【正文】 字，在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)交給工作人員，表示到會(huì)。一般來(lái)說(shuō)，簽到卡應(yīng)注明會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、座位號(hào) 等內(nèi)容?？ㄊ胶灥捷^為方便，不會(huì)造成簽到時(shí)的擁擠，但是，往往不方便查找人員。一般多用于大中型會(huì)議。 （ 3）電腦簽到。隨著科技的發(fā)展，電腦簽到這一先進(jìn)手段更多地被應(yīng)用。采用這種方式，與會(huì)者只需在到場(chǎng)時(shí)將特制的卡片放入簽到機(jī)內(nèi)，電腦就會(huì)將與會(huì)者的姓名、號(hào)碼等信息傳到會(huì)場(chǎng)的主機(jī)，即刻完成簽到。同時(shí)，將簽到卡退還本人。電腦簽到有著準(zhǔn)確、快速的優(yōu)點(diǎn)，已更多地被一些大型會(huì)議所采用。 此外，還 有一些簽到方式，大多根據(jù)會(huì)議的實(shí)際需要而運(yùn)用?？傊?，會(huì)議簽到是為了精確統(tǒng)計(jì)會(huì)議人數(shù)，保證會(huì)議能夠順利進(jìn)行，必須予以重視。 2．會(huì)場(chǎng)服務(wù) 會(huì)場(chǎng)服務(wù)的好壞直接關(guān)系到會(huì)議能否有序進(jìn)行，好的會(huì)場(chǎng)服務(wù)是會(huì)議順利進(jìn)行及圓滿結(jié)束的必要條件。會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作的內(nèi)容比較多，主要包括以下幾點(diǎn)： （ 1）引導(dǎo)座位。大多數(shù)會(huì)議的與會(huì)者座位都是事先安排好的，要求與會(huì)者對(duì)號(hào)入座。同時(shí)，工作人員要引導(dǎo)對(duì)會(huì)場(chǎng)不熟悉的與會(huì)者入座。一般情況下，為了方便管理與交流，往往安排以部門(mén)為單位集中就座。在一些大型會(huì)議中，由于會(huì)場(chǎng)較大，與會(huì)者人數(shù)較 多，為了做好座位引導(dǎo)工作，可以在會(huì)場(chǎng)設(shè)置指示標(biāo)記，或印制會(huì)議的座次表。以便引導(dǎo)與會(huì)者快捷、方便地入座。 （ 2）分發(fā)會(huì)議的文件資料。會(huì)議中往往有文件和材料需要分發(fā)給與會(huì)者，這就需要工作人員及時(shí)地將其送到與會(huì)者手中。文件資料的分發(fā)有兩種形式。會(huì)前分發(fā)：一般在與會(huì)者入場(chǎng)時(shí)，由工作人員在入口處分發(fā)；也可以在開(kāi)會(huì)之前在每位與會(huì)者的座位上放一份文件材料。會(huì)中分發(fā)：在會(huì)議進(jìn)行期間根據(jù)會(huì)議進(jìn)程的需要，由工作人員將文件資料分發(fā)或收回。有些會(huì)議的文件資料需要收回，一般應(yīng)在文件的右上角寫(xiě)明收回時(shí)間，以及由何人收回。收回的時(shí)候 應(yīng)予以登記，以免發(fā)生錯(cuò)漏。 （ 3）維持會(huì)場(chǎng)秩序。在會(huì)議進(jìn)行的過(guò)程中，為了防止混亂的發(fā)生，阻礙會(huì)議的正常進(jìn)程，一般需要有工作人員維持會(huì)場(chǎng)秩序，禁止無(wú)關(guān)人員入場(chǎng)，保證會(huì)場(chǎng)的安全。在發(fā)生意外的時(shí)候，應(yīng)及時(shí)做出有效的反應(yīng)，制止發(fā)生的無(wú)序情況。 （ 4）信息傳遞。在會(huì)議進(jìn)行的過(guò)程中，會(huì)場(chǎng)往往與外界是隔絕的，需要會(huì)議工作人員傳遞信息，進(jìn)行內(nèi)外的聯(lián)系，將一些緊急情況傳達(dá)給與會(huì)者。但是，在信息的傳遞過(guò)程中，工作人員必須保證對(duì)會(huì)議內(nèi)容的保密，防止泄密。 3．會(huì)議記錄 一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議都需要有記錄。會(huì)議記錄包括兩個(gè) 部分：第一部分是記錄會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等；第二部分是記錄會(huì)議的內(nèi)容，包括會(huì)議的議題、發(fā)言情況、通過(guò)的決議、決定等。會(huì)議記錄至關(guān)重要，它是會(huì)議內(nèi)容和進(jìn)程的客觀記載，同時(shí)，也是重要的檔案資料。既為撰寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要提供了材料，又為日后檢查會(huì)議的執(zhí)行情況提供了依據(jù)。所以，必須認(rèn)真地做好會(huì)議記錄。 會(huì)議記錄有以下兩種方法： （ 1）摘要記錄。摘要記錄就是摘錄要義，記錄會(huì)議的重點(diǎn)。例如發(fā)言者的發(fā)言要點(diǎn)、會(huì)議的決議等。摘要記錄要求合理取舍，簡(jiǎn)明扼要，重點(diǎn)突出。用簡(jiǎn)捷的語(yǔ)言準(zhǔn)確 地表達(dá)會(huì)議的真實(shí)意思。因此，對(duì)記錄人員素質(zhì)的要求較高，不僅需要有速記能力，還得有較高的分析和語(yǔ)言概括能力。 （ 2）詳細(xì)記錄。詳細(xì)記錄是按照發(fā)言人原話的方式，不加任何改動(dòng)或概括，準(zhǔn)確完整地記錄會(huì)議的所有內(nèi)容。這就對(duì)記錄的速度有極高的要求。所以，為了更加詳細(xì)及時(shí)地記錄會(huì)議內(nèi)容，記錄人員往往運(yùn)用一些速記符號(hào)。而現(xiàn)代化的會(huì)議記錄，更多地使用錄音機(jī)、速錄機(jī)等設(shè)備進(jìn)行記錄。 總之，會(huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確。這就要求記錄人員對(duì)會(huì)議記錄的工作態(tài)度必須認(rèn)真，技能必須熟練，了解會(huì)議宗旨，具有較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能勝任會(huì)議記 錄工作。 會(huì)中事務(wù)，事無(wú)巨細(xì)，任何一個(gè)小小的紕漏，都有可能給會(huì)議造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失，職業(yè)經(jīng)理人千萬(wàn)不能疏忽大意。 9 牢記要點(diǎn) 會(huì)中事務(wù)工作的主要內(nèi)容有： _ 會(huì)議簽到 _ 會(huì)場(chǎng)服務(wù) _ 會(huì)議記錄 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．請(qǐng)判斷下列內(nèi)容是否正確，對(duì)的請(qǐng)打 “√”，錯(cuò)的請(qǐng)打 “”： （ 1）會(huì)務(wù)工作就是指準(zhǔn)備會(huì)議過(guò)程中的工作。 （ ） （ 2）會(huì)務(wù)工作應(yīng)由會(huì)議籌備部門(mén)主要負(fù)責(zé)，其他部門(mén)起輔助作用即可。（ ） 2．思考題：試列舉幾例成功的會(huì)務(wù)工作，并 說(shuō)明它們?yōu)槭裁茨茏屇∠笊羁蹋? 參考答案： 1．（ 1） ； （ 2） √。 2．略。 關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： ?《成功企業(yè)行政辦公管理制度范本》，王榮奎主編，中國(guó)經(jīng)濟(jì)出版社， 20xx 年。 ?《行政經(jīng)理工作手冊(cè)》，甘華鳴著，中國(guó)國(guó)際廣播出版社， 20xx 年。 ?《成功的會(huì)務(wù)組織》， Ann 著，中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社， 20xx 年。 技能點(diǎn) 5 如何進(jìn)行合理的會(huì)議控制 主 題 詞 行政管理 會(huì)議管理 會(huì)議控制 適用情景 當(dāng)需要進(jìn)行合理的會(huì)議控制，提高會(huì)議效率時(shí)，查看此技 能。 7 技能描述 會(huì)議有自己特殊的活動(dòng)方式，同時(shí)，也有特定的適用范圍。不具備會(huì)議舉辦的可能和條件，硬要去召開(kāi)會(huì)議，只會(huì)事與愿違，造成浪費(fèi)。所以，在對(duì)會(huì)議進(jìn)行正常的管理之前先要認(rèn)真地對(duì)會(huì)議的數(shù)量及質(zhì)量進(jìn)行有效的控制。同時(shí)，還要合理地控制會(huì)議的成本，爭(zhēng)取做到會(huì)議精干，效率提高，杜絕浪費(fèi)。 一般來(lái)說(shuō)，合理的會(huì)議控制需要重視以下幾個(gè)方面： ? 會(huì)議的數(shù)量控制 在實(shí)際工作中，會(huì)議的數(shù)量經(jīng)常失控，造成非必要會(huì)議充斥其間，而真正需要開(kāi)的會(huì)議淹沒(méi)于會(huì)海之中而無(wú)法突出其作用。所以，進(jìn)行會(huì)議控制首先應(yīng)遵循 盡量減少會(huì)議數(shù)量這一原則。 控制會(huì)議數(shù)量的主要措施有： ? 熟練應(yīng)用包括會(huì)議在內(nèi)的多種工作方式，如打電話、制發(fā)文件、親自指導(dǎo)等，因情制宜，選擇最有效的工作方式； ? 建立嚴(yán)格的會(huì)議審批制度； ? 提高會(huì)議的質(zhì)量，避免及減少連帶性的冗長(zhǎng)會(huì)議； ? 建立統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，統(tǒng)籌安排各部門(mén)的會(huì)議，避免重復(fù)會(huì)議； ? 定期對(duì)例會(huì)進(jìn)行檢查與分析，取消功能和價(jià)值不高的例會(huì)； ? 合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，從機(jī)制上控制會(huì)議數(shù)量。 ? 會(huì)議的質(zhì)量控制 會(huì)議的質(zhì)量表現(xiàn)為會(huì)議的效率。所以，要保證會(huì)議的功 能和效率，就必須對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效的質(zhì)量控制。 衡量會(huì)議質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)： ? 會(huì)議是否有召開(kāi)的必要性和明確的目的性； ? 會(huì)議召開(kāi)的時(shí)機(jī)是否成熟； ? 會(huì)議的規(guī)模是否適度； ? 會(huì)議的節(jié)奏是否緊湊； ? 會(huì)議的準(zhǔn)備工作是否充分； ? 會(huì)議能否有正面的實(shí)際效果。 提高會(huì)議質(zhì)量的主要方法有下列各點(diǎn)： ? 嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議審批制度，杜絕不符合程序的會(huì)議； ? 充分有效地做好準(zhǔn)備工作，特別是讓與會(huì)者明確會(huì)議的宗旨和目的，以及掌握相關(guān)的文件和材料； ? 盡可能地控制會(huì)議 的人數(shù)，精干高效； ? 會(huì)議的議題集中，會(huì)議日程緊湊； ? 保持良好的會(huì)場(chǎng)秩序，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境； ? 實(shí)行有效的措施監(jiān)督會(huì)議執(zhí)行的全過(guò)程，保證會(huì)議的有效性； ? 提高會(huì)議主持人的能力，有效掌控會(huì)議。 充分利用電視、電話、錄像、圖板、照片、模型等現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高信息的傳遞效率，改變傳統(tǒng)會(huì)議模式，節(jié)省時(shí)間。 ? 會(huì)議的成本控制 現(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)該注重投入與產(chǎn)出的比例。因此，對(duì)會(huì)議成本的核算不可忽視。 會(huì)議成本包括會(huì)議所花費(fèi)的費(fèi)用總和和與會(huì)者所消耗的時(shí)間資源。對(duì)于費(fèi)用總和的計(jì) 算，現(xiàn)在，國(guó)外流行一種計(jì)算公式： 會(huì)議成本 = 2A B T 其中： A 為與會(huì)者的平均工資（以小時(shí)計(jì)）的 3 倍； B 為參加會(huì)議的人數(shù)； T 為會(huì)議時(shí)間。 時(shí)間的價(jià)值目前還難以量化，一般用倒推法來(lái)計(jì)算。即假定與會(huì)者在這一段會(huì)議時(shí)間若不開(kāi)會(huì)，而進(jìn)行正常的工作所可能創(chuàng)造的價(jià)值。 總之，要控制會(huì)議的成本，首先需要將會(huì)議的費(fèi)用進(jìn)行精確的計(jì)算，做出會(huì)議預(yù)算，對(duì)預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)格的審批。同時(shí)，強(qiáng)化人們的時(shí)間觀念，提高辦事效率，在減少會(huì)議數(shù)量的同時(shí)，也減少無(wú)形資源的支出。 9 牢記要點(diǎn) 合理的會(huì)議控制要做到 ： _ 控制會(huì)議的數(shù)量 _ 提高會(huì)議的質(zhì)量 _ 控制會(huì)議的成本 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．判斷下列描述的對(duì)錯(cuò)，對(duì)的打 “√”，錯(cuò)的打 “”。 （ 1）會(huì)議的重要性和成本之間存在正比例關(guān)系。 （ ） （ 2）會(huì)議的成本控制得越低越好。 （ ） 2．列舉出幾個(gè)您認(rèn)為功能和效率不高的會(huì)議，指出其問(wèn)題所在，并找出合適的解決方法。 參考答案： 1．（ 1） ； （ 2） 。 關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： ? 《辦公室文秘事務(wù)處理技巧》，方圓編著，石油工業(yè)出版 社，20xx 年。 ? 《現(xiàn)代秘書(shū)學(xué)通論》，王熙梅、王景清主編，海洋出版社， 1993 年。 技能點(diǎn) 6 如何做好會(huì)后工作 主 題 詞 行政管理 會(huì)議管理 會(huì)后工作 適用情景 當(dāng)會(huì)議結(jié)束后，需要做一些相關(guān)工作以落實(shí)會(huì)議精神時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 一個(gè)會(huì)議要取得真正的成功，不僅取決于會(huì)議過(guò)程的順利與否，更在于會(huì)議的決議和精神是否真正被貫徹執(zhí)行。因此，在會(huì)議結(jié)束之后，仍有許多總結(jié)和落實(shí)的工作需要認(rèn)真去做。否則，會(huì)議就變成了紙上談兵，沒(méi)有任何實(shí)際的指導(dǎo)意義。 一般來(lái)說(shuō)，會(huì)后工作有以 下幾個(gè)方面： ? 會(huì)務(wù)工作總結(jié) 會(huì)務(wù)工作總結(jié)往往以總結(jié)會(huì)的形式進(jìn)行。對(duì)會(huì)議組織及服務(wù)工作的全過(guò)程進(jìn)行總結(jié)，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免再次犯錯(cuò)。同時(shí)，對(duì)會(huì)議工作人員進(jìn)行表彰與鼓勵(lì)。 ? 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是為了方便交流情況。因此，要求簡(jiǎn)報(bào)要真實(shí)地反映會(huì)議的內(nèi)容，并且做到文字簡(jiǎn)練，篇幅短小，著重反映會(huì)議中的重要問(wèn)題。簡(jiǎn)報(bào)的印發(fā)數(shù)量和發(fā)送范圍應(yīng)視需要而定。應(yīng)對(duì)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)進(jìn)行編號(hào)，以便于分類(lèi)歸檔。 通常會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)有兩種寫(xiě)法：一是指導(dǎo)式寫(xiě)法。即采用新聞報(bào)道的形式反映會(huì)議情況，從會(huì)議中 選取有價(jià)值的內(nèi)容。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫(xiě)法。即直接登載某些會(huì)議的發(fā)言，在前面配發(fā)一定的按語(yǔ)或評(píng)論，以強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導(dǎo)意義。 ? 會(huì)議紀(jì)要 為更好地貫徹執(zhí)行會(huì)議精神，會(huì)議結(jié)束后，通常要根據(jù)會(huì)議宗旨和精神撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要印發(fā)給有關(guān)部門(mén)。會(huì)議紀(jì)要是紀(jì)實(shí)，必須反映會(huì)議的真實(shí)意思，不應(yīng)摻雜個(gè)人的主觀意見(jiàn)。同時(shí)，會(huì)議紀(jì)要必須簡(jiǎn)明扼要，語(yǔ)言精練概括，內(nèi)容全面、條理清晰、主次得當(dāng)。 會(huì)議紀(jì)要是為宣傳、貫徹會(huì)議宗旨服務(wù)的。所以，撰寫(xiě)者必須準(zhǔn)確理解會(huì)議宗旨，把握會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，并貫穿于紀(jì)要的始終。一般來(lái)說(shuō)，撰寫(xiě)者應(yīng)該參加會(huì)議的 全過(guò)程。這樣便于他理解會(huì)議精神，消化會(huì)議內(nèi)容。 會(huì)議紀(jì)要一般可分為兩部分： 第一，簡(jiǎn)述會(huì)議情況，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人數(shù)、會(huì)議目的、討論結(jié)果等。 第二，闡述會(huì)議的主要精神，所討論的主要問(wèn)題，做出的正式?jīng)Q定等。這是會(huì)議紀(jì)要的主體，往往要對(duì)會(huì)議的原始記錄進(jìn)行提煉、選擇。 會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)完之后需要經(jīng)過(guò)有關(guān)人員的審核，審核通過(guò)后及時(shí)發(fā)給有關(guān)部門(mén)。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要的方式有兩種：一是全文印發(fā)，二是摘錄需要的部分印發(fā)。所以，應(yīng)視不同情況采用恰當(dāng)?shù)姆绞健? 如果會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容具有機(jī)密性，應(yīng)注明密級(jí)。并且印發(fā) 紀(jì)要編制序號(hào)，以便歸檔保存。 ? 文件資料的收退 一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議文件需要退回有以下幾個(gè)原因： 其一，一些文件內(nèi)容有高度的機(jī)密性，為防止泄密，不宜擴(kuò)散； 其二，一些文件屬于參考性質(zhì)，與會(huì)議的精神并不完全相符，如果擴(kuò)散會(huì)影響會(huì)議精神的準(zhǔn)確傳達(dá)； 其三，一些文件記錄了會(huì)議中與會(huì)人員的即席發(fā)言，不宜擴(kuò)散。 文件資料的收退有多種方法，在一些小型的日常會(huì)議中，如與會(huì)者之間比較熟悉，可直接口頭交代，進(jìn)行文件的收交。而召開(kāi)一些大型的會(huì)議往往事先開(kāi)具文件資料的清單，由工作人員分發(fā)給與會(huì)者，要求在會(huì)后按 照清單將文件資料退回。 ? 議定事項(xiàng)的檢查催辦 議定事項(xiàng)的檢查催辦是會(huì)后工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它可以保證會(huì)議的精神真正落到實(shí)處。而且它還有利于會(huì)后信息的及時(shí)反饋。 一般來(lái)說(shuō)，議定事項(xiàng)的檢查催辦應(yīng)設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并制定相關(guān)的登記及匯報(bào)制度。檢查人員可以用電話催辦、發(fā)放催辦通知單或親自檢查催辦。在檢查催辦的同時(shí)應(yīng)隨時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)情況并接受指導(dǎo)。 總之，會(huì)后工作是會(huì)議管理的收尾工作，看似可有可無(wú)，實(shí)際上卻非常重要。經(jīng)理人在對(duì)會(huì)后工作進(jìn)行管理過(guò)程中，一定要注意上文列舉的諸多注意事項(xiàng)。 9 牢記要點(diǎn) 會(huì)后工作的主要內(nèi)容有： _ 會(huì)務(wù)工作總結(jié) _ 撰寫(xiě)及印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) _ 撰寫(xiě)及印發(fā)會(huì)議紀(jì)要 _ 文件資料的收退 _ 議定事項(xiàng)的催辦 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 會(huì)后工作是個(gè)需要注意的問(wèn)題，您和您的組織是否意識(shí)到這一點(diǎn)了，看看有哪些方面是和本文講到的要求相悖的，存在哪些不足，并找出改進(jìn)的方法。 關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： ? 《實(shí)用秘書(shū)工作手冊(cè)》，王千弓等編，光明日?qǐng)?bào)出版社， 1987年。 ? 《現(xiàn)代秘書(shū)實(shí)用手冊(cè)》，蔡翔、李保華編譯，中國(guó)卓越出版公司， 1990 年。 技能點(diǎn) 7 如何掌握會(huì)議管理的技巧