【正文】 第八章 會(huì)展項(xiàng)目溝通管理 第八章 會(huì)展項(xiàng)目溝通管理 關(guān)鍵術(shù)語(yǔ) 第一節(jié) 溝通的基本概念 第二節(jié) 項(xiàng)目溝通管理過(guò)程 第三節(jié) 項(xiàng)目會(huì)議管理 第四節(jié) 項(xiàng)目沖突的協(xié)調(diào)處理 第五節(jié) 項(xiàng)目溝通的方法 第八章 會(huì)展項(xiàng)目溝通管理 關(guān)鍵術(shù)語(yǔ) 溝通計(jì)劃（ Communication Planning） 信息發(fā)布（ Information Distribution） 績(jī)效報(bào)告（ Performance Reporting） 管理收尾（ Administrative Closure） 溝通障礙（ Barriers） 第一節(jié) 溝通的基本概念 一、溝通的概念 有關(guān) 溝通的主要概念 有如下幾個(gè)方面： 1． 溝通就是相互理解（項(xiàng)目經(jīng)理75%90%的時(shí)間） 2． 溝通就是提出和回應(yīng)問(wèn)題與要求 3． 溝通交換的是信息和思想 4． 溝通是一種有意識(shí)的行為 二、項(xiàng)目溝通管理的概念 項(xiàng)目溝通管理是指對(duì)于項(xiàng)目過(guò)程中各種不同方式和不同內(nèi)容溝通活動(dòng)的管理。 其主要內(nèi)容包括 — 確定項(xiàng)目信息需求及其計(jì)劃安排 — 使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能夠得到信息 — 收集和發(fā)布項(xiàng)目實(shí)施績(jī)效的信息 第一節(jié) 溝通的基本概念 三 、 溝通的過(guò)程 發(fā)送過(guò)程 接收過(guò)程 傳遞過(guò)程 信息 傳遞 干擾 項(xiàng)目溝通過(guò)程示意圖 想法 編碼 接收 解碼 理解 反饋 第一節(jié) 溝通的基本概念 四 、 溝通的基本原則 1． 準(zhǔn)確性原則 2．完整性原則 3．及時(shí)性原則 4．非正式組織溝通的運(yùn)用原則 第一節(jié) 溝通的基本概念 四、影響組織溝通效果的基本要素 1．信息發(fā)送者 2．接收者或受眾 3．溝通環(huán)境 4．信息資源 5．溝通方式與渠道 6．反饋與回應(yīng) 第一節(jié) 溝通的基本概念 第二節(jié) 項(xiàng)目溝通管理過(guò)程 ? 一、溝通管理過(guò)程包括： ? 項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制 ——確定項(xiàng)目干系人的信息需求和溝通需求；何人、何時(shí)、需要何種信息，以及信息的獲得和提供方法。 ? 信息分發(fā) ——使項(xiàng)目干系人及時(shí)得到所需要的信息。 ? 績(jī)效報(bào)告 ——收集并傳布執(zhí)行信息，包括狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告和預(yù)測(cè)等。 ? 干系人管理 ——干系人管理是指對(duì)其溝通進(jìn)行管理，以滿足干系人需求并與干系人一起解決問(wèn)題。對(duì)干系人進(jìn)行積極管理，可以促使項(xiàng)目沿預(yù)期軌道行進(jìn)，而不會(huì)因未解決的利害關(guān)系問(wèn)題脫軌。同時(shí)，可提高團(tuán)隊(duì)協(xié)同作戰(zhàn)的能力，并限制對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的任何干擾。 組 織 過(guò) 程 資 產(chǎn) （ 更 新 ）解 決 的 問(wèn) 題溝 通 管 理 計(jì) 劃 （ 更 新 ）項(xiàng) 目 管 理 計(jì) 劃 ( 更 新 ) 團(tuán) 隊(duì) 績(jī) 效 報(bào) 告預(yù) 測(cè)批 準(zhǔn) 的 變 更請(qǐng) 求 的 變 更溝 通 管 理 計(jì) 劃經(jīng) 驗(yàn) 教 訓(xùn) 、 歷 史 信 息知 識(shí) 庫(kù)溝 通 規(guī) 劃事 業(yè) 環(huán) 境 因 素組 織 過(guò) 程 資 產(chǎn)信 息 發(fā) 布干 系 人管 理項(xiàng) 目 收 尾項(xiàng) 目 管 理 計(jì) 劃制 定 項(xiàng) 目管 理 計(jì) 劃整 體變 更 控 制范 圍 定 義指 導(dǎo) 與 管 理項(xiàng) 目 執(zhí) 行溝 通 技 術(shù)項(xiàng) 目 范 圍 說(shuō) 明 書批 準(zhǔn) 的 變 更批 準(zhǔn) 的 糾 正 措 施工 作 績(jī) 效 信 息績(jī) 效 報(bào) 告推 薦 的 糾 正 措 施請(qǐng) 求 的 變 更 ? 二、溝通管理的目的： 溝通是意義的傳遞與理解。項(xiàng)目溝通管理就是要保證項(xiàng)目信息 及時(shí)、正確地 提取、收集、傳播、存儲(chǔ) 以及最終進(jìn)行處置，保證項(xiàng)目信息暢通。 ? 溝通管理的方法： ? 定時(shí) 向項(xiàng)目成員通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展， ? 隨時(shí) 提供項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，幫助項(xiàng)目經(jīng)理確定項(xiàng)目信息在什么時(shí)候、以什么方式進(jìn)行交流， ? 維護(hù)項(xiàng)目?jī)?nèi)部良好的溝通、 ? 保證 項(xiàng)目文檔完備并符合要求 。 三、項(xiàng)目溝通計(jì)劃的編制 項(xiàng)目溝通需求的確定 項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制的過(guò)程 項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃涉及的主要內(nèi)容 ? 在編制項(xiàng)目溝通需求時(shí)， 最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項(xiàng)目干系人分析 。項(xiàng)目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對(duì)溝通需求有較大影響，比如 : ? 組織要求項(xiàng)目經(jīng)理定期向項(xiàng)目管理部門做進(jìn)展分析報(bào)告，那么溝通計(jì)劃中就必須包含這條。 ? 項(xiàng)目干系人的利益要受到項(xiàng)目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項(xiàng)目干系人是客戶，項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目經(jīng)理以及他的上司。 ? 所有這些人員各自需要什么信息、在每個(gè)階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都是需要細(xì)致分析的。 ? 比如有的客戶希望每周提交進(jìn)度報(bào)告，有的客戶除周報(bào)外還希望有電話交流，也有的客戶希望定期檢查項(xiàng)目成果，種種情形都要考慮到。 ? 分析后的結(jié)果要在溝通計(jì)劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來(lái)的溝通計(jì)劃才會(huì)全面、有效。 項(xiàng)目溝通需求的確定 項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制的過(guò)程 ? 項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制的前期準(zhǔn)備工作 (需求確認(rèn) .約束條件 ,假設(shè)前提 ) ? 項(xiàng)目溝通計(jì)劃的編制工作 (溝通目標(biāo) .任務(wù)確認(rèn) .任務(wù)安排 .資源需求） ? 項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制的結(jié)果輸出 (溝通管理計(jì)劃 ) 項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃涉及的主要內(nèi)容 ? 描述信息收集和文件歸檔結(jié)構(gòu)。 這一結(jié)構(gòu)用于收集和保存不同類型的信息。例如： ? 項(xiàng)目隊(duì)成員出席會(huì)議帶回來(lái)的有價(jià)值的信息如何歸檔，保存在那里？ ? 供應(yīng)商的新產(chǎn)品樣本如何歸檔，保存在那里？ ? 項(xiàng)目中使用了新產(chǎn)品影響到其他領(lǐng)域（如工程、會(huì)計(jì)），信息如何傳遞？ 必須制定和遵循一個(gè)制度，將與項(xiàng)目有關(guān)的重要工作信息歸檔 ? 描述什么信息送給誰(shuí)、什么時(shí)候和如何發(fā)送的機(jī)構(gòu)。 ? 所有狀態(tài)報(bào)告都是書面的？那些是口頭的？ ? 是不是每個(gè)利益相關(guān)者都收到一份主進(jìn)度表？ ? 實(shí)施者是否收到不同格式的狀態(tài)報(bào)告？ 溝通計(jì)劃的主要內(nèi)容 ? 傳送重要信息的格式 ? 用于創(chuàng)建信息的日程表 ? 是否已經(jīng)安排資源去收集、聚集和發(fā)送關(guān)鍵項(xiàng)目信息？ ? 利益相關(guān)者是否知道在什么時(shí)候能得到不同的信息 ? ? 什么時(shí)候他們需要參加重要的會(huì)議？ ? 時(shí)間安排是否考慮到了關(guān)鍵項(xiàng)目文件的評(píng)審和批準(zhǔn)？ ? 獲得信息的訪問(wèn)方法 ? 誰(shuí)能看到一個(gè)草擬的文件？ ? 每一個(gè)人都能訪問(wèn)所有的項(xiàng)目文件嗎？ ? 那些信息在線保存？ 那些信息需要硬拷貝？ ? 誰(shuí)能拷貝硬拷貝中的文件？ ? 誰(shuí)能出席什么會(huì)議？ 溝通計(jì)劃的主要內(nèi)容 ? 隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，更新溝通管理計(jì)劃的方法 ? 利益相關(guān)者溝通分析 項(xiàng)目溝通利益相關(guān)者舉例