【正文】 Project2020 項目管理 培訓教材 青島港（集團）有限公司 2020 年 第 1 章 項目管理基礎(chǔ)知識 項目和項目管理 什么是項目 ？ 項目 (Project)就是為了完成一個具體的目的而設(shè)計的一系列行動步驟。從其真正意義上 來說，項目不是一個人的事（或者說一個人的事也沒必要進行項目管理）， 項目包括了一系列的步驟，通常需要多人協(xié)作共同完成。同樣，項目也不是多人進行的單一重復性的工作，項目應(yīng)具有如下特性。 ? 項目的短暫性：項目都有明確的時間框架，時間的長短由項目的復雜性而定，短則幾天或幾小時，長則可幾十年，如何安排時間是關(guān)系到項目成敗的一個關(guān)鍵因素。 ? 項目的目標性：項目要有明確的可度量的目標，而不能是不確定的模糊的目的，每個項目所追求的目標必須服從總體運作體系的要求，項目完成的結(jié)果應(yīng)該是可以依據(jù)目標說明書進行判斷的，實現(xiàn)了項目的目標，也就意味著項目的結(jié)束。 ? 項目的可預測性：項目的所有任務(wù)都可以由項目管理者根據(jù)時間、資源等參數(shù)進行管理，同時還可以根據(jù)項目執(zhí)行情況預測項目是成功還是失敗。 ? 項目的可限制性；項目是受時間限制的。項目的開始日期和結(jié)束日期必須符合時間要求，總的時間和單個任務(wù)的時 間應(yīng)該與項目的目標說明相符合。項目還受到資源和成本的限制，例如完成項目的人員和資金都是有限的。 ? 項目的動態(tài)性：項目時間可以持續(xù)幾個月甚至幾年，同時項目是動態(tài)發(fā)展的，可能發(fā)生不能預期的變化，此時，作為一名項目管理人員應(yīng)該做出及時反應(yīng)，根據(jù)變化對項目進行調(diào)整，否則將不能實現(xiàn)預期的目標。 因此，一個成功的項目應(yīng)該具有以下條件： ? 在規(guī)定的目標時間 內(nèi)完成所有任務(wù)； ? 項目成本不多于原資源預算； ? 項目的質(zhì)量符合說明書中的目標質(zhì)量。 項目與日常運作 ： 工作通?？梢詣澐譃轫椖炕蜻\作 。 項目和運作的主要區(qū)別在于：項目是臨時性的和 獨特性的，而運作則是具有連續(xù)性和重復性的 眾所周知，項目有大小之分。無論是什么樣的項目，都包括如下三個基本要素： ? 時間； 指的是反映在項目日程中的完成項目所需要的時間。 ? 費用 ： 指的是項目的預算。這取決于項目資源的成本，而項目資源包括人力資源和物力資源。 ? 范圍 ： 指的是項目的目標和任務(wù)，以及完成它們所需要的工時。 時間、費用和范圍這三個要素構(gòu)成了所謂的項目三角形，如圖所示 根據(jù)項目的不同，對這三個要素的要求也不同。如果項目強調(diào)最大利潤，最少成本，那么就應(yīng)將費用放在第一位，將時間和范圍放在第 二位；如果項目強調(diào)最快完成，那么就應(yīng)將時間放在第一位，將費用和范圍放在第二位。這個放在第一位的要素，稱之為‘‘關(guān)鍵要素”，在制 定項目計劃時首先將它固定下來，然后再固定其他要素。但是，對其中某個要 素的調(diào)整會影響到其他要素。 項目管理 (Project Management) 項目管理（ Project Management）是指為了完成一個特定的目標，應(yīng)用一定的規(guī)范或規(guī)章制度對項目的資源進行全面的規(guī)劃，組織，協(xié)調(diào)，控制并使之系統(tǒng)化的過程。 通過對項目的管理，從而使其在運行過程中避免 或盡量少地出現(xiàn)問題。 在項目實施中，項目管理者要注意下面幾個關(guān)鍵要素： ? 項目的計劃工期； ? 項目的預算控制； ? 項目的資源管理； ? 項目的質(zhì)量保證。 在項目管理過程中，首先要嚴格控制項目的進度，保證項目在規(guī)定的時間完成；其次要合理利用資源，并將項目的費用盡量控制在計劃的預算之內(nèi)；同時，要跟蹤項目執(zhí)行的情況，保證項目按照規(guī)定的質(zhì)量標準執(zhí)行。 項目就像每個人的一生，它也是從開始到終結(jié)不斷發(fā)展和變化著的，同樣它也可以劃分為多個階段，這些階段就構(gòu)成了一個項目的生命周期。 項目生命周期通 常按順序排列而有時又相互交叉的各項目階段的集合。 通用的生命周期結(jié)構(gòu)通常具有以下特征： ? 成本與人力投入在開始時較低，在工作執(zhí)行期間達到最高，并在項目快要結(jié)束時迅速回落。 ? 干系人的影響力、項目的風險與不確定性在項目開始時最大，并在項目的整個生命周期中隨時間推移而遞減。 ? 在不顯著影響成本的前提下，改變項目產(chǎn)品最終特性的能力在項目開始時最大，并隨項目進展而減弱。變更和糾正錯誤 的代價在項目接近完成時通常會顯著增高。 項目階段： 為有效完成某些重要的可交付成果，而在需要特別控制的位置將項目分界，就形成項目階段。項目 階段大多是按順序完成的，但在某些情況下也可重疊。項目階段具有的這種宏觀特性使之成為項目生命周期的組成部分。項目階段不同于項目管理過程組。 項目的生命周期的幾個階段 范圍 時間 費用 ? 確定項目目標階段 ? 制定項目計劃階段 ? 調(diào)整項目計劃階段 ? 跟蹤項目階段 ? 項目總結(jié)階段 項目管理作為一門應(yīng)用學科，經(jīng)過了幾十年的發(fā)展，已經(jīng)具有了一套比較完整的理論和方法體系，這些技術(shù)和工具能夠幫助項目管理工作者有效地實現(xiàn)項目管理的目標。本節(jié)就一些常用的項目管理技術(shù)做簡短介紹。 1．任務(wù)分解結(jié)構(gòu)技術(shù) (Work Breakdown Structure) 任務(wù)分解結(jié)構(gòu)法通常簡稱為 WBS，它用來將一個整體的項目按照一定的原則進行分解，這樣能夠?qū)椖窟M行靈活和有效的控制。 2．甘特圖 (Gantt Chart) “ 甘特圖 ” ，是在國內(nèi)外最廣泛應(yīng)用的項目進度計劃管理方法之一，它是 19 世紀一個叫Henry Gantt 的人發(fā)明的，因此為了紀念這位創(chuàng)始人將這種方法命名為 “甘特圖 ”，在我國也稱之為 ”橫道圖 。它以一些條形圖表示基本的任務(wù)信息，便于查看任務(wù)的日程，檢查和計算資源的需求情況，簡潔明了，所以在 Microsoft Project 2020 中將其作為默認視圖，并使用此視圖來創(chuàng)建初始計劃，查看日程和調(diào)整計劃。 3．項目評審技術(shù) (PERT) 項目評審技術(shù) PERT，即 “Program Evaluation and Review Technique’’是由美國海軍特別項目辦公室提出的一種項目管理技術(shù)，由于海軍的某些項目時間長，投資很大，很難為每一個活動制定一個確定的計劃，因此，他們采用了概率統(tǒng)計計算工期期望的方法，這是一種非肯定網(wǎng)絡(luò)分析方法。 4．關(guān)鍵路徑法 (CPW) 項目管理中最基本的調(diào)度 分配方法是關(guān)鍵路徑法 CPW(Critical Path Method)。這 是 1957 年在美國路易斯維化工廠建設(shè)當中發(fā)明的。它的思想是先把項目需要進行的活動列出來，然后根據(jù)單個任務(wù)的工期和依賴關(guān)系計算整個項目的工期。關(guān)鍵任務(wù)指那些對保證整個項目按期完成影響最大的任務(wù)，由這些任務(wù)組成的序列就是關(guān)鍵路徑。 關(guān)鍵路徑也就是在為每個活動估計了時間以后，根據(jù)活動的路基關(guān)系和持續(xù)時間計算每條路徑上總持續(xù)時間，其中持續(xù)時間最長的路徑就是 “關(guān)鍵路徑 。假設(shè)用戶要縮短整個項目的工期，就必須將注意力集中到那些關(guān)鍵任務(wù)上， 而不是非關(guān)鍵任務(wù)。壓縮非關(guān)鍵任務(wù)的時間對縮短整個項目的工期沒有任何作用。 關(guān)鍵路徑法是項目時間管理中最重要的方法。 第 2 章 項目管理知識領(lǐng)域 項目干系人 項目干系人是積極參與項目或其利益可能受項目實施或完成的積極 或消極影響的個人或組織（如客戶、發(fā)起人、執(zhí)行組織或公眾）。干系人 也可能對項目及其可交付成果和項目團隊成員施加影響。為了明確項目的 要求和所有相關(guān)方的期望，項目管理團隊必須識別所有的內(nèi)部和外部干系 人。 項目的組織形式 組織結(jié)構(gòu) 項目 特征 職能型 矩陣型 項目型 弱矩陣 平衡矩陣 強矩陣 項目經(jīng)理的職權(quán) 很少或沒有 有限 小到中 中到大 大到幾乎全權(quán) 可用的資源 很少或沒有 有限 少到中 中到多 多到幾乎全部 項目預算控制者 職能經(jīng)理 職能經(jīng)理 職能經(jīng)理與項目經(jīng)理 項目經(jīng)理 項目經(jīng)理 項目經(jīng)理的角色 兼職 兼職 全職 全職 全職 項目管理行政人員 兼職 兼職 兼職 全職 全職 1) 職能型組織 典型的職能型組織是一種層級結(jié)構(gòu)，每名雇員都有一位明確的上級。在職能型組織中，各個部門相互獨立地開展各自的 項目工作。 2) 弱矩陣型 組織 弱矩陣型組織保留了職能型組織的大部分特征，其項目經(jīng)理的角色 更像是協(xié)調(diào)員或聯(lián)絡(luò)員，而非真正的項目經(jīng)理。 3) 平衡矩陣型組織 平衡矩陣型組織雖然承認全職項目經(jīng)理的必要性，但并未授權(quán)其全權(quán)管理項目和項目資金。 4) 強矩陣型組織 強矩陣型組織則具有項目型組織的許多特征，擁有掌握較大職權(quán)的全職項目經(jīng)理和全職的項目行政人員。 5) 項目型組織 在項目型組織中，團隊成員通常集中辦公，組織的大部分資源都用于項目工作，項目經(jīng)理擁有很大的自主性和職權(quán)。 單個項目的項目管理過程 項目管理就是將知識、技能、 工具和技術(shù)應(yīng)用于項目活動，以滿足項目的要求。需要對相關(guān)過程進行有效管理，來實現(xiàn)知識的應(yīng)用。 過程是為完成預定的產(chǎn)品、成果或服務(wù)而執(zhí)行的一系列相互關(guān)聯(lián)的行動和活動。每個過程都有各自的輸入、工具和技術(shù)以及相應(yīng)輸出。 項目管理過程組 一個過程組包含若干項目管理過程，這些過程以相應(yīng)的輸入輸出相聯(lián)系，即一個過程的成果或結(jié)果成為另一個過程的輸入。過程組不同于項目階段。大型或復雜項目可以分解為不同的階段或子項目，如可行性研究、概念開發(fā)、設(shè)計、建模、建造、測試等，每個階段或子項目通 常都要重復所有過程組。 五大項目管理過程組 ： ? 啟動過程組：獲得授權(quán)，定義一個新項目或現(xiàn)有項目的一個新階段，正式開始該項目或階段的一組過程。 ? 規(guī)劃過程組：明確項目范圍，優(yōu)化目標，為實現(xiàn)目標而制定行動方 案的一組過程。 ? 執(zhí)行過程組：完成項目管理計劃中確定的工作以實現(xiàn)項目目標的一 組過程。 ? 監(jiān)控過程組：跟蹤、審查和調(diào)整項目進展與績效，識別必要的計劃 變更并啟動相應(yīng)變更的一組過程。 ? 收尾過程組：為完結(jié)所有過程組的所有活動以正式結(jié)束項目或階段 而實施的一組過程。 項目管理過程組與知識領(lǐng)域 項 目整合管理包括為識別、定義、組合、統(tǒng)一與協(xié)調(diào)項目管理過程組的各過程及項目管理活動而進行的各種過程和活動。在項目管理中，“整合”兼具統(tǒng)一、合并、連接和一體化的性質(zhì)，對完成項目、成功管理干系人期望和滿足項目要求，都至關(guān)重要。項目整合管理需要選擇資源分配方 案、平衡相互競爭的目標和方案，以及管理項目管理知識領(lǐng)域之間的依賴 關(guān)系。雖然各項目管理過程通常以界限分明、相互獨立的形式出現(xiàn)，但在實踐中它們會以本指南無法全面敘述的方式相互交疊、相互作用。 圖 41 概括了項目整合管理的各個過程，包括： 制定項目章 程 —— 制定一份正式批準項目或階段的文件，并記錄 能反映干系人需要和期望的初步要求的過程。 制定項目管理計劃 —— 對定義、編制、整合和協(xié)調(diào)所有子計劃所 必需的行動進行記錄的過程。 指導與管理項目執(zhí)行 —— 為實現(xiàn)項目目標而執(zhí)行項目管理計劃 中所確定的工作的過程。 監(jiān)控項目工作 —— 跟蹤、審查和調(diào)整項目進展，以實現(xiàn)項目管理計劃中確定的績效目標的過程。 實施整體變更控制 —— 審查所有變更請求，批準變更，管理對可 交付成果、組織過程資產(chǎn)、項目文件和項目管理計劃的變更的過程。 結(jié)束項目或階段 —— 完結(jié)所有項目管理過程組的所有活動，以正 式結(jié)束項目或階段的過程。 大多數(shù)有經(jīng)驗的項目管理工作者都知道，管理項目并無統(tǒng)一的方法。為了取得預期的項目績效，項目管理工作者會以不同的順序和嚴格程度， 項目經(jīng)理和項目團隊必須考 慮每一個過程，以決定在具體項目中實施各過程的程度。如果項目有不止 一個階段，那么應(yīng)該在每個階段內(nèi)，以同樣嚴格的程度實施各個過程。 通過考慮為完成項目而開展的其他類型的活動，可以更好地理解項目 與項目管理的整合性質(zhì)。以下是項目管理團隊所開展的活動的例子： ? 分析并理解范圍。包括了解 項目與產(chǎn)品要求、準則、假設(shè)條件、制約因素和其他可能影響項目的因素，并決定如何在項目中管理和處 理這些方面。 ? 了解如何借助結(jié)構(gòu)化的方法（如 PMBOK174。指南中所述的方法），來利用已有的信息，并將其轉(zhuǎn)化為項目管理計劃。 ? 開展活動，以產(chǎn)生項目的可交付成果。 ? 測量和監(jiān)督項目各方面的進展，并采取適當措施來實現(xiàn)項目目標。 在項目管理過程組的各過程間，經(jīng)常反復發(fā)生聯(lián)系。規(guī)劃過程組在項 目早期即為執(zhí)行過程組提供書面的項目管理計劃；然后隨著項目的進展， 規(guī)劃過程組還將根據(jù)變更情況，不斷推動項目管理計劃的更新。 項目范圍管理包括確保項目做且只做成功完成項目所需的全部工作的 各過程。管理項目范圍主要在于定義和控制哪些工作應(yīng)包括在項目內(nèi)，哪 些不應(yīng)包括在項目內(nèi)。圖 51 概述了項目范圍管理的各個過程，包括： 收集需求 —— 為實現(xiàn)項目目標而定義并記錄干系人的需求的 過程。 定義范圍 —— 制定項目和產(chǎn)品詳細描述的過程。 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu) —— 將項目可交付成果和項目工