長、涉及面廣，而且在系統(tǒng)實施過程中還會遇到大量的工作調整，要求各方協(xié)調工作，改變傳統(tǒng)的管理模式，甚至于機構的變動等，所有這些都離不開企業(yè)領導的支持，所以開發(fā)企業(yè)計算機管理信息系統(tǒng)領導者的支持是非常關鍵的。 ⒊ 人的因素： 計算機管理信息系統(tǒng)是由人、硬件、軟件、網(wǎng)絡組成。人的因素是管理信息系統(tǒng)建設過程中需要特別考慮的。在管理信息系統(tǒng)的建設中，決策者、管理者、開發(fā)人員和用戶之間的關系以及種種行為特征將直接影響企業(yè)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)質量和運行效果。 ⒋ 管理信息系統(tǒng)開發(fā)的起點： 當今，計算機技術和網(wǎng)絡通訊技術日新月異，而管理信息系統(tǒng)的開發(fā)又是一項復雜的系統(tǒng)工程，協(xié)調技術更新期與開發(fā)周期的矛盾就顯得尤為重要。管理信息系統(tǒng)的開發(fā)一定要避免在低水平上開發(fā)，一定要慎重選擇軟件的應用平臺以及軟件的開發(fā)工具等。 第二章 固定資產(chǎn)系統(tǒng)分析 系統(tǒng)初步調查 我首先實地參觀了航材公司，與公司的總經(jīng)理、財務科經(jīng)理、辦公室主任以及一些負責具體工作的員工進行了多次座談；并向財務科會計人員詳細了解了目前固定資產(chǎn)手工處理的實際情況。從而掌握了有關航材公司的第一手資料。 航材公司坐落于北 京航空港。它的主營業(yè)務有兩個方面：一方面，作為國外大型飛機制造商（例如：波音公司、空中客車公司）的中國地區(qū)設備代理商，在首都機場分別建有大型的飛機配件倉庫，這國內(nèi)的各航空公司提供飛機零配件服務；另一方面，也為國內(nèi)的各航空公司提供空器材的國內(nèi)報關和國外送檢的服務業(yè)務。該公司實行總經(jīng)理負責制，副總經(jīng)理、部門經(jīng)理分別在行政、財務、服務中心等方面實施管理，向總經(jīng)理負責。公司下設辦公室、財務科、報關科、寄售站、服務中心等職能部門。從公司行政管理的職能分工角度，航材公司的組織機構如圖 所示。 航材公司目前各業(yè) 務部門都有計算機，日常的文件打印、報表輸出都使用Microsoft 公司的 office 軟件進行處理，但是實際業(yè)務處理大部分還是手工進行的?？偨?jīng)理 對于國外飛機配件這一部分業(yè)務，都配有相應飛機制造商提供的應用軟件，與國外公司進行聯(lián)網(wǎng)，對庫存的收、發(fā)、存情況進行實時控制。在財務管理部分，財務、報表采用安易公司的 DOS 版網(wǎng)絡軟件，工資處理采用用友公司的軟件，而對固定資產(chǎn)的管理還是手工進行的。 目前航材公司擁有小到 BP 機，大 到網(wǎng)球場地共近百種固定資產(chǎn)。因為固 定資產(chǎn)種類繁多、分布散亂，給管理帶 來了許多不便，經(jīng)常是辦公 室不了解固 定資產(chǎn)的使用情況，財務科記賬無從下 手。更為嚴重的是，因為企業(yè)領導對當 前固定資產(chǎn)使用情況不能及時了解，所 以每當職工申請購買新的固定資產(chǎn)時就 不能果斷處理，不僅影響發(fā)公司的正常 運轉，還直接影響了 公司的經(jīng)濟效益， 有時甚至打擊了職工的積極性。 從以上情況總結分析來看，航材公司在固定資產(chǎn)管理工作中存在的問題有： ⒈ 雖然各業(yè)務部門都有計算機，但是還沒有充分發(fā)揮其作用。 ⒉ 固定資產(chǎn)分布在各個部門被職能人員所使用，管理工作缺乏規(guī)范，有關人員對固定資產(chǎn)的使 用情況缺乏了解。 ⒊ 固定資產(chǎn)手工處理，工作量大，出錯率高，經(jīng)常給日常工作帶來麻煩。 ⒋ 公司領導對全公司的固定資產(chǎn)信息掌握不及時、不準確，影響決策的質量。 系統(tǒng)可行性分析 核算部門的重要工作之一。固定資產(chǎn)的管理信息有助于企業(yè)在采購、報廢和使用固定資產(chǎn)時最有效地做出正確的決策。固定資產(chǎn)報表可以很清楚地表述出企業(yè)中固定資產(chǎn)的狀態(tài)和使用情況。企業(yè)對固定資產(chǎn)的管理，不僅涉及到資產(chǎn)效能的發(fā)揮、資金的占用，而且還會直接影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營能否順利進行。 面對固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀。航材公司的領導有三種選擇 ： ⒈ 不做任何變化，維持固定資產(chǎn)目前的手工管理現(xiàn)狀。 ⒉ 購買市場上的商品化軟件，提高固定資產(chǎn)管理水平。 ⒊ 根據(jù)公司的實際情況，自行開發(fā)一套固定資產(chǎn)管理軟件。 第一種選擇顯然是要被排除的，因為航材公司的領導對固定資產(chǎn)的重要性有正確的認識，迫切希望通過建立固定資產(chǎn)計算機管理信息系統(tǒng)，使企業(yè)管理工作更進一步規(guī)范化、制度化、避免資產(chǎn)管理的隨意性，提高固定資產(chǎn)信息處理的速度和準確 性，以便及時、準確地把握企業(yè)固定資產(chǎn)的信息，改變固定資產(chǎn)管理混亂的現(xiàn)狀， 以提高領導決策的水平。 那么，購買商品 化的固定資產(chǎn)軟件可行嗎？答案是否定的。原因有四個： ⒈ 經(jīng)費問題： 目前財務科使用的財務軟件是基于 MSDOS 平臺，用 副總經(jīng)理 財務科 副總經(jīng)理 辦公室 圖 航材公司組織機構圖 業(yè)務科 報關科 服務中心 寄售站 開發(fā)的一套商品化軟件，他們已經(jīng)飽受數(shù)據(jù)混亂、死機之苦，數(shù)據(jù)安全無法保證，因此他們希望購買一套基于大型關系數(shù)據(jù)庫的固定資產(chǎn)軟件，而這種軟件少說也要近萬元。 ⒉ 功能方面： 因為航材公司的業(yè)務有其特殊性，商品化的通用軟件很難適應實際業(yè)務的需要。例如：系統(tǒng)的靈活性方面。 ⒊ 數(shù)據(jù)共享： 通用的商品化軟件數(shù)據(jù)庫底層一般都是不開放的，數(shù)據(jù)共享性差。例如：記賬憑證的共享問題，資產(chǎn)報表 的格式轉換問題。 ⒋ 可移植性： 商品化軟件的可移植性一般都比較差，難以適應企業(yè)業(yè)務發(fā)展的需要，企業(yè)投資得不到保護。 最后，能讓航材公司領導選擇的也只有第三種方式了，因此當我提出借畢業(yè)設計之機免費為他們“量身定做”一套《固守資產(chǎn)計算機管理信息系統(tǒng)》時，他們不僅很高興地答應了，而且非常配合我的開發(fā)工作，明確提出了系統(tǒng)開發(fā)的五個目標： ⒈ 根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，結合企業(yè)目前的實際情況，采用先進的計算機軟件開發(fā)技術，為企業(yè)“量身定做”一套在微機上運行的單機版《固定資產(chǎn)計算機管理信息系統(tǒng)》。 ⒉ 能實現(xiàn)固定 資產(chǎn)系統(tǒng)與賬務處理軟件記賬憑證的自動傳遞，減輕會計人員的勞動強度。 ⒊ 系統(tǒng)要具有高度可移植性、數(shù)據(jù)共享性，能適應企業(yè)未來業(yè)務發(fā)展的需要。 ⒋ 通過對《固定資產(chǎn)計算機管理信息系統(tǒng)》的應用，能夠真正幫助企業(yè)對固定資產(chǎn)進行卓有成效的管理，能充分發(fā)揮固定資產(chǎn)的效能，最大限度地減少對資金的占用，并能充分保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行。徹底改變目前固定資產(chǎn)管理落后的狀況。 ⒌ 通過固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)的使用，讓公司領導進一步加深對企業(yè)建設管理信息系統(tǒng)重要性和必要性的認識，為企業(yè)下一步實現(xiàn)全面電子化信息管理奠定了一個 良好的基礎。爭取實現(xiàn)本系統(tǒng)在總公司范圍內(nèi)的推廣。 基于以上的開發(fā)目標，我確定了系統(tǒng)開發(fā)的范圍為：本套系統(tǒng)只涉及到航材公司的固定資產(chǎn)管理部分，不涉及其他各部門的業(yè)務管理。具體內(nèi)容包括：固定資產(chǎn)的增減變化、原值的變化、每月提取折舊金額的計算、固定資產(chǎn)明細賬和總賬、固定資產(chǎn)報表的查詢和打印、記賬憑證的生成和傳遞等功能。系統(tǒng)數(shù)據(jù)的來源由賬務人員通過鍵盤輸入原始資產(chǎn)卡片產(chǎn)生。 系統(tǒng)詳細調查 通過實地的詳細調查，我逐步搞清了航材公司實際固定資產(chǎn)處理業(yè)務的內(nèi)容和他們對新系統(tǒng)的開發(fā)要求： ⒈ 從部門的 角度來看，航材公司的固定資產(chǎn)主要由辦公室和財務科進行管理。它們的職責分工是： 辦公室： 一方面，負責對固定資產(chǎn)的實物進行管理，定期對固定資產(chǎn)進行相應的維修和保養(yǎng)；另一方面，負責新添固定資產(chǎn)的審批和采購。目前辦公室都是手工 處理這一部分業(yè)務的。 財務科： 一方面，負責固定資產(chǎn)的卡片管理；另一方面，每月要對固定資產(chǎn)進行相應的財務處理。目前都是由手工來完成的。 ⒉ 從實際業(yè)務處理的內(nèi)容來看，主要應該包括：采購管理、日常卡片處理、財務核算和報表查詢四個部分。 采購管理： 這項工作由辦公室完成。當公司職工申請購置 新的固定資產(chǎn)時，首先由辦公室進行考察并做出是否購置的決定；然后，報請總經(jīng)理審批；最后，再由辦公室去財務科領支票，去購買固定資產(chǎn)；購回后拿原始憑證（發(fā)票）抽財務科報賬。 日?？ㄆ幚恚?由財務科會計人員完成。每月要根據(jù)固定資產(chǎn)卡片提取本月折舊額；并對固定資產(chǎn)的增加和減少，以及固定資產(chǎn)原值的變化進行相應的卡片處理。 財務核算： 主要由財務科會計人員根據(jù)固定資產(chǎn)日常的變動情況和每月的計提折舊額數(shù)據(jù)，編制固定資產(chǎn)的記賬憑證，并匯總出固定資產(chǎn)的明細賬和總賬。 報表查詢： 主要是辦公室及公司領導使用，根 據(jù)固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)做出各種報表，以便于公司領導及時對固定資產(chǎn)的使用情況進行管理。 ⒊從系統(tǒng)開發(fā)的角度來看，因為目前他們所用的財務軟件是基于 MSDOS 版的，因此經(jīng)常發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰等情況，而且數(shù)據(jù)庫在安全性方面也沒有保證。在固定資產(chǎn)系統(tǒng)的開發(fā)中，如何保證數(shù)據(jù)的安全性，也是他們非常關注的問題。 我在詳細調查的基礎上，對航材公司固定資產(chǎn)管理業(yè)務的流程進行描述，如圖 ~ 圖 所示。 申請退回 單 員工gong 共工 采購申請單 初步審批 辦公室 采購制度 采購申請 審批記錄 總經(jīng)理 申請回單 公司實際情況 審批 圖 固定資產(chǎn)系統(tǒng)采購申請管理業(yè)務流程圖 財務科 原始憑證可折舊報表 制作會計憑證 固定資產(chǎn)賬 固定資產(chǎn)卡片檔案 固定資產(chǎn)信息統(tǒng)計 辦公室 統(tǒng)計報表 新系統(tǒng)邏輯模型 在對航材公司固定資產(chǎn)手工管理方式和業(yè)務流程進行認真分析和研究的基礎上，經(jīng)過與該公司幾位領導的反復協(xié)商、論證，最后確定了航材公司固定資產(chǎn)計算機管理信息系統(tǒng)的邏輯模型。 新系統(tǒng)將主要由財務科使用，具有日?？ㄆ幚怼⒇攧蘸怂愫蛨蟊聿樵冚敵龉δ?。對于固定資產(chǎn)采購申請業(yè)務，還是沿用以前的處理方式：根據(jù)員工或部門的申請，由辦公室用 Office 軟件生成《固定資產(chǎn)采購申請表》，再由總經(jīng)理審核簽字批準，最后由 辦公室完成資產(chǎn)采購。新系統(tǒng)能夠 Wo