【正文】 緊急款項的支付，上班時須將此款項及時核對收回 (備用金的給付與收回必須辦理交接手續(xù) )。 4. 支票由分公司財務(wù)部出納統(tǒng)一保管，需對外出具支票時，由出納填寫，須填寫開票日期、金額（大小寫）、收款單位，由會計復(fù)核并在票根簽字后，交分公司總經(jīng)理審核后用于支付 ,支票領(lǐng)用人領(lǐng)取支票時，須在支票根上簽字；已簽發(fā)的支票遺失，使用支票人必須在發(fā)現(xiàn)遺失的 1 小時內(nèi)報財務(wù)部出納，出納應(yīng)立即向銀行掛失。由于使用中遺失支票而發(fā)生款項損失時，由使用支票人承擔(dān)全部經(jīng)濟損失。支票遺失由于采取措施果斷未造成損失時，也要對責(zé)任人處以至少 1000 元以下的罰款。 5. 財務(wù)收據(jù)及發(fā)票管理實行專人開票專人保管，發(fā)票丟失等由責(zé)任人負(fù)全責(zé)。 ① 所購發(fā)票、收據(jù)由出納進行編號，領(lǐng)用登記，未使用和正在使用的由出納負(fù)責(zé)保管，設(shè)計 （分）部 領(lǐng)用的收據(jù)由設(shè)計 （分）部 經(jīng)理負(fù)責(zé)保管，使用完畢后交會計審核及保管。 9 ② 財務(wù) 收據(jù)及發(fā)票使用要一次性復(fù)寫，按順序填開，作廢票據(jù)全聯(lián)保存，禁止偽造，涂改、撕毀、轉(zhuǎn)借、代開、挖補、跳號，單聯(lián)填開。 ③ 設(shè)置發(fā)票 /收據(jù)登記帳簿，及時記錄領(lǐng)、用、存數(shù)量，凡有存根聯(lián)的票據(jù)（發(fā)票、收據(jù)等），由責(zé)任人保管、核對。使用完的票據(jù)經(jīng)出納、會計人員核對無誤后，每本票據(jù)應(yīng)注明開票金額，票據(jù)存根聯(lián)應(yīng)作為會計檔案進行歸類保管。 ④ 開具發(fā)票須根據(jù)簽訂的 裝修 合同，屬 于公司正常經(jīng)營業(yè)務(wù)的開具正式發(fā)票，屬于服務(wù)性代購業(yè)務(wù)的，須在保證收取管理費的情況下開具，除此之外不得開具。 6. 認(rèn)真監(jiān)督、控制、核算每個工程的收入、成本費用支出，復(fù)核計劃助理交來的收付款控制表，嚴(yán)格按公司規(guī)定收取和撥付工費，保證按客戶單獨記帳，收支清楚。 7. 總部與各分公司、各分公司之間相互調(diào)撥物品、代付款項等往來費用，一律記入往來明細(xì)帳，如實核算費用支出，按月核對并及時將款項予以劃撥歸還，須及時清理往來明細(xì)帳，不得欠款造成長時間掛帳而形成壞帳?？铐梽潛艿你y行手續(xù)費均由匯款方支付，記入相應(yīng)費用支出，不得從匯款總額中 支付。所有往來款項均須記入 《分公司往來明細(xì)表》 按月上報集團審計委。 10 第五章：財 產(chǎn) 管 理 一、財務(wù)部根據(jù)預(yù)算清單批復(fù)件（根據(jù)審批權(quán)限）和發(fā)票，進行款項支出，并登記入帳，按固定資產(chǎn)實物管理要求建立固定資產(chǎn)卡片帳，保證公司財產(chǎn)安全和核算準(zhǔn)確。 二、 低值易耗品實行五五攤銷法，當(dāng)?shù)椭狄缀钠吩谑褂眠^程中，由于磨損而喪失使用效能時，應(yīng)按規(guī)定手續(xù)報請批準(zhǔn)廢棄。由辦公室及時填制 《低值易耗品報廢單》 ，詳細(xì)填列報廢低值易耗品的數(shù)量、原價和使用單位，有殘值的應(yīng)列明殘值的多少和處理情況，以便進 行相應(yīng)會計處理。 三、 每月底財務(wù)部與行政辦公室共同進行物品清點，如有丟失、損壞，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)損失。 四、 行政辦公室與財務(wù)部在同一辦公地點的分公司，所有物品出入庫必須財務(wù)聯(lián)簽。 財務(wù)部按月上報，包括各分公司與總部、各分公司之間的往來款項必須清楚，記錄準(zhǔn)確，杜絕只有實物記錄而無帳務(wù)記錄的情況發(fā)生。 11 第六章：合同管理 （附： 裝修 合同管理流程） 一、 裝修 合同的保管： 1. 空白 裝修 合同統(tǒng)一由財務(wù)部進行登記管理，各 設(shè)計 （分）部 領(lǐng)用時必須填寫 《 裝修 合同領(lǐng)用登記表》 ，并在簽單后及時交回 財務(wù)予以核銷；作廢的空白合同須及時交回，由財務(wù)部簽蓋“作廢”章，予以核銷。 2. 財務(wù)人員必須按月核對 設(shè)計 （分）部 當(dāng)月領(lǐng)用的空白 裝修 合同，合同丟失必須及時上報集團審計委；設(shè)計 （分）部 經(jīng)理交接時財務(wù)人員必須在離職登記表上注明其領(lǐng)用的合同是否已全部交回（接）并簽字。 3. 財務(wù)部須嚴(yán)格管理由 分公司 總經(jīng)理、設(shè)計（分）部經(jīng)理領(lǐng)取的收據(jù)及空白 裝修 合同，并及時核查，避免出現(xiàn)管理漏洞。 4. 裝修 合同不允許隨意復(fù)印，特別是空白 裝修 合同，如客戶對合同條款有不清楚的，由設(shè)計師、設(shè)計 （分）部 經(jīng)理直至分公司總經(jīng)理在公司內(nèi)進行講解，但不得讓客戶帶走 。 二、 裝修 合同的審核： 1. 裝修 合同一式叁份，客戶、財務(wù)部和計劃助理各一份，財務(wù)部負(fù)責(zé)保管原始 裝修合同一套，合同執(zhí)行過程中的所有檔案管理由計劃助理負(fù)責(zé)。 2. 裝修 合同填寫內(nèi)容的正確性和規(guī)范性由財務(wù)部負(fù)責(zé)審核， 特別是客戶必填項目的落實情況 ，發(fā)現(xiàn)問題及時要求設(shè)計（分）部修改，確認(rèn)無誤且首期款全額收取后方可將合同下發(fā)。 ① 合同文本中必填項目必須填寫完整、正確，不得涂改，空白 處要劃掉 。 ② 合同金額大小寫填寫正確規(guī)范，不得涂改 。 ③ 如發(fā)生合同爭議，解決方式為法院 。 ④ 合同簽約代理人必須為設(shè)計 （分）部 經(jīng)理、分公司總經(jīng)理。 3. 預(yù)算書三級 審核制 —— 設(shè)計師負(fù)責(zé)工程量、單項計算；設(shè)計 （分）部 經(jīng)理負(fù)責(zé)單價、工藝材料做法；財務(wù)部負(fù)責(zé)小計、合計 [經(jīng)設(shè)計師、設(shè)計 （分）部 經(jīng)理審核簽字后的預(yù)算書 ]；外設(shè)分部預(yù)算書的審核一律由經(jīng)理負(fù)責(zé)審核并承擔(dān)相關(guān)責(zé)任，財務(wù)部在收到預(yù)算書后須及時予以復(fù)核，如有問題立即通知設(shè)計 （分）部 經(jīng)理。 12 4. 合同編號一律按合同簽定當(dāng)日日期進行編寫，例如： 20**年 7 月 1 日簽定合同，則合同編號應(yīng)按以下方式編寫： 20**0701A、 20**0701B、 20**0701C…… .以此類推。 如各分公司設(shè)有分部的，合同編號按以下方式編寫： 第 一分部： A20**0701A A20**0701B A20**0701C 第二分部： B20**0701A B20**0701B B20**0701C 第三分部： C20**0701A C20**0701B C20**0701C ……… .以此類推。 三、其他合同檔案： 1. 所有合同（除 裝修 合同、施工隊工程承包協(xié)議）、協(xié)議及其有效附件等在其執(zhí)行過程中原件需保存在財務(wù)部，并予以登記（具體見行政管理規(guī)定）。特別注意 《反賄賂協(xié)議》 、 《保密協(xié)議》 必須附在所有合同、協(xié)議原件后共同登記、保管。 2. 合 同、協(xié)議執(zhí)行完畢后如實填寫 《合同存檔、交接明細(xì)表》 ，轉(zhuǎn)交行政辦公室存檔，合同交接手續(xù)須完備，存檔滿三年經(jīng)請示集團審計委批準(zhǔn)方可銷毀。 四、 公司營業(yè)執(zhí)照等各種證照 等由行政辦公室統(tǒng)一保管，財務(wù)部配合行政辦公室進行各項年檢工作。 13 裝修 合同管理流程 要點： 合同一式叁份 強調(diào)“四個及時” 設(shè)計（分）部簽單后 及時 交財務(wù)部 財務(wù)部 及時 審查、下發(fā) 工程部 及時 審核、安排 設(shè)計（分）部 及時 整改 簽單第一時間交財務(wù)部 合同摘要 （服務(wù)管理流程） 合格 不合格 補 圖 “丟漏隱”申訴 修 改 預(yù) 算 合格 施工階段 (詳見工程管理規(guī)定 ) 計劃助理③ 客服部 選派工隊、監(jiān)察員 退回設(shè)計 (分 )部 預(yù)交底、圖紙審查 安排四方交底 設(shè)計 （分）部 領(lǐng)用、登記 財務(wù)部① 客 戶② 立卷 ,復(fù)印 審查 ,存檔 工程部負(fù)責(zé)人 審核預(yù)算 /圖紙 14 第七章：收、付款規(guī)定 一、收款： 1. 所有款項的收付必須通過財務(wù)部，當(dāng)日收款應(yīng)當(dāng)日存入銀行。 2. 出納休假等原因不能收取現(xiàn)金時，應(yīng)由會計代收，并將所收現(xiàn)金和收據(jù)存入分公司總經(jīng)理室的“第二保險柜”。會計也未在時，必須由分公司總經(jīng)理親自收取并存入分公司總經(jīng)理室 的“第二保險柜”。會計、 分公司總經(jīng)理收取現(xiàn)金后均須在見到出納的第一時間將現(xiàn)金及收據(jù)向出納交帳入庫，以確保資金的安全性，財務(wù)人員必須及時催收分公司總經(jīng)理代收的所有款項。 3. 設(shè)計師與客戶談單時須講明：客戶可選擇兩種支付工程款 (首期及中期 )方式， ① 以存折形式交納 (可交于設(shè)計 （分）部 經(jīng)理，但不得告知密碼 )：要求 A、活期 B、 通存通兌 C、帶密碼 D、次日中午 12： 00 前客戶電話通知財務(wù)部密碼 。 ② 以現(xiàn)金形式交納：必須直接交于公司財務(wù)部，否則損失自負(fù)。 4. 設(shè)計（分）部經(jīng)理、分公司總經(jīng)理收取的客戶存折，須于當(dāng)天 (最遲于第二日中午11： 00 前 )交到財務(wù)部，非財務(wù)人員不得以任何形式經(jīng)手現(xiàn)金工程款，財務(wù)部必須第一時間與客戶聯(lián)系取得密碼并進行解付。 5. 財務(wù)部一律不得到客戶家中或工地現(xiàn)場收取工程款。 6. 員工用品及工隊用品一律現(xiàn)金購買，不得從工資及施工隊工費中扣除。購買時須持物品保管部門開具的 《出庫單》 到財務(wù)部交款，持收款收據(jù)領(lǐng)取所購物品，特殊情況不能遵守此規(guī)定時，必須先報集團審計委進行審批備案。 二、借款： 1. 所有借款必須嚴(yán)格遵守公司審批權(quán)限的規(guī)定 (具體見 《 **集審字 015 號（ 20**）各分公司費用支出審批權(quán)限明細(xì)的調(diào)整（之六）》 分公司總經(jīng)理不得借支，只有審批權(quán)。 員工因業(yè)務(wù)借支現(xiàn)金的， 100 元以下不予借支，部門負(fù)責(zé)人因業(yè)務(wù)借支現(xiàn)金的，300 元以下不予借支。 2. 借款單必須由借款人親自填寫，詳細(xì)注明借支理由及事項，如需上報總部各大中心批準(zhǔn)的，須附相關(guān)批復(fù)文件，部門負(fù)責(zé)人簽字、分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，主管會計審核后，出納予以支付，超出審批權(quán)限及批復(fù)范圍的，財務(wù)部予以拒付。 3. 所有借支須并在三日內(nèi)報（銷）帳清銷。特殊原因無法按時報賬的須由分公司總經(jīng)理簽字后方可掛帳。每月 8 日、 15 日前財務(wù)集中清理當(dāng)月借款，無正當(dāng)借支理由或沒有及時銷帳的一律停止新的借支 并從當(dāng)月工資中予以扣除及至停發(fā)當(dāng)月工資，嚴(yán)禁分公司司機借支固定備用金。 15 5. 對于可預(yù)見性的借款，經(jīng)辦人須提前填寫借款單，將批準(zhǔn)后的借款單交財務(wù)部，如需上報總部批準(zhǔn)的，須提前辦理審批手續(xù)并將批復(fù)文件附在借款單后交到財務(wù)部，以便財務(wù)部進行資金安排及備款。 6. 集團副總裁、總裁助理、各大中心總監(jiān) /副總監(jiān)、主任 /副主任、大區(qū)總裁嚴(yán)禁在分公司借款， 如確需借支款項， 必須事先請示集團審計委，批示后方可支付并注明借支原因。所借款項必須在當(dāng)月或約定時間內(nèi)歸還，分公司財務(wù)部負(fù)責(zé)人及時提醒相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時清繳借款， 所有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的應(yīng)收、應(yīng)付款 項必須在當(dāng)月結(jié)清。 三、報銷： 1. 每周二為公司現(xiàn)金報銷日，其他時間不予受理。 2. 費用支出憑單必須由經(jīng)辦人填寫，詳細(xì)注明原因及用途，并附上所購單位的電話，以備查證。同時發(fā)票背后必須有經(jīng)手人簽字，兩人共同經(jīng)辦的，需由經(jīng)辦人共同簽字認(rèn)可，交到財務(wù)部審核報銷票據(jù)的真實性和填寫的正確性，報分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，財務(wù)部予以報銷。對不符合要求的票據(jù)一律不予報銷。 ① 所有發(fā)票必須填寫日期、購貨單位、物品名稱、數(shù)量、單位、單價、金額，大小寫一致、正確，即填寫完整，不得涂改。 ② 固定面額發(fā)票，必須注明日期、實際發(fā)生金額。 ③ 印章清楚，發(fā)票 為稅務(wù)部門發(fā)售的正式發(fā)票。 ④ 一次性購買數(shù)量較多的物品或材料 ,發(fā)票填寫不下的可附明細(xì)單，明細(xì)單須加蓋與發(fā)票一致的印章；物品購買還須附行政部門填寫的 《入庫單》 等有效附件。 ⑤ 如遇特殊情況發(fā)票金額大于實付金額的，則以實付金額為準(zhǔn)，反