某工程建設(shè)項(xiàng)目文件管理辦法(doc24)-工程制度(已修改)
2024-08-29 13:11 本頁(yè)面
【正文】 1 某工程建設(shè)項(xiàng)目文件管理辦法 第一章 總 則 第一條 為了規(guī)范某工程技術(shù)資料管理，暢通技術(shù)信息流程，確保某工程建設(shè)有關(guān)各方意見及時(shí)有效溝通；設(shè)計(jì)圖紙及其他技術(shù)資料有效及時(shí)傳遞，以便某工程建設(shè)各有關(guān)各方、各個(gè)場(chǎng)所都能及時(shí)使用有效文件，防止誤用失效、作廢文件；及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的整理、歸檔文件，特制定本辦法。 第二條 本辦法適用于廣東省水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院某工程建設(shè)項(xiàng)目辦公室所有有關(guān)文件、技術(shù)資料管理。 第三條 本辦法所稱信息，是指有意義的數(shù)據(jù)。 本辦法所稱文件是指信息及其承載媒體， 包括如下幾類： ⑴．有關(guān)的國(guó)家、地方法令、法規(guī)； ⑵．上級(jí)政府、主管部門、工程所在地方的與某工程建設(shè)有關(guān)批文； ⑶．國(guó)家、行業(yè)、地方的規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)； ⑷． 合同文件。含圖紙及合同履行中發(fā)包人承包人有關(guān)工程的洽商、變更等書面協(xié)議或文件；與監(jiān)理、施工單位等往來函件、會(huì)議紀(jì)要； ⑸． 學(xué)院下發(fā)建設(shè)辦公室文件、建設(shè)辦公室內(nèi)部文件、管理制度等。 ⑹．工地現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、會(huì)審記錄、會(huì)議紀(jì)要、建設(shè)辦公室階段工作總結(jié)、監(jiān)理周報(bào)、月報(bào)等。 第二章 職責(zé)劃分 第四條 某工程建設(shè)項(xiàng)目辦公室所有有關(guān)文件、技術(shù)資料管理歸 總工程師負(fù)責(zé) ，建設(shè)辦公室任何部門收到的文件、技術(shù)資料均要在指定時(shí)間內(nèi)送達(dá) 總工程師 。 總工程師 在指定時(shí)間內(nèi)審閱簽署處理意見后交 2 辦。 第五條 總工程師辦公室（或某工程建設(shè)項(xiàng)目辦公室）設(shè)信息資料管理員崗位，對(duì)某工程建設(shè)項(xiàng)目辦公室所有有關(guān)文件、技術(shù)資料統(tǒng)一編碼、收轉(zhuǎn)、跟蹤催辦、保管歸檔工作。 第六條 設(shè)計(jì)圖紙由建設(shè)辦技術(shù)部按工程進(jìn)度與合同要求向設(shè)計(jì)院催要，在指定時(shí)間內(nèi)審核并由技術(shù)部部長(zhǎng)簽署意見轉(zhuǎn) 建設(shè)辦 資料管理員。 第七條 監(jiān)理機(jī)構(gòu)和施工單位的往來函件、工地建設(shè)有關(guān)工程質(zhì)量、進(jìn)度、材料檢驗(yàn)信息，設(shè)計(jì)錯(cuò)誤、施工環(huán)境變化、以及監(jiān)理機(jī)構(gòu)和施工單位提出的其他問題由工程部負(fù)責(zé)收集，在指定時(shí)間內(nèi)審核并簽署意見后交 建設(shè)辦資料管理員 。 第八條 某工程建設(shè)項(xiàng)目辦公室各部門對(duì)外溝通文件由部門負(fù)責(zé)起草，部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào) 建設(shè) 辦公室資料員，經(jīng) 總工程師 審核 ,經(jīng)建設(shè)辦公室主管審批后發(fā)放。 第九條 建設(shè)辦公室所有成員有義務(wù)將從其他渠道獲得的本辦法第三條規(guī)定的文件，與自己承辦的事務(wù)文件性成果及時(shí)交 建設(shè) 辦公室資料員歸檔。 第三章 文件控制 第十條 工作程序 ⑴．自編文件程序步驟 ⑵．外來文件處置程序 第十一條 需控制的文件和資料形式包括： 文件編號(hào) 文件編寫 文件審批 文件發(fā) 放 文件更改 文件的換版與作廢 文件歸檔管理 文件簽收 文件編號(hào) 文件登記 跟蹤催辦 文件處理意見 處理結(jié)果交驗(yàn) 文件交辦 文件歸檔管理 3 ①以文件、圖紙 形式構(gòu)成的文件； ②以實(shí)物、照片、膠卷、軟件、拷貝構(gòu)成的文件和資料。 第十二條 需歸檔管理的外來文件包括： a)適用的法律法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)以及需執(zhí)行的上級(jí)組織或業(yè)務(wù)主管部門的有關(guān)文件； b) 政府、上級(jí)主管部門、建設(shè)行政管理部門等與工程建設(shè)有關(guān)的文件和中介機(jī)構(gòu)信息。 c) 政府、行業(yè)主管部門、建設(shè)行政管理部門、工程所在地方的與某工程建設(shè)有關(guān)批文。 d) 勘察設(shè)計(jì)資料，含圖紙、設(shè)計(jì)修改通知單，設(shè)計(jì)變更通知單及簽證、圖紙會(huì)審記錄； e)監(jiān)理單位（施工單位）交來的函件、會(huì)議紀(jì) 要、各種計(jì)劃報(bào)表、監(jiān)理周報(bào)、月報(bào)、簽證等； f)工程專題報(bào)告，包括開工報(bào)告、停工、復(fù)工報(bào)告；工程預(yù)驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、工程驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、工程竣工報(bào)告 g)經(jīng)確認(rèn)的質(zhì)量檢查驗(yàn)收記錄、供貨單位提交的產(chǎn)品合格證書、使用維護(hù)說明書和圖樣資料 。 h)作為工作依據(jù)的其它外來文件和資料 。 第十三條 須管理的對(duì)外發(fā)文和內(nèi)部文件包括： a）向政府、上級(jí)主管部門、建設(shè)行政管理部門等與工程建設(shè)有關(guān)的其他單位發(fā)出的申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告、聯(lián)系函件； b） 對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。 c) 招標(biāo)投標(biāo)有關(guān)資料及合同文件，包括可行性研究、勘察、設(shè) 計(jì)、監(jiān)理、施工等發(fā)包合同和補(bǔ)充合同、及合同履行中發(fā)包人與承包人對(duì)有關(guān)工程的洽商、變更等書面協(xié)議或文件。 d)設(shè)計(jì)任務(wù)聯(lián)系單、監(jiān)理工作聯(lián)系單及對(duì)外聯(lián)系函件； e)專家組活動(dòng)記錄； f)學(xué)院下發(fā)建設(shè)辦公室文件、建設(shè)辦公室內(nèi)部文件、管理制度等。 4 g)工地現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、施工日志和大事記、建設(shè)辦公室階段工作總結(jié)。 第十四條 文件實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)。設(shè)計(jì)圖紙用原設(shè)計(jì)院編號(hào)，其他文件編號(hào)辦法及含義可按檔案統(tǒng)一編碼，也可以自編。 自編號(hào)碼應(yīng)包括：工程項(xiàng)目代號(hào)、單項(xiàng)工程代號(hào)、單位工程代號(hào)、文件類型、編寫部門單位代號(hào)、編制日期。 第 十五條 文件的編寫與審批。 建設(shè)辦公室對(duì)外行文除特殊情況經(jīng)主任批準(zhǔn)外，須以建設(shè)辦公室的名義。 向政府、上級(jí)主管部門、建設(shè)行政管理部門等與工程建設(shè)有關(guān)的其他單位發(fā)出的申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告、聯(lián)系函件 ,由建設(shè)辦主任（或分管副主任）安排編制，由建設(shè)辦主任（或分管副主任）負(fù)責(zé)審批； 建設(shè)辦公室向承擔(dān)建設(shè)任務(wù)設(shè)計(jì)院、監(jiān)理單位、施工單位發(fā)出的非技術(shù)問題聯(lián)系函，由建設(shè)辦主任（或分管副主任）安排編制，由建設(shè)辦主任（或分管副主任）負(fù)責(zé)審批； 技術(shù)問題聯(lián)系函，由總工程師安排人員編制，總工程師審批，必要時(shí)由總工程師審核，建設(shè)辦主任（或 分管副主任）負(fù)責(zé)審批； 建設(shè)辦公室向承擔(dān)設(shè)計(jì)任務(wù)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)項(xiàng)目組、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理機(jī)構(gòu)、施工項(xiàng)目部發(fā)出的聯(lián)系函件，由總工程師安排人員編制，總工程師審批；由建設(shè)辦公室某部門提出的須協(xié)調(diào)問題，由部門領(lǐng)導(dǎo)安排編制文件，部門領(lǐng)導(dǎo)審核，總工程師審批。 建設(shè)辦公室內(nèi)部文件、管理制度等，只涉及部門內(nèi)部的按職責(zé)分工由部門編寫，部門領(lǐng)導(dǎo)審核，建設(shè)辦主任（或分管副主任）負(fù)責(zé)審批；涉及建設(shè)辦公室全局的，由建設(shè)辦主任（或分管副主任）安排編寫，建設(shè)辦主任（或分管副主任）負(fù)責(zé)審批。 文件審批表格式見附表 1。 第十六條 須發(fā)放的文件包括以下內(nèi)容 ： a) 須轉(zhuǎn)發(fā)、傳閱的政府、上級(jí)主管部門、建設(shè)行政管理部門和學(xué)院下發(fā)的文件 。 5 b) 需審閱的設(shè)計(jì)文件
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