【正文】 1 財務(wù)管理操作手冊 起草部門： 財務(wù)管理部 審 核 人： 簽 發(fā) 人： 批準(zhǔn)日期： 版本標(biāo)識： V 蘇南萬科物業(yè)服務(wù)有限公司 二 ○○九 年九月 保密文件 內(nèi)部使用 2 目 錄 第一章 費用報銷審批制度 ――――――――――――――――――――――― 03俞 第二章 資金管理制度 ――――――――――――――――――――――――― 16裴 第三章 備用金管理制度 ―――――――――――――――――――――――― 19吳 第四章 收費管理制度 ――――――――――――――――――――――――― 21王 第五章 票據(jù)管理制度 ―――――――――――――――― ――――――――― 30程 第六章 合同管理制度 ――――――――――――――――――――――――― 33許 第七章 倉庫管理制度 ――――――――――――――――――――――――― 39沈 第八章 資產(chǎn)管理制度 ――――――――――――――――――――――――― 43吳 第九章 財務(wù)印章管理制度 ――――――――――――――――――――――― 47陳 第十章 財務(wù)檢查管理制度 ――――――――――――――――――――――― 49沈 第十一章 預(yù)算管理制度 ―――――――――――――――――――――――― 54 裴 第十二章 地產(chǎn)業(yè)務(wù)結(jié)算制度 ―――――――――――――――――――――― 56 王 第十三章 物業(yè)管理報告制度 ―――――――――――――――――――――― 61 俞 第十四章 核算管理制度 ―――――――――――――――――――――――― 63 陳 第十五章 稅務(wù)管理制度 ―――――――――――――――――――――――― 75 程 第十六章 會計檔案管理制度 ――――――――――――――――――― ――― 76 許 第十七章 工作移交管理制度 ―――――――――――――――――――――― 79 裴 第十 八 章 萬科集團(tuán)物業(yè)系統(tǒng)資金管理制度 第十 九 章 集團(tuán)物業(yè)與地產(chǎn)往來業(yè)務(wù)結(jié)算規(guī)范 第 二十 章 集團(tuán)物業(yè)服務(wù)費上調(diào)工作指引 第二十 一 章 萬科集團(tuán)管理費用標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊（物業(yè)版） 第二十 二 章 集團(tuán)物業(yè)系統(tǒng)全面預(yù)算管理制度 第二十 三 章 集團(tuán)物業(yè)與地產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)管理規(guī)范 第二十 四 章 萬科集團(tuán)物業(yè)系統(tǒng)收費 管理規(guī)范 第二十 五 章 萬科集團(tuán)物業(yè)系統(tǒng)資金管理中心結(jié)算業(yè)務(wù)操作規(guī)范 第二十 六 章 集團(tuán)物業(yè)財務(wù)管理規(guī)范 第二十 七 章 集團(tuán)物業(yè)管理報告制度 3 返返 回回 目目 錄錄 第一章 費用報銷審批制度 一 .目的： 完善費用管理制度，加強(qiáng)成本控制，規(guī)范報銷流程，提高審批效率，適應(yīng)公司管理需要。 二 .適用范圍： 蘇南物業(yè)及其下屬各服務(wù)中心 、部門 。 三 .方法和過程控制： （一）統(tǒng)一原則 1. 報銷時間 按照集團(tuán)資金中心要求實行集中付款制度，每月付款日期定為 8 日和 23日 ,遇節(jié)假日順延。 2. 單據(jù)填寫 填寫的字跡要清晰、端正，不得有任何涂改現(xiàn)象； 單據(jù)的填寫要完整，特別是轉(zhuǎn)賬方式支付給對方公司的銀行名稱、賬戶號及賬戶名； 報銷附件的單據(jù)上一定要填寫 K2 審批單據(jù)號、報銷人姓名和報銷金額。 3. 票據(jù)要求 報銷相關(guān)的票據(jù)必須粘貼在再生 A5紙上，附件中的 A4 紙應(yīng)折疊平整； 粘貼票據(jù)的左上端，要求大票據(jù)在下、小票據(jù)在上，發(fā)票在上、其他附件在下； 發(fā)票必須合法有效，每張發(fā)票背面必須有經(jīng)辦人注明用途及簽名，如為多張定額發(fā)票，則在第一張發(fā)票上列明張數(shù)、總金額、用 途及簽名； 每張票據(jù)上必須有報銷人簽名； 出租車票上必須注明始發(fā)地、原因和部門負(fù)責(zé)人簽名。 4. 付款方式 對外付款均采用轉(zhuǎn)賬支付方式，特殊事項另行處理。 （二）費用報銷審批流程及附件 （按照公司相關(guān)規(guī)定提供工作餐的員工，和 Y 系列員工休息日加班工作午餐及延時加班超過 20： 00的工作晚餐） 報銷流程：部門負(fù)責(zé)人審核→ 財務(wù)管理部會計審核 →財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人審核→ 管理層審批 報銷附件： （ 1）工作餐統(tǒng)計明細(xì)表（必須有制表人和部門負(fù)責(zé)人審核）； （ 2）工作餐簽收表（必須有工作餐預(yù)定 人員和就餐人員簽名）； （ 3）發(fā)票。 ：是指為維護(hù)對公司經(jīng)營有利的各類社會關(guān)系，而發(fā)生的用于對外的公關(guān)、交際、聯(lián)誼活動的餐費、禮品費等支出。 4 費用管理方式： 預(yù)算管理原則，每年應(yīng)在年度經(jīng)營計劃中明確招待費用總額，實際支付招待費原則上不得超過年度招待費用總額。如果公司整體年度招待費用超過年度預(yù)算的，須事先報物業(yè)事業(yè)部審批。 額度管理原則， 財務(wù) 管理部每年末匯總確定下一年度各部門招待費用額度，由公司下發(fā)各部門參照執(zhí)行，各部門業(yè)務(wù)招待費額度可在年度內(nèi)跨月調(diào)劑使用，但不得跨 年度使用。 事前審批原則，業(yè)務(wù)招待費須按業(yè)務(wù)事項據(jù)實報銷，任何人不得報銷個人因私費用。禁止采用額度內(nèi)包干報銷的做法。各部門負(fù)責(zé)人在額度內(nèi)加強(qiáng)費用支出的控制，保證費用支出的合理性、必要性；專項大額業(yè)務(wù)招待費（ 1000 元以上）需事前 K2 審批，審批到總經(jīng)理。業(yè)務(wù)招待費超過 10000 元的，需事前報集團(tuán)物業(yè)部總經(jīng)理審批。 事后備案原則，各公司應(yīng)設(shè)置交際費用臺帳 ,逐筆記錄各部門交際時間、地點、公司內(nèi)部參加人員和具體內(nèi)容（公司管理層以上人員的交際費應(yīng)與各部門并行列示）。并且每季度報集團(tuán)物業(yè)事業(yè)部財務(wù)中 心備案。備案含兩個方面內(nèi)容 :招待費用總額 ,2 、公司總經(jīng)理及公司整體招待費用金額。 公司第一負(fù)責(zé)人所發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費納入集團(tuán)年度例行財務(wù)檢察范疇。 及時通報原則，財務(wù)管理部門每月須向公司管理層通報本公司各部門業(yè)務(wù)招待費使用情況。 費用標(biāo)準(zhǔn)： 公司年度招待費總額，原則不超過公司全年收入的千分之五。 報銷流程： 10000 元以下：部門負(fù)責(zé)人審核→ 財務(wù)管理部會計審核 →財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人審核→管理層審批 ，詳細(xì)權(quán)限見審批權(quán)限表。 10000 元以上（含 10000 元）：部門負(fù)責(zé)人審核 → 財務(wù)管理部會計審核 →財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人審核→管理層審批→集團(tuán)物業(yè)部總經(jīng)理審批 報銷附件： (1)發(fā)票； (2)交際費審批表； (3)交際費明細(xì)表（用于不便于對外公布的內(nèi)容）。 3. 差旅費：是指公司職員因公務(wù)至 蘇南以外的 地 區(qū) 執(zhí)行 公 務(wù)、參加會議、培訓(xùn)、招聘、考察交流、雙向交流、異地派遣探親、出國考察等而發(fā)生的往返交通費、住宿費及出差補助費等。 費用管理方式： 在具備其他溝通條件的前提下（如電話會議、視頻會議），應(yīng)盡量減少出差發(fā)生頻率。 差旅費采用額度管理與程序有效相結(jié)合的辦法 ，出差前發(fā)起申請，完成相應(yīng)審批手續(xù)，出差期間將費用控制在標(biāo)準(zhǔn)額度內(nèi)，出差結(jié)束后辦理費用報銷手續(xù)。 5 費用標(biāo)準(zhǔn)： 酒店住宿標(biāo)準(zhǔn)： 出差交流人員 首選 乘坐火車， 特殊情況經(jīng)審批后 可以乘坐飛機(jī)，具體標(biāo)準(zhǔn)如下： 職 別 國內(nèi)最高住宿標(biāo)準(zhǔn) 列車 /船 國內(nèi)最高乘機(jī)標(biāo)準(zhǔn) 公司管理層 400 元 /晚 /人或四星標(biāo)準(zhǔn) 一等、軟臥 /頭等倉 經(jīng)濟(jì)艙 經(jīng)理（含專業(yè)經(jīng)理）、總工程師 300 元 /晚 /人或三星標(biāo)準(zhǔn) 二等、硬臥 /二等倉 經(jīng)濟(jì)艙 主管、助理經(jīng)理 （含專業(yè)主辦 、主管 ） 200 元 /晚 /人或經(jīng)濟(jì)型酒店 二等、 硬臥 /二等倉 經(jīng)濟(jì)艙 其他職員 100 元 /晚 /人或經(jīng)濟(jì)型旅店 二等、硬臥 /二等倉 經(jīng)濟(jì)艙 員工報銷住宿費時，應(yīng)提供入住酒店的住宿費清單。 凡不安排車輛接送的職員往來機(jī)場鼓勵乘坐機(jī)場巴士 ，有特殊需要的可經(jīng)審批使用 。 外出會議、培訓(xùn)等需要多人住宿的應(yīng)盡可能安排雙人間。 任何職級的人員，如非特殊公務(wù)或商務(wù)需要不得入住商務(wù)套間，不得報銷與住宿無關(guān)的休閑費用，特殊情況另行報部門負(fù)責(zé)人 /財務(wù)管理部 /管理 層 審批或自行承擔(dān)。兩人以上同行出差，可與職級最高者住同一酒店。住宿費用在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實報實 銷，超出規(guī)定金額標(biāo)準(zhǔn)的部分，個人承擔(dān) 50%，若遇特殊情況，按管理層審批意見執(zhí)行。 于當(dāng)日夜間乘坐火車沒有發(fā)生酒店住宿費的，每晚補助 200 元。 出差補助標(biāo)準(zhǔn)： 出差補助主要用于彌補出差期間伙食費及出差地市內(nèi)交通費，不區(qū)分職級按100 元 /天 /人的標(biāo)準(zhǔn)。 同地出差時間超出 10天（不含 10天）時，補助額度減半執(zhí)行；如會議、培訓(xùn)等費用標(biāo)準(zhǔn)中已包含餐費及交通費的，則出差補助減為 50 元。 雙向交流、因公赴港澳的差旅費用及補助規(guī)定： 雙向交流人員 發(fā)生的住宿費、交通費由派出單位承擔(dān)；異地雙向交流人員且交流地點不在家庭所在地的按 50 元／天 /人的標(biāo)準(zhǔn)計發(fā)雙向交流補助費（按自然日），用以彌補出差期間的餐費及出差地市內(nèi)交通費；同地雙向交流或交流地點在其家庭所在地的，期間不發(fā)補助費，交流期間的交通費不另外報銷，由其所屬公司照常發(fā)放職員車輛費用或職員上下班交通費。詳細(xì)規(guī)定參見 《萬科集團(tuán)雙向交流管理規(guī)定》 。（家庭所在地指： （指未滿 18 周歲，下同）子女所在地，以長期實際居住地為準(zhǔn)；配偶和未成年子女不在一地的，以配偶所在地為準(zhǔn)。 ，以其長期穩(wěn)定的生活所在地為家庭所在地。 ，以本人戶口所在地為家庭所在地）。 交流人員交流期間餐費、交通費自理。 6 出差港澳地區(qū)，出差補助用于彌補出差地的伙食費及市內(nèi)交通費，按人民幣 120元 /天 /人的限額內(nèi)憑票據(jù)實報銷。往返交通費單獨報銷。在香港使用電子貨幣八達(dá)通卡支付時，則需另外詳細(xì)填報交通費明細(xì)清單，作為報銷的必備附件。 出差港澳地區(qū)，出差人員若乘坐公務(wù)車當(dāng)天往返的且未發(fā)生餐飲費用的，則不提供出差補助。 出差地市內(nèi)交通標(biāo)準(zhǔn)： 往返機(jī)場的士費或機(jī)場大巴費作為往返交通費另行報銷。 需在出差地包車使用的，則必須在辦理出差審批時事先說明并獲得公司分管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，在辦理報銷時出具書面批準(zhǔn)資料。對實行機(jī)打發(fā)票的城市在報銷時必須提供機(jī)打票據(jù)，其他票據(jù)不予認(rèn) 可。 其他差旅相關(guān)費用： 因公行李費、票務(wù)費等實報實銷。事前經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) , 出差期間就近返家探親或辦理其他私人事務(wù)的，個人在報銷時必須主動聲明，并自行承擔(dān)繞道交通費及其他相關(guān)費用。 已申請私家車輛費用報銷的員工駕駛私家車出差，只報銷路橋費，不報銷汽油費。 因公出國費用： 出國費用管理均須采用預(yù)算管理，所有出國組團(tuán)均應(yīng)預(yù)先按規(guī)定編制費用預(yù)算，并經(jīng)集團(tuán)物業(yè)事業(yè)部審定。詳細(xì)規(guī)定按 《萬科集團(tuán)因公出國費用管理規(guī)定》 執(zhí)行。 報銷流程： 部門負(fù)責(zé)人審核→財務(wù)管理部會計審核→財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人審核→ 管理層審批 報銷附件： (1)除出差補貼以外的發(fā)票； (2)出差審批郵件或者其他證明文件； (3)消費清單（發(fā)生住宿費用時才提供）。 (4)職員出差或外出培訓(xùn)前，須征得部門負(fù)責(zé)人或者管 理層同意，同時在公司信息平臺上發(fā)布出差知會，報銷時必須附有相關(guān)證明文件（出差審批的郵件可作為附件）。 4. 交通費：指各部門因辦理公司業(yè)務(wù)發(fā)生的市內(nèi)交通費用。 費用管理方式 : 未享受私家車交通補貼的職員可根據(jù)公司公務(wù)車用車規(guī)定申請用車；若遇公司無公務(wù)車使用，需乘坐出租車的需由部門負(fù)責(zé)人當(dāng)天審核確認(rèn)，方能報銷因公外出交通費； 工作日加班至 22： 00 以后，可乘坐出租車并由部門負(fù)責(zé)人次日審核確認(rèn)，方能報銷加班的市內(nèi)交通費；報銷出租車費必須在發(fā)票上注明出發(fā)地、目的地、事由，缺一不可。 報銷流程： 部門負(fù)責(zé)人審核→財務(wù)管理部會計審核→財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人審核→ 管理層審批 報銷附件： 交通類發(fā)票 7 5. 職員車輛費：是指為適應(yīng)工作需要、提高工作效率，而使用自購車輛上下班及辦理公務(wù)發(fā)生的油費、路費、保養(yǎng)費等日常營運性質(zhì)費用。 額度標(biāo)準(zhǔn)如下： 職務(wù) 額度標(biāo)準(zhǔn) 有車 無車 總經(jīng)理 4,100 1,100 副總經(jīng)理 、 助 理 總 經(jīng)理 3,200 800 經(jīng)理、副經(jīng)理 、總工程師 2,300 500 該 補貼標(biāo)準(zhǔn)考慮了蘇州、無錫市內(nèi)及蘇州、無錫城際高速過橋收費的特點，公司不再承擔(dān)如過橋費、高速公路費、保險費、養(yǎng)路費、維修費等與車輛相關(guān)的所有費用。但因公干或家住異地者可報銷往返蘇州、無錫、常州等蘇南間高速通路費，油費自理。 費用管理方式： 享受職員 在 公司所轄區(qū)域、城市內(nèi)必須使用私家轎車，非特殊情況，不能使用公司商務(wù)車 ， 不得在額度外報銷出租車費，特殊情況如重要接待、會務(wù)等需安排公務(wù)車輛的，報 人力資源部 審批。 使用自購車輛市外長途出差時的路橋費單獨作為差旅費報銷，不在此額度內(nèi)。 職員所 報銷單據(jù)必須是與本人車輛或交通有關(guān)的、財務(wù)認(rèn)可的合法原始