【正文】 ； 各部門負責 體系運行所需記錄的編制、上報、標識、編號、歸檔、保存和處理工作，并按本程序規(guī)定的要求具體實施記錄的控制 、 管理、監(jiān) 督和檢查指導。 4 工作程序 記錄的控制范圍與分類 記錄的控制范圍包括： 質(zhì)量 體系文件中規(guī)定提供的記錄以及在管理體系運行中形成的其他記錄（包括聲像記錄、磁帶、照 片、軟盤、文字資料等） ， 也包括來自供方的記錄 ； 記錄的分類包括： 各種 管理記錄、操作記錄、監(jiān)視和測量記錄和報告等。 記錄的填寫 按記錄設置的項目逐項填寫，不得缺項。某些項目不需要填寫時，必須用 “/” 明示 ； 填寫記錄時，一律用鋼筆 或 簽字筆填寫。填寫時字跡要清晰、整齊、能準確識別，填寫人員簽名時必須簽全 名 ； 記錄的內(nèi)容要完整、齊全，提供的數(shù)據(jù)、資料要準確 、語言要簡練 ， 收集和保存的記錄 及 顧客提供的記錄可以使用復印件 ； 各 種 管理記錄和報告要及時填寫，各 種 操作記錄、監(jiān)視和測量記錄應隨時整理，不得后補、偽造 ； 記錄填寫完，原則上不允許任何部門或個人涂改，以確保其原始性、可追溯性，并為制定糾正 與 預防措施提供依據(jù)。如系筆誤或經(jīng)證實原有記錄不準確，可在原始記錄上采用 “ 劃改 ” 形式進行更改，但應保留原有記錄的可識別性。凡涂、貼、刮方式改動的記錄一律作廢。 記錄的管理 的編號 X － － 發(fā)布 年號 文件序號 部門代號 文件類型 例如 JLBG001 20xx JL— 文件類型 BG— 辦公室 001 文件序號 20xx— 發(fā)布年號 記錄的編制、修改、廢止 填寫“記錄表格編制 /修改申請表”，附 空白 記錄表格，經(jīng)主管部門批準 方可使用。記錄跨部門需要整合，由使用部 ，相關部門落實 。 各 部門 應根據(jù)使用記錄的情況，建立本 部門 總的“ 文件 /記錄清單”，并附空白表格，及時更新，確保使用有效版本。 記錄的貯存和保管 使用記錄原則上由使用部門自行保管，并分類明確，貯存在適宜環(huán)境中，防止變質(zhì)、損壞、丟失 ； 人員發(fā)生變更時，做好交接工作 ； 記錄保 存 期分為兩年、三 年 、五年和長期 保存 四個檔次 。如超過保存期限時，確認無利用價值后，記錄保管 部門 填寫 “ 文件 /記錄銷毀申請單 ” ，經(jīng)批準后方可銷毀。記錄保管 部門 同時 建立“ 文件 /記錄銷毀清單 ” 。 記錄的借閱 借閱記錄必須經(jīng)記錄管理人員同意后 ,方可借閱。若與 借閱的記錄內(nèi)容無直接關系的人員，無權借閱。借閱人員須填寫 “ 文件 /記錄借閱 記錄 ” ； 借閱人員應愛護記錄，不準在記錄上私自涂改或撕毀，保持記錄的完整和清潔，由各 部門 記錄管理人負責對借閱歸還的記錄進行檢查，檢查是否有拆頁、更改等情況發(fā)生，出現(xiàn)以 上問題時，要追究其借閱者的責任 ； 顧客 借 閱記錄時，需經(jīng)記錄保 存 部門批準后方可辦理 借閱手續(xù)。 5 相關文件 和 記錄 《文件控制程序》 《文件編寫導則》 文件 /記錄清單 文件 /記錄 銷毀申請單 文件 /記錄銷毀清單 文件 /記錄 借閱 記錄 采 購 控 制 程 序 （ ） 1 目的 通過 對 采購過程的控制，確保采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求。 2 適用范圍 適用于 公司 采 購 產(chǎn)品 的控制。 3 職責 采購部是本程序的主管部門，負責本程序的編制和修改 ；并 負責實施采購 。 生產(chǎn) 安全 部 負責提出進廠原材料采購需求。 維修 組 負責提出備品備件的采購需求。 質(zhì)檢科 負責主要原材料采購產(chǎn)品的驗證。 倉庫負責 備品備件的采購產(chǎn)品的驗證。 4 工作程序 采購產(chǎn)品的分類 根據(jù)采購產(chǎn)品 對產(chǎn)品實現(xiàn)過程及最終產(chǎn)品的影響程度，對人身安全及環(huán)境的影響程度， 將采購產(chǎn)品分為三類 : A 類產(chǎn)品：對具有直接影響最終產(chǎn)品質(zhì)量指標的主要原材料（ 鹽酸、硝酸、鋅土等 ）定為 A 類采購產(chǎn)品。 B 類產(chǎn)品：對于 最終產(chǎn)品質(zhì)量有關的原材料（ 包裝箱 ）定為 B 類采購產(chǎn)品。 C 類產(chǎn)品： A、 B 類以外非原 材料類定為 C 類采購產(chǎn)品。 采購過程控制 采購過程的控制方式和程度，取決于所采購產(chǎn)品對最終產(chǎn)品的影響。 A 類產(chǎn)品實施合格供方名單，采購產(chǎn)品經(jīng)驗證。 B 類產(chǎn)品 包裝物 等執(zhí) 行抽查檢驗。 C 類產(chǎn)品：實行入庫前驗貨 。 合格供方的評價和確認 供方的選擇：由采購員按照就近采購、質(zhì)優(yōu)價廉的原則，向部門領導提出候選供方名單。 供方的評價：采購部根據(jù)采購員提出的供方候選名單，組織 生技科 有關人員進行咨詢，評價供方供貨能力、交貨信譽（銷售服務）、價格水平等內(nèi)容。必要時，要求供方提供樣品 ，由 質(zhì)檢科 組織檢驗。 評價供方的準則： ； ； ； 、運輸情況等； ； ，包括緊急應變支持能力、滿足本公司產(chǎn)品實現(xiàn)及其過程要求的能力。 經(jīng)評價的供方，由評價人員填寫“供方評價記錄表”，由管理著代表批準是否 作 為合格供方，若合格則采購部根據(jù)評價結果將其列入 “合格供方名單”。 采購部建立“供方供貨業(yè)績”記錄，對以往采購的產(chǎn)品質(zhì)量狀況、供貨信譽、價格等予以記錄，一般情況下 ，每年由供銷 科 組織 生技科 、 質(zhì)檢科 對供方進行一次重新評價。對供貨質(zhì)量下降的供方，應要求其限期改進，如不改進則可取消其合格供方資格。 采購 信息 采購由采購人員按采購計劃或合同執(zhí)行。 采購要遵循從經(jīng)過評定的合格供方名單中選定的原則，以確保質(zhì)量和服務可靠，對非合格供方的采購應由采購人員執(zhí)行貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉、就近采購的原則，從若干家供貨方中進行比較選擇，報采購部負責人認可或經(jīng)評審合格后，方可進行采購。 應選擇質(zhì)量有保證、信譽好、實力強、管理水平高的客戶供貨，并以進廠計量、檢驗、驗證為準，不合 格的堅決退貨。 采購信息及有關部資料的管理 采購部對下發(fā)的月計劃，即時整理，備查 ； 對資質(zhì)證明和證書應及時歸檔并妥善保管 ； 采購合同 采購員 與 供方洽談，達成意向后擬制采購合同，合同中應明確對 產(chǎn)品的要求，如產(chǎn)品名稱、規(guī)格、技術要求、產(chǎn)品標準、驗收方法、特殊 要求以及違約責任事項 ； ..2 采購合同簽定后 后，報 分管經(jīng)理 批準后加蓋合同專用章，合同生效 ；合同應由專人負責并歸檔管理； 合同生效后，采購 員 負責監(jiān)督供方按照合同的要求保質(zhì)保量 供貨 。 采購產(chǎn)品的驗證 a. 原材料的驗證 :當原材料到廠后 ,由質(zhì)檢員按照原材料驗收標準進行驗證。 b. 包裝物的驗證 :質(zhì)檢員根據(jù)原材料驗收標準進行驗證。驗證項目有產(chǎn)品 名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、尺寸、強度、包裝物有無損壞、有無檢