【正文】 編號(hào)：時(shí)間：2021年x月x日書(shū)山有路勤為徑，學(xué)海無(wú)涯苦作舟頁(yè)碼：第55頁(yè) 共56頁(yè)****物業(yè)管理有限公司****管理處物業(yè)管理操作及培訓(xùn)手冊(cè)行政人事部分冊(cè)目 錄 序言………………………………………………………………………第2頁(yè) 行政人事部工作職責(zé)……………………………………………………第36頁(yè) 行政人事部管理制度……………………………………………………第741頁(yè) 各類表格…………………………………………………………………第4252頁(yè) 序 言行政人事通過(guò)以下五個(gè)職能要素實(shí)施：確保: 這是為了通過(guò)實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而募集與配置能力的過(guò)程，是行政人事管理中先行職能，其主要內(nèi)容為：職務(wù)分析，行政人事計(jì)劃，招募、考核、選拔與錄用。開(kāi)發(fā)：這是指開(kāi)發(fā)所招募的人員品德智能，以提高組織績(jī)效的工程，使人事管理中重要職能。其主要內(nèi)容為：培訓(xùn)、開(kāi)發(fā)、規(guī)劃；職前培訓(xùn)、在職培訓(xùn)及脫產(chǎn)培訓(xùn)；職業(yè)生涯設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)。激勵(lì)：這是為了員工對(duì)組織所作出的貢獻(xiàn)而給予報(bào)酬的過(guò)程。而行政人事管理中的激勵(lì)凝聚智能。其主要內(nèi)容為：激勵(lì)工作積極性；工作績(jī)效評(píng)估；工作薪酬；福利措施。整合：這是使員工之間和睦相處、協(xié)調(diào)共事、取得外界認(rèn)同的一個(gè)過(guò)程，是行政人事管理中的人際協(xié)調(diào)職能。其主要內(nèi)容為：新來(lái)人員的職前教育與社會(huì)化；群體中人際關(guān)系之和諧；矛盾沖突的化解與調(diào)解?？刂疲哼@是對(duì)員工實(shí)施合理、公平的動(dòng)態(tài)管理過(guò)程，是行政人事的控制、調(diào)整職能。因此，行政人事管理可以定義為：為了有效地達(dá)成組織的目標(biāo)而進(jìn)行的組織內(nèi)行政人事的確保、開(kāi)發(fā)、激勵(lì)、整合、控制的活動(dòng)的過(guò)程。……………………………………………………第36頁(yè)目 錄 部門(mén)工作職責(zé) 行政人事部經(jīng)理的崗位職責(zé) 行政人事部助理的崗位職責(zé) 總經(jīng)理秘書(shū)崗位職責(zé) 倉(cāng)庫(kù)保管員崗位職責(zé)行政人事部是管理處綜合性的行政管理機(jī)構(gòu)，直接對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé)，是管理處主管行政事務(wù)、人事調(diào)配、勞動(dòng)工資、社會(huì)統(tǒng)籌等項(xiàng)工作的職能部門(mén)。管理處的重要文件，收集、整理有關(guān)資料，完成管理處發(fā)文的核稿、送審、打印和終校工作。經(jīng)辦管理處來(lái)往公文的收、發(fā)、傳閱和催辦。負(fù)責(zé)記錄總經(jīng)理辦公會(huì)議等重要行政會(huì)議的內(nèi)容，檢查會(huì)議決議的落實(shí)情況。負(fù)責(zé)制訂管理處各部門(mén)定編定員，辦理員工的招聘、解聘、勞動(dòng)力調(diào)配、行政獎(jiǎng)勵(lì)和處分及其他有關(guān)人事手續(xù)。負(fù)責(zé)員工的考勤，編制各類人事和勞動(dòng)工資歷報(bào)表，負(fù)責(zé)委托管理員工的人事檔案。負(fù)責(zé)員工各項(xiàng)社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)統(tǒng)籌的辦理。負(fù)責(zé)保障管理處行政、后勤的各項(xiàng)事務(wù)。在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)行政人事部的工作。貫徹執(zhí)行黨和政府關(guān)于勞動(dòng)人事工作的方針、政策和規(guī)定，結(jié)合管理處的實(shí)際組織制定管理處的勞動(dòng)人事規(guī)章制度并貫徹實(shí)施。管理處規(guī)劃：制定行政人事部年度工作目標(biāo)和實(shí)施計(jì)劃，審定行政人事部職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)管理制度，并負(fù)責(zé)檢查督導(dǎo)。人員招聘：根據(jù)管理處的實(shí)際做好員工的招聘，做好人員的儲(chǔ)備、錄用等項(xiàng)工作，合理處理員工的辭職、辭退、開(kāi)除等有關(guān)事項(xiàng)。薪酬管理：根據(jù)行業(yè)規(guī)范，市場(chǎng)調(diào)查，合理制定管理處員工薪金方案，并依據(jù)科學(xué)的方法在適當(dāng)?shù)臅r(shí)期進(jìn)行調(diào)整。培訓(xùn)開(kāi)發(fā)：積極為員工開(kāi)展多種形式的培訓(xùn)，所有新員工均要做到上崗培訓(xùn)?？?jī)效考核：定期對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核。簽發(fā)辦公室文件和重要文件的起草和核稿，并對(duì)外來(lái)文件提出擬辦意見(jiàn)。負(fù)責(zé)管理處員工的檔案管理和社會(huì)保障的辦理等項(xiàng)工作。完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作。協(xié)助經(jīng)理做好部門(mén)的日常管理工作，完成經(jīng)理交給的各項(xiàng)任務(wù)。協(xié)助部門(mén)經(jīng)理做好各部門(mén)人員招聘和錄用報(bào)到工作。負(fù)責(zé)收繳各類證件，做好人事存檔工作。負(fù)責(zé)管理處內(nèi)部各種規(guī)章制度的錄入、核對(duì)、打印等工作。負(fù)責(zé)管理處各項(xiàng)行政日常事務(wù)工作，具體辦理員工工作證、工作服的領(lǐng)用、保管、登記管理工作。負(fù)責(zé)管理處員工的就餐統(tǒng)計(jì)和定餐等后勤保障工作。負(fù)責(zé)行政人事部的印章管理，職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作。經(jīng)辦管理處內(nèi)、外文件的收發(fā)、傳遞工作，做到及時(shí)、無(wú)誤，對(duì)所有的文件要詳細(xì)編號(hào)、登記、分類及存檔。做好總經(jīng)理辦公會(huì)議內(nèi)容記錄和整理工作，草擬會(huì)議紀(jì)要，并負(fù)責(zé)催辦落實(shí)。遵守保密制度做好保密工作，認(rèn)真處理多余和過(guò)期的文件、資料，不遺失，不亂堆放，不隨意處理。做好管理處檔案的收集、保管工作。負(fù)責(zé)管理處每月工作報(bào)告，做到按時(shí)、準(zhǔn)確地報(bào)送。做好來(lái)信、來(lái)訪工作，如實(shí)登記、分類、處理，及時(shí)向總經(jīng)理和相關(guān)部門(mén)反饋。做好管理處大事收集和匯編工作。嚴(yán)格遵守管理處規(guī)定的各項(xiàng)倉(cāng)庫(kù)管理制度，不擅離工作崗位，嚴(yán)禁任何無(wú)關(guān)人員擅自進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。商品的領(lǐng)用，進(jìn)倉(cāng)必須按規(guī)定手續(xù)辦理，對(duì)火車站、碼頭等地進(jìn)倉(cāng)的商品，必須認(rèn)真檢查包裝，驗(yàn)收合格后，方能進(jìn)倉(cāng)。倉(cāng)庫(kù)有權(quán)拒絕易燃、易爆、易腐爛商品進(jìn)倉(cāng)。嚴(yán)格把好物資入庫(kù)前的數(shù)量關(guān)、質(zhì)量關(guān)和單據(jù)關(guān)。搞好倉(cāng)庫(kù)的商品堆放、養(yǎng)護(hù)工作，做到商品堆放整齊、清潔，儀器與其它商品分開(kāi)堆放。倉(cāng)庫(kù)環(huán)境衛(wèi)生整潔。上班前做到檢查庫(kù)內(nèi)安全、防火、防盜設(shè)施，確保各項(xiàng)設(shè)施安全、正常，消防安全通道暢通。嚴(yán)禁任何人在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)吸煙。下班前關(guān)好門(mén)窗，切斷一切電源，把好倉(cāng)庫(kù)安全關(guān)。嚴(yán)格執(zhí)行耐用消費(fèi)品以舊換新，做好舊物料回收與綜合利用。及時(shí)做好每月盤(pán)倉(cāng)工作，保證商品帳、卡、物相符。每月月底做好盤(pán)點(diǎn)工作，并與財(cái)務(wù)部核對(duì)物品及進(jìn)、出情況。……………………………………………………第741頁(yè)目 錄 行文編碼管理規(guī)定 會(huì)議制度 公文管理辦法 獎(jiǎng)懲制度 考勤制度 員工錄用及終止勞動(dòng)關(guān)系的有關(guān)規(guī)定 辦公用品管理辦法 保密制度 請(qǐng)示報(bào)告管理制度 值班制度 文書(shū)、技術(shù)檔案管理規(guī)定 通訊工具使用管理規(guī)定 關(guān)于各部門(mén)各崗位考核評(píng)分辦法 倉(cāng)庫(kù)管理制度 倉(cāng)庫(kù)管理的若干補(bǔ)充辦法 固定資產(chǎn)管理規(guī)定 制服管理規(guī)定 關(guān)于證件年審、技能培訓(xùn)的有關(guān)規(guī)定 更衣柜使用管理規(guī)定 印章管理制度 特殊工種勞防用品管理試行辦法各項(xiàng)編碼明細(xì)：1)公司代碼：************管理處——JHGL2)部門(mén)代碼：總經(jīng)理辦公室——ZB行政人事部 ——XR 財(cái)務(wù)部——CW 物業(yè)運(yùn)作部——WY 工 程 部 ——GC 保安部——BA3)級(jí)別代碼：管理層——GL（含部門(mén)經(jīng)理、助理、主管、領(lǐng)班等）作業(yè)層——ZY（含文員、技工、保安員、管理員、接待等）4)文件類別代碼：制度規(guī)定——ZG 操作流程——CL 崗位職責(zé)——GZ表 單——BD 上 行 文——C 下 行 文——Q通 知——TZ 收 文——SW 發(fā) 文——FW（總經(jīng)理簽發(fā)之對(duì)外行政發(fā)文不在此列）樣式：1)公司各項(xiàng)制度、規(guī)定：文件類別代碼/公司代碼—部門(mén)代碼及編號(hào)例：行政人事部公文管理制度 ZG/JHGLXR0012)公司內(nèi)部各項(xiàng)操作流程：a、部門(mén)各項(xiàng)操作流程：文件類別代碼/公司代碼—部門(mén)代碼及編號(hào)。例：物業(yè)運(yùn)作部接待、投訴處理流程 CL/JHGLWY001b、部門(mén)內(nèi)部各級(jí)或各崗之操作流程：文件類別代碼/公司代碼—部門(mén)代碼——級(jí)別代碼及編號(hào)。例：保安部領(lǐng)班交接班流程 CL/JHGLBAGL0013)公司各崗位職責(zé)：文件類別代碼/公司代碼—部門(mén)代碼—級(jí)別代碼及編號(hào)。例：總經(jīng)理崗位職責(zé) GZ/JHGLZB001工程部弱電技工崗位職責(zé) GZ/JHGLGCZY0014)公司各項(xiàng)表單：文件類別代碼/公司代碼—部門(mén)代碼及編號(hào)。例：?jiǎn)T工試用期轉(zhuǎn)正審批表 BD/JHGLXR0015)上行文（即報(bào)告）：文件類別代碼/部門(mén)代碼—級(jí)別代碼及年份、月份、編號(hào)例：保安部上呈總經(jīng)理審批的本部門(mén)1月份培訓(xùn)計(jì)劃 C/BAGL04010016)下行文：文件類別代碼/部門(mén)代碼—級(jí)別代碼及年份、月份、編號(hào)例：批復(fù) X/XRGL04010017)通知：文件類別代碼/部門(mén)代碼—級(jí)別代碼及年份、月份、編號(hào)例：關(guān)于2004年春節(jié)放假的通知 TZ/XRGL04010018)收文：文件類別代碼/公司代碼—部門(mén)代碼及年份、編號(hào)例：SW/JHGLXR0019)發(fā)文：文件類別代碼/公司代碼—部門(mén)代碼及年份、編號(hào)例：工程業(yè)務(wù)聯(lián)系單 FW/JHGLGC04001為了更好地落實(shí)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理工作，根據(jù)嘉國(guó)物業(yè)管理有限公司管理工作的總要求，特制定************物業(yè)管理處的會(huì)議制度。制定會(huì)議制度宗旨制定會(huì)議制度旨在及時(shí)研究，確定公司經(jīng)營(yíng)決策，解決經(jīng)營(yíng)和管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)一步規(guī)范經(jīng)營(yíng)管理工作。各類會(huì)議安排1)總經(jīng)理辦公會(huì)議a、會(huì)議時(shí)間：每周五上午9：30b、會(huì)議主持：總經(jīng)理c、與會(huì)人員：物管處各部室經(jīng)理及臨時(shí)通知列席會(huì)議的人員。d、會(huì)議內(nèi)容：主要由各部門(mén)負(fù)責(zé)匯報(bào)本周主要工作的完成情況以及下周工作計(jì)劃；交流情況、反饋意見(jiàn)、布置任務(wù)、研究問(wèn)題、通報(bào)信息。e、會(huì)議組織與安排：根據(jù)總經(jīng)理的意見(jiàn)進(jìn)行組織安排，行政人事部負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議的具體安排和組織工作，并負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。2)專題會(huì)議或協(xié)調(diào)會(huì)議a、會(huì)議時(shí)間：總經(jīng)理根據(jù)工作需要或部門(mén)因工作需要不定期召開(kāi)。b、會(huì)議主持人：根據(jù)不同主題內(nèi)容，由總經(jīng)理或牽頭部門(mén)經(jīng)理主持。c、會(huì)議出席范圍：根據(jù)需要通知。d、會(huì)議內(nèi)容：物業(yè)管理、財(cái)務(wù)狀況等專項(xiàng)問(wèn)題以及需要專題解決或協(xié)調(diào)的問(wèn)題。e、會(huì)議組織與安排：由行政人事部組織，并由討論該專題的相關(guān)部室負(fù)責(zé)做好會(huì)議記錄或形成會(huì)議紀(jì)要。要求1)公司召開(kāi)的例會(huì)除有特殊情況外，一般不另行通知。重要會(huì)議以書(shū)面形式通知有關(guān)參加者。2)因故不能參加會(huì)議的，應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)的前一天報(bào)行政人事部，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能準(zhǔn)假。3)會(huì)議參加者應(yīng)準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議，不得遲到和早退。如無(wú)故遲到和早退，按管理處的有關(guān)制度予以處理。4)凡在會(huì)議上需領(lǐng)導(dǎo)解決的問(wèn)題，各部門(mén)須事先拿出若干可行性方案，供領(lǐng)導(dǎo)酌定，盡量做到議而有決。5)為確保會(huì)議不受干擾，與會(huì)者在開(kāi)會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)整到震動(dòng)檔。6)行政人事部要做好會(huì)前準(zhǔn)備工作，負(fù)責(zé)安排會(huì)議記錄及會(huì)后的文字材料整理工作。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，及時(shí)將會(huì)議內(nèi)容形成紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)或決定，并視情在一定范圍內(nèi)發(fā)送。7)有關(guān)會(huì)議的召開(kāi)日期，原則上按計(jì)劃執(zhí)行，如遇特殊情況可提前或順延。本規(guī)定自發(fā)布之日起試行，由行政人事部負(fù)責(zé)解釋。為了加強(qiáng)公司公文管理，達(dá)到規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理，便于工作，利于保密，提高工作效率，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。公文管理內(nèi)容1)公文的分類本公司公文按來(lái)源分：外來(lái)公文和內(nèi)部公文兩大類。2)外來(lái)公文處理管理處外來(lái)公文，由行政人事部根據(jù)管理職責(zé)分工，按登記、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔等程序處理。a、收到外來(lái)公文，行政秘書(shū)檢查文件是否完整，附件是否齊全后，將文件統(tǒng)一編號(hào)登記，附上文件傳閱單，行政人事部經(jīng)理擬辦。b、行政人事部經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)，附上擬辦意見(jiàn)。c、行政秘書(shū)根據(jù)擬辦意見(jiàn)將文件呈送總經(jīng)理或有關(guān)部門(mén)閱批。d、行政秘書(shū)根據(jù)閱批意見(jiàn)在一個(gè)工作日內(nèi)將公文送有關(guān)部門(mén)閱辦，各部門(mén)應(yīng)建立收文登記本，收到文件后應(yīng)進(jìn)行登記。e、對(duì)閱批意見(jiàn)的公文，由行政秘書(shū)安排各部門(mén)進(jìn)行傳閱，部門(mén)傳閱時(shí)間最多不超過(guò)三天。部門(mén)經(jīng)理傳閱，傳閱時(shí)間為一天，閱文后必須在文件上簽字。本部門(mén)傳閱完畢后，交由行政秘書(shū)遞傳下一部門(mén)。對(duì)急需辦理的傳閱公文，可先辦理后傳閱。f、承辦部門(mén)接到公文后，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)閱批意見(jiàn)及時(shí)辦理。如在辦理過(guò)程中遇有困難，應(yīng)向總經(jīng)理及時(shí)報(bào)告。g、對(duì)需要催辦的公文，行政秘書(shū)應(yīng)按規(guī)定的日期督辦檢查。h、辦完的公文，需要回復(fù)的應(yīng)由承辦部門(mén)草擬回文，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理審批后發(fā)出，發(fā)出的文件需在本部門(mén)的發(fā)文登記本上進(jìn)行登記；不需回復(fù)的，在公文處理單上注明辦理情況，及時(shí)退回歸檔。如部門(mén)認(rèn)為此文件具有保留存查價(jià)值，只有權(quán)保留文件的復(fù)印件，原件退回行政人事部。行政秘書(shū) 行政人事部經(jīng)理 總經(jīng)理 部門(mén)經(jīng)理 兼職內(nèi)勤 行政人事部3)管理處內(nèi)部擬定公文處理a、公文種類：管理處制發(fā)的行政公文重要種類有；(1)決定、決議凡對(duì)重大事項(xiàng)作出的安排用“決定”。經(jīng)過(guò)會(huì)議討論并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。(2)通知、通報(bào)發(fā)布規(guī)章、制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來(lái)公文，要求下級(jí)辦理或知道的事項(xiàng)用“通知”。表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況用“通報(bào)”。(3)報(bào)告、請(qǐng)示向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議用“報(bào)告”。向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)、申請(qǐng)用“請(qǐng)示”。(4)批復(fù)、函回答下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。不相隸屬單位之間，互相洽商工作、詢問(wèn)和答復(fù)重要問(wèn)題用“函”。(5)傳真適用于一般公務(wù)聯(lián)系及緊急文件傳送。(6)簽報(bào)適用于管理處內(nèi)部各部門(mén)向總經(jīng)理請(qǐng)示問(wèn)題或匯報(bào)工作，由行政人事部負(fù)責(zé)文件的流傳、會(huì)簽。重大事項(xiàng)、急件當(dāng)天或半天流傳完成，一般文件一至二天，研究性文件三天完成。其操作程序?yàn)椋航?jīng)辦人將需要領(lǐng)導(dǎo)審批的事項(xiàng)寫(xiě)出簽報(bào)，交部門(mén)經(jīng)理審核、簽字后，由兼職內(nèi)勤統(tǒng)一送行政人事部。行政人事部登記編號(hào)并寫(xiě)出批辦意見(jiàn)，送相關(guān)部室會(huì)簽，再送總經(jīng)理審批。行政人事部將已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批的意見(jiàn)返回經(jīng)辦部室，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)進(jìn)行注錄，以便跟蹤，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。經(jīng)辦人