【正文】 人員應(yīng)將同一受文部門之廠 (處 )部 (室 )的文件集中整理，開(kāi)具 文件遞送清單 一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián) 連同文件匯總裝入地區(qū)別專用 文件袋 寄送。 ，不得積壓， 寄送中心 人員須于每日上午上班后 30 分鐘內(nèi)將 文件袋 內(nèi)文件分送各廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員簽收。 (三 )職銜簽字章：各公司廠、處長(zhǎng)以上主管刻有職銜及簽名的印信。 第二十九條 印信的資料及形式 所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。 (四 )監(jiān)印人員不在時(shí)，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。 Ⅲ. 印信管理 第三十三條 印信的核定及制發(fā)部門 (一 )公章、董事長(zhǎng)及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長(zhǎng)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 第三十五條 印信申請(qǐng) (一 )印信制發(fā)的申請(qǐng) 因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門填具 請(qǐng) (制 )發(fā)印信申請(qǐng)表 一份，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門制發(fā)。 ，以資區(qū)別。 第三十六章 印信繳銷 (一 )廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具 繳銷印信申請(qǐng)表 一份，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門 撤銷。 (三 )印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。 (二 )各公司檔卷分類目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。 (四 )與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。 (三 )文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí) 細(xì)類 。 (五 )檔號(hào)之表示方式如下 為經(jīng)辦部門代號(hào)， 為大類號(hào)， 為小類號(hào)。 (三 )檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定 后，應(yīng)編制 檔案分類編號(hào)表 ，即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 (二 )案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。 (二 )檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。 (四 )1 年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 (二 )保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。 (三 )于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，得免填 調(diào)卷單 。 (二 )調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管 檔人員負(fù)二責(zé)處理。 (二 ) 技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。 (二 )屬技術(shù)、開(kāi)發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書(shū)管理部門為保管部門。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。 (四 )密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書(shū)管理部門收發(fā)人員寄送。 (二 )經(jīng)辦人不得請(qǐng)托他人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)理級(jí)以上主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。 (二 )內(nèi)部自行建立之機(jī)密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長(zhǎng)核定保存期限后，應(yīng)將文件類別、內(nèi)容摘要、預(yù)定保存 期限等填入 機(jī)密文件送件單 ，隨文件送交保管人員編定檔號(hào)并簽收后， 機(jī)密文件送件單 退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號(hào)登入 機(jī)密文件保管備查簿 。 (三 )機(jī)密文件應(yīng)單獨(dú)成立檔卷，與其他一般文件分開(kāi)保管。 第五十七條 副本 機(jī)密文件需影、復(fù)印時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管 (專業(yè)性者呈廠處長(zhǎng)以上主管 )核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于 機(jī)密文件保管備查簿 ；副本 (含復(fù)印件 )視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。 (四 )調(diào)卷 逾期拒不歸還而不申述理由者。 (二 )處理日數(shù)計(jì)算標(biāo)準(zhǔn) ：自總收 文之日起至復(fù)文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實(shí)際處理日數(shù)。 (二 )關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以 業(yè)務(wù)接洽便函 為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 第六十二條 實(shí)施與修改 本辦法經(jīng)營(yíng)決策委員會(huì)通過(guò)后實(shí)施，修改時(shí)亦同。 (四 )簽呈以簽呈專用紙。 第六十條 文書(shū)用紙 (一 )對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文用紙為之。 (六 )文件分辦傳遞時(shí)，未以 文件傳遞記錄卡 記載或未于分辦當(dāng)日下班 (或完工 )時(shí)收回 (繳回 )妥藏者。 (二 )原案被污損、抽換、涂改或遺失者。 (二 )保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之 調(diào)卷單 ，應(yīng)即開(kāi)立 文件傳遞記錄卡 一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后， 文件傳遞記錄卡 由保管人員留存。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無(wú)需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具 機(jī)密文件銷毀表 呈報(bào)總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書(shū)辦理歸檔。 (四 )經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準(zhǔn)延長(zhǎng)處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。 (二 )前款各項(xiàng)機(jī)密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制翌月的 工作計(jì)劃表 寫(xiě)明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。 (三 )主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理時(shí)，則于每日上班以 文件傳遞記錄卡 注明時(shí)間、用途由經(jīng)辦人簽章后， 文件傳遞記錄卡 由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。 (四 )各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定 (總管理處由總經(jīng)理核定 )，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。 (四 )其他經(jīng)廠處長(zhǎng)以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。 (四 )調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門主管同意。 調(diào)卷單 由管檔人員留存?zhèn)洳椤? (二 )管檔人員接到 調(diào) 卷單 經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于 調(diào)卷單 上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。 第四十六條 檔卷清理 (一 )管檔人員應(yīng) 隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。 (二 )10 年保存： 、決算書(shū)類； ； 料； 10 年的文書(shū)。 (四 )檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。 (五 )檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 第四十二條 檔案名稱及編號(hào) (一 )檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。 (三 )同一 小類 (或細(xì)類 )之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類 )之后增設(shè) 卷次 編號(hào)，以便查考。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 第四十條 文件整理 點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理： (一 )中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。 (二 )文件如經(jīng)抽存