流程優(yōu)化與再造講義-文庫吧
2025-01-15 16:34 本頁面
【正文】 某一份不必要的報表）。 9 二 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具 尋找改進(jìn)的環(huán)節(jié) —— 流程增值評估 評估流程的每一項作業(yè)：它是否為最終顧客或企業(yè)增加價值？ 主要有兩種非增值作業(yè)： ? 由于流程設(shè)計的不合適或流程沒有按設(shè)計運轉(zhuǎn)而存在的作業(yè)。包括移送、等待、儲存和從事了過多的工作 等 。這些作業(yè)對于 形成 流程產(chǎn)出并不是必需的 。 ? 顧客或流程沒有要求的作業(yè)和可以在不影響對顧客的產(chǎn)出的情況下剔除的作業(yè)（例如，登記文件記錄等）。 10 增值評估的步驟如下： ? 1． 對每一項作業(yè)，逐一考察它是對形成流程產(chǎn)出必不可少的嗎？如果是，它可能是增值作業(yè)。再問，它對滿足顧客需要真的有貢獻(xiàn)嗎？如果是，它是真正增值的作業(yè)。如果不是，轉(zhuǎn)入 2 ? 2． 問：這項作業(yè)是業(yè)務(wù)或流程進(jìn)展必不可少的嗎？如果是，它是業(yè)務(wù)增值的作業(yè)；如果不是，它是非增值作業(yè)。 ? 3． 用一支綠色熒光筆標(biāo)出每一項 真正 增值作業(yè)， 用藍(lán)色筆標(biāo)下每一項業(yè)務(wù)增值作業(yè)， 用紅色筆標(biāo)出非增值作業(yè)。 下列的流程增值評估圖給出了常見的真正增值、業(yè)務(wù)增值和非增值的作業(yè)類型。這是部分示例，不是全部，要根據(jù)企業(yè)具體流程進(jìn)行分析。 ? 4． 考察 每項作業(yè)的成本和周期時間。 ? 5． 考察增值作業(yè)的增值情況。如果不能順利量化，可以近似評估，如果近似評估也很困難時，可以暫時忽略。 11 二 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具 尋找改進(jìn)的環(huán)節(jié) —— 流程增值評估 流 程 增 值 評 估 圖作 業(yè)對 形 成 產(chǎn) 出 是 必 須 的 嗎 ？非 增 值 作 業(yè)業(yè) 務(wù) 增 值 作 業(yè)真 正 增 值 的 作 業(yè)對 滿 足 顧 客 需 求 沒 有 貢 獻(xiàn) 的 活 動 ， 在 不影 響 產(chǎn) 品 / 服 務(wù) 功 能 的 基 礎(chǔ) 上 予 以 取 消為 滿 足 顧 客 需 求 必 須 進(jìn) 行 的活 動是復(fù) 查 和 審 批返 工儲 存移 送否對業(yè) 務(wù) 功 能 有 貢 獻(xiàn)嗎 ？是否對滿 足 顧 客 需 求 有 貢獻(xiàn) 嗎 ？是否記 錄 收 到 的 數(shù) 據(jù)訂 單 表 格更 新 銷 售 記 錄準(zhǔn) 備 對 帳 報 告研 究 數(shù) 據(jù)投 訴 分 類制 定 政 策受 理 訂 單12 二 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具 尋找改進(jìn)的環(huán)節(jié) —— 流程增值評估 ? 用綠色熒光筆標(biāo)出每一項 真正 增值作業(yè)， 用藍(lán)色筆標(biāo)下每一項業(yè)務(wù)增值作業(yè)， 用紅色筆標(biāo)出非增值作業(yè)。 你可能驚異地發(fā)現(xiàn)對大部分業(yè)務(wù)流程來說，真正的增值作業(yè)的成本比例小于 30%。 更令人驚奇的是，真正的增值作業(yè)的周期時間與總周期時間的不協(xié)調(diào)。 對大部分業(yè)務(wù)流程來說，花在真正的增值作業(yè)上的時間可能少于 15%。當(dāng)明確了哪些是增值的作業(yè)，哪些是不增值的作業(yè)以后，應(yīng)該著手： ? 如何優(yōu)化增值作業(yè)？可以在更短的時間或以更低的成本進(jìn)行嗎？如果增加增值作業(yè)，其產(chǎn)出會大于投入嗎？ ? 能不能剔除非增值作業(yè)？如果不能，能否將它們減到最少？ 13 二 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具－ 流程文件 ? 一個完整的流程文件至少包括三項內(nèi)容：標(biāo)準(zhǔn)流程圖、流程說明書、流程中所使用的表格。 流程圖直觀明了，流程說明書詳細(xì)列示各個步驟的細(xì)節(jié)要求，出現(xiàn)的文本，相應(yīng)的政策規(guī)定和管理規(guī)定等等。表格是流程運行中使用的必備工具。 ? 流程說明書一般有下列內(nèi)容： 1. 范圍：說明該流程從哪里開始，到哪里結(jié)束。劃出清晰的流程邊界。 2. 控制目標(biāo)：定義該流程要達(dá)到的主要管理目標(biāo)與要求。 3. 主要涉及部門：逐一列示流程中涉及的各個部門。 4. 主要控制點：定義流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵工作、關(guān)鍵要求，提醒執(zhí)行人員注意，以保證流程目標(biāo)的實現(xiàn)。 14 二 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具－ 流程文件 ：規(guī)定該流程的特殊要求、規(guī)范和例外情況，以及某些環(huán)節(jié)操作分支的細(xì)節(jié)。總之，在其它內(nèi)容中不方便或不合適定義的問題，可以考慮放到這一部分闡述。 ：對流程圖中各個環(huán)節(jié)的操作說明。注意流程圖中一定要對各個步驟進(jìn)行編號，以便在流程說明中對號入座。逐個解說。 ：流程中少不了信息流的運動，而各種文件就是信息的主要載體，對流程中出現(xiàn)的每一個主要文件（包括各類表格、規(guī)劃或計劃、總結(jié)、研究報告或調(diào)查報告、總結(jié)或檢查報告、方案等等），均要清晰界定其名稱、編制部門與人員、主要內(nèi)容、聯(lián)數(shù)、提交部門與人員、提交頻率或時限等等內(nèi)容。 15 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 方式 內(nèi)容 完善 標(biāo)準(zhǔn)化、里程碑、強化、預(yù)防錯誤 清除 流程閉環(huán)、等待時間、重復(fù)、多余移動、官僚主義、多余加工、缺陷 /失誤、重排格式、多余檢控 簡化 語言、 表格 、程序、技術(shù)、流、流程、會議、報告 整合 工作、團隊、顧客、供應(yīng)商 均衡 并行、改變作業(yè)順序、消除瓶頸、減少干擾、融入彈性、改善時間控制、合適地點、提高效率 自動化 數(shù)據(jù)收集 /傳送 /分析，臟 /累 /難 /險 /枯燥作業(yè)。環(huán)境、人 全面改進(jìn) 高層次理解，集思廣益，流程設(shè)計，檢驗 16 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 完善 － 標(biāo)準(zhǔn)化 標(biāo)準(zhǔn)化通過 流程文件 告訴 相關(guān) 員工業(yè)務(wù)作業(yè) 要 怎樣進(jìn)行。 流程文件包括書面說明、流程圖和相關(guān)的表格。 應(yīng)該： ? 明確職責(zé)和權(quán)限 ? 涉及緊急情況的處理 ? 每一處的解釋都是唯一的 ? 易于理解
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