【正文】 ； 各部門負(fù)責(zé) 體系運(yùn)行所需記錄的編制、上報(bào)、標(biāo)識(shí)、編號(hào)、歸檔、保存和處理工作，并按本程序規(guī)定的要求具體實(shí)施記錄的控制 、 管理、監(jiān) 督和檢查指導(dǎo)。 4 工作程序 記錄的控制范圍與分類 記錄的控制范圍包括： 質(zhì)量 體系文件中規(guī)定提供的記錄以及在管理體系運(yùn)行中形成的其他記錄（包括聲像記錄、磁帶、照 片、軟盤、文字資料等） ， 也包括來(lái)自供方的記錄 ； 記錄的分類包括： 各種 管理記錄、操作記錄、監(jiān)視和測(cè)量記錄和報(bào)告等。 記錄的填寫 按記錄設(shè)置的項(xiàng)目逐項(xiàng)填寫，不得缺項(xiàng)。某些項(xiàng)目不需要填寫時(shí)，必須用 “/” 明示 ； 填寫記錄時(shí)，一律用鋼筆 或 簽字筆填寫。填寫時(shí)字跡要清晰、整齊、能準(zhǔn)確識(shí)別，填寫人員簽名時(shí)必須簽全 名 ； 記錄的內(nèi)容要完整、齊全，提供的數(shù)據(jù)、資料要準(zhǔn)確 、語(yǔ)言要簡(jiǎn)練 ， 收集和保存的記錄 及 顧客提供的記錄可以使用復(fù)印件 ； 各 種 管理記錄和報(bào)告要及時(shí)填寫，各 種 操作記錄、監(jiān)視和測(cè)量記錄應(yīng)隨時(shí)整理，不得后補(bǔ)、偽造 ； 記錄填寫完，原則上不允許任何部門或個(gè)人涂改，以確保其原始性、可追溯性，并為制定糾正 與 預(yù)防措施提供依據(jù)。如系筆誤或經(jīng)證實(shí)原有記錄不準(zhǔn)確，可在原始記錄上采用 “ 劃改 ” 形式進(jìn)行更改，但應(yīng)保留原有記錄的可識(shí)別性。凡涂、貼、刮方式改動(dòng)的記錄一律作廢。 記錄的管理 的編號(hào) X － － 發(fā)布 年號(hào) 文件序號(hào) 部門代號(hào) 文件類型 例如 JLBG001 20xx JL— 文件類型 BG— 辦公室 001 文件序號(hào) 20xx— 發(fā)布年號(hào) 記錄的編制、修改、廢止 填寫“記錄表格編制 /修改申請(qǐng)表”，附 空白 記錄表格，經(jīng)主管部門批準(zhǔn) 方可使用。記錄跨部門需要整合，由使用部 ，相關(guān)部門落實(shí) 。 各 部門 應(yīng)根據(jù)使用記錄的情況，建立本 部門 總的“ 文件 /記錄清單”，并附空白表格，及時(shí)更新，確保使用有效版本。 記錄的貯存和保管 使用記錄原則上由使用部門自行保管，并分類明確，貯存在適宜環(huán)境中，防止變質(zhì)、損壞、丟失 ； 人員發(fā)生變更時(shí)，做好交接工作 ； 記錄保 存 期分為兩年、三 年 、五年和長(zhǎng)期 保存 四個(gè)檔次 。如超過(guò)保存期限時(shí)，確認(rèn)無(wú)利用價(jià)值后，記錄保管 部門 填寫 “ 文件 /記錄銷毀申請(qǐng)單 ” ，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。記錄保管 部門 同時(shí) 建立“ 文件 /記錄銷毀清單 ” 。 記錄的借閱 借閱記錄必須經(jīng)記錄管理人員同意后 ,方可借閱。若與 借閱的記錄內(nèi)容無(wú)直接關(guān)系的人員，無(wú)權(quán)借閱。借閱人員須填寫 “ 文件 /記錄借閱 記錄 ” ； 借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)記錄，不準(zhǔn)在記錄上私自涂改或撕毀，保持記錄的完整和清潔，由各 部門 記錄管理人負(fù)責(zé)對(duì)借閱歸還的記錄進(jìn)行檢查，檢查是否有拆頁(yè)、更改等情況發(fā)生，出現(xiàn)以 上問(wèn)題時(shí)，要追究其借閱者的責(zé)任 ； 顧客 借 閱記錄時(shí)，需經(jīng)記錄保 存 部門批準(zhǔn)后方可辦理 借閱手續(xù)。 5 相關(guān)文件 和 記錄 《文件控制程序》 《文件編寫導(dǎo)則》 文件 /記錄清單 文件 /記錄 銷毀申請(qǐng)單 文件 /記錄銷毀清單 文件 /記錄 借閱 記錄 采 購(gòu) 控 制 程 序 （ ） 1 目的 通過(guò) 對(duì) 采購(gòu)過(guò)程的控制，確保采購(gòu)的產(chǎn)品符合規(guī)定要求。 2 適用范圍 適用于 公司 采 購(gòu) 產(chǎn)品 的控制。 3 職責(zé) 采購(gòu)部是本程序的主管部門，負(fù)責(zé)本程序的編制和修改 ；并 負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu) 。 生產(chǎn) 安全 部 負(fù)責(zé)提出進(jìn)廠原材料采購(gòu)需求。 維修 組 負(fù)責(zé)提出備品備件的采購(gòu)需求。 質(zhì)檢科 負(fù)責(zé)主要原材料采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證。 倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé) 備品備件的采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證。 4 工作程序 采購(gòu)產(chǎn)品的分類 根據(jù)采購(gòu)產(chǎn)品 對(duì)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程及最終產(chǎn)品的影響程度，對(duì)人身安全及環(huán)境的影響程度， 將采購(gòu)產(chǎn)品分為三類 : A 類產(chǎn)品：對(duì)具有直接影響最終產(chǎn)品質(zhì)量指標(biāo)的主要原材料（ 鹽酸、硝酸、鋅土等 ）定為 A 類采購(gòu)產(chǎn)品。 B 類產(chǎn)品：對(duì)于 最終產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的原材料（ 包裝箱 ）定為 B 類采購(gòu)產(chǎn)品。 C 類產(chǎn)品： A、 B 類以外非原 材料類定為 C 類采購(gòu)產(chǎn)品。 采購(gòu)過(guò)程控制 采購(gòu)過(guò)程的控制方式和程度，取決于所采購(gòu)產(chǎn)品對(duì)最終產(chǎn)品的影響。 A 類產(chǎn)品實(shí)施合格供方名單，采購(gòu)產(chǎn)品經(jīng)驗(yàn)證。 B 類產(chǎn)品 包裝物 等執(zhí) 行抽查檢驗(yàn)。 C 類產(chǎn)品：實(shí)行入庫(kù)前驗(yàn)貨 。 合格供方的評(píng)價(jià)和確認(rèn) 供方的選擇：由采購(gòu)員按照就近采購(gòu)、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則，向部門領(lǐng)導(dǎo)提出候選供方名單。 供方的評(píng)價(jià)：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)員提出的供方候選名單，組織 生技科 有關(guān)人員進(jìn)行咨詢，評(píng)價(jià)供方供貨能力、交貨信譽(yù)（銷售服務(wù)）、價(jià)格水平等內(nèi)容。必要時(shí)，要求供方提供樣品 ，由 質(zhì)檢科 組織檢驗(yàn)。 評(píng)價(jià)供方的準(zhǔn)則： ； ； ； 、運(yùn)輸情況等； ； ，包括緊急應(yīng)變支持能力、滿足本公司產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)及其過(guò)程要求的能力。 經(jīng)評(píng)價(jià)的供方，由評(píng)價(jià)人員填寫“供方評(píng)價(jià)記錄表”，由管理著代表批準(zhǔn)是否 作 為合格供方，若合格則采購(gòu)部根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果將其列入 “合格供方名單”。 采購(gòu)部建立“供方供貨業(yè)績(jī)”記錄，對(duì)以往采購(gòu)的產(chǎn)品質(zhì)量狀況、供貨信譽(yù)、價(jià)格等予以記錄，一般情況下 ，每年由供銷 科 組織 生技科 、 質(zhì)檢科 對(duì)供方進(jìn)行一次重新評(píng)價(jià)。對(duì)供貨質(zhì)量下降的供方，應(yīng)要求其限期改進(jìn)，如不改進(jìn)則可取消其合格供方資格。 采購(gòu) 信息 采購(gòu)由采購(gòu)人員按采購(gòu)計(jì)劃或合同執(zhí)行。 采購(gòu)要遵循從經(jīng)過(guò)評(píng)定的合格供方名單中選定的原則，以確保質(zhì)量和服務(wù)可靠，對(duì)非合格供方的采購(gòu)應(yīng)由采購(gòu)人員執(zhí)行貨比三家、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、就近采購(gòu)的原則，從若干家供貨方中進(jìn)行比較選擇，報(bào)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人認(rèn)可或經(jīng)評(píng)審合格后，方可進(jìn)行采購(gòu)。 應(yīng)選擇質(zhì)量有保證、信譽(yù)好、實(shí)力強(qiáng)、管理水平高的客戶供貨，并以進(jìn)廠計(jì)量、檢驗(yàn)、驗(yàn)證為準(zhǔn)，不合 格的堅(jiān)決退貨。 采購(gòu)信息及有關(guān)部資料的管理 采購(gòu)部對(duì)下發(fā)的月計(jì)劃，即時(shí)整理，備查 ； 對(duì)資質(zhì)證明和證書應(yīng)及時(shí)歸檔并妥善保管 ； 采購(gòu)合同 采購(gòu)員 與 供方洽談，達(dá)成意向后擬制采購(gòu)合同，合同中應(yīng)明確對(duì) 產(chǎn)品的要求，如產(chǎn)品名稱、規(guī)格、技術(shù)要求、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、特殊 要求以及違約責(zé)任事項(xiàng) ； ..2 采購(gòu)合同簽定后 后，報(bào) 分管經(jīng)理 批準(zhǔn)后加蓋合同專用章，合同生效 ；合同應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并歸檔管理； 合同生效后，采購(gòu) 員 負(fù)責(zé)監(jiān)督供方按照合同的要求保質(zhì)保量 供貨 。 采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證 a. 原材料的驗(yàn)證 :當(dāng)原材料到廠后 ,由質(zhì)檢員按照原材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)證。 b. 包裝物的驗(yàn)證 :質(zhì)檢員根據(jù)原材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)證。驗(yàn)證項(xiàng)目有產(chǎn)品 名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、尺寸、強(qiáng)度、包裝物有無(wú)損壞、有無(wú)檢