【正文】 青島大煉油工程項目管理手冊第十部分 物資采購管理程序 青島大煉油工程項目管理手冊文件編號：MAPM0PMPM0001第十部分物資采購管理程序項目經(jīng)理部2005年1月版本日期說 明編制審核批準(zhǔn)44目 錄目 錄1 目的 32 適用范圍 33 工作內(nèi)容 34 采購管理及機(jī)構(gòu)職責(zé) 3 采購管理模式 4 采購管理原則 4 采購管理機(jī)構(gòu)及職責(zé) 7 采購策略及要求 115 EC+P服務(wù)項目物資采購工作程序 18 EC+P服務(wù)方的采購組織機(jī)構(gòu) 18 采購進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)控制計劃 18 供應(yīng)商名錄的確定 18 國內(nèi)外物資分交 18 物資需求計劃 18 物資采購 19 物資的驗收、保管及發(fā)放 20 資金支付 23 完工總結(jié)及資料歸檔 246 E+P+C項目物資采購工作程序 25 采購進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)控制計劃的編制 25 供應(yīng)商名錄的確定 25 國內(nèi)外物資分交和長周期設(shè)備材料分交 25 物資需求計劃的編制和審批 25 物資采購 26 物資的驗收、保管及發(fā)放 26 資金支付 29 完工總結(jié)及資料歸檔 30附表1：引進(jìn)主要設(shè)備材料分交清冊 31附表2：物資集中分交清冊 32附表3：設(shè)備需求月度計劃 33附表4：材料需求月度計劃 34附表5：設(shè)備需求追加計劃 35附表6：材料需求追加計劃 36附表7：物資采購超概請示表 37附表8：物資需用計劃材料代用單 38附表9：工程項目設(shè)備合同臺帳 39附表10：工程項目材料合同臺帳 40附表11：長周期及進(jìn)口物資合同執(zhí)行情況周報 41附表12：物資到貨驗收發(fā)放單 42附表13：開箱檢驗記錄 43附表14：物資報驗單 44附表15：物資結(jié)算月報表 45附表16：項目采購情況周（月）報表 46青島大煉油工程 物資采購管理程序1 目的根據(jù)青島大煉油工程的特點及其全新的項目管理模式，為了能在計劃的時間、地點獲得滿足工程質(zhì)量及進(jìn)度要求、且價格合理的設(shè)備材料，特制定本管理程序。按照ERP管理原則規(guī)范采購行為，針對EC+P服務(wù)和E+P+C工程管理的不同特點劃分采購管理權(quán)限、設(shè)計采購工作程序，建立健全物資供應(yīng)物料及供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)資料，實現(xiàn)采購管理從工程建設(shè)到生產(chǎn)經(jīng)營的無縫銜接。2 適用范圍本程序適用于青島大煉油工程項目所有設(shè)備、材料的采購活動，包括EC+P服務(wù)和E+P+C各類子項目。3 工作內(nèi)容采購管理的主要內(nèi)容如下：216。 對采購程序的管理；216。 對供應(yīng)商的管理；216。 對合同的管理；216。 對質(zhì)量的管理；216。 對進(jìn)度的管理；216。 對采購成本的控制；216。 對資金預(yù)算的管理；216。 對包裝運輸?shù)墓芾恚?16。 對采購和施工界面的管理。4 采購管理及機(jī)構(gòu)職責(zé)青島大煉油工程采用IPMT＋施工監(jiān)理＋EC+P服務(wù)的管理模式，工程項目建設(shè)實行EC+P服務(wù)和E+P+C兩種方式。青島煉化與中國石化股份公司物資裝備部聯(lián)合對EC+P服務(wù)和E+P+C項目工程物資采購進(jìn)行管理。 采購管理模式中石化物資裝備部組織成立青島大煉油項目采購工作協(xié)調(diào)小組，對青島大煉油工程項目的物資采購工作進(jìn)行全面的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理，定期組織召開采購工作協(xié)調(diào)會，對采購工作進(jìn)行總體部署、安排，協(xié)調(diào)處理采購過程出現(xiàn)的問題。青島煉化和各EC+P服務(wù)方成立工程項目物質(zhì)采購管理部門，執(zhí)行相應(yīng)的采購實施和管理工作。 EC+P服務(wù)項目青島煉化采購管理部按照EC+P服務(wù)合同對供應(yīng)商名錄組織審批，簽訂采購合同，向供應(yīng)商直接付款，對EC+P服務(wù)方執(zhí)行采購的全過程進(jìn)行管理和監(jiān)督；EC+P服務(wù)方嚴(yán)格按照業(yè)主要求提供采購服務(wù)，作為買方代表參與合同全過程并對物資采購工作（付款除外）負(fù)全部責(zé)任。 E+P+C項目由青島煉化采購管理部負(fù)責(zé)采購工作。 總部集中采購和進(jìn)口物資（1）屬于總部直接集中采購的物資，委托中石化物資裝備部實施采購；（2）屬于總部組織集中采購的物資，供應(yīng)商的選擇、產(chǎn)品價格等執(zhí)行關(guān)于總部組織集中采購的有關(guān)規(guī)定；（3）需要進(jìn)口的物資，委托中國石化國際事業(yè)公司（以下簡稱國際事業(yè)公司）進(jìn)行采購。國際事業(yè)公司、青島煉化、EC+P服務(wù)方三方簽訂委托代理協(xié)議。 采購管理原則依據(jù)中國石化股份公司物資裝備部關(guān)于加強(qiáng)工程項目物資采購管理、發(fā)揮集中采購優(yōu)勢、嚴(yán)格控制采購物資的質(zhì)量和價格等文件的精神和要求，青島大煉油工程項目的物資采購要嚴(yán)格按照總部的有關(guān)規(guī)定和要求執(zhí)行，以降低成本，保證裝置在開車期間穩(wěn)定運行。 嚴(yán)格遴選的原則供應(yīng)商名錄原則上從中石化資源市場范圍內(nèi)產(chǎn)生，青島煉化采購管理部嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商名單的準(zhǔn)入和淘汰制度，控制供應(yīng)商的范圍和資質(zhì)，選擇技術(shù)先進(jìn)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，加強(qiáng)供應(yīng)商的動態(tài)管理，以保證供貨質(zhì)量和使用性能。 集中采購的原則為了加強(qiáng)對供應(yīng)商售后產(chǎn)品的追蹤管理，防止生產(chǎn)裝置的設(shè)備材料出現(xiàn)“萬國博物館”的現(xiàn)象，以便于生產(chǎn)裝置運行維護(hù)的集中管理，降低備品備件的儲備規(guī)模和采購成本，同類同型物資的采購，要按照供應(yīng)商的規(guī)模、實力、產(chǎn)能水平等，將工程項目按裝置劃分成若干采購單元，每個單元的同類同型物資原則上由一家供貨商供貨。 分級管理的原則根據(jù)工程所需物資的性質(zhì)、對裝置運行的影響程度、批量大小等，進(jìn)行分級管理，主要分為：關(guān)鍵重要性設(shè)備材料（含引進(jìn)設(shè)備材料）、大宗通用性設(shè)備材料、一般性物資。（1）關(guān)鍵重要設(shè)備材料（含引進(jìn)設(shè)備材料）216。 影響到裝置安全運行的物資作為關(guān)鍵重要性設(shè)備材料進(jìn)行管理，按照總部有關(guān)規(guī)定程序進(jìn)行分交、采購。216。 石化專用設(shè)備（特別是高壓加氫設(shè)備）、壓縮機(jī)組、電站設(shè)備及特殊材質(zhì)的金屬材料等訂貨周期在12個月以上的設(shè)備材料采購工作難度大、制造周期長，要嚴(yán)格按照總部的規(guī)定進(jìn)行分交，提前啟動訂貨程序。216。 按總部要求，物資裝備部、國際事業(yè)公司分別負(fù)責(zé)長周期設(shè)備材料的國內(nèi)、國外招標(biāo)采購工作，商務(wù)談判以物資裝備部、國際事業(yè)公司為主，青島煉化、EC+P服務(wù)方參加；技術(shù)談判以各EC+P服務(wù)方為主，青島煉化參加。216。 關(guān)鍵重要設(shè)備材料簽訂采購合同時，根據(jù)需要附帶簽訂一攬子備品備件儲備協(xié)議，以保證生產(chǎn)運行期備品備件的儲備和供應(yīng)。（2）大宗通用性設(shè)備材料216。 工程建設(shè)需求量大，批次多，采購金額大的設(shè)備和材料（主要包括通用設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，常用的管材、板材、型鋼、管道配件、閥門、緊固件、建筑材料、砼混凝土、鋼筋、電纜、電纜橋架、表箱、電工材料、保溫保冷材料等）作為大宗通用設(shè)備材料管理，按照總部物資裝備部有關(guān)規(guī)定實施采購。216。 根據(jù)中石化物資裝備部關(guān)于發(fā)揮集中采購優(yōu)勢、降低采購成本的精神和要求，為確保全廠各裝置大宗通用設(shè)備材料質(zhì)量和規(guī)格的統(tǒng)一，由青島煉化統(tǒng)一確定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一確定配置標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，擴(kuò)大框架協(xié)議采購物資的品種和范圍，以縮短采購流程，加快采購進(jìn)度。（3）一般性設(shè)備材料的采購216。 工程項目需求批量小、價格隨市場波動較大、規(guī)格型號雜，對裝置運行影響小的物資品種作為一般性設(shè)備材料管理。216。 由于價格隨市場波動較大、規(guī)格型號雜、批量小，一般性設(shè)備材料的采購要嚴(yán)格控制供貨商的資質(zhì)和范圍，保證采購物資的價格、性能和質(zhì)量。 與進(jìn)度匹配的原則采購合同的履行應(yīng)與工程建設(shè)的進(jìn)度相匹配，EC+P服務(wù)方要根據(jù)工程總體統(tǒng)籌計劃和長周期設(shè)備的到貨時間，制訂切實可行的項目采購進(jìn)度控制計劃，采購管理部對采購進(jìn)度進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控，控制影響采購進(jìn)度的各項因素，通過提前啟動訂貨程序、催交催運等各種手段和措施，合理安排工程需用物資的到貨，確保工程進(jìn)度的需要，為工程施工進(jìn)度計劃的實施創(chuàng)造良好的條件。采購物資原則上不得超前或滯后工程建設(shè)的需用期到貨，以保證施工現(xiàn)場有序整齊和施工進(jìn)度按計劃進(jìn)行。 控制價格的原則充分發(fā)揮總部集中采購、集中供貨的總體優(yōu)勢，努力優(yōu)化采購方案降低采購成本，對物資采購全過程實現(xiàn)成本的有效控制。 確保質(zhì)量的原則認(rèn)真執(zhí)行項目質(zhì)量計劃，按照主合同和項目質(zhì)量計劃的有關(guān)要求和規(guī)定，堅持質(zhì)量保證原則，對設(shè)備、材料供貨商進(jìn)行優(yōu)選，嚴(yán)把監(jiān)造、檢驗和驗收等質(zhì)量控制環(huán)節(jié)，確保供貨質(zhì)量。 資料齊全、規(guī)范的原則為了及時掌握工程需用物資需求狀況，了解物資采購情況，加強(qiáng)采購檔案和信息資料檔案管理，EC+P服務(wù)方應(yīng)根據(jù)采購管理部要求對青島煉化所需留存的采購資料歸檔管理，并按時提交齊全規(guī)范資料。同時，為便于實施網(wǎng)上采購和適應(yīng)ERP管理需要，EC+P服務(wù)方按青島煉化采購管理部要求提交的書面資料，須一并提供能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)接入的可編輯電子版資料。 采購管理機(jī)構(gòu)及職責(zé) IPMT職責(zé)審批工程項目物資采購管理程序、供應(yīng)商名單，以及重大采購問題的決策等。 青島煉化采購管理部職責(zé)（1） 全面負(fù)責(zé)工程項目國內(nèi)外物資供應(yīng)的組織、管理、監(jiān)督工作，制定工程項目物資采購管理程序；（2） 負(fù)責(zé)組織EC+P服務(wù)項目物資采購的管理、監(jiān)督工作，對EC+P服務(wù)方物資采購P服務(wù)的全過程進(jìn)行管理和監(jiān)督；（3） 負(fù)責(zé)E+P+C項目物資采購的實施和管理；（4） 負(fù)責(zé)審核EC+P服務(wù)方編制的工程項目物資采購網(wǎng)絡(luò)計劃以及相應(yīng)建立的采購物資質(zhì)量控制體系和采購管理程序；（5） 負(fù)責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)、業(yè)績的考察、評審和管理，組織確定供應(yīng)商名錄，報IMPT批準(zhǔn)； （6） 參加總體設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)計、詳細(xì)設(shè)計審查會，協(xié)助中石化物裝部組織物資集中分交會；（7） 負(fù)責(zé)物資需求計劃接收、確認(rèn)、下發(fā)，參加技術(shù)談判和商務(wù)談判；（8） 簽訂采購合同，辦理貨款支付手續(xù)；（9） 市場行情的分析及價格的管理；（10） 對工程項目物資采購的質(zhì)量、進(jìn)度和費用進(jìn)行監(jiān)督和控制；（11） 負(fù)責(zé)建立健全物資管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；（12） 負(fù)責(zé)組織工程項目物資供應(yīng)工作會議，對工程物資供應(yīng)過程出現(xiàn)的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)和決策；（13） 負(fù)責(zé)組織工程項目采購文件資料及隨機(jī)物品的驗收移交和歸檔管理；（14） 負(fù)責(zé)督促、協(xié)調(diào)辦理引進(jìn)物資海關(guān)備案、免稅手續(xù)和報關(guān)、運輸、保險、檢疫、檢驗、保管與交付等工作，負(fù)責(zé)許可證辦理；（15） 負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和管理到貨物資的接收、存放、領(lǐng)用過程、物資檢驗、保管、防護(hù)、搬運的程序和措施；（16） 負(fù)責(zé)完工資料的審核，組織物資采購檔案、資料移交驗收；（17） 負(fù)責(zé)工程物資采購?fù)旯た偨Y(jié)報告的審核。 EC+P服務(wù)方職責(zé)（1） 負(fù)責(zé)完成EC+P服務(wù)合同范圍內(nèi)的采購服務(wù)工作，作為買方代表參與采購合同全過程并對物資采購工作（付款除外）負(fù)全部責(zé)任；（2） 按照工程總體統(tǒng)籌計劃編制工程物資采購進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)控制計劃，建立物資采購質(zhì)量控制體系和采購管理體系，報青島煉化采購管理部審核后組織實施；（3） 編寫《引進(jìn)主要設(shè)備材料分交清冊》和《物資集中分交清冊》，經(jīng)采購管理部審核后，并配合好物資分交工作；（4） 負(fù)責(zé)推薦工程物資采購供應(yīng)商名單，報采購管理部； （5） 負(fù)責(zé)詢價書、采購說明書等采購文件的編制和報審； （6） 負(fù)責(zé)發(fā)詢價、接收報價管理，組織評審；（7） 負(fù)責(zé)組織物資采購的技術(shù)談判和商務(wù)談判；（8） 負(fù)責(zé)合同文本及條款的擬訂，作為買方代表參與合同的簽訂；（9） 負(fù)責(zé)依據(jù)合同條款的規(guī)定執(zhí)行采購合同，對采購質(zhì)量、制造進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督、檢查和控制；（10） 負(fù)責(zé)監(jiān)造、催交催運、質(zhì)量的檢查和驗收；（11） 負(fù)責(zé)組織采購物資的到貨驗收和開箱檢驗、接收、保管、存儲、發(fā)放工作及質(zhì)量問題的處理，使用過程的協(xié)調(diào)等；（12） 負(fù)責(zé)物資采購過程文件資料（包括可編輯電子版）歸檔管理及移交，按規(guī)定要求定期向協(xié)調(diào)小組和青島煉化采購管理部匯報采購工作的進(jìn)展情況；（13） 負(fù)責(zé)資金支付計劃的編制；（14） 負(fù)責(zé)工程項目物資采購?fù)旯た偨Y(jié)報告的編制。 青島煉化采購管理部崗位及職責(zé)采購管理部設(shè)綜合管理組、采買組。具體分工如下：采購管理部采買（含E+P+C）綜合管理計 劃 統(tǒng) 計合同、供應(yīng)商管理項目采購代表 采 買 與 控 制物 流 管 理倉 儲進(jìn) 口 業(yè) 務(wù)項目部1EC+P服務(wù)承包商E+P+C承包商項目部2項目部3項目部4項目部5（1）綜合管理組綜合管理組全面負(fù)責(zé)采購程序的管理，監(jiān)督檢查采購程序的實施，對工程物資采購全過程進(jìn)行追蹤、管理。1) 計劃統(tǒng)計人員職責(zé)：216。 負(fù)責(zé)各類工作（采購）計劃（監(jiān)造、質(zhì)量檢驗、資金支付等）、需求計劃、報表、完工資料等的接收匯總整理，按照裝置、專業(yè)進(jìn)行分類后移交項目部協(xié)調(diào)代表、采買與控制各專業(yè)崗位；216。 組織工程物資供應(yīng)工作會議，對工程物資供應(yīng)過程出現(xiàn)的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)和處理，物資供應(yīng)工作總結(jié)；216。 計劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計分析和上報； 216。 項目的創(chuàng)建、編碼和維護(hù)；216。 物料主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建和維護(hù)；2) 合同、供應(yīng)商管理人員職責(zé)：216。 組織確定合格的供應(yīng)商，辦理I