【正文】 門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。 (五 )其他類： 與公司業(yè)務無直接關系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關部門參閱。 Ⅱ. 與外界來往文件 第十二條 收文 (一 )登記、分文 來文由收發(fā)人員拆封后，于 收 (發(fā) )文登記單 登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā) 。一般性的規(guī)定、通知、 公告等函件無需復文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理： ，受文部門免辦收文手續(xù)。 第十九條 簽呈處理 (一 )經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應依類別歸檔。 第二十四條 文件處理期限 (一 )收發(fā)人員收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應于文到一小時送交有關人員。 寄送中心 ，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司 (工廠 )所在地為總務部門，各 寄送中心 得規(guī)定每日截止收件時間，以便整理集中裝運。 (三 )各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。 。 (二 )右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。 第四十三條 檔號編定 (一 )案件如系新案，應就 檔案分類編號表 ，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。 調卷單 則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。 第五十一條 外來機密文件處理 (一 )外來機密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機密文件保管人員，以 收 (發(fā) )文登記單 一式五聯(lián)登記，呈請總經(jīng)理核派經(jīng)辦人 (主辦人 )及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復文或主動發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。 (二 )保管人員應于每月底查對 機密文件增列表 及 出國計劃書 或 工作計劃表 ，如有應送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。 □ 附則 第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計 (一 )各收發(fā)人員根據(jù) 收 (發(fā) )文登記單 第一聯(lián)，業(yè)務接洽便函第一聯(lián) (發(fā)文 )及第四聯(lián) (收文 )分別造具 文件處理統(tǒng)計表 一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查 (全公司的 文件處理統(tǒng)計表 應呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查 )，一份自存。 第五十四條 歸檔 (一 )外來機密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應將文件連同 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)及 文件傳遞記錄卡 送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入 機密文件保管備查簿 ，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。 第五十條 保管部門 (一 )外來機密文件應以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng) (副 )理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 (二 )各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。 (三 )文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng) 辦部門補辦。 (三 )印信補發(fā)的申請 ，監(jiān)印人員除向該印信登記機構報備并依法公告作廢外，應填具 請 (補 )發(fā)印信申請表 一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過及失職人員的議處，并會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門補發(fā)。 (五 )校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及 校對章 或 騎縫章 附件章 等字樣之印信。 第二十六條 發(fā)送方式 文書發(fā)送方式分為專送、郵寄 (平信、限時、掛號、航空 ) 電報 (尋常、加急、書信、打字 )及集運等，經(jīng)辦人應于 文書底稿上注明。 第二十三條 文書處理要點 (一 )經(jīng)辦文書遇有關系重大足以影響公司權益之重要文件，應將正本妥為保藏，每有應用均以副本或 影本層呈處理。 (三 )業(yè)務接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點敘述。 (二 )發(fā)文處理 收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿 收 (發(fā) )文登記單 (一式五聯(lián) )，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。 (三 )收發(fā)文編號 。 □ 文書處理程式 Ⅰ. 通則 第九條 文書分類 (一 )機密類：具有專利性、獨特技術性的資料及特定列管的業(yè)務機密文件，應依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。 ，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉呈董事長或總經(jīng)理核準。 。 第二條 范圍 本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司 (含事業(yè)部、業(yè)務執(zhí)行部 門 )與外界來往的文書 (包括電報 )及 關系企業(yè)(含公司內(nèi)容 )各部門間來往文書 (包含簽呈 )，自收 (發(fā) )文至歸檔全部過程之辦理與控制。 (五 )電報：業(yè)務處理須以電報行文時使用。 ： ① 采購部門對廠商的行文。 (六 )以公司名義蓋用公司公章行文者，應由經(jīng)理級人員判行。 ：由各公司總經(jīng)理室制定。經(jīng)辦部門如業(yè)務需要，可以復文底本留存。 (四 )回文處理 發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復文部門送達的便函第二聯(lián)時，于原暫存的第一聯(lián)注記復文的收文時間；第二聯(lián)轉送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結案，第一聯(lián)需加注復文部門要求的待復日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復文時，則依發(fā)文程序辦理。其他業(yè)務有關部門均以副本留存?zhèn)溆谩? ，按分層負責的決行層次，由各公司自行訂定時限。 (三 )職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。 第三十五條 印信申請 (一 )印信制發(fā)的申請 因業(yè)務需要或組織變更，由主辦部門填具 請 (制 )發(fā)印信申請表 一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請核定后由管理部門制發(fā)。 (二 )各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。 (五 )檔號之表示方式如下 為經(jīng)辦部門代號， 為大類號， 為小類號。 (四 )1 年保存：結案后無長期保存必要者。 (二 ) 技術性的資料：獨特技術性的操作標準，與外人技術合作或外人技術指導資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習報告及其他技術上屬于機密性之資料。 (二 )經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準者，亦不得擅自復制。 (四 )調卷 逾期拒不歸還而不申述理由者。 (四 )簽呈以簽呈專用紙。 (二 )保管人員接到經(jīng)核準之 調卷單 ，應即開立 文件傳遞記錄卡 一份，連同密件交予調卷人簽收后， 文件傳遞記錄卡 由保管人員留存。 (三 )主辦人于文件處理期間，需負保密全責；如需分派其所屬人員辦理時，則于每日上班以 文件傳遞記錄卡 注明時間、用途由經(jīng)辦人簽章后， 文