【正文】 第八章 會展項目溝通管理 第八章 會展項目溝通管理 關(guān)鍵術(shù)語 第一節(jié) 溝通的基本概念 第二節(jié) 項目溝通管理過程 第三節(jié) 項目會議管理 第四節(jié) 項目沖突的協(xié)調(diào)處理 第五節(jié) 項目溝通的方法 第八章 會展項目溝通管理 關(guān)鍵術(shù)語 溝通計劃（ Communication Planning） 信息發(fā)布（ Information Distribution） 績效報告（ Performance Reporting） 管理收尾（ Administrative Closure） 溝通障礙（ Barriers） 第一節(jié) 溝通的基本概念 一、溝通的概念 有關(guān) 溝通的主要概念 有如下幾個方面： 1． 溝通就是相互理解（項目經(jīng)理75%90%的時間） 2． 溝通就是提出和回應(yīng)問題與要求 3． 溝通交換的是信息和思想 4． 溝通是一種有意識的行為 二、項目溝通管理的概念 項目溝通管理是指對于項目過程中各種不同方式和不同內(nèi)容溝通活動的管理。 其主要內(nèi)容包括 — 確定項目信息需求及其計劃安排 — 使項目團隊能夠得到信息 — 收集和發(fā)布項目實施績效的信息 第一節(jié) 溝通的基本概念 三 、 溝通的過程 發(fā)送過程 接收過程 傳遞過程 信息 傳遞 干擾 項目溝通過程示意圖 想法 編碼 接收 解碼 理解 反饋 第一節(jié) 溝通的基本概念 四 、 溝通的基本原則 1． 準確性原則 2．完整性原則 3．及時性原則 4．非正式組織溝通的運用原則 第一節(jié) 溝通的基本概念 四、影響組織溝通效果的基本要素 1．信息發(fā)送者 2．接收者或受眾 3．溝通環(huán)境 4．信息資源 5．溝通方式與渠道 6．反饋與回應(yīng) 第一節(jié) 溝通的基本概念 第二節(jié) 項目溝通管理過程 ? 一、溝通管理過程包括： ? 項目溝通計劃編制 ——確定項目干系人的信息需求和溝通需求；何人、何時、需要何種信息，以及信息的獲得和提供方法。 ? 信息分發(fā) ——使項目干系人及時得到所需要的信息。 ? 績效報告 ——收集并傳布執(zhí)行信息，包括狀態(tài)報告、進度報告和預測等。 ? 干系人管理 ——干系人管理是指對其溝通進行管理，以滿足干系人需求并與干系人一起解決問題。對干系人進行積極管理，可以促使項目沿預期軌道行進，而不會因未解決的利害關(guān)系問題脫軌。同時，可提高團隊協(xié)同作戰(zhàn)的能力，并限制對項目產(chǎn)生的任何干擾。 組 織 過 程 資 產(chǎn) （ 更 新 ）解 決 的 問 題溝 通 管 理 計 劃 （ 更 新 ）項 目 管 理 計 劃 ( 更 新 ) 團 隊 績 效 報 告預 測批 準 的 變 更請 求 的 變 更溝 通 管 理 計 劃經(jīng) 驗 教 訓 、 歷 史 信 息知 識 庫溝 通 規(guī) 劃事 業(yè) 環(huán) 境 因 素組 織 過 程 資 產(chǎn)信 息 發(fā) 布干 系 人管 理項 目 收 尾項 目 管 理 計 劃制 定 項 目管 理 計 劃整 體變 更 控 制范 圍 定 義指 導 與 管 理項 目 執(zhí) 行溝 通 技 術(shù)項 目 范 圍 說 明 書批 準 的 變 更批 準 的 糾 正 措 施工 作 績 效 信 息績 效 報 告推 薦 的 糾 正 措 施請 求 的 變 更 ? 二、溝通管理的目的： 溝通是意義的傳遞與理解。項目溝通管理就是要保證項目信息 及時、正確地 提取、收集、傳播、存儲 以及最終進行處置，保證項目信息暢通。 ? 溝通管理的方法： ? 定時 向項目成員通報項目進展， ? 隨時 提供項目進展狀態(tài)，幫助項目經(jīng)理確定項目信息在什么時候、以什么方式進行交流， ? 維護項目內(nèi)部良好的溝通、 ? 保證 項目文檔完備并符合要求 。 三、項目溝通計劃的編制 項目溝通需求的確定 項目溝通計劃編制的過程 項目溝通管理計劃涉及的主要內(nèi)容 ? 在編制項目溝通需求時， 最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項目干系人分析 。項目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對溝通需求有較大影響，比如 : ? 組織要求項目經(jīng)理定期向項目管理部門做進展分析報告，那么溝通計劃中就必須包含這條。 ? 項目干系人的利益要受到項目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項目干系人是客戶，項目組成員、項目經(jīng)理以及他的上司。 ? 所有這些人員各自需要什么信息、在每個階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都是需要細致分析的。 ? 比如有的客戶希望每周提交進度報告，有的客戶除周報外還希望有電話交流，也有的客戶希望定期檢查項目成果，種種情形都要考慮到。 ? 分析后的結(jié)果要在溝通計劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來的溝通計劃才會全面、有效。 項目溝通需求的確定 項目溝通計劃編制的過程 ? 項目溝通計劃編制的前期準備工作 (需求確認 .約束條件 ,假設(shè)前提 ) ? 項目溝通計劃的編制工作 (溝通目標 .任務(wù)確認 .任務(wù)安排 .資源需求） ? 項目溝通計劃編制的結(jié)果輸出 (溝通管理計劃 ) 項目溝通管理計劃涉及的主要內(nèi)容 ? 描述信息收集和文件歸檔結(jié)構(gòu)。 這一結(jié)構(gòu)用于收集和保存不同類型的信息。例如： ? 項目隊成員出席會議帶回來的有價值的信息如何歸檔，保存在那里？ ? 供應(yīng)商的新產(chǎn)品樣本如何歸檔，保存在那里？ ? 項目中使用了新產(chǎn)品影響到其他領(lǐng)域（如工程、會計），信息如何傳遞？ 必須制定和遵循一個制度，將與項目有關(guān)的重要工作信息歸檔 ? 描述什么信息送給誰、什么時候和如何發(fā)送的機構(gòu)。 ? 所有狀態(tài)報告都是書面的？那些是口頭的？ ? 是不是每個利益相關(guān)者都收到一份主進度表？ ? 實施者是否收到不同格式的狀態(tài)報告？ 溝通計劃的主要內(nèi)容 ? 傳送重要信息的格式 ? 用于創(chuàng)建信息的日程表 ? 是否已經(jīng)安排資源去收集、聚集和發(fā)送關(guān)鍵項目信息？ ? 利益相關(guān)者是否知道在什么時候能得到不同的信息 ? ? 什么時候他們需要參加重要的會議？ ? 時間安排是否考慮到了關(guān)鍵項目文件的評審和批準？ ? 獲得信息的訪問方法 ? 誰能看到一個草擬的文件？ ? 每一個人都能訪問所有的項目文件嗎？ ? 那些信息在線保存？ 那些信息需要硬拷貝？ ? 誰能拷貝硬拷貝中的文件？ ? 誰能出席什么會議？ 溝通計劃的主要內(nèi)容 ? 隨著項目的進展，更新溝通管理計劃的方法 ? 利益相關(guān)者溝通分析 項目溝通利益相關(guān)者舉例