【正文】 ，很大程度上取決于原始資料的全面性和可靠性。其中，建立一套完善的信息采集制度是十分有必要的。 ? 1．建設(shè)工程項目建設(shè)前期的信息收集 ? 建設(shè)工程項目在正式開工之前，需要進行大量的工作，這些工作將產(chǎn)生大量的文件，文件中包含著豐富的內(nèi)容。 ? (1)收集設(shè)計任務(wù)書及有關(guān)資料； ? (2)設(shè)計文件及有關(guān)資料的收集； ? (3)招標(biāo)投標(biāo)合同文件及其有關(guān)資料的收集。 ? 2．建設(shè)工程項目施工期的信息收集 ? 建設(shè)工程項目在整個工程施工階段，每天都發(fā)生各種各樣的情況，相應(yīng)地包含著各種信息，需要及時收集和處理。因此，項目的施工階段，可以說是大量的信息發(fā)生、傳遞和處理的階段。 ? (1)建設(shè)單位提供的信息； ? (2)承建商提供的信息； ? (3)工程監(jiān)理的記錄； ? (4)工地會議信息。 ? 3．工程竣工階段的信息收集 ? 工程竣工并按要求進行竣工驗收時，需要大量的對竣工驗收有關(guān)的各種資料信息。這些信息一部分是在整個施工過程中，長期積累形成的；一部分是在竣工驗收期間，根據(jù)積累的資料整理分析而形成的，完整的竣工資料應(yīng)由承建單位編制，經(jīng)工程監(jiān)理單位和有關(guān)方面審查后，移交建設(shè)單位并通過建設(shè)單位移交項目管理運行單位以及相關(guān)的政府主管部門。 ? 二、建設(shè)工程項目信息的加工整理和存儲 ? 1．建設(shè)工程項目信息的加工整理 ? 建設(shè)工程項目的信息管理除應(yīng)注意各種原始資料的收集外，更重要的要對收集來的資料進行加工整理，并對工程決策和實施過程中出現(xiàn)的各種問題進行處理。按照工程信息加工整理的深淺可分為如下幾個類別：第 類為對資料和數(shù)據(jù)進行簡單整理和濾波；第二類是對信息進行分析，概括綜合后產(chǎn)生輔助建設(shè)工程項目管理決策的信息；第三類是通過應(yīng)用數(shù)學(xué)模型統(tǒng)計推斷可以產(chǎn)生決策的信息。 ? 在項目建設(shè)過程中，依據(jù)當(dāng)時收集到的信息所作的決策或決定有如下幾個方面。 ? (1)依據(jù)進度控制信息，對施工進度狀況的意見和指示。 ? (2)依據(jù)質(zhì)量控制信息，對工程質(zhì)量控制情況提出意見和指示。 ? (3)根據(jù)投資控制信息，對工程結(jié)算和決算情況的意見和指示。 ? (4)依據(jù)合同管理信息，對索賠的處理意見。 ? 2．建設(shè)工程項目信息的編碼 ? (1)建設(shè)工程項目信息的編碼由一系列符號 (如文字 )和數(shù)字組成，編碼是信息處理的一項重要的基礎(chǔ)工作。 ? (2)一個建設(shè)工程項目有不同類型和不同用途的信息，為了有組織地存儲信息，方便信息的檢索和信息的加工整理，必須對項目的信息進行編碼，如項目的結(jié)構(gòu)編碼、項目管理組織結(jié)構(gòu)編碼、項目的政府主管部門和各參與單位編碼 (組織編碼 )、項目實施的工作項編碼 (項目實施的工作過程的編碼 )、項目的投資項編碼 (業(yè)主方 )／成本項編碼 (施工方 )、項目的進度項 (進度計劃的工作項 )編碼、項目進展報告和各類報表編碼、合同編碼、函件編碼、工程檔案編碼等。以上這些編碼是因不同的用途而編制的，但是有些編碼并不是針對某一項管理工作而編制的，因此就需要進行編碼的組合。 ? (3)項目的結(jié)構(gòu)編碼依據(jù)項目結(jié)構(gòu)圖，對項目結(jié)構(gòu)的每一層的每一個組成部分進行編碼。 ? (4)項目管理組織結(jié)構(gòu)編碼依據(jù)項目管理的組織結(jié)構(gòu)圖，對每一個工作部門進行編碼。 ? (5)項目的政府主管部門和各參與單位的編碼包括政府主管部門、業(yè)主方的上級單位或部門、金融機構(gòu)、工程咨詢單位、設(shè)計單位、施工單位、物資供應(yīng)單位、物業(yè)管理單位等。 ? (6)項目實施的工作項編碼應(yīng)覆蓋項目實施的工作任務(wù)目錄的全部內(nèi)容，它包括設(shè)計準(zhǔn)備階段的工作項、設(shè)計階段的工作項、招投標(biāo)工作項、施工和設(shè)備安裝工作項、項目動用前的準(zhǔn)備工作項等。 ? (7)項目的投資項編碼并不是概預(yù)算定額確定的分部分項工程的編碼，它應(yīng)綜合考慮概算、預(yù)算、標(biāo)底、合同價和工程款的支付等因素，建立統(tǒng)一的編碼，以服務(wù)于項目投資目標(biāo)的動態(tài)控制。 ? (8)項目成本項編碼并不是預(yù)算定額確定的分部分項工程的編碼，它應(yīng)綜合考慮預(yù)算、投標(biāo)價估算、合同價、施工成本分析和工程款的支付等因素，建立統(tǒng)一的編碼，以服務(wù)于項目成本目標(biāo)的動態(tài)控制。 ? (9)項目的進度項編碼應(yīng)綜合考慮不同層次、不同深度和不同用途的進度計劃工作項的需要，建立統(tǒng)一的編碼，服務(wù)于項目進度目標(biāo)的動態(tài)控制。 ? (10)項目進展報告和各類報表編碼應(yīng)包括項目管理形成的各種報告和報表的編碼。 (11合同編碼應(yīng)參考項目的合同結(jié)構(gòu)和合同的分類，應(yīng)反映合同的類型、相應(yīng)的項目結(jié)構(gòu)和合同簽訂的時間等特征。 ? (12)函件編碼應(yīng)反映發(fā)函者、收函者、函件內(nèi)容所涉及的分類和時間等，以便函件的查詢和整理。 ? (13)工程檔案的編碼應(yīng)根據(jù)有關(guān)工程檔案的規(guī)定、項目的特點和項目實施單位的需求而建立。 ? 3．建設(shè)工程項目信息處理的方法 ? 在當(dāng)今的時代，信息處理已逐步向電子化和數(shù)字化的方向發(fā)展，但建筑業(yè)和基本建設(shè)領(lǐng)域的信息化已明顯落后于許多其他行業(yè)，建設(shè)工程項目信息處理基本上還沿用傳統(tǒng)的方法和模式。應(yīng)采取措施，使信息處理由傳統(tǒng)的方式向基于網(wǎng)絡(luò)的信息處理平臺方向發(fā)展，以充分發(fā)揮信息資源的價值，以及信息對項目目標(biāo)控制的作用。 ? (1)基于網(wǎng)絡(luò)的信息處理平臺由一系列硬件和軟件構(gòu)成： ? 1)數(shù)據(jù)處理設(shè)備 (包括計算機、打印機、掃描儀、繪圖儀等 )； ? 2)數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò) (包括形成網(wǎng)絡(luò)的有關(guān)硬件設(shè)備和相應(yīng)的軟件 )； ? 3)軟件系統(tǒng) (包括操作系統(tǒng)和服務(wù)于信息處理的應(yīng)用軟件 )等。 ? (2)數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)主要有如下三種類型： ? 1)局域網(wǎng) (LAN)，由與各網(wǎng)點連接的網(wǎng)線構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)，各網(wǎng)點對應(yīng)于裝備有實際網(wǎng)絡(luò)接口的用戶工作站。 ? 2)城域網(wǎng) (MAN)，在大城市范圍內(nèi)兩個或多個網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)。 ? 3)廣域網(wǎng) (wAN)，在數(shù)據(jù)通信中，用來連接分散在廣闊地域內(nèi)的大量終端和計算機的一種多態(tài)網(wǎng)絡(luò)。 ? (3)互聯(lián)網(wǎng)是目前最大的全球性的網(wǎng)絡(luò)，它連接了覆蓋 100多個國家的各種網(wǎng)絡(luò)，如商業(yè)性的網(wǎng)絡(luò) (． 或． )、大學(xué)網(wǎng)絡(luò)(． ac或． edu)、研究網(wǎng)絡(luò) (． 或． )和軍事網(wǎng)絡(luò) (． mil)等，并通過網(wǎng)絡(luò)連接數(shù)以千萬臺的計算機，以實現(xiàn)連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機之間的數(shù)據(jù)通信?；ヂ?lián)網(wǎng)由若干個學(xué)會、委員會和集團負(fù)責(zé)維護和運行管理。 ? (4)建設(shè)工程項目的業(yè)主方和項目參與各方往往分散在不同的地點，或不同的城市，或不同的國家，因此其信息處理應(yīng)考慮充分利用遠程數(shù)據(jù)通信的方式，如： ? 1)通過電子郵件收集信息和發(fā)布信息； ? 2)通過基于互聯(lián)網(wǎng)的項目專用網(wǎng)站 (PrOject Specific web Site， PSwS)實現(xiàn)業(yè)主方內(nèi)部、業(yè)主方和項目參與各方以及項目參與各方之間的信息交流、協(xié)同工作和文檔管理； ? 3)通過基于互聯(lián)網(wǎng)的項目信息門戶 (Project Information Portal， PIP)的為眾多項目 ? 服務(wù)的公用信息平臺實現(xiàn)業(yè)主方內(nèi)部、業(yè)主方和項目參與各方，以及項目參與各方之間的信息交流、協(xié)同工作和文檔管理； ? 4)召開網(wǎng)絡(luò)會議； ? 5)基于互聯(lián)網(wǎng)的遠程教育與培訓(xùn)等。 ? (5)基于互聯(lián)網(wǎng)的項目信息門戶 (PIP)屬于電子商務(wù) (E—Business)兩大分支中的電子協(xié)同工作 (E—C011aboration)。項目信息門戶在國際學(xué)術(shù)界有明確的內(nèi)涵：即在對項目實施全過程中項目參與各方產(chǎn)生的信息和知識進行集中式管理的基礎(chǔ)上，為項目的參與各方在互聯(lián)網(wǎng)平臺上提供一個獲取個性化項目信息的單一入口，從而為項目的參與各方提供一個高效的信交流(Project Communication)和協(xié)同工作 (C011aboration)的環(huán)境。它的核心功能是在互動式的文檔管理的基礎(chǔ)上，通過互聯(lián)網(wǎng)促進項目參與各方之間的信息交流和促進項目參與各方的協(xié)同工作，從而達到為項目建設(shè)增值的目的。 ? (6)基于互聯(lián)網(wǎng)的項目專用網(wǎng)站 (PSwS)是基于互聯(lián)網(wǎng)的項目信息門戶的一種方式，是為某一個項目的信息處理專門建立的網(wǎng)站。但是基于互聯(lián)網(wǎng)的項目信息門戶也可以服務(wù)于多個項目，即成為為眾多項目服務(wù)的公用信息平臺。 ? (7)基于互聯(lián)網(wǎng)的項目信息門戶如美國的 Buzzsaw． (于1999年開始運行 )和德國的 PKM． (于 1997年開始運行 )，都有大量用戶在其上進行項目信息處理。由此可見，建設(shè)工程項目的信息處理方式已起了根本性的變化。 ? 三、建設(shè)工程項目信息的檢索和傳遞 ? 無論是存入檔案庫還是存入計算機存儲器的信息、資料，為了查找的方便，在入庫前都要擬定一套科學(xué)的查找方法和手段，做好編目分類工作。健全的檢索系統(tǒng)可以使報表、文件、資料、人事和技術(shù)檔案既保存完好，又查找方便。否則會使資料雜亂無章，無法利用。 ? 信息的傳遞是指借助于一定的載體 (如紙張、軟盤、磁帶等 )在建設(shè)工程項目信息管理工作的各部門、各單位之間的傳遞。通過傳遞，形成各種信息流。暢通的信息流，將利用報表、圖表、文字、記錄、電信、各種收發(fā)文、會議、審批及計算機等傳遞手段，不斷地將建設(shè)工程項目信息輸送到項目建設(shè)各方手中，成為他們工作的依據(jù)。 ? 信息管理的目的，是為了更好地使用信息，為決策服務(wù)。處理好的信息，要按照需要和要求編印成各類報表和文件，以供項目管理工作使用。信息檢索和傳遞的效率和質(zhì)量是隨著計算機的普及而提高。存儲于計算機數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，已成為信息資源，可為各個部門所共享。因此，利用計算機做好信息的加工儲存工作，是更好地進行信息檢索和傳遞，信息的使用前提。 ? 第三節(jié) 建設(shè)工程文件檔案資料管理 ? 一、建設(shè)工程文件檔案資料的概念 ? 1