郵件規(guī)范說(shuō)明-文庫(kù)吧
2024-10-28 20:29 本頁(yè)面
【正文】 聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮義規(guī)范，如何正確使用電子郵件，撰寫規(guī)范的商務(wù)Email，順利的進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)。下面做詳細(xì)介紹（Email的撰寫禮義另外介紹）。撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復(fù)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。三種方式各有所長(zhǎng)，但在撰寫格式方面都一至分為四點(diǎn)：收件人，抄送，主題（標(biāo)題），內(nèi)容。一、收件人，并將人數(shù)降至最低。，確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。二、抄送，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員。，并將人數(shù)降至最低，以免造成不必要的困擾。三、主題 電子郵件一定要注明主題，因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以主題來(lái)決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)，表達(dá)出對(duì)方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對(duì)同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。四、內(nèi)容在線溝通講求時(shí)效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語(yǔ)、客套語(yǔ)、祝賀詞等，在在線溝通時(shí)都可以省略。但稱呼，正文，結(jié)束，落款/簽名四點(diǎn)要盡量完整。稱呼 1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對(duì)方感覺(jué)更加友好。2)若知道對(duì)方的性別可以用：**先生、**小姐、**女士 3)如果知道對(duì)方的身份可以用：**總經(jīng)理、**經(jīng)理、**董事長(zhǎng)、總、董、經(jīng)理正文 正文做到主題明確，語(yǔ)言流暢，內(nèi)容簡(jiǎn)潔。在撰寫正文時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。1)在撰寫英文信函時(shí),只對(duì)一兩個(gè)詞進(jìn)行大寫以示強(qiáng)調(diào),全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時(shí)候，只對(duì)部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。2)不要在信件中發(fā)泄不滿,應(yīng)面對(duì)面的解決。3)回復(fù)信件時(shí),有必要加上部分的原文,以方便對(duì)方了解回信內(nèi)容。4)若摘錄的原文很長(zhǎng),應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面,原文內(nèi)容在后, 5)在收件人明白其意時(shí),才可使用俚語(yǔ)或縮寫。6)如果有附件，應(yīng)該在正文處說(shuō)明附件的內(nèi)容和用途；結(jié)束 1)如果可提供好的選擇,應(yīng)在結(jié)尾處提出。如: 請(qǐng)您考慮，有任何需要咨詢，)最好的結(jié)尾要著眼未來(lái)： 如：希望我們能夠達(dá)成合作 3)結(jié)尾應(yīng)顯示誠(chéng)懇： 如：感謝您抽空洽談落款/簽名目前，有不少網(wǎng)民時(shí)常會(huì)因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M了無(wú)數(shù)的無(wú)聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對(duì)其進(jìn)行處理，不僅會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力，而且還有可能會(huì)耽擱自己的正事，鑒于此，在商務(wù)郵件中應(yīng)該有落款/簽名，以示身份。第四篇：商務(wù)郵件規(guī)范英文商務(wù)信函格式與結(jié)構(gòu)，商務(wù)英語(yǔ)郵件格式規(guī)范20110105 02:29:01 發(fā)表于：外貿(mào)英語(yǔ)一般來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在使用的商務(wù)英語(yǔ)書信的格式主要有兩種：傳統(tǒng)的縮頭式(the conventionalindented form)和現(xiàn)代的齊頭式(the modern blocked form)。根據(jù)英國(guó)傳統(tǒng)做法，縮頭式要在信文每一段縮進(jìn)五或六個(gè)字母的空間，有時(shí)可能會(huì)縮進(jìn)更多。現(xiàn)在，齊頭式在商務(wù)英語(yǔ)書信中使用得非常普遍。它的突出特點(diǎn)就是所有信的內(nèi)容都從信紙的左邊開(kāi)始，段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行，以便于區(qū)分。這種格式被稱作齊頭式(the fullblocked form)。但是，有時(shí)把日期放在信紙的左邊會(huì)給查找?guī)?lái)不便，所以，人們使用了一種改良的齊頭式(the modifiedblocked form)，即把日期放在右邊，而把其他內(nèi)容放在左邊。一般來(lái)說(shuō)，我們通常使用單行距來(lái)布局一封信，這會(huì)使我們所寫的信有一種緊湊感，但有些人在寫短信的時(shí)候，更喜歡用雙行距。根據(jù)個(gè)人或公司的喜好，可以選擇使用齊頭式或縮頭式。但不論選擇哪一種格式，一般商務(wù)英語(yǔ)書信的結(jié)構(gòu)都包括以下幾部分內(nèi)容:(1)信頭(the lettermail 地址。信頭在信紙的最上方，有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質(zhì)量?jī)?yōu)良的信紙以及一個(gè)整潔、勻稱的信頭，可以展示一個(gè)公司的風(fēng)采，增強(qiáng)公司的信譽(yù)。案號(hào)是寫信時(shí)所給的、以便查詢的字母或數(shù)字。經(jīng)常以“Our ref”和“Your ref”來(lái)區(qū)分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行，不管是齊頭式還是縮頭式，一般把日期放在右端，這可起到行尾的作用，使信看上去更整齊。在商務(wù)英語(yǔ)書信中，日期一定要寫全，不能用數(shù)字的形式，因?yàn)槊绹?guó)和英國(guó)的日期標(biāo)示法是不同的。英國(guó)的日期標(biāo)示法是“”，而美國(guó)的日期標(biāo)示法則是“March24，2002”。月、日的后面用逗號(hào)，年份后面不用標(biāo)點(diǎn)。封內(nèi)名稱和地址即收信人的名稱和地址，要放在信紙的左上方，在日期以下三行或更多行，這可根據(jù)信的長(zhǎng)短來(lái)定。封內(nèi)名稱和地址要用齊頭式，緊靠信紙的左邊，這樣會(huì)使信看上去整齊。開(kāi)頭稱呼語(yǔ)是寫信人開(kāi)始信文的禮貌用語(yǔ)，一般商務(wù)英語(yǔ)書信中多用Dear Sir，Dear Sirs 或Gentlemen，并且獨(dú)立成行，在封內(nèi)名稱和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗號(hào)，而在Gentlemen 后面用冒號(hào)。信文是實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，信文的書寫要求是簡(jiǎn)潔、清晰、禮貌。語(yǔ)法正確，切中要點(diǎn)。段落劃分明確，每段集中于一個(gè)話題。打印準(zhǔn)確，布局要有藝術(shù)性，使你的信件看上去賞心悅目。尤其注意頁(yè)邊空欄，它是信文的框架。信文多用單行距，有些短信可用雙行距。結(jié)尾敬語(yǔ)是信件結(jié)束時(shí)的一種禮貌用語(yǔ)。它只是一種禮貌用語(yǔ)，在信中沒(méi)有實(shí)際意義，傳統(tǒng)使之成為必須，并已成為習(xí)慣，所以一直沿用至今。傳統(tǒng)的結(jié)尾敬語(yǔ)有： Yours faithfully，Yours truly(多用于美國(guó))等，也有人用倒裝的Faithfully yours，Truly yours 等。結(jié)尾敬語(yǔ)必須和信文緊連一起，不能分開(kāi)，更不能把它單獨(dú)放到另一頁(yè)。如遇此種情況，則信件必須重新安排、打印。
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