【正文】 1 第 九 章 行 政 管 理 制 度 范 本 2 XZGLZD01 公司會(huì)議管理辦法 公司標(biāo)準(zhǔn)文件 公司會(huì)議管理辦法 文件編號(hào) 版本 A/O 頁(yè)次 1. 目的 為使公司各類會(huì)議有效召開 ，節(jié)約會(huì)議成本，特制訂本辦法。 2．適用范圍 適用于公司會(huì)議管理。 3．會(huì)議管理要求 會(huì)議前的準(zhǔn)備。 會(huì)議組織者擬定議題的順序和分配時(shí)間。 提前通知與會(huì)者時(shí)間、地點(diǎn)、議題和應(yīng)準(zhǔn)備的材料，對(duì)重大會(huì)議的材料至少提前三 天發(fā)放并落實(shí)會(huì)議地點(diǎn)。 準(zhǔn)備好要發(fā)放的資料或?qū)⒉牧咸崆鞍l(fā)放與會(huì)者。 安排會(huì)務(wù)組織和會(huì)議記錄。 需要時(shí)準(zhǔn)備好投影儀、白板及擴(kuò)音設(shè)備等必要的會(huì)議設(shè)施。 對(duì)與會(huì)者的要求。 對(duì)會(huì)議議題涉及內(nèi)容有所了解或有相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)并提需提供與議題相關(guān)的數(shù)據(jù)、文字 資料。 會(huì)議的結(jié)論將對(duì)其所負(fù)責(zé)的工作有所影響。 對(duì)會(huì)議涉及保密的事項(xiàng)與會(huì)者必須遵守保密原則。 對(duì)會(huì)議議題有充分的準(zhǔn)備，并能提出意見、建議或提供相關(guān)資料。 會(huì)議紀(jì)律。 嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間， 并填寫“會(huì)議簽到表”，如遇特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。 會(huì)議組織部門按要求填寫“會(huì)議記錄”，記錄準(zhǔn)確、清晰、完整并統(tǒng)一歸檔備案。 會(huì)議期間與會(huì)者應(yīng)將手機(jī)調(diào)到無(wú)聲狀態(tài)，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)不得使用電話。 在會(huì)議的開始就議題的要旨做簡(jiǎn)潔說(shuō)明。 3 會(huì)議討論過(guò)程中，每個(gè)與會(huì)者應(yīng)結(jié)合自己的工作提出建設(shè)性的意見。 ，即抓住重點(diǎn)又盡量具體。 會(huì)議中做到專心聆聽每個(gè)發(fā)言人的發(fā)言。 會(huì)議結(jié)束時(shí)全體與會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議結(jié)論進(jìn)行確認(rèn)。 會(huì)議中不得退場(chǎng)，如確需退場(chǎng)應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。 會(huì)議結(jié)束時(shí)，總經(jīng)辦或人力資源部抽查會(huì)議效果，與會(huì)人員填寫“會(huì)議評(píng)估表”。 會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)和歸檔。 總經(jīng)理辦公會(huì)等公司級(jí)會(huì)議 由承辦部門負(fù)責(zé)整理“會(huì)議紀(jì)要”，經(jīng)會(huì)議主持人批準(zhǔn)，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)印發(fā)，并在年底歸檔。 公司會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)、督辦、反饋工作由董事辦、總經(jīng)辦或人力資源部負(fù)責(zé)。 4．各項(xiàng)會(huì)議的要求 例行會(huì)議。 公司召開下表所列例行會(huì)議。 會(huì)議名稱 頻次 召開時(shí)間 會(huì)議時(shí)間 主持 人 與會(huì)人員（部門） 總經(jīng)理辦公會(huì) 一次 /月 每月初 2 小時(shí) 總經(jīng)理 公司高層、各相關(guān)下 屬公司負(fù)責(zé)人 月度工作例會(huì) 一次 /月 每月第一個(gè)星 期一 2 小時(shí) 總經(jīng)理 部門（含）以上管理 人員 部門內(nèi)部工作例會(huì) 一次 /周 每星期一 1 小時(shí) 部門負(fù) 責(zé)人 部門全體成員 總經(jīng)理辦公會(huì)內(nèi)容 :工作協(xié)調(diào)、工作總結(jié)、計(jì)劃安排及公司中大決策。 月度工作例會(huì)內(nèi)容：各部門匯報(bào)工作總結(jié)，并提出工作中存在的問(wèn)題；由公司領(lǐng)導(dǎo)明確下一步工作重點(diǎn)；公司做整天協(xié)調(diào)安排。 部門內(nèi)部工作例會(huì)內(nèi)容：工作總結(jié)、 提出并解決具體問(wèn)題，計(jì)劃安排下周工作。 關(guān)于公司例會(huì)的說(shuō)明。 （ 1）“會(huì)議簽到表”、“會(huì)議記錄”、“會(huì)議紀(jì)要”的填寫由會(huì)議組織者提出?！皶?huì)議評(píng)估表”由總經(jīng)辦或人力資源部以抽查的形式要求與會(huì)人員填寫。 （ 2）例會(huì)的主持人如不能參加會(huì)議，可指派他人代為主持。 集團(tuán)公司經(jīng)營(yíng)分析會(huì)。 集團(tuán)公司經(jīng)營(yíng)分析會(huì)與每季度首月的 15 日召開，如遇節(jié)假日提前兩天召開。特殊 4 情況請(qǐng)示集團(tuán)總經(jīng)理確認(rèn)。 參加人員：集團(tuán)公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各子公司總經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師、總工程師、財(cái)務(wù)總監(jiān)、 董事辦主任、總經(jīng)辦主任、自殘管理部負(fù)責(zé)人、投資部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人。 會(huì)議議題。 （ 1）由集團(tuán)公司總經(jīng)理制定會(huì)議記錄宣讀上季度會(huì)議紀(jì)要。 （ 2）集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)或財(cái)務(wù)經(jīng)理匯報(bào)集團(tuán)本季度財(cái)務(wù)報(bào)表及財(cái)務(wù)分析報(bào)告。 （ 3）集團(tuán)資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)人匯報(bào)集團(tuán)本季度資產(chǎn)投資于產(chǎn)出等分析。 （ 4）集團(tuán)投資部負(fù)責(zé)人匯報(bào)集團(tuán)本季度投資與產(chǎn)出等分析。 （ 5） 集團(tuán)公司總經(jīng)理對(duì)集團(tuán)整體經(jīng)營(yíng)情況及管理狀況進(jìn)行分析并做出決定。 （ 6）集團(tuán)董事長(zhǎng)對(duì)對(duì)集團(tuán)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并對(duì)下季度需要重點(diǎn)完成的工作進(jìn)行安排。 各子公司經(jīng) 營(yíng)分析會(huì)。 凡盈利性公司每月 12 日召開月度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)，如遇節(jié)假日提前兩天召開。特殊情況請(qǐng)示本公司總經(jīng)理確定。 會(huì)議參加人員為公司有盈利部門或分公司相關(guān)負(fù)責(zé)人。 會(huì)議議題。 會(huì)議議題見下表。 議題 具體內(nèi)容 承上啟下 由總經(jīng)理制定會(huì)議記錄人宣讀上次會(huì)議決定，并逐一核實(shí)會(huì)議決定的執(zhí)行情況 銷售部門做銷售分析表 ，內(nèi)容包括與上月、歷史同期數(shù)據(jù)相比較，以及計(jì)劃完成情況（市場(chǎng)占有率；銷售收入、 毛利、凈利潤(rùn)、費(fèi)用） （銷量及金額；顧客反饋 ，購(gòu)買不購(gòu)買原因、商品質(zhì)量，建議） 財(cái)務(wù)部門做財(cái)務(wù)分析表 、毛利、毛利率、凈利潤(rùn)、成本和費(fèi)用情況，公布計(jì)劃任務(wù)的完成情況 ，評(píng)價(jià)本公司的財(cái)務(wù)狀況和風(fēng)險(xiǎn) 生產(chǎn)部做生產(chǎn)分析表 技術(shù)部做本 5 月度技術(shù)分析表 行政部對(duì)本部門工作情況進(jìn)行分析 工作 （ 1）公司整體工作計(jì)劃，工作進(jìn)度完成情況 （ 2）公司內(nèi)部和部門協(xié)調(diào)工作情況匯報(bào) （ 3）本部門日常工作情況匯報(bào) （ 4）本部門需要協(xié)調(diào)和支持的事項(xiàng)請(qǐng)示 （ 1）員工離職率和新進(jìn)率情況及原因分析 （ 2）人員供求矛盾及原因分析 （ 3）員工培訓(xùn)次數(shù)及效果分析 （ 4）計(jì)劃完成情況及存在問(wèn)題 （ 5）措施及設(shè)想 工作安排 總經(jīng)理依據(jù)會(huì)議中提供的各類數(shù)據(jù)信息及情況做出具體工作安排，布置月度工作任務(wù)，并落實(shí)到人 宣讀、記錄 由會(huì)議記錄 人宣讀本次會(huì)議產(chǎn)生的各項(xiàng)決議和任務(wù)，以及執(zhí)行人員，如無(wú)意義可結(jié)束會(huì)議 會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議記錄人形稱會(huì)議紀(jì)要，并在當(dāng)日發(fā)至與會(huì)人員，以便參照?qǐng)?zhí)行。 項(xiàng)目會(huì)議。 項(xiàng)目會(huì)議時(shí)間：項(xiàng)目會(huì)議時(shí)間由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織，每周召開一次，會(huì)議時(shí)間為 1~2 小時(shí)。 凡項(xiàng)目小組成員均須按時(shí)參加項(xiàng)目會(huì)議，并會(huì)議要求回報(bào)工作進(jìn)展情況，根據(jù)項(xiàng)目會(huì)議需要還可請(qǐng)相關(guān)人員參加，至少應(yīng)提前一天通知與會(huì)人員。 項(xiàng)目會(huì)議議題。 ，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處以核實(shí)會(huì)議決定的執(zhí)行情況。 ，項(xiàng)目小組成員按序發(fā)言，每人的發(fā)言以 10分鐘為宜，發(fā)言內(nèi)容如下。 （ 1）所負(fù)責(zé)工作是否按項(xiàng)目計(jì)劃的進(jìn)度完成，目前項(xiàng)目的推進(jìn)情況，同時(shí)還展開了那些工作。 （ 2）回報(bào)項(xiàng)目費(fèi)用支出情況：成本和費(fèi)用（人、財(cái)、物的投入；廣告投入）等，并與上周作比較（建議以幻燈片形式匯報(bào)）。 （ 3）在項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中部門之間以及與外部接口部門的配合與協(xié)調(diào)情況。 （ 4） 在項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中，有利和不利因素（政策、資源、信息、技術(shù) ） 或趨勢(shì)，對(duì)投入、產(chǎn)出及成本費(fèi)用的影響。 (5)會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議記錄人形成會(huì)議紀(jì)要，并在當(dāng)日發(fā)至各與會(huì)人員，以便參照?qǐng)?zhí)行。 6 會(huì)議遲到 5分鐘以內(nèi)的，罰款 10 元；超過(guò) 15 分鐘的按曠工自理，罰款 30元。 參加會(huì)議但未進(jìn)行簽到者，罰款 20元。 會(huì)議中違反會(huì)場(chǎng)紀(jì)律（接電話）者，罰款 20元。 會(huì)議中未向會(huì)議主持人請(qǐng)假便離開會(huì)議者，罰款 40元。 未提前請(qǐng)假且不到者，罰款 50元。 擬定 審核 審批 XZGLZD02 公司文書管理辦法 公司標(biāo)準(zhǔn)文件 文件編號(hào) 7 版本 A/O 公司文書管理辦法 頁(yè)次 為規(guī)范化文書管理 體系，特制定本辦法。 適用于公司文書管理。 分類 須登記的文書范圍：結(jié)合《檔案管理規(guī)定》的要求。 外來(lái)文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、涵、會(huì)議紀(jì) 要）、電報(bào)、傳真等 。 本部制發(fā)文件：本公司內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件。 收文 本公司與外界往來(lái)的文件，由辦公室統(tǒng)一登記、收文。 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。 發(fā)文 以公司名義撰寫的文件，可由各部門自行擬 稿，統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。 以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發(fā)。 分文 外來(lái)文件由辦公室登記收文后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí)，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。 會(huì)簽 需多部門或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上“收文處理單”。 各部門收到需參與會(huì)簽的文件時(shí)，須本著本部門的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見。 文件收文后，再依“收文處理單”內(nèi)所指定的會(huì)簽順序，轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門或某人，若某部門或某人為 最后一個(gè)會(huì)簽單位，則處理后將本文件轉(zhuǎn)送辦公室。 、執(zhí)行 審核、批示 涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由公司總經(jīng)理審核的文件，由辦公室匯總簽辦意見，呈總經(jīng)理或交 8 其他被授權(quán)者做最終的審核、批示。 執(zhí)行 經(jīng)總經(jīng)理或有關(guān)人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復(fù)印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。 本公司公文格式及字體規(guī)則： 文號(hào)：四號(hào) 仿宋 GB2312 左齊 。 標(biāo)題：三號(hào) 黑體 居中 。 正文：小三號(hào)，仿宋 GB2312 ，每行 28～ 30 字 ，每頁(yè) 28～ 30 行。視正文內(nèi)容多少，行間距定義為最小值或單 (雙 )位行距，盡量避免“此頁(yè)無(wú)正文”和段落最后一個(gè)字另起一行，以保證頁(yè)面充實(shí)、完整、美觀。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為，第一層為“一”，第二層為“ (一 )”，第三層為“ 1”，第四層為“ (1)”。 除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。 附件：正文之后，成文時(shí)間之前，注明順序和名稱。 成文時(shí)間：四號(hào)，宋 GB2312，右齊，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 印 章：除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)加蓋印章 (需“騎年壓月” )。 抄報(bào)、抄送：四號(hào) 宋 GB2312 與正文齊 公文用紙統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型 (長(zhǎng) 297 厘米 、寬 210厘米 )，左側(cè)裝訂。以公司名義發(fā)文，要分別采用相應(yīng)的公司信箋，并加蓋相應(yīng)印章，不得混用。 文稿由各相關(guān)部門使用統(tǒng)一的擬稿紙草擬并簽名，部門負(fù)責(zé)人核簽，然后交行政部復(fù)核 (如與其他部門有業(yè)務(wù)聯(lián)系，還應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽 )，行政部負(fù)責(zé)確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度后，呈公司總經(jīng)理 (或受權(quán)副總經(jīng)理 )簽發(fā)。 經(jīng)總經(jīng)理 (或授權(quán)副總經(jīng)理 )簽發(fā)的文件底稿退回行 政部進(jìn)行登記、編號(hào)、打印和發(fā)送。 草擬、修改和簽批公文，不得使用鉛筆或圓珠筆，不得在文章裝訂線以外書寫。 擬定 審核 審批 XZGLZD03 來(lái)訪接待管理制度 公司標(biāo)準(zhǔn)文件 文件編號(hào) 9 版本 A/O 來(lái)訪接待管理制度 頁(yè)次 1. 目的 為規(guī)范接待工作，提高接待水平，本著“熱情周到、規(guī)范、節(jié)約”的原則，特制定本制度。 . 2. 適用范圍 公司本部、各管理處。 ：主要指來(lái)公司或分公司進(jìn)行檢查的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以 及重要業(yè)務(wù)關(guān)系單位負(fù)責(zé)人。 ：指政府機(jī)關(guān)或外部單位來(lái)公司或分公司進(jìn)行指導(dǎo)、考察、交流、參觀、學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)聯(lián)系（如發(fā)展商、同行單位、新聞媒體等）的客人。 ：指到公司或分公司辦理公務(wù)的政府機(jī)關(guān)工作人員、辦事人員（包括稅務(wù)稽查機(jī)關(guān)、消防局、公安機(jī)關(guān)等），和進(jìn)行一般業(yè)務(wù)上交流的同行業(yè)人士。 對(duì)于貴賓的來(lái)訪，由公司或分公司總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理負(fù)責(zé)接待并陪同，如需食宿，應(yīng)由行政事務(wù)部門填寫《接待安排表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，行政事務(wù)部門具體安排入住酒店、就 餐、接送車輛等事宜。 ，由公司或分公司副總經(jīng)理或副總經(jīng)理委托的部門經(jīng)理接待并陪同，如需食宿，應(yīng)由行政事務(wù)部門或接待人填寫《接待安排表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，行政事務(wù)部門具體安排入住酒店、就餐、接送車輛等事宜。 ，由相關(guān)部門經(jīng)理接待并陪同，公司或分公司不負(fù)責(zé)食宿。特殊情況的，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后可由行政事務(wù)部門具體安排。 ，若屬必要，由行政事務(wù)部門或接待人填制《接待安排表》。 《接待安排表》報(bào)總經(jīng)理 或總經(jīng)理授權(quán)的副總經(jīng)理審批。 《接待安排表》經(jīng)審批后，由公司或分公司行政事務(wù)部門具體落實(shí)。 、食宿、交通工具和活動(dòng)