【正文】 總經(jīng)理助理的角色與功能 一、前言 企業(yè)在規(guī)模很小的時(shí)候，基于用 人精簡(jiǎn)的原則下，每個(gè)人都是身兼數(shù) 職，不過(guò)不管身兼幾職，我們只探討其工作內(nèi)容，因?yàn)橹挥凶鰧?duì)的事情，才能發(fā)揮功效并對(duì)公司有實(shí)質(zhì)的利益。因?yàn)橐粋€(gè)公司能夠成功，一定是執(zhí)行了最關(guān)鍵的幾項(xiàng)核心事務(wù)，至于用何種方式執(zhí)行，那是工作負(fù)荷與 派工的問(wèn)題。不過(guò)當(dāng)公司規(guī)模越來(lái)越大 ,為應(yīng)付日益增加的 工作負(fù)荷，助理人數(shù)也就越來(lái)越多，職務(wù)也就越分越細(xì)，這也是不得已的情形。 許多的中小企業(yè)， 在成長(zhǎng)到某一規(guī)模時(shí)， 總經(jīng)理都會(huì)由其助理處理相關(guān)事情，或是協(xié)調(diào)各部門(mén)間的沖突。此時(shí)，總經(jīng)理的助理最讓人困擾的是，他的角色是什么 ? 如果說(shuō)是處理總經(jīng)理所交代的事，那總經(jīng)理沒(méi)交代時(shí)，是不是變成沒(méi)事做呢 ? 那么他到底固定的工作是什么呢 ?如果說(shuō)只是協(xié)調(diào)各部門(mén)間的沖突，那要是沒(méi)有沖突的時(shí)候，怎么辦呢 ?助理之所以很難培養(yǎng)的原因也就在于此。有時(shí)遇到公司要精簡(jiǎn)人事時(shí)，助理可能是所有人的箭靶，因?yàn)橛袥](méi)有他們好象沒(méi)有關(guān)系。但是，許多公司有總經(jīng)理助理卻又是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)，因此我們要從一個(gè)經(jīng)營(yíng)管理的角度出發(fā)，來(lái)理清這件事情并說(shuō)明助理的角色與定位，希望對(duì)許多從事助理工作性質(zhì)的人能有所幫助。 二、助理產(chǎn)生的過(guò)程 當(dāng)總經(jīng)理在全公司性的問(wèn)題上，需要有人去協(xié)調(diào)、或是修訂相關(guān)規(guī)定時(shí)，此時(shí)可能派管理部門(mén)的主管去處理，不過(guò)大多數(shù)的中小企業(yè)，因主管學(xué)經(jīng)歷的問(wèn)題，往往總經(jīng)理想要找一位學(xué)經(jīng)歷較佳的助理，因此許多的情況下，總經(jīng)理都是由一人助理開(kāi)始的。開(kāi)始可能是人事制度的問(wèn)題，也可能是總務(wù)、公關(guān)、招募等等工作，反正老板交代的，就得負(fù)責(zé)執(zhí)行。 遇到調(diào)薪、績(jī)效獎(jiǎng)金辦法要修改的問(wèn)題，當(dāng)然還是交代總經(jīng)理的助理去處理。其實(shí)這個(gè)過(guò)程透露的訊息是，一個(gè)企業(yè)在成長(zhǎng)過(guò)程中，時(shí)常會(huì)需要修改其制度，以滿(mǎn)足經(jīng)營(yíng)管理的需求，這時(shí)助理人員就是解決這些問(wèn)題最好的窗口與辦法的提出者。 另外，隨著企業(yè)規(guī)模的改變，一些作業(yè)流程也需要調(diào)整以因應(yīng)環(huán)境所需，但是如果沒(méi)有一位中間的協(xié)調(diào)人員，主管自己實(shí)在沒(méi)有時(shí)間與精神去改善，因此為了不讓企業(yè)的問(wèn)題一直存在，也需要助理人員去做這一項(xiàng)工作。 例如， 營(yíng)業(yè)部門(mén)在訂單的處理流程上，與制造部門(mén)一直配合不好，一方認(rèn)為交期不準(zhǔn)而影響產(chǎn)品的交期，使公司的信譽(yù)受損，而制造部門(mén)一直認(rèn)為營(yíng)業(yè)部門(mén)時(shí)常變更規(guī)格或是縮短交期或是增加數(shù)量，徒然讓制造部門(mén)生產(chǎn)排程混亂而已。就這樣吵來(lái)吵去也不是辦法。此時(shí)總經(jīng)理可能會(huì)交代助理去協(xié)調(diào)兩個(gè)部 門(mén)的作業(yè)流程，并將之合理化，訂出游戲規(guī)則，使雙方的權(quán)責(zé)分明，這類(lèi)的問(wèn)題或許可以減少一些。漸漸地，找不到人負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，就找總經(jīng)理的助理負(fù)責(zé)，想申請(qǐng)什么獎(jiǎng)項(xiàng)，也找助理、對(duì)外公關(guān)也找助理。許多總經(jīng)理的助理就這樣從一人開(kāi)始，漸漸地人數(shù)越來(lái)越多，最后依不同的機(jī)能分成許多組。 也因?yàn)檫@樣的緣故，許多助理并未曾主動(dòng)規(guī)劃助理單位應(yīng)有機(jī)能，而是每年都在處理公司異常的事務(wù)，等到總經(jīng)理交代的事情變少時(shí)，助理真的會(huì)變成“無(wú)聊”的一群人了。也怪不得要裁員時(shí)，直接部門(mén)常常會(huì)將箭頭指向助理單位。所以，常外出參觀公司、研討會(huì)，可能是最常用來(lái)消磨時(shí)間的方法，一個(gè)助理單位最尷尬的情形莫過(guò)于此了。要不然就是推動(dòng)一些自己認(rèn)為或有興趣的項(xiàng)目，如果推動(dòng)手法又不佳，則又將搞得天怒人怨。如果總經(jīng)理的各級(jí)主管只忙于自己的事務(wù) (可能是老板交代的 )，這時(shí)其底下的助理人員，可說(shuō)是處于自生自滅的狀態(tài)，這也可解釋許多助理很難培訓(xùn)的原因。 試想，在漫無(wú)目的的過(guò)程中，有哪個(gè)助理可以看見(jiàn)自己的未來(lái)呢 ? 哪個(gè)年輕的助理人員愿意就這樣一直呆下去呢 ? 在其它機(jī)能明確的單位，例如營(yíng)業(yè)、品保、研發(fā)或是生產(chǎn)部門(mén) ，待久了，說(shuō)不定還能學(xué)到一些基本技能，但是在助理單位，如果沒(méi)有清楚的工作職責(zé)，在沒(méi)有清楚的工作目標(biāo)與項(xiàng)目下，能力與經(jīng)驗(yàn)可能會(huì)原地踏步的。這也是我們看到許多從事助理工作的人員，時(shí)常異動(dòng)的原因。也因此我們看到助理人員除了年紀(jì)的增長(zhǎng)之外，職務(wù)上獲得晉升的機(jī)會(huì)也比較少的一個(gè)原因 。許多助理人員抱怨升遷機(jī)會(huì)不多，關(guān)鍵大多在這個(gè)地方。 但是為了讓助理人員學(xué)東西， 就可以一直推動(dòng)許多項(xiàng)目嗎 ? 關(guān)于這一點(diǎn)要很小心，因?yàn)樗频捻?xiàng)目如果沒(méi)有和公司的經(jīng)營(yíng)理念結(jié)合，單純只是為了推項(xiàng)目而進(jìn)行項(xiàng)目，最終對(duì)助理人員會(huì)產(chǎn)生許多的挫折感，最后可能還是讓助理人員跑掉。 三、助理的定位與職責(zé) 當(dāng)組織規(guī)模越來(lái)越大，員工人數(shù)越來(lái)越多的時(shí)候，不只總經(jīng)理有助理，各部門(mén)或處，也會(huì)有助理，漸漸地，全公司助理人員越來(lái)越多，如果再加上公司推動(dòng)許多項(xiàng)目，例如 ISO、TPM、 TQC、 QCC、提案制度、目標(biāo)管理等等，許多公 司一不小心，間接人員一下子就會(huì)多出好多。 這在景氣好的時(shí)候，還感覺(jué)不出來(lái)，一碰到業(yè)務(wù)差的時(shí)候，助理人數(shù)隨即變成許多人攻擊的箭靶。因?yàn)橹苯由a(chǎn)人員需要多少人，與生產(chǎn)規(guī)模息息相關(guān)，只要產(chǎn)能需要多少，大約可估算出直接需要的人力，但是能夠評(píng)估間接人員所需人數(shù)是否合理的人事單位恐怕不多。 當(dāng)各部門(mén)有自己的助理人員，總經(jīng)理也有助理人員的時(shí)候，這些人員的工作定位有何區(qū)別呢 ? （一） 助理的工作種類(lèi)與層次 從前面所提有關(guān)助理的產(chǎn)生過(guò)程，我們得知總經(jīng)理的助理一開(kāi)始是以解決現(xiàn)有人事、總務(wù)、生管、行銷(xiāo)、營(yíng)業(yè)管理等等這些領(lǐng)域相關(guān)的疑難雜癥；例如人事規(guī)定、獎(jiǎng)懲辦法、獎(jiǎng)金辦法、生產(chǎn)效率分析?；蚴峭苿?dòng)一些項(xiàng)目，例如 5S、提案改善、目標(biāo)管理、申請(qǐng) xx獎(jiǎng)，反正找不到專(zhuān)責(zé)人員負(fù)責(zé)的都丟到總經(jīng)理的助理來(lái)處理。這些工作項(xiàng)目的層次，如果從職等設(shè)定的角度來(lái)看，其層次涵蓋從二職等到七職的工作不等(如果以基層到總經(jīng)理有十個(gè)職等為例 )，這樣一個(gè)高低差異這么大的工作范圍，也難怪許多公司無(wú)法規(guī)劃的很好，公司規(guī)模小一點(diǎn)的話(huà)，更沒(méi)有專(zhuān)屬助理，都是由相關(guān)主管兼著做 (例如管理部主管、總務(wù)主管 )，要談培養(yǎng)經(jīng)營(yíng)管理助理實(shí)屬不易。 但是， 規(guī)模一大就轉(zhuǎn)好了嗎 ? 其實(shí)不然， 因?yàn)閬y久了，也就習(xí)慣，連應(yīng)有的核心業(yè)務(wù)，都會(huì)模糊掉了，因此如果沒(méi)有重新理清主要職責(zé)與定位，再多的助理，還是會(huì)一團(tuán)遭。讓我們看這樣一則對(duì)話(huà)： 甲：看你好象很忙，你們助理的主要職責(zé)是什么 ? 乙：什么都干啊！反正都是一些沒(méi)人要做的事，或是老板交代的事。 甲：公司如果沒(méi)有你，有什么關(guān)系？因?yàn)闆](méi)人管