【正文】 Ⅱ. 與外界來往文件 第十二條 收文 (一 )登記、分文 來文由收發(fā)人員拆封后，于 收 (發(fā) )文登記單 登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā) 。 (二 )文件的分送 收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存 收 (發(fā) )文登記單 第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以 分文專用卷宗 送交經(jīng)辦部門主管核定 要 否 答復(fù)及處理期限，記入 收 (發(fā) )文登記單 第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于 分文專用卷宗 退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。 (三 )文件交辦 經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入 收 (發(fā) )文登記單 第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件 交經(jīng)辦人辦理。 (四 )文件處理 ，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。 、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄 (如不敷使用時，得以 文書簽辦單 補(bǔ)充，簽辦單隨同 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)流程處理 )，并填記預(yù)定保存期限及銷案或待復(fù)日期后連同來文 (復(fù)文時需附復(fù)文稿 )經(jīng)呈判后打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將 收 (發(fā) )文登記單 第三聯(lián)抽出銷案。 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)時： ① 如無需 復(fù)文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。 ② 如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文搞送請監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封發(fā)投郵；來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案 (如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整理以備稽催 )，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。 、支票、匯票或其他有價證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文 時，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞。 第十三條 主動發(fā)文 (一 )擬稿、登記 經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附 收 (發(fā) )文登記單 一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷案或待復(fù)期限等欄，呈部門主管會核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號，轉(zhuǎn)打字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。 (二 )發(fā)文處理 收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿 收 (發(fā) )文登記單 (一式五聯(lián) )，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂；無須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。 第十四條 外界復(fù)文的處理 收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號。 Ⅲ. 關(guān)系企業(yè)來往文件 第十五條 行文方式 (一 )正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、 公告等函件無需復(fù)文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理： ，受文部門免辦收文手續(xù)。 、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。 期先后順序歸檔。 (二 )以 業(yè)務(wù)接洽便函 行文者，依第十六條規(guī)定 辦理。 (三 )各類文書的行文，應(yīng)就組織層級需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級轉(zhuǎn)文重印延誤時效。 第十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理 (一 )發(fā)文 經(jīng)辦人發(fā)文時，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于 業(yè)務(wù)接洽便函 第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于 收 (發(fā) )文編號登記表 再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將 業(yè)務(wù)接洽便函 第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。 (二 )收文 受文部門的收發(fā)人員收到 業(yè)務(wù)接洽便函 第二、三、 四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載 收 (發(fā) )文編號登記表 將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。 (三 )復(fù)文 經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以 文書簽辦單 辦理，簽辦單連同 業(yè)務(wù)接洽便函 第三聯(lián)處理 )，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部 門 (原發(fā)文部門 )，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號的順序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。 (四 )回文處理 發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達(dá)的便函第二聯(lián)時，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時，則依發(fā)文程序辦理。 □ 文書處理方式 第十七條 文書結(jié)構(gòu) (一 )公告：以 主旨 依據(jù) 公告事項(xiàng) 三段式斟酌運(yùn)用。 (二 )函、簽呈：以 主旨 、 說明 、 辦法 、 請求、擬辦或建議 三段式斟酌運(yùn)用。 (三 )業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點(diǎn)敘述。 (四 )采用語體文以達(dá)到 簡、淺、明、確 的要求，可用表格處理的盡量利用表格。 第十八條 信函處理 (一 )指名營業(yè)、工務(wù)、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書， 應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。 (二 )指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。 第十九條 簽呈處理 (一 )經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。 (二 )經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng) (副 )理級以上主管核示者 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者 )則于廠 (處 )長 (部、室主管 )簽示后，由廠(處 )、部 (室 )收發(fā)人員登記于 簽呈事務(wù)備查表 轉(zhuǎn)呈經(jīng) (副 )理以上主管 (各公司經(jīng)理室、 總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長 )核示，于核示后由廠 (處 )部 (室 )收發(fā)人員轉(zhuǎn)記 批示