【正文】 采購與供方管理程序 （ S5） 共 9 頁 第 1 頁 文件編號 HFCZQP152020 版本 發(fā)布日期 20200501 編 制 審 核 批 準(zhǔn) 日期 修改號 修改人 頁次 行數(shù) 修改內(nèi)容 修改前 修改后 采購與供方管理程序（ S5） 共 9 頁 第 2 頁 文件編號 HFCZQP152020 版本 發(fā)布日期 20200501 編 制 審 核 批 準(zhǔn) 選擇合格的供應(yīng)商并對供應(yīng)商、采購作業(yè)進(jìn)行管理，確保供方提供的物資或服務(wù)符合公司規(guī)定要求。 本程序適用于原材料、配套件、包裝物、低值易耗品等物資的采購管理、外協(xié)件委外加工管理及供方選擇開發(fā)、控制評價。 原材料指組成產(chǎn)品的材料，包括鋼板、圓鋼、鋼管等； 配套件 指組成產(chǎn)品而向外采購的零件，包括毛坯件、塑料件、彈簧、標(biāo)準(zhǔn)件等； 包裝物是指保護(hù)產(chǎn)品而使用的包裝材料，包括紙箱、紙墊、汽泡袋、塑料袋等。 低值易耗品指生產(chǎn)日常耗用的易損物資，包括勞保用品、工具刀具、各種配件等其他輔助材料。 供應(yīng)部負(fù)責(zé)對物資的采購及供方管理。 工程部負(fù)責(zé)提供圖紙、工藝卡片及相關(guān)技術(shù)要求、質(zhì)量保證條件等。 品管部負(fù)責(zé)對采購的物資進(jìn)行檢驗。 供應(yīng)部、品管部、工程部、生產(chǎn)部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的考核評價。 （如附頁） 采購工作程序 采購計劃及低值易耗品請購： 供應(yīng)部根據(jù)生產(chǎn)部提供的《物料需求單》以及倉庫庫存、最高最低庫存量計算原材料、配套件、包裝物等采購量，編制 《采購計劃明細(xì)表》。 各部門需采購低值易耗品，需填寫《請購單》，經(jīng)部門主管審核，交供應(yīng)部統(tǒng)一采購。 選擇供應(yīng)商： 供應(yīng)商的選擇需從批準(zhǔn)的《合格供應(yīng)商名單》中選取。 選擇新的供應(yīng)商時按 供方管理程序進(jìn)行。 詢價和比價 采購與供方管理程序（ S5） 共 9 頁 第 3 頁 文 件編號 HFCZQP152020 版本 發(fā)布日期 20200501 編 制 審 核 批 準(zhǔn) 根據(jù)采購物資的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同，采購員填寫 《詢價單》傳真發(fā)給供應(yīng)商進(jìn)行詢價。 供應(yīng)部根據(jù)過去采購的情況，市場變化情況，以及公司成本預(yù)算等情況，確定采購目標(biāo)價格。 在得到供應(yīng)商的報價信息后，采購員對供應(yīng)商的報價條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量 /重量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求等方面的核對，以保證供應(yīng)商可以提供的物資符合實際采購要求，并 對供應(yīng)商所報的價格、交付期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商。 在供應(yīng)商的報價條件不能滿足要求時，采購員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，以使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致。 采購合同的下發(fā) 在采購作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成一致后，采購員需填寫正式的《采購合同》，采購合同需要列明至少下列條款： 1） 供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式。 2） 采購物資的詳細(xì)描述：包括品名、圖號或型號 /規(guī)格，標(biāo)準(zhǔn)。有超出標(biāo)準(zhǔn)的 特殊要求需特別注明。 3） 所需采購的數(shù) 量 /重量。 4） 價格：單價，合同總額，訂金或預(yù)付款。 5） 交付期；分批交付時應(yīng)明確每批的交付時間和交付數(shù)量。 6） 結(jié)算方式。 7） 標(biāo)識：包括合同號、供應(yīng)商、品名、規(guī)格、單位包裝的數(shù)量 /重量、批次、時間）。 8） 所需的質(zhì)量證明資料（檢驗單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗報告等）。 9） 質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題時進(jìn)行退換或其他處理方法。 10） 裝箱清單（送貨單）和銷售發(fā)票的要求。 《采購合同》經(jīng)供應(yīng)部負(fù)責(zé)人審核后，加蓋印章生效。采購合同一式二份，雙方各保存一份。供應(yīng)部負(fù)責(zé)《采購合同》的存 檔。 因生產(chǎn)條件、市場需求變化需要更改合同時，采購員需與供應(yīng)商協(xié)商重新簽訂合同進(jìn)行合同更改。 來料檢驗和入庫 采購與供方管理程序（ S5） 共 9 頁 第 4 頁 文件編號 HFCZQP152020 版本 發(fā)布日期 20200501 編 制 審 核 批 準(zhǔn) 采購員根據(jù)合同有關(guān)交貨時間條款，填寫 《采購物資跟蹤記錄表》，掌握供應(yīng)商的交貨進(jìn)度，以便能按時交貨，并記錄因供應(yīng)商原因引起分批發(fā)運造成的超額費用。 來料時，倉庫暫收 貨物，并填寫《送檢單》通知 IQC 檢 驗。 IQC 對來料進(jìn)行檢驗。具體按《實驗室管理辦法》、《產(chǎn)品的監(jiān)視和測量管理程序》進(jìn)行。 IQC 對來料檢驗發(fā)現(xiàn)不合格品時，按《不合格品管理程序》進(jìn)行處理。 IQC 檢驗合格的物資，在《送檢單》上簽名交倉庫對來料辦理入庫。 供方管理程序： 供應(yīng)商選擇與初評 由供應(yīng)部根據(jù)公司需求尋找適合的供應(yīng)商，同時收集相關(guān)資料，并對有合作意向的供應(yīng)商填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》。 由供應(yīng)部對《供應(yīng)商調(diào)查表》進(jìn)行 初步評價，確定采購的物資是否符合政府法律法規(guī)的要求和安全要求，對于有毒品、危險品，需要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。 供應(yīng)部召集品管部、生產(chǎn)部、工程部，組成調(diào)查小組對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系及過程能力進(jìn)行現(xiàn)場評審，對貿(mào)易經(jīng)銷商不予考核。 現(xiàn)場評審 公司根據(jù)所采購物資對產(chǎn)品質(zhì)量的影響程度，將采購的物資分為重要、普通兩個級別，不同級別實行不同的控制等級。 1) 重要物資：原材料、配套件。 2) 普通物資：包裝物、低值易耗品。 對于提供重要物資的供應(yīng)商，由供應(yīng)部召集品管部、生產(chǎn)部 、工程部組成調(diào)查小組對供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場評審，并填寫《 供應(yīng)商質(zhì)量管理體系及過程能力考核表》 調(diào)查簽署意見，過程能力的合格分?jǐn)?shù)需達(dá)到 65 分以上。 對于普通物資的供應(yīng)商，無需進(jìn)行評審。 《供貨保證協(xié)議》的簽定 供應(yīng)部負(fù)責(zé)與現(xiàn)場評審合格的供應(yīng)商和普通物資供應(yīng)商簽定《供貨保證協(xié)議》。 《供貨保證協(xié)議》一式二份，雙方各執(zhí)一份，作為供應(yīng)商提供合格物資的一種契約。 樣件需求與供應(yīng)商送樣。 如公司有樣件需求，由供應(yīng)部傳真《采購合同》或《委托加工合同》 通知供應(yīng)商制作、送交樣件。 采購與供方管理程序（ S5） 共 9 頁 第 5 頁 文件編號 HFCZQP152020 版本 發(fā)布日期 20200501 編 制 審 核 批 準(zhǔn) 樣件應(yīng)為供應(yīng)商正常生產(chǎn)情況下的代表性產(chǎn)品，數(shù)量應(yīng)多于 5 件。 樣件的確認(rèn) 樣件在送達(dá)公司后，由工程部、品管部完成樣件的材質(zhì)、性能、尺寸、外觀質(zhì)量等方面的檢驗，并填寫 《 樣品確認(rèn)表 》。 經(jīng)確認(rèn)合格的樣件，需在樣件上貼《樣件標(biāo)簽》。 合格的樣 件，一件返還供應(yīng)商，為供應(yīng)商進(jìn)行生產(chǎn)的依據(jù)，一件留在品管部為檢驗依據(jù)。 合格供應(yīng)商名單 在《供應(yīng)商調(diào)查表》、《供應(yīng)商質(zhì)量管理體系及過程能力考核表》、《供貨保證協(xié)議》和《供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量保證能力評定表》四份 資料完成后，供應(yīng)部登記《供應(yīng)商質(zhì)量檔案》，并將供應(yīng)商列入《合格供應(yīng)商名單》，并經(jīng)供應(yīng)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 原則上一種物資，需兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商，以供采購時選擇。 對于唯一供應(yīng)商或獨占市場的供應(yīng)商，可直接列入《合格供應(yīng)商名單》。 如果顧客提 供供應(yīng)商名單，供應(yīng)部必須按顧客提供的供應(yīng)商名單進(jìn)行采購。顧客提供的供應(yīng)商名單直接列入《合格供應(yīng)商名單》，如需從非顧客提供的供應(yīng)商處采購時，必須事先得到顧客的書面批準(zhǔn)。 《合格供應(yīng)商名單》在每次的供應(yīng)商考核結(jié)果得出后修訂，對考核、評價不符要求的供應(yīng)商及時終止供貨。 采購 對于重要物資，供應(yīng)部需先進(jìn)行小批量的試訂單采購，如合格，則可進(jìn)行大批量采購。 對于提供重要物資的供應(yīng)商，采購需明確其在第一批送貨前提交產(chǎn)品批準(zhǔn)（ PPAP）資料，如供應(yīng)商不能提交，品管部有責(zé)任 輔導(dǎo)供應(yīng)商，以提高供應(yīng)商的質(zhì)量管理水平。 供應(yīng)商的考核 考核對象：列入《合格供應(yīng)商名單》的所有供應(yīng)商。 考核方法： 1) 由供應(yīng)部每季度填寫《供應(yīng)商質(zhì)量業(yè)績評定表》，對供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)績評價。 2) 由供應(yīng)部每年召集調(diào)查小組對供應(yīng)商質(zhì)量管理體系及過程能力進(jìn)行考核。