【正文】 第三章 采購與供應管理流程 第一節(jié) 采購的基本程序 一個完整的采購流程大致可以分為以下幾個過程： 一、需求確定與采購計劃的制定 需求的確定是采購流程的初始環(huán)節(jié)。 需求的確認過程就是采購部門收到采購申請，制訂采購計劃的過程。 二、供應商的搜尋與分析 這些標準包括供應商的實力、以往在產(chǎn)品設計上的表現(xiàn)、質量承諾、管理水平、技術能力、成本控制、送貨服務、優(yōu)化流程和開發(fā)產(chǎn)品的技術能力等。 資本支出請購單 專業(yè)單位： 部門： 地點 主旨： 財務分析 金額 用款日期 購置成本 費用 減：舊品報廢所得 實際進出金額 損益分析 折舊年數(shù) 年 每年折舊金額 減：費用減少 每年 營收增加 每年 凈 損 益 每年 付 款 明 細 日期 參考號碼 支票號碼 金 額 請購明細： 總 額 申 請 人 工作計劃表 職稱 簽名 日期 工作項目 負責人 預定完成日期 財產(chǎn)管理員意見： 核 準 請購單 三、定價 常見的有競爭性報價及談判兩種 （一）競爭性報價 競爭性報價適用下列特征： 采購量足夠大，值得進行競爭性報價 供應商很清楚細節(jié)和要求，有能力準確估計生產(chǎn)所需的成本 競爭性的市場環(huán)境，即有足夠多的合格競爭者 買方只向技術合格的供應商發(fā)出競標，而愿意合作的供應商則進行報價。 請購單編號 材料編號 規(guī)格編號 單位 數(shù)量 說明 （一） 報價須知： （ 1 ） 交貨期限：□①需于年月日以前交清 □②訂購后天內交清 （ 2 ） 交貨地點： （ 3 ） 付款辦法：□①分項訂購 □②總金額為準 （二） 報價期限 開報價單請于 年 月 日時以前惠予報價以便洽購為荷。 注：報價有效期間務請保留至上列日期算起 10 天以上。 填寫日期： 年 月 日 某塑膠公司詢價單 ( ) …… 字第 …… 號 付款條件 廠商簡稱 原詢 單價 幣 別 議價后單價 議價后總價 方式 天數(shù) 價格 條件 價格 條件 交運 方式 采購 擬購 料 碼 品名規(guī)格 數(shù)量 單位 料 碼 品名規(guī)格 數(shù)量 單位 核 準 檢核 承辦單位主管 承辦人 備注 1 2 3 4 某電腦公司比價議價記錄表 單號： AG 日期： 年 月 日 第二聯(lián)承辦單位 請購號： PR 第 頁共 頁 買方?jīng)]有優(yōu)先考慮的供應商 （二）談判 談判下列情況適合： 當前述任何競爭性報價的標準都不存在時 當采購要求諸多績效因素（如價格、質量、交貨、風險分攤以及產(chǎn)品支持等方面）必須達成一致時 當買方要求供應商的早期參與時 當供應商需要很長時間來開發(fā)和生產(chǎn)采購方采購的物品時（這通常會使預測供應商的采購成本變得更難） 而只有供應商做到以下幾點才能確保談判的公平性： 以高效率的方式運作 保持價格與成本的相關性 不利用單一供應商的優(yōu)勢 對于采購商的要求能夠進行適當合理的調整 愿意考慮采購商的特殊情況 四、擬定并發(fā)出定單 采購訂單的定義 采購訂單有時也被稱為采購合同，一股在選擇供應商后訂立采購訂單。采購部門擬定采購合同時必須特別注意用詞，因為它是具有法律效力的文件。幾乎所有的采購訂單都包括與違約相關的標準法律條款。采購訂單描述了采購所需的重要細節(jié)信息：數(shù)量、物料規(guī)格、質量要求、價格、交貨日期、交貨方式、送達地址、位于訂單的正面 ? 綜合采購訂單 如果要重復地從一個供應商那里訂購一種或一組商品，采購部門就可以發(fā)出綜合采購訂單。這是一種開放式訂單，有效期為一年，包括了重復采購的一種或一組商品。如圖 522所示。綜合訂單方便了客戶，使其不必一有需求就發(fā)出采購訂單。在買方同供應商訂立了綜合訂單之后，采購一種商品只需發(fā)送常規(guī)訂單就可以了。買賣雙方已經(jīng)議定了采購合同的條件。綜合訂單使物料發(fā)送成為買賣雙方之間的常規(guī)事件。 ? 采購訂單操作規(guī)范 （一）訂單準備 （二）選擇供應商 （三）簽訂訂單 （四） 訂單跟蹤 序號 統(tǒng)一編號 科號 名稱 / 規(guī)格 單位 數(shù)量 單價 金額 合 計 茲同間依照本訂購單所述條件交貨 簽認： 職稱： 日期： 簽章： 簽認聯(lián)： 編號： 訂購日期： 預定交貨日： 交易條件（分批交貨） 交貨方法： 付款條件： 訂 購 單 某石油公司訂購單 交貨地點： ? 定單包括的要素有：定單編號、產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、品質簡介、單價、需求數(shù)量、交易條件、運輸方式、交貨期限、交貨地址、發(fā)票單位等。 ? 五、定單的跟蹤和跟催 ? 六、驗貨和收貨 ? （一）貨物檢驗的幾個步驟： ? 確定檢驗時間和地點 ? 確定檢驗部門及人員 ? 貨物檢驗 ? 不合格貨物處理 ? 對采購貨物檢驗完畢后，檢驗人員要填寫采購物品驗收報告。 ? （二）接收的幾個步驟： ? 協(xié)商送貨事宜 ? 貨物接收入庫 ? 貨物接收過程中的問題 ? 七、開票和支付貨款 ? 付款操作的具體過