【正文】 魯能物業(yè)前期管理工作流程與文件 北京魯能物業(yè)管理有限責任公司 二零零二年九月 目 錄 物業(yè)接管前期工作流程圖．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 1 頁 物業(yè)接管前期工作流程．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 3 頁 物業(yè)接管前期人員架構圖．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 17 頁 前期收樓工作流程圖．．．．．．．．．．．．．．．．．．． ．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 第 18 頁 前期收樓工作流程．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 19 頁 二次裝修施工流程圖．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 24 頁 二次裝修施工流程．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 27 頁 客戶入住流程圖．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 39 頁 客戶入住流程．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 40 頁 總經理致詞．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 44 頁 使用、管理、維修公約．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 45 頁 房屋質量保證書．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 65 頁 房屋使用說明書．．．．．．．．．．．．．．．．． ．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． 第 71 頁 服務指南．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 79 頁 裝修辦理流程說明．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 92 頁 裝修管理規(guī)定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 95 頁 承諾書．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．． ．．．．．．．．．．． 第 104 頁 治安、消防協(xié)議書．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 107 頁 房屋交付（入?。┩ㄖ?110 頁 收樓須知．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 114 頁 入伙授權書．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 118 頁 物業(yè)管理委托 合同．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．第 121 頁 物業(yè)接管前期工作流程圖 No Yes 簽訂《物業(yè)管理委托合同》 委任總經理，招聘高、中級管理人員 籌備、編寫前期文件，并到相關政府部門備案 聯(lián)系政府部門、相關單位，辦理相關手續(xù) 對外委單位進行調研，簽定外委合同 與開發(fā)商協(xié)調入住前事宜，對重要資料進行交接 示例 辦理提前進行二裝的工程，并與開發(fā)商、總包單位進行協(xié)調 物業(yè)交竣驗收，正式接管 開發(fā)商負責返修 物業(yè)前期接管工作流程 ? 簽訂《物業(yè)管理委托合同》 由開發(fā)商選聘物業(yè)公司，并簽訂《物業(yè)管理委托合同》 。 ? 委任物業(yè)公司總經理，招聘高、中級管理人員 1． 由總部委任或對外招聘具有多年物業(yè)管理經驗的總經理 1 名。 2． 招聘各部門經理、主管、員工 綜 合 部：經理 1 名、行政主管 1 名、總經理秘書 1 名、采購員 1 名、文員（兼庫房管理員） 2 名； 財 務 部：經理 1 名、會計 1 名、出納 1 名； 管 業(yè) 部：經理 1 名、客務主管 1 名、內務主管 1 名、客務代表 2 名、 前臺接待 2 名； 保 衛(wèi) 部：經理 1 名、消防主管 1 名、保安主管 1 名、消防執(zhí)機員 4 名（含領業(yè)主辦理收樓、單元驗收（見收樓流程） 業(yè)主進行室內二裝（見二裝流程） 業(yè) 主入住，物業(yè)公司提供相關服務（見入住流程） 班 1－ 2 名）、保安員 4 名（含領班 1－ 2 名）； 工 程 部：經理 1 名、強 電主管 1 名、弱電主管 1 名、空調（生活水）主管 1名、土建主管 1 名、技工 2－ 3 名／專業(yè)（約 12 人）； 建議：在招聘技工時，可以選聘項目工地施工隊中對本物業(yè)項目（本專業(yè)）較為熟悉、了解，技術、素質水平較高的人員，納入公司編制。 說明：因物業(yè)公司組建之初，所招員工對本物業(yè)及大廈工程具體情況不很熟悉，招聘施工隊的人員可以從旁協(xié)助工程部經理、主管盡快了解大廈工程情況。 “公司初期人員架構圖”附后 ? 籌備前期物資，編寫前期文件，并到相關政府部門備案 1． 各部門共同匯編的文件： ? ．《房屋使用、管理、維修公約》 ?．《房屋質量保證書》 ?．《房屋使用說明書》 ?．《房屋交付（入?。┩ㄖ? ?．《入伙授權書》 ?．《業(yè)主（使用人）服務指南》 ?．《裝修管理規(guī)定》 ?．《辦理裝修流程說明》 ?．《治安、消防協(xié)議書》 ?．《二次裝修施工區(qū)域治安、消防承諾書》 ⑴．《二次裝修協(xié)議書》 ⑵．《業(yè)主聯(lián)絡資料登記表》 ⑶．《收樓須知》 ⑷．《物業(yè)管理費收費標準》 ⑸．《公約承諾書》 備注：《房屋使用、管理、維修公約》編制后需經開發(fā)商確認，并到北京 市居住小區(qū)管理辦公室進行備案，備案生效后執(zhí)行。 建議：《公約承諾書》與《治安、消防協(xié)議書》可裝訂成一冊（一式三份），在業(yè)主收樓時發(fā)給業(yè)主，由業(yè)主簽字（蓋章）認可、執(zhí)行；《公約》、《房屋質量保證書》、《房屋使用說明書》、《業(yè)主（使用人）服務指南》、《裝修管理規(guī)定》、《辦理裝修流程說明》可合裝成一冊，作為業(yè)主收樓時的《用戶手冊》。同時，在《用戶手冊》正文內容前增加：“總經理致辭”。 2．各部門在前期階段編制的文件、規(guī)定，以及需要在前期辦理的事宜。 △ 綜合部 ?． 編制《員工手冊》，經公司領導批準后，統(tǒng)一印刷成冊 。 ?． 制訂《員工考勤制度》，建立“考勤登記表”、“月考勤匯總臺帳報表”。 ?． 制訂《員工獎懲條例》，建立“員工過失單”、“獎勵審批單”。 ?． 制訂《員工聘用辦法》，建立“應聘面試登記表”、“入職循環(huán)單”、“轉正審批表”、“離職結算表”、“調動通知單”、“勞動合同續(xù)簽審批單”。 ?． 制訂《員工培訓規(guī)定》、培訓計劃，建立“培訓審批表”、“培訓協(xié)議”。 ?． 制訂《物資采購、驗收、入庫、報銷流程》。 ?． 制訂《員工工服管理規(guī)定》，建立“制作工服通知單”、“工服更換通知單”。 ?． 制訂《員工請假制度》，建立“休假申請單”。 ?． 制訂《薪金實施細則 》，建立“工資報表”、“薪金明細表”。 ?． 制訂《印章管理規(guī)定》，建立“公章啟用、報廢、移交登記表”、“用印申請”；統(tǒng)計公司各種印章，經總經理審批后統(tǒng)一刻制（公章、管業(yè)部章、保衛(wèi)部章、工程部章、財務專用章、文件傳閱章、審批合格章、餐票專用章、浴室專用章）。 ⑴． 制訂《庫房管理規(guī)定》，建立“物品入庫登記單”、“物品領用單”、“物品入庫驗收單”、“庫存物品臺帳”、“月收、發(fā)、存報表”、“采購申請單”。 ⑵． 制訂《內部行文管理規(guī)定》，建立“文件簽收表”、“內部請示報告”。 ⑶． 制訂《檔案管理規(guī)定》，建立“檔案分類表”、“檔案（一 、二、三級）目錄表”、“檔案借閱登記表”。 ⑷． 制訂《部門運作手冊》：人員編制、崗位職責（經理、行政主管、總經理秘書、庫房管理員、文員）、工作程序、管理制度。 ⑸． 聯(lián)系印刷廠，對需要印刷的各種表格、信封，經總經理審批后統(tǒng)一印刷。 ⑹． 制訂《開辦費使用方案》，統(tǒng)計、制訂前期開辦物資的配置內容、標準，并負責前期采購工作；建立“固定資產臺帳”、“個人辦公用品臺帳”。 ⑺． 制訂《合同、協(xié)議審批制度》、《合同、協(xié)議管理辦法》，建立“合同、協(xié)議審批單”、“合同、協(xié)議付款內簽單”。 ⑻． 制訂《計劃性工作管理辦法》，建立“年度（月度、周）工作 計劃、總結報表”、“計劃、總結考核統(tǒng)計表”。 △ 財務部 ?． 制訂《財務報銷管理制度》，建立“付款申請及報銷單”。 ?． 建立二次裝修“付款內簽單”、“裝修押金登記表”、“裝修管理費統(tǒng)計表” ?． 制訂《現(xiàn)金支出管理規(guī)定》。 ?． 編制《部門運作手冊》：人員編制、崗位職責（經理、會計、出納）、工作程序、管理制度、。 ?． 制訂《預算管理制度》，建立“年度預算報表”。 ?． 編制《固定資產購置方案》。 ?． 制訂《庫存盤點制度》。 ?． 制訂《內部收支報表制度》，建立“月度收支報表”。 ?． 制訂《發(fā)票、收據有價票據的管理制度》。 △ 管業(yè)部 ?． 制訂《物 業(yè)管理收費標準明細》：物業(yè)管理費（押金）、車位費（押金）、租線費（押金）、裝修管理費（押金）。 ?． 制訂《業(yè)主（使用人）收樓流程》，建立“繳款通知單”、“工程返修單”、 “返修工程驗收單”、“鑰匙交接表”、“備用鑰匙封存表”、“業(yè)主簽到表”、“業(yè)主檔案”，并告知此流程中涉及的部門。 ?． 制定《業(yè)主（使用人）二次裝修管理流程》，建立“業(yè)主（使用人）裝修施工申請表”、“裝修審批單”、“裝修施工許可證”、“驗收申請表”、“施工變更單”、“業(yè)主裝修區(qū)域巡檢表（管業(yè)部）”、“施工人員出入證”。 ?． 制訂《有償服務價格表》：維修費、 車位費、電話費、裝修管理費、能源費、特約服務費。 ?． 制訂《部門運作手冊》：人員編制、崗位職責（經理、客務主管、內務主管、客務代表、前臺接待）、工作程序、管理制度。 ?． 編寫《車位租賃（購買）協(xié)議書》、《電話租線（購買）協(xié)議書》。 ?． 落實垃圾房的位置，業(yè)主垃圾放置地（樓層垃圾間）。 △ 保衛(wèi)部 ?． 制訂《停車場管理規(guī)定》、《自行車場管理制度》。 ?． 制訂《巡視管理規(guī)定》，建立“治安巡視記錄表（公共區(qū)域）”。 ?． 制訂《物品出門管理規(guī)定》，建立“出門條”。 ?． 制訂《鑰匙使用管理規(guī)定》，建立“鑰匙發(fā)放記錄表”、“鑰匙使用登記表”。 ?． 制訂《備用鑰匙啟用管理規(guī)定》，建立“備用鑰匙啟封審批表”。 ?． 制訂《一裝、二裝交叉施工管理方案》，建立“施工、裝修期間巡視表”、“夜間情況檢查表”、“消防設備、設施日檢記錄表（業(yè)主裝修區(qū)域）”、“二次裝修施工現(xiàn)場檢查表”。 ?． 制訂《滅火器租用管理辦法》，確定租金費用（押金），建立“滅火器材配置記錄表”。 ?． 制訂《施工違規(guī)級別明細》，建立“違章通知單”。 ?． 制訂《成保人員崗位職責》，建立“成保人員月度工作考核表” ?． 制訂《中控室（監(jiān)控室）管理規(guī)定 》，建立“錄像磁帶臺帳”、“消防中控系統(tǒng)記錄表”、“治安監(jiān)控系統(tǒng)記錄表” 。 ⑴． 制訂《警具使用、管理辦法》，建立“警具臺帳”、“警具啟用、報廢登記表”、“特殊警具使用審批表”。 ⑵． 制訂《部門運作手冊》：人員編制、崗位職責（經理、主管 治安、消防 、領班 保安、消防 、保安員、消防執(zhí)機員）。 ⑶． 制訂《明火使用管理規(guī)定》，建立“動火許可證”。 △ 工程部 ?． 制訂《物業(yè)接管前巡檢辦法、計劃》，建立“工程遺留問題跟進記錄”，并隨時將工程遺留問題通知開發(fā)商。 ?． 制訂《專業(yè)機房管理規(guī)定》：強電專業(yè)（變配電室、柴油發(fā)電機房）、弱電專業(yè)（電話機房、電梯機房、衛(wèi)星電視機房、電腦機房）、空調生活水專業(yè)（空調機房、新風機房、生活水箱間、中水處理機房、消防泵房、污水泵房、隔油池）。 ?． 聯(lián)系物業(yè)辦公用房，確定裝修方案，并負責跟進裝修施工進度。 ?． 制訂《項目接管驗收細則》，建立“驗收單元交接書”，按專業(yè)、具體內容劃分。 ?． 建立業(yè)主（使用人）二次裝修“裝修質量驗收表”。 ?． 從項目工地施工隊中選拔對該項目工程了解全面的專業(yè)技術人員，聘用至工程部。 ?． 經理帶領部門主管、員工學習、熟悉物業(yè)內全部工程、設備內容。 ?． 編制《部門運作手