【正文】 青島大煉油工程項(xiàng)目管理手冊(cè)第十部分 物資采購(gòu)管理程序 青島大煉油工程項(xiàng)目管理手冊(cè)文件編號(hào)：MAPM0PMPM0001第十部分物資采購(gòu)管理程序項(xiàng)目經(jīng)理部2005年1月版本日期說(shuō) 明編制審核批準(zhǔn)44目 錄目 錄1 目的 32 適用范圍 33 工作內(nèi)容 34 采購(gòu)管理及機(jī)構(gòu)職責(zé) 3 采購(gòu)管理模式 4 采購(gòu)管理原則 4 采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé) 7 采購(gòu)策略及要求 115 EC+P服務(wù)項(xiàng)目物資采購(gòu)工作程序 18 EC+P服務(wù)方的采購(gòu)組織機(jī)構(gòu) 18 采購(gòu)進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)控制計(jì)劃 18 供應(yīng)商名錄的確定 18 國(guó)內(nèi)外物資分交 18 物資需求計(jì)劃 18 物資采購(gòu) 19 物資的驗(yàn)收、保管及發(fā)放 20 資金支付 23 完工總結(jié)及資料歸檔 246 E+P+C項(xiàng)目物資采購(gòu)工作程序 25 采購(gòu)進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)控制計(jì)劃的編制 25 供應(yīng)商名錄的確定 25 國(guó)內(nèi)外物資分交和長(zhǎng)周期設(shè)備材料分交 25 物資需求計(jì)劃的編制和審批 25 物資采購(gòu) 26 物資的驗(yàn)收、保管及發(fā)放 26 資金支付 29 完工總結(jié)及資料歸檔 30附表1：引進(jìn)主要設(shè)備材料分交清冊(cè) 31附表2：物資集中分交清冊(cè) 32附表3：設(shè)備需求月度計(jì)劃 33附表4：材料需求月度計(jì)劃 34附表5：設(shè)備需求追加計(jì)劃 35附表6：材料需求追加計(jì)劃 36附表7：物資采購(gòu)超概請(qǐng)示表 37附表8：物資需用計(jì)劃材料代用單 38附表9：工程項(xiàng)目設(shè)備合同臺(tái)帳 39附表10：工程項(xiàng)目材料合同臺(tái)帳 40附表11：長(zhǎng)周期及進(jìn)口物資合同執(zhí)行情況周報(bào) 41附表12：物資到貨驗(yàn)收發(fā)放單 42附表13：開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄 43附表14：物資報(bào)驗(yàn)單 44附表15：物資結(jié)算月報(bào)表 45附表16：項(xiàng)目采購(gòu)情況周（月）報(bào)表 46青島大煉油工程 物資采購(gòu)管理程序1 目的根據(jù)青島大煉油工程的特點(diǎn)及其全新的項(xiàng)目管理模式，為了能在計(jì)劃的時(shí)間、地點(diǎn)獲得滿(mǎn)足工程質(zhì)量及進(jìn)度要求、且價(jià)格合理的設(shè)備材料，特制定本管理程序。按照ERP管理原則規(guī)范采購(gòu)行為，針對(duì)EC+P服務(wù)和E+P+C工程管理的不同特點(diǎn)劃分采購(gòu)管理權(quán)限、設(shè)計(jì)采購(gòu)工作程序，建立健全物資供應(yīng)物料及供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)資料，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理從工程建設(shè)到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的無(wú)縫銜接。2 適用范圍本程序適用于青島大煉油工程項(xiàng)目所有設(shè)備、材料的采購(gòu)活動(dòng)，包括EC+P服務(wù)和E+P+C各類(lèi)子項(xiàng)目。3 工作內(nèi)容采購(gòu)管理的主要內(nèi)容如下：216。 對(duì)采購(gòu)程序的管理；216。 對(duì)供應(yīng)商的管理；216。 對(duì)合同的管理；216。 對(duì)質(zhì)量的管理；216。 對(duì)進(jìn)度的管理；216。 對(duì)采購(gòu)成本的控制；216。 對(duì)資金預(yù)算的管理；216。 對(duì)包裝運(yùn)輸?shù)墓芾恚?16。 對(duì)采購(gòu)和施工界面的管理。4 采購(gòu)管理及機(jī)構(gòu)職責(zé)青島大煉油工程采用IPMT＋施工監(jiān)理＋EC+P服務(wù)的管理模式，工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行EC+P服務(wù)和E+P+C兩種方式。青島煉化與中國(guó)石化股份公司物資裝備部聯(lián)合對(duì)EC+P服務(wù)和E+P+C項(xiàng)目工程物資采購(gòu)進(jìn)行管理。 采購(gòu)管理模式中石化物資裝備部組織成立青島大煉油項(xiàng)目采購(gòu)工作協(xié)調(diào)小組，對(duì)青島大煉油工程項(xiàng)目的物資采購(gòu)工作進(jìn)行全面的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理，定期組織召開(kāi)采購(gòu)工作協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總體部署、安排，協(xié)調(diào)處理采購(gòu)過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題。青島煉化和各EC+P服務(wù)方成立工程項(xiàng)目物質(zhì)采購(gòu)管理部門(mén)，執(zhí)行相應(yīng)的采購(gòu)實(shí)施和管理工作。 EC+P服務(wù)項(xiàng)目青島煉化采購(gòu)管理部按照EC+P服務(wù)合同對(duì)供應(yīng)商名錄組織審批，簽訂采購(gòu)合同，向供應(yīng)商直接付款，對(duì)EC+P服務(wù)方執(zhí)行采購(gòu)的全過(guò)程進(jìn)行管理和監(jiān)督；EC+P服務(wù)方嚴(yán)格按照業(yè)主要求提供采購(gòu)服務(wù)，作為買(mǎi)方代表參與合同全過(guò)程并對(duì)物資采購(gòu)工作（付款除外）負(fù)全部責(zé)任。 E+P+C項(xiàng)目由青島煉化采購(gòu)管理部負(fù)責(zé)采購(gòu)工作。 總部集中采購(gòu)和進(jìn)口物資（1）屬于總部直接集中采購(gòu)的物資，委托中石化物資裝備部實(shí)施采購(gòu)；（2）屬于總部組織集中采購(gòu)的物資，供應(yīng)商的選擇、產(chǎn)品價(jià)格等執(zhí)行關(guān)于總部組織集中采購(gòu)的有關(guān)規(guī)定；（3）需要進(jìn)口的物資，委托中國(guó)石化國(guó)際事業(yè)公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)國(guó)際事業(yè)公司）進(jìn)行采購(gòu)。國(guó)際事業(yè)公司、青島煉化、EC+P服務(wù)方三方簽訂委托代理協(xié)議。 采購(gòu)管理原則依據(jù)中國(guó)石化股份公司物資裝備部關(guān)于加強(qiáng)工程項(xiàng)目物資采購(gòu)管理、發(fā)揮集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)、嚴(yán)格控制采購(gòu)物資的質(zhì)量和價(jià)格等文件的精神和要求，青島大煉油工程項(xiàng)目的物資采購(gòu)要嚴(yán)格按照總部的有關(guān)規(guī)定和要求執(zhí)行，以降低成本，保證裝置在開(kāi)車(chē)期間穩(wěn)定運(yùn)行。 嚴(yán)格遴選的原則供應(yīng)商名錄原則上從中石化資源市場(chǎng)范圍內(nèi)產(chǎn)生，青島煉化采購(gòu)管理部嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商名單的準(zhǔn)入和淘汰制度，控制供應(yīng)商的范圍和資質(zhì)，選擇技術(shù)先進(jìn)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，加強(qiáng)供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)管理，以保證供貨質(zhì)量和使用性能。 集中采購(gòu)的原則為了加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商售后產(chǎn)品的追蹤管理，防止生產(chǎn)裝置的設(shè)備材料出現(xiàn)“萬(wàn)國(guó)博物館”的現(xiàn)象，以便于生產(chǎn)裝置運(yùn)行維護(hù)的集中管理，降低備品備件的儲(chǔ)備規(guī)模和采購(gòu)成本，同類(lèi)同型物資的采購(gòu)，要按照供應(yīng)商的規(guī)模、實(shí)力、產(chǎn)能水平等，將工程項(xiàng)目按裝置劃分成若干采購(gòu)單元，每個(gè)單元的同類(lèi)同型物資原則上由一家供貨商供貨。 分級(jí)管理的原則根據(jù)工程所需物資的性質(zhì)、對(duì)裝置運(yùn)行的影響程度、批量大小等，進(jìn)行分級(jí)管理，主要分為：關(guān)鍵重要性設(shè)備材料（含引進(jìn)設(shè)備材料）、大宗通用性設(shè)備材料、一般性物資。（1）關(guān)鍵重要設(shè)備材料（含引進(jìn)設(shè)備材料）216。 影響到裝置安全運(yùn)行的物資作為關(guān)鍵重要性設(shè)備材料進(jìn)行管理，按照總部有關(guān)規(guī)定程序進(jìn)行分交、采購(gòu)。216。 石化專(zhuān)用設(shè)備（特別是高壓加氫設(shè)備）、壓縮機(jī)組、電站設(shè)備及特殊材質(zhì)的金屬材料等訂貨周期在12個(gè)月以上的設(shè)備材料采購(gòu)工作難度大、制造周期長(zhǎng)，要嚴(yán)格按照總部的規(guī)定進(jìn)行分交，提前啟動(dòng)訂貨程序。216。 按總部要求，物資裝備部、國(guó)際事業(yè)公司分別負(fù)責(zé)長(zhǎng)周期設(shè)備材料的國(guó)內(nèi)、國(guó)外招標(biāo)采購(gòu)工作，商務(wù)談判以物資裝備部、國(guó)際事業(yè)公司為主，青島煉化、EC+P服務(wù)方參加；技術(shù)談判以各EC+P服務(wù)方為主，青島煉化參加。216。 關(guān)鍵重要設(shè)備材料簽訂采購(gòu)合同時(shí)，根據(jù)需要附帶簽訂一攬子備品備件儲(chǔ)備協(xié)議，以保證生產(chǎn)運(yùn)行期備品備件的儲(chǔ)備和供應(yīng)。（2）大宗通用性設(shè)備材料216。 工程建設(shè)需求量大，批次多，采購(gòu)金額大的設(shè)備和材料（主要包括通用設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，常用的管材、板材、型鋼、管道配件、閥門(mén)、緊固件、建筑材料、砼混凝土、鋼筋、電纜、電纜橋架、表箱、電工材料、保溫保冷材料等）作為大宗通用設(shè)備材料管理，按照總部物資裝備部有關(guān)規(guī)定實(shí)施采購(gòu)。216。 根據(jù)中石化物資裝備部關(guān)于發(fā)揮集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)、降低采購(gòu)成本的精神和要求，為確保全廠各裝置大宗通用設(shè)備材料質(zhì)量和規(guī)格的統(tǒng)一，由青島煉化統(tǒng)一確定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一確定配置標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大框架協(xié)議采購(gòu)物資的品種和范圍，以縮短采購(gòu)流程，加快采購(gòu)進(jìn)度。（3）一般性設(shè)備材料的采購(gòu)216。 工程項(xiàng)目需求批量小、價(jià)格隨市場(chǎng)波動(dòng)較大、規(guī)格型號(hào)雜，對(duì)裝置運(yùn)行影響小的物資品種作為一般性設(shè)備材料管理。216。 由于價(jià)格隨市場(chǎng)波動(dòng)較大、規(guī)格型號(hào)雜、批量小，一般性設(shè)備材料的采購(gòu)要嚴(yán)格控制供貨商的資質(zhì)和范圍，保證采購(gòu)物資的價(jià)格、性能和質(zhì)量。 與進(jìn)度匹配的原則采購(gòu)合同的履行應(yīng)與工程建設(shè)的進(jìn)度相匹配，EC+P服務(wù)方要根據(jù)工程總體統(tǒng)籌計(jì)劃和長(zhǎng)周期設(shè)備的到貨時(shí)間，制訂切實(shí)可行的項(xiàng)目采購(gòu)進(jìn)度控制計(jì)劃，采購(gòu)管理部對(duì)采購(gòu)進(jìn)度進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，控制影響采購(gòu)進(jìn)度的各項(xiàng)因素，通過(guò)提前啟動(dòng)訂貨程序、催交催運(yùn)等各種手段和措施，合理安排工程需用物資的到貨，確保工程進(jìn)度的需要，為工程施工進(jìn)度計(jì)劃的實(shí)施創(chuàng)造良好的條件。采購(gòu)物資原則上不得超前或滯后工程建設(shè)的需用期到貨，以保證施工現(xiàn)場(chǎng)有序整齊和施工進(jìn)度按計(jì)劃進(jìn)行。 控制價(jià)格的原則充分發(fā)揮總部集中采購(gòu)、集中供貨的總體優(yōu)勢(shì)，努力優(yōu)化采購(gòu)方案降低采購(gòu)成本，對(duì)物資采購(gòu)全過(guò)程實(shí)現(xiàn)成本的有效控制。 確保質(zhì)量的原則認(rèn)真執(zhí)行項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃，按照主合同和項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃的有關(guān)要求和規(guī)定，堅(jiān)持質(zhì)量保證原則，對(duì)設(shè)備、材料供貨商進(jìn)行優(yōu)選，嚴(yán)把監(jiān)造、檢驗(yàn)和驗(yàn)收等質(zhì)量控制環(huán)節(jié)，確保供貨質(zhì)量。 資料齊全、規(guī)范的原則為了及時(shí)掌握工程需用物資需求狀況，了解物資采購(gòu)情況，加強(qiáng)采購(gòu)檔案和信息資料檔案管理，EC+P服務(wù)方應(yīng)根據(jù)采購(gòu)管理部要求對(duì)青島煉化所需留存的采購(gòu)資料歸檔管理，并按時(shí)提交齊全規(guī)范資料。同時(shí)，為便于實(shí)施網(wǎng)上采購(gòu)和適應(yīng)ERP管理需要，EC+P服務(wù)方按青島煉化采購(gòu)管理部要求提交的書(shū)面資料，須一并提供能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)接入的可編輯電子版資料。 采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé) IPMT職責(zé)審批工程項(xiàng)目物資采購(gòu)管理程序、供應(yīng)商名單，以及重大采購(gòu)問(wèn)題的決策等。 青島煉化采購(gòu)管理部職責(zé)（1） 全面負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目國(guó)內(nèi)外物資供應(yīng)的組織、管理、監(jiān)督工作，制定工程項(xiàng)目物資采購(gòu)管理程序；（2） 負(fù)責(zé)組織EC+P服務(wù)項(xiàng)目物資采購(gòu)的管理、監(jiān)督工作，對(duì)EC+P服務(wù)方物資采購(gòu)P服務(wù)的全過(guò)程進(jìn)行管理和監(jiān)督；（3） 負(fù)責(zé)E+P+C項(xiàng)目物資采購(gòu)的實(shí)施和管理；（4） 負(fù)責(zé)審核EC+P服務(wù)方編制的工程項(xiàng)目物資采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃以及相應(yīng)建立的采購(gòu)物資質(zhì)量控制體系和采購(gòu)管理程序；（5） 負(fù)責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)、業(yè)績(jī)的考察、評(píng)審和管理，組織確定供應(yīng)商名錄，報(bào)IMPT批準(zhǔn)； （6） 參加總體設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)審查會(huì)，協(xié)助中石化物裝部組織物資集中分交會(huì)；（7） 負(fù)責(zé)物資需求計(jì)劃接收、確認(rèn)、下發(fā)，參加技術(shù)談判和商務(wù)談判；（8） 簽訂采購(gòu)合同，辦理貨款支付手續(xù)；（9） 市場(chǎng)行情的分析及價(jià)格的管理；（10） 對(duì)工程項(xiàng)目物資采購(gòu)的質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)督和控制；（11） 負(fù)責(zé)建立健全物資管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；（12） 負(fù)責(zé)組織工程項(xiàng)目物資供應(yīng)工作會(huì)議，對(duì)工程物資供應(yīng)過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)和決策；（13） 負(fù)責(zé)組織工程項(xiàng)目采購(gòu)文件資料及隨機(jī)物品的驗(yàn)收移交和歸檔管理；（14） 負(fù)責(zé)督促、協(xié)調(diào)辦理引進(jìn)物資海關(guān)備案、免稅手續(xù)和報(bào)關(guān)、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、檢疫、檢驗(yàn)、保管與交付等工作，負(fù)責(zé)許可證辦理；（15） 負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和管理到貨物資的接收、存放、領(lǐng)用過(guò)程、物資檢驗(yàn)、保管、防護(hù)、搬運(yùn)的程序和措施；（16） 負(fù)責(zé)完工資料的審核，組織物資采購(gòu)檔案、資料移交驗(yàn)收；（17） 負(fù)責(zé)工程物資采購(gòu)?fù)旯た偨Y(jié)報(bào)告的審核。 EC+P服務(wù)方職責(zé)（1） 負(fù)責(zé)完成EC+P服務(wù)合同范圍內(nèi)的采購(gòu)服務(wù)工作，作為買(mǎi)方代表參與采購(gòu)合同全過(guò)程并對(duì)物資采購(gòu)工作（付款除外）負(fù)全部責(zé)任；（2） 按照工程總體統(tǒng)籌計(jì)劃編制工程物資采購(gòu)進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)控制計(jì)劃，建立物資采購(gòu)質(zhì)量控制體系和采購(gòu)管理體系，報(bào)青島煉化采購(gòu)管理部審核后組織實(shí)施；（3） 編寫(xiě)《引進(jìn)主要設(shè)備材料分交清冊(cè)》和《物資集中分交清冊(cè)》，經(jīng)采購(gòu)管理部審核后，并配合好物資分交工作；（4） 負(fù)責(zé)推薦工程物資采購(gòu)供應(yīng)商名單，報(bào)采購(gòu)管理部； （5） 負(fù)責(zé)詢(xún)價(jià)書(shū)、采購(gòu)說(shuō)明書(shū)等采購(gòu)文件的編制和報(bào)審； （6） 負(fù)責(zé)發(fā)詢(xún)價(jià)、接收?qǐng)?bào)價(jià)管理，組織評(píng)審；（7） 負(fù)責(zé)組織物資采購(gòu)的技術(shù)談判和商務(wù)談判；（8） 負(fù)責(zé)合同文本及條款的擬訂，作為買(mǎi)方代表參與合同的簽訂；（9） 負(fù)責(zé)依據(jù)合同條款的規(guī)定執(zhí)行采購(gòu)合同，對(duì)采購(gòu)質(zhì)量、制造進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督、檢查和控制；（10） 負(fù)責(zé)監(jiān)造、催交催運(yùn)、質(zhì)量的檢查和驗(yàn)收；（11） 負(fù)責(zé)組織采購(gòu)物資的到貨驗(yàn)收和開(kāi)箱檢驗(yàn)、接收、保管、存儲(chǔ)、發(fā)放工作及質(zhì)量問(wèn)題的處理，使用過(guò)程的協(xié)調(diào)等；（12） 負(fù)責(zé)物資采購(gòu)過(guò)程文件資料（包括可編輯電子版）歸檔管理及移交，按規(guī)定要求定期向協(xié)調(diào)小組和青島煉化采購(gòu)管理部匯報(bào)采購(gòu)工作的進(jìn)展情況；（13） 負(fù)責(zé)資金支付計(jì)劃的編制；（14） 負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目物資采購(gòu)?fù)旯た偨Y(jié)報(bào)告的編制。 青島煉化采購(gòu)管理部崗位及職責(zé)采購(gòu)管理部設(shè)綜合管理組、采買(mǎi)組。具體分工如下：采購(gòu)管理部采買(mǎi)（含E+P+C）綜合管理計(jì) 劃 統(tǒng) 計(jì)合同、供應(yīng)商管理項(xiàng)目采購(gòu)代表 采 買(mǎi) 與 控 制物 流 管 理倉(cāng) 儲(chǔ)進(jìn) 口 業(yè) 務(wù)項(xiàng)目部1EC+P服務(wù)承包商E+P+C承包商項(xiàng)目部2項(xiàng)目部3項(xiàng)目部4項(xiàng)目部5（1）綜合管理組綜合管理組全面負(fù)責(zé)采購(gòu)程序的管理，監(jiān)督檢查采購(gòu)程序的實(shí)施，對(duì)工程物資采購(gòu)全過(guò)程進(jìn)行追蹤、管理。1) 計(jì)劃統(tǒng)計(jì)人員職責(zé)：216。 負(fù)責(zé)各類(lèi)工作（采購(gòu)）計(jì)劃（監(jiān)造、質(zhì)量檢驗(yàn)、資金支付等）、需求計(jì)劃、報(bào)表、完工資料等的接收匯總整理，按照裝置、專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)后移交項(xiàng)目部協(xié)調(diào)代表、采買(mǎi)與控制各專(zhuān)業(yè)崗位；216。 組織工程物資供應(yīng)工作會(huì)議，對(duì)工程物資供應(yīng)過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)和處理，物資供應(yīng)工作總結(jié)；216。 計(jì)劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)分析和上報(bào)； 216。 項(xiàng)目的創(chuàng)建、編碼和維護(hù)；216。 物料主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建和維護(hù)；2) 合同、供應(yīng)商管理人員職責(zé)：216。 組織確定合格的供應(yīng)商，辦理I