【正文】 □ 總則 第一條 目的 為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。 第二條 范圍 本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司 (含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門 )與外界來往的文書 (包括電報 )及 關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容 )各部門間來往文書 (包含簽呈 )，自收 (發(fā) )文至歸檔全部過程之辦理與控制。 □ 承辦部門 第三條 總收發(fā)部門 總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司 (工廠 )所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。總收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。 第四條 管理部門 (一 )總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。 (二 )各公 司 (工廠 )所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處 (或總務(wù)部門 )為管理部門。 (三 )關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 (四 )管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。 第五條 主辦及會辦部門 (一 )文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。 (二 )本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦 及提供部門。 □ 行文 第六條 行文類別 (一 )函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。 (二 )公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。 (三 )便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用。 (四 )簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。 (五 )電報：業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。 (六 )表格式公文：政府機關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。 (七 )其他： ；訴訟文書，依政府 有關(guān)部門訴訟審議 委員會規(guī)定程序?qū)嵤? 。 第七條 行文名義、署名及印信借用 (一 )對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下： ： 屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。 ： 對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機構(gòu)等之行文。 、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。 ① 對省政府、市政府所屬二級機構(gòu)等的行文。 ② 對當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機構(gòu)的行文 。 ③ 對稅務(wù)、金融機關(guān)的行文。 ④ 總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文 (但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定 )。 ，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。 對本款第二項所列以外的公家機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體的行文。 營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。 ，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。 營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。 ： ① 采購部門對廠商的行文。 ② 人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等 部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機構(gòu)或個人的行文。 、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。 ，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準(zhǔn)。 (二 )關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印： ，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。 、室、中心對各公司行文的油印函 件，蓋用部門章。 、資材、會計、總務(wù)等服務(wù)部門對其他部門的行文蓋部門章。 、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。 (三 )公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等 )，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。 (四 )特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 (五 )需以對等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實情處理。 第八條 行文的判行 權(quán)限 (一 )以董事長署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。 (二 )以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理 (主任 )判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。 (三 )以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。 (四 )以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。 (五 )以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。 (六 )以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。 (七 )因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用 章者，行文時應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。 (八 )固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。 □ 文書處理程式 Ⅰ. 通則 第九條 文書分類 (一 )機密類：具有專利性、獨特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。 (二 )A 類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。 (三 )B 類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。 (四 )C 類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。 (五 )其他類： 與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。 第十條 收發(fā)文登記單 (一 )第一聯(lián)為收 (發(fā) )文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。 (二 )第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對催辦。 (三 )第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時稽催督導(dǎo)用。 (四 )第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查。 (五 )第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代 行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。 第十一條 收 (發(fā) )文字號的制定管理 (一 )對外行文的字號 ： 總字第 ○○○○ 號。 為公司簡稱； 為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略； ○○○○ 為公司收 (發(fā) )文流水號。 (含直屬部門 )： 字第 ○○○○ 號為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理 )。 ：由各公司總經(jīng)理室制定。 (二 )對關(guān)系企業(yè)行文的字號 。 、室、中心由 總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。 (三 )收發(fā)文編號 。 業(yè)務(wù)接洽便函 另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。 ，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。 。