【正文】 金隅集團人力資源信息管理信息化建議書 1 目 錄 一、 前言 ........................................ 2 二、 金隅集團需求分析 ............................. 2 三、 人力資源信息管理落后造成的后果 ................. 4 四、 開發(fā)人力資源信息管理系統(tǒng)的必要性分析 ............ 4 五、 系統(tǒng)設(shè)計理念及系統(tǒng)建設(shè)目標分析 ................. 6 系統(tǒng)設(shè)計理念 ....................................... 6 系統(tǒng)目標 .......................................... 14 六、 系統(tǒng)功能描述 ................................ 15 基礎(chǔ)層 ............................................ 17 業(yè)務(wù)層 ............................................ 19 管理層 ............................................ 22 自助服務(wù)平臺 ...................................... 23 HR 服務(wù)臺 ......................................... 23 員工自助 .......................................... 25 經(jīng)理自助 .......................................... 26 七、 優(yōu)勢分析 ................................... 26 八、 成功案例 ................................... 29 HRP 系統(tǒng)在中國聯(lián)通人力資源部的應(yīng)用 ................. 29 北京首開控股集團 EHR 選型及使用 HRP 的體會 ........... 33 中油勘探開發(fā)公司人力資源管理系統(tǒng)介紹 .............. 37 金隅集團人力資源信息管理信息化建議書 2 一、 前言 一直以來，企業(yè)家、管理學(xué)者都在不斷地探索，試圖通過越來越現(xiàn)代化的技術(shù)手段，結(jié)合適當?shù)墓芾砝砟罨蚍椒?，改進企業(yè)運營，提高整體的效率。尤其是計算機被應(yīng)用到商業(yè)管理領(lǐng)域，企業(yè)管理系統(tǒng)得到了很好的發(fā)展。 金隅集團目前業(yè)務(wù)發(fā)展迅猛，多元化的經(jīng)營，相應(yīng)對人力資源的有效管理，提出了更高的要求。人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃將是金隅集團在新經(jīng)濟的競爭中取得勝利的關(guān)鍵。據(jù)此，金隅集團著手制定了今后的發(fā)展規(guī)劃并以此搭建組織結(jié)構(gòu)作為提升和帶動企業(yè)整體管理水平和增強市場競爭力的起點與契機。為保障金隅集團能夠有效推動未來業(yè)務(wù)的發(fā)展，勢必要將其人力資源管理體系及戰(zhàn)略規(guī)劃有機的整合。 一個好的方案建議，應(yīng)能夠立足于企業(yè)的現(xiàn)實需求和長遠發(fā)展規(guī)劃，同時根據(jù)企業(yè)的管理特點，結(jié)合國內(nèi)外管理的先進思想形成。為此我們將與 金隅集團 的管理人員進行更為深層次的交流，在基本了解 金隅集團 的經(jīng)營管理現(xiàn)狀和對管理系統(tǒng)的近、遠期需求的基礎(chǔ)上，結(jié)合國內(nèi)外成功案例，為 金隅集團 未來的規(guī)劃提供人力資源管理信息化 建議。 二、 金隅集團需求分析 金隅集團 成立于 1992 年，是由原北京市建材工業(yè)局逐步轉(zhuǎn)變而來的。 集團以發(fā)展為第一要務(wù)，堅持“有進有退、有所為有所不為”的方針，大力進行結(jié)構(gòu)調(diào)整，積極轉(zhuǎn)變經(jīng)濟增長方式，集團經(jīng)濟得到了穩(wěn)步、持續(xù)、快速發(fā)展，國有資產(chǎn)實現(xiàn)大幅增值。由過去傳統(tǒng)單一的建材產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)發(fā)展成為擁有金隅新型建材制造 — 金隅地產(chǎn) — 金隅現(xiàn)代服務(wù)業(yè)為核心產(chǎn)業(yè)鏈的大型綜合性產(chǎn)業(yè)集團。 面對新的形勢和機遇，金隅集團將以“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，認真落實科學(xué)發(fā)展觀，健全管理體制，轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制，注重自主創(chuàng)新，堅持經(jīng)濟效益、生態(tài) 效益、社會效益相統(tǒng)一，進一步強化集團核心產(chǎn)業(yè)鏈，著力增強核心競爭力，用 5 年左右的時間發(fā)展建設(shè)成為具有國內(nèi)一流水平和較強國際競爭力的行業(yè)龍頭產(chǎn)業(yè)集團。 現(xiàn)階段，金隅集團由不同性質(zhì)的下屬企業(yè)組成，在集團化運作模式下，人力資源管理的模式也因業(yè)務(wù)的多樣性的復(fù)雜而變得復(fù)雜，相應(yīng)的，人力資源管理系 金隅集團人力資源信息管理信息化建議書 3 統(tǒng)的信息流因受到各級企業(yè)在人力資源管理權(quán)限上的分工、約束而變得更加細化?？偛考跋录壠髽I(yè)人力資源工作者平時大部分時間都忙于復(fù)雜而煩瑣的事務(wù)性工作，因此，迫切需要由總部牽頭，建立一套由上到下的全系統(tǒng)人力資源管理計算機系統(tǒng)，改變目前 人力資源管理中效率低下的局面，全面提升人力資源管理工作的效率和水平。具體來說，面臨的問題主要如下： 總部方面， 一直使用人事部下發(fā)文件推廣的 GPMS 軟件 進行人員信息管理，這在 最初期 屬于較先進水平。 GPMS 軟件基本上能夠完成一些日常的查詢統(tǒng)計和年報匯總工作，但隨著人力資源管理信息 技術(shù)的不斷發(fā)展，原有的系統(tǒng)已經(jīng)難以滿足 金隅集團 人力資源管理提升的要求，主要表現(xiàn)在： （ 1）、限于當時的整體開發(fā)水平，軟件功能單一，安全性差，單機應(yīng)用造成信息資源無法共享，資源彼此分割，相互之間信息交流不充分； 公司內(nèi)部具備暢通的局域網(wǎng)，卻 沒有在人力資源管理方面有效的利用起來，工作效率和數(shù)據(jù)的利用率不高； （ 2）、軟件在易用性方面處理的不夠好，應(yīng)用該軟件的人員工作變動后，新來人員往往由于操作復(fù)雜而改用 EXCEL、 WORD 等流行的工具軟件進行日常工作處理。 整個集團方面，由上而下沒有統(tǒng)一的人力資源管理軟件，彼此之間缺乏最優(yōu)的組織規(guī)劃，信息不能及時共享，上下交流不暢，總部對下屬企業(yè)的管理停留在 EXCEL 報表數(shù)字上，是粗放型的管理，無法為總部領(lǐng)導(dǎo)的決策和企業(yè)發(fā)展方便快捷提供分析數(shù)據(jù)； 金隅 集團 具備獨特的行業(yè)特點，下屬 建材制造公司 、 地產(chǎn) 公司、 現(xiàn)代服 務(wù)業(yè) 以各自獨立的經(jīng)營項目為依托，隨著經(jīng)營范圍和業(yè)務(wù)量的進展，人員流動較為頻繁，人事部門疲于記錄人員的基本信息、薪酬、崗位變化、合同等信息，導(dǎo)致人力資源管理部門重復(fù)勞動，工作效率低下，總部也無法及時準確的掌握人員流動的整體狀況及人才的儲備情況。 從總部到各分子公司都已意識到：由于陷于日常繁瑣的低效率的事務(wù)性工作，在員工的激勵、考核、培訓(xùn)、開發(fā)等方面缺乏深入細致的研究、規(guī)劃、實施。 金隅集團人力資源信息管理信息化建議書 4 三、 人力資源信息管理落后造成的后果 人力資源信息管理落后的種種弊端決定了人力資源和其他相關(guān)工作目前的困難局面： 對人力資源數(shù)據(jù)進行 統(tǒng)計、查詢信息不完整，甚至失真。這直接影響到領(lǐng)導(dǎo)層工作的分析和決策。 人力資源部門內(nèi)部各項工作割裂，不能形成統(tǒng)一聯(lián)系的整體；總部橫向的各個部門關(guān)于人力資源數(shù)據(jù)的工作使人力資源管理部門陷入重復(fù)的、效率低下的、瑣碎的工作當中；總部縱向各 子 公司和總部的人力資源工作也不能相互聯(lián)系，互通有無。 各下屬單位人員信息變動頻繁，每月還有大量報表需要上報，另外職稱評審材料、培訓(xùn)信息、各類通知等都需要人力資源部門工作人員不斷的重復(fù)已經(jīng)重復(fù)多次的工作，基層人員叫苦不迭。 由于沒有統(tǒng)一的人力資源信息管理系統(tǒng)，造成了現(xiàn)在 各下屬單位人力資源管理工作各自為政，致使信息錯位，難以形成有效的、集團化的人力資源管理；另外 如果 各下屬單位各自建立自己的人力資源管理數(shù)據(jù)庫，既造成了接口不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出不匹配，又增加了成本。 四、 開發(fā)人力資源信息管理系統(tǒng)的必要性分析 人力資源信息管理系統(tǒng)的重要性： 減少用人規(guī)模，控制人工成本 由于大量的事務(wù)工作借助計算機進行處理，勢必減少用人規(guī)模，達到控制人工成本，例如，僅報表一項工作，原來需要一個人兩個月的工作可以減輕到一個人一個星期完成；工資處理和發(fā)放原來需要一個人一個月的工作可以減輕到一個人兩天即 可完成，大大降低了人工成本。 大量節(jié)省通訊、差旅、設(shè)備、紙張等費用 過去的工作模式下、員工需要與人力資源部門打交道時，或者是電話溝通（耗電話費），或者是上門溝通（差旅費），遞送報表（郵寄費、紙張費），占用人力資源部門的時間和接待成本。 改用 eHR 模式后，員工需要與人力資源部門打交道時，主要是通過網(wǎng)絡(luò)（互聯(lián)網(wǎng)），跨越時空的距離，無障礙交流，實現(xiàn)無紙化操作，大量節(jié)省通訊、差旅、 金隅集團人力資源信息管理信息化建議書 5 設(shè)備、紙張等費用。 領(lǐng)導(dǎo)決策有數(shù)據(jù)依據(jù)，決策質(zhì)量更高，減少決策失誤 正確的決策帶給企業(yè)的是成功的基石，決策失誤有時會給企業(yè)帶來 巨大的損失，決策的正確與否，不僅取決于管理者的能力和水平，更多的還取決于管理者是否有足夠的決策依據(jù)，也就是數(shù)據(jù)支持。 人力資源管理者騰出有效時間，從事人力資源的激勵、考核、開發(fā)等核心工作，提升企業(yè)的核心競爭力 。 傳統(tǒng)管理模式下，人力資源管理者不得不將大量的時間用于工資的計算、報表的統(tǒng)計、事務(wù)性工作的處理，沒有更多的時間從事人力資源的激勵、考核、開發(fā)等核心工作，而這些工作才是真正能夠給企業(yè)帶來價值的最關(guān)鍵性的工作。改用 eHR 模式后，人力資源管理者能夠騰出有效時間，從事人力資源的激勵、考核、開發(fā)等核心工作 的研究、規(guī)劃、實施，從而大大提升企業(yè)的核心競爭力。 實現(xiàn)人力資源管理的公平、公正、提高員工滿意度，幫助企業(yè)留住核心人才。 由于運用現(xiàn)代化手段做支撐，人力資源管理過程中的很多工作都可以細化、量化，從而達到公平、公正。僅以考核為例，傳統(tǒng)的考核模式，由于缺乏計算機的輔助，考核成本巨大，管理者不得不選取簡單的考核模式，但簡單的考核模式勢必難以實現(xiàn)量化、多角度的衡量評價，過低的考核頻率必然帶來近視效應(yīng)，使得考核工作的公平、公正很難保證，不少單位的考核流于形式，沒有發(fā)揮出考核工作應(yīng)起到的作用。 計算機處理事務(wù)快 捷、準確，減少工作失誤帶來的損失 由于計算機能夠處理復(fù)雜的公式計算、表格處理，流程控制，不會因人為的工作失誤，而給公司造成巨大的損失，工作的可信度和效率大大提高。 大量的提醒提示工作，減輕工作人員工作負荷 eHR 系統(tǒng)中可以設(shè)置大量的提醒提示信息，如：合同到期提醒、試用到期提醒、員工生日提醒、退休到期提醒、培訓(xùn)學(xué)時不足提醒等各種工作當中可能遇到的提醒提示信息，既可減輕管理人員的工作強度，又可避免錯過日期給公司造成的損失，以及給員工帶來的不滿情緒。 金隅集團人力資源信息管理信息化建議書 6 五、 系統(tǒng)設(shè)計理念及系統(tǒng)建設(shè)目標分析 系統(tǒng)設(shè)計理念 、 宏景世紀對中國人力資源管理信息化的理解和認識 在過去的幾年里，不少大型企業(yè)的人力資源部門都開始了本單位的人力資源管理信息化建設(shè)，但實踐中卻碰到了不少困難，一些人力資源軟件開發(fā)的項目經(jīng)常以失敗告終，通過一些成功與失敗的案例，可以看出各單位在人力資源管理的信息化過程中存在一些誤區(qū)和問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面： 由傳統(tǒng)的人事管理向人力資源管理過渡，各單位管理的模式不斷變化 在中國由計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)變的特殊背景下，各單位人力資源管理的模式不斷發(fā)生著變化，經(jīng)常是剛剛完成軟件的開發(fā)，管理模式又要發(fā)生變化；一 套軟件曾經(jīng)使用得不錯，但過了一兩年，就又不能滿足使用了；不少單位因為人力資源軟件的開發(fā)跟不上管理的變化，而陷入了困境。現(xiàn)在不少商品化軟件都已注意到這個問題，開發(fā)的軟件基本都是靈活的結(jié)構(gòu)，但他們往往沒有處理好“軟件靈活”和“操作簡便”之間的關(guān)系，開發(fā)出來的產(chǎn)品用戶難以理解，更談不上自由操作，因而阻礙了軟件的推廣進程。 缺少規(guī)劃，各自為政，數(shù)據(jù)源不一致，難以輔助決策 這一點是用戶當中普遍存在的問題，人力資源部的每個業(yè)務(wù)處室使用著不同的軟件，或上級下發(fā)，或找人開發(fā)，或購買單機商品化軟件，各部門自己維護自己的數(shù) 據(jù)庫，這樣使用軟件的結(jié)果：①維護很吃力，本來就沒有專人，所有內(nèi)容都要自己部門來維護，時間一長或工作一忙，就維護不了。②不同的部門軟件維護的情況不一樣，報到領(lǐng)導(dǎo)那兒的數(shù)據(jù)就經(jīng)常會出現(xiàn)不一致的情況。領(lǐng)導(dǎo)不知該相信哪個部門的數(shù)據(jù)，更談不上利用數(shù)據(jù)進行有效決策了。 目標定得過高，追求一步到位，沒有開發(fā)出或找到合適的軟件 還有一些單位，采取讓各個部門提自己的需求的方式匯總軟件需求，然后按照這些需求去尋找軟件或委托開發(fā)，這樣做的結(jié)果往往是：每一個部門都提出許多個性化需求，大家都有這樣一種心理：一定要趁這次機會把需求 提全，把什么工作都計算機化，以后自己就輕松了。事實上，這是不現(xiàn)實的，如果在現(xiàn)階段就 金隅集團人力資源信息管理信息化建議書 7 達到這樣的目標的話，意味著假設(shè)有 10 個人的人力資源部門恐怕就要裁掉 8 個人了，因為都計算機化了嘛。這樣做的結(jié)果往往是失敗的。其實，通過這些年成功與失敗的案例，我們認為人力資源信息化的過程應(yīng)循序漸進、分布實施，先打基礎(chǔ)，后談應(yīng)用。具體實施可分為以下三步： ①提高人力資源的工作效率 a、行政事務(wù)管理 b、組織機構(gòu)管理 c、薪酬福利管理