【正文】 1 廣東富盈集團(tuán)公司總部辦公大樓管理辦法 （暫行） 編制：富盈集團(tuán)行政部 審核：羅 敏 批準(zhǔn)：劉學(xué)斌 實(shí)施日期： 2020 年 3 月 20日 2 目 錄 第一部分 行政事務(wù)管理 第一章 辦公室日常管理規(guī)定 ???????????????????????? 3 第二章 固定資產(chǎn)管理規(guī)定 ????????????????????????? 4 第三章 辦公用品管理辦法 ????????????????????????? 6 第四章 名片管理辦法 ??????????????????????????? 7 第五章 公司報刊、郵件收發(fā)管理 ?????????????????????? 7 第六章 辦公設(shè)備使用規(guī)定 ????????????????????????? 8 第七章 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理條例 ???????????????????????? 8 第八章 辦公電話的使用管理規(guī)定 ?????????????????????? 12 第九章 辦公室鑰匙管理規(guī)定 ???????????????????????? 12 第十章 公司訪客及來賓參觀接待辦法 ???????????????????? 13 第十一章 前臺值班管理 ???????????? ?????????????? 14 第十二章 公司圖書資料管理 ???????????????????????? 14 第十三章 辦公室保密制度 ????????????????????????? 15 第十四章 車輛管理 ???????????????????????????? 16 第十五章 員工工作證管理辦法 ??????????????????????? 20 第十六章 辦公室布置要點(diǎn) ????????????????????????? 20 第二部分 會議室管理 第十七章 會議室的名稱及功能配置 ???????????? ????????? 21 第十八章 會議室的使用劃分與預(yù)訂管理 ??????????????????? 22 第十九章 會議室的日常管理與維護(hù) ????????????????????? 23 第二十章 會議紀(jì)律 ???????????????????????????? 24 第三部分 安全衛(wèi)生管理 第二十一章 清潔綠化及景觀燈箱管理 ???????????????????? 24 第二十二章 保安人員值勤細(xì)則 ??????????????????????? 25 第二十三章 電梯操作管理規(guī)定 ?????????????????? ????? 26 第二十四章 突發(fā)事件處理 ????????????????????????? 27 第四部分 辦公室樓面管理 第二十五章 茶水間管理規(guī)定 ???????????????????????? 28 第二十六章 用餐間管理規(guī)定 ???????????????????????? 28 第二十七章 更衣室管理規(guī)定 ???????????????????????? 28 第二十八章 拾遺 ????????????????????????????? 29 第二十九章 吸煙區(qū)管理規(guī)定 ?????????????????????? ?? 29 第三十章 辦公室加班管理規(guī)定 ?????????????????????? 29 第三十一章 辦公室衛(wèi)生管理準(zhǔn)則 ?????????????????????? 30 第三十二章 附則 ????????????????????????????? 31 第一部分 行政事務(wù)管理 3 第一章 辦公室日常管理規(guī)定 第一節(jié) 辦公室禮儀 員工在公司內(nèi)與領(lǐng)導(dǎo)、外賓、同事相遇，要主動點(diǎn)頭微笑、致意或禮貌問好，如早上、晚上、平時見面互致“早上好”、“晚上好”、“你好”或“您好”。如遇領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加以職稱，如“董事長好、總好”， 如遇來賓參觀訪問時，應(yīng)稱“先生好”、“小姐好”，并停留、側(cè)立、禮讓先行，微笑點(diǎn)頭致意。如正在工作狀態(tài)，點(diǎn)頭致意后應(yīng)立即投入工作，不得觀望、議論或東張西望。 衣著整潔，談吐文明，參加集會或會議時應(yīng)保持端莊的坐姿、站姿，認(rèn)真聆聽，保持肅靜。退場或散會時，應(yīng)隨手將座椅歸位，禮讓上級先行，之后井然有序，逐一退場，不得搶先擁擠和大聲喧嘩。 聆聽公司領(lǐng)導(dǎo)報告或指示時，應(yīng)注視對方的臉，認(rèn)真聆聽，不得擺出散漫的姿態(tài)。 與同事相處做到“友善、誠懇、待人以寬”，與上司相處做到“尊敬、但不獻(xiàn)媚”，與下屬相處做到“以身 作則、平等待人、禮遇下屬、關(guān)心下屬、信任下屬、接近下屬”。 所有員工必須養(yǎng)成文明禮貌的好習(xí)慣，經(jīng)常使用“您好 !”“請 !”“謝謝 !”“對不起！”“再見！”等禮貌用語。 對前來辦事或聯(lián)系業(yè)務(wù)或訪客，不論是否對口，不能說“不知道”、“不清楚”，要認(rèn)真傾聽，熱心引導(dǎo)，快速銜接，并為來訪者提供準(zhǔn)確的聯(lián)系人、聯(lián)系電話和地址，或引導(dǎo)到要去的部門。 第二節(jié) 辦公室行為規(guī)范 公司員工要努力養(yǎng)成遵守紀(jì)律、文明辦公的習(xí)慣。上班時，必須嚴(yán)格遵守勞動紀(jì)律，堅守工作崗位，不得遲到、早退，不得溜崗、串崗、擅離職守，違者按公司 相關(guān)制度處罰。 上班時要精力集中、旺盛，不許吃零食或在工作臺上閑坐聊天，違者每次罰款 50元。 時刻保持辦公場所整潔，注意辦公場所內(nèi)外清潔，不準(zhǔn)在辦公區(qū)域亂扔廢紙、污物、辦公場所內(nèi)墻上不得隨意張貼，臺面不準(zhǔn)擺放與辦公無關(guān)的物品，臺面文件資料、桌椅擺放整齊。 嚴(yán)禁在上班時間在辦公室打瞌睡，違者每次罰款 200元。 員工一律不準(zhǔn)攜帶親戚朋友及小孩進(jìn)入公司辦公區(qū)域；如有外單位領(lǐng)導(dǎo)及客戶參觀，必須先征得上級領(lǐng)導(dǎo)同意，在前臺履行登記手續(xù)后方可帶入指定地點(diǎn)，違者每次處以 200元罰款。 要求見公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)事 先電話預(yù)約，進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室輕聲敲門，獲得同意后方可入內(nèi)。未經(jīng)許可（上班或下班期間）擅自進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室者，每次罰款 200元。 遵守組織紀(jì)律，講究文明禮貌，不隨便亂坐別人或上司的座椅，不隨便依靠在辦公桌上，言談舉止應(yīng)得體，坐姿端正。 同事之間要和睦相處，互相尊重，不得在辦公室吵鬧，違者每次罰款 100元。 上班時間嚴(yán)禁看報刊雜志、聽 MP3及看與工作無關(guān)之書籍或資料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以罰款 50元 /次，對上班時間通過聊天工具上網(wǎng)聊天者或使用軟件玩網(wǎng)絡(luò)游戲者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即予以開除。 未經(jīng)允許不得隨意翻閱他人文 件、資料，亂用他人辦公用品，更不得開啟他人辦公設(shè)備，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)或舉報核實(shí)處以罰款 100元 /次，造成他人財物損失的應(yīng)照價賠償。 4 1愛護(hù)辦公設(shè)施，設(shè)備不得隨意搬動，違者每次處以罰款 100 元；如有損壞直接追究當(dāng)事人責(zé)任，并按物品原價雙倍賠償。 1辦公室內(nèi)嚴(yán)禁喝功夫茶，午休時不得橫臥在沙發(fā)或辦公桌上，違者每次罰款 100元。 1辦公大樓嚴(yán)禁任何形式的賭博行為，違者每人次處以 500元罰款，情節(jié)嚴(yán)重者作開除處理。 1除公務(wù)外，上班時間不可進(jìn)入他人辦公區(qū)域閑聊，同部門人員不許聊與工作無關(guān)的話、做與工作無關(guān)的事 情，更不得嬉鬧及大聲喧嘩，如同事之間需要語言溝通應(yīng)盡量小聲，避免影響他人正常工作。 1辦公室人員應(yīng)收藏好文件、資料，整理好辦公桌椅及其他物品，下班離開時應(yīng)檢查燈光、空調(diào)、電腦、辦公桌抽屜等設(shè)備是否關(guān)閉或上鎖。行政部需定期或不定期進(jìn)行檢查，對違反本規(guī)定的，每項處以罰款 100元 /次。 1最后一個離開辦公室的人員或值班人員要檢查飲水機(jī)、消毒柜、電腦（包括顯示器）、空調(diào)、復(fù)印機(jī)及相關(guān)物品的電源是否關(guān)好，并注意關(guān)燈鎖門（公共辦公區(qū)域窗戶由所對應(yīng)部門負(fù)責(zé)）。 第三節(jié) 員工在上班時間內(nèi)， 個人儀表應(yīng)該整潔、穿著正規(guī)。有工作制服的須按照統(tǒng)一穿著要求著裝，禁止穿背心、短褲、超短裙或拖鞋上班，禁止女士穿尖底高跟鞋上班，違者每次罰款 50 服裝正規(guī)、整潔、完好、協(xié)調(diào)、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。 所有員工在周一至周五的上班時間內(nèi)，一律穿著襯衣（以白色為主，淺藍(lán)、淺灰也可），并佩戴工作證；周六可穿著與工作場所相適應(yīng)的輕便服裝，但不能穿牛仔褲、超短裙、無袖上衣及休閑服。 男職員的著裝要求：夏天著襯衣、西褲；著襯衣時，不得挽起袖子或不系袖扣；不準(zhǔn)穿皮鞋以外的其他鞋類 (包括皮涼鞋 )，并保 持鞋面潔凈。 女職員上班不得穿牛仔服、運(yùn)動服、超短裙、低胸衫或其它有礙觀瞻的奇裝異服，并一律穿肉色絲 6 員工上班應(yīng)注意將頭發(fā)梳理整齊，男職員發(fā)不過耳，并一般不準(zhǔn)留胡須；女職員上班提倡化淡妝， 員工違反著裝規(guī)定的，每次罰款 50 第二章 固定資產(chǎn)管理規(guī)定 固定資產(chǎn)是指使用年限在一年以上的房屋、建筑物、機(jī)器、機(jī)械、運(yùn)輸工具和其它與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等。不屬于 生產(chǎn)經(jīng)營用途的主要設(shè)備，單位價值在 2020元以上，并且使用期限超過兩年的，也列為固定資產(chǎn)。 當(dāng)一項整體性取得和使用的固定資產(chǎn)的組成部分在使用效能上相對獨(dú)立，并且具有不同使用年限時，應(yīng)將相應(yīng)組成部分單獨(dú)確認(rèn)為一項固定資產(chǎn)。 未作為固定資產(chǎn)管理的工具、器具等，作為低值易耗品管理和核算。 固定資產(chǎn)管理： 5 1)固定資產(chǎn)由各公司管理、獨(dú)立核算，但其明細(xì)數(shù)據(jù)、核算方式要報集團(tuán)總部備案。對固定資產(chǎn)的管理必須要做到一物一卡 ,實(shí)物增加建帳建卡，實(shí)物減少銷帳封卡，保證帳、物、卡相符。 2)使用部門：根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出 固定資產(chǎn)購置、租入、調(diào)撥、報廢、毀損等申請，并根據(jù)誰使用誰負(fù)責(zé)的原則，歸口到人管理，對本部門所使用的固定資產(chǎn)的完好性、安全性負(fù)責(zé)。 3)行政部（實(shí)物管理部門）：通過對本公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行編號、建立《固定資產(chǎn)卡片》、定期或不定期會同財務(wù)部門盤點(diǎn)等手段來管理，保證固定資產(chǎn)的完好性、安全性負(fù)責(zé)。 4)財務(wù)部：負(fù)責(zé)建立和健全固定資產(chǎn)管理規(guī)章制度，受理各部門的固定資產(chǎn)增加、調(diào)撥、報廢、毀損等申請并辦理批復(fù)文件，建立明細(xì)帳簿，定期或不定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查固定資產(chǎn)的管理效果。 增置手續(xù)： 1)固定資產(chǎn)的增置 權(quán)集中在總公司，各分公司沒有固定資產(chǎn)購置權(quán)限，全部固定資產(chǎn)申購必須通過集團(tuán)總部。各公司（或部門）購買固定資產(chǎn)必須先填寫《固定資產(chǎn)增置申請表》，一次性購買固定資產(chǎn)價值總額超過 10000元，必須經(jīng)集團(tuán)董事長審批。實(shí)物管理和財務(wù)核算由使用該固定資產(chǎn)的公司負(fù)責(zé)。 2)固定資產(chǎn)增置后，行政管理部門應(yīng)會同相關(guān)部門進(jìn)行驗收，合格后，行政管理部門填寫一式三聯(lián)的《固定資產(chǎn)變動表》，其內(nèi)容應(yīng)包括購置金額、使用年限、月折舊額等數(shù)據(jù)（相關(guān)數(shù)據(jù)可以由財務(wù)部提供），第一聯(lián)行政管理部門轉(zhuǎn)記入《固定資產(chǎn)卡片》，第二聯(lián)由財務(wù)部作為入帳依據(jù)之 一，第三聯(lián)送使用部門或倉庫留存。 3)行政管理部門負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)的實(shí)物管理。購入后予以分類編號并粘貼標(biāo)簽，每月與財務(wù)部門核對《固定資產(chǎn)卡片》的記載事項，如有缺漏事項應(yīng)即通知補(bǔ)正，配合財務(wù)部門進(jìn)行定期或不定期的盤點(diǎn)，保證帳、卡、物三者相符。 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移處理： 1)固定資產(chǎn)在子公司間相互撥轉(zhuǎn)，包括臨時借用超過十五天以上或由不需要的公司移交回總公司時，應(yīng)由移出公司填寫一式三聯(lián)《固定資產(chǎn)變動表》，由行政部簽章后，送移入公司簽認(rèn)，第一聯(lián)送行政部，第二聯(lián)送財務(wù)部，第三聯(lián)送移出部門。（各公司內(nèi)部部門間的調(diào)撥，參照上述做 法執(zhí)行。） 2)不經(jīng)批準(zhǔn)，任何個人不得以任何理由占用公司固定資產(chǎn)。如因公務(wù)需借用固定資產(chǎn)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，辦理借用手續(xù)。行政部對配備給個人使用的固定資產(chǎn)或物品，要建立領(lǐng)用交還制度，并督促使用人愛護(hù)所用資產(chǎn)。工作人員工作調(diào)動時，應(yīng)在其辦理所用資產(chǎn)交還手續(xù)后，方可辦理調(diào)動手續(xù)。 盤點(diǎn)： 行政（實(shí)物管理）部、財務(wù)部和使用部門應(yīng)每半年對帳一次，使帳實(shí)、帳卡保持一致。集團(tuán)財務(wù)部牽頭，各公司每年對本公司的固定資產(chǎn)進(jìn)行一次全面清查盤點(diǎn)，查明固定資產(chǎn)的實(shí)有數(shù)與賬面結(jié)存數(shù)是否相符，固定資產(chǎn)的保管、使用、維修等情況是否 正常。盤點(diǎn)后應(yīng)填制“盤存單”一式三份注明盈虧原因，呈報總經(jīng)理核決后，一份自存、一份送財務(wù)部，一份送行政部備案，復(fù)印一份送到財務(wù)部。各公司對于盤盈或盤虧除應(yīng)項目敘明原因呈核外，并應(yīng)依增置或減損的規(guī)定辦理手續(xù)。 減損處理： 6 1)固定 資產(chǎn)報廢時 ，由各公司或 部門提 出 申請 ， 經(jīng)主 管人 員 核 實(shí) 、 領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)，各 級 管理人 員 同 時銷帳 。因 減損擬報廢 者， 應(yīng)由 使 用部門 填具《固定 資產(chǎn)變動 表》一式三 聯(lián) ，注明 減損 原因，送本公司行政（ 實(shí)物管理） 部門、財務(wù) 部、集 團(tuán) 分管副 總簽 注 處 理意 見 后呈 報董事會主 席， 經(jīng) 核準(zhǔn)后按 處 理意 見執(zhí) 行。第一 聯(lián) 送行政（ 實(shí) 物 管理）部 變 更《固定 資產(chǎn) 卡片》，第二 聯(lián)連 同有 關(guān)數(shù) 據(jù)送 財務(wù) 部，第三 聯(lián) 使 用部門自存。 2)對 非正常 損 失 減 少的固定 資產(chǎn) 要查明原因，追究 責(zé) 任。若固定 資產(chǎn)發(fā) 生 人為嚴(yán)重?fù)p 壞、 遺 失或 盤虧 ，公司 應(yīng) 查明原因 并視 情 況 追究相 關(guān)責(zé) 任人或 責(zé) 任 部門的責(zé) 任，如 屬盜竊 或侵占公司 財產(chǎn) 的，追究法律責(zé) 任。 第三章 辦公用品管理辦法 辦公用品的申領(lǐng)條件。凡屬本公司正式上班人員，根據(jù)工作所需均可按本辦法規(guī)定申領(lǐng)辦公用品，非經(jīng)允許，任何人不得將公司所有辦公用品私自攜回家使用，否則按雙倍處罰。 辦公用品類別。本公司辦公用品分為消耗品和耐用品兩類