論辦公室環(huán)境對秘書心理健康的影響及應(yīng)對策略-文庫吧
2025-07-03 14:23 本頁面
【正文】 人員要求熟練的掌握。辦公自動化不僅提高個人辦公效率，還提高了群體協(xié)調(diào)能力，這樣就讓辦公室人員的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密。辦公室人員工作起來更加順利，效率自然就提高了很多。在辦公自動化的工作大環(huán)境中更加要求秘書人員學會提高自己心理調(diào)適的能力，以期用更好的服務(wù)回報社會。辦公自動化是時代潮流的方向，在未來的社會競爭會更加激烈，因此秘書人員必須去主動調(diào)節(jié)自己的心態(tài)去適應(yīng)這種工作環(huán)境的改變，轉(zhuǎn)變秘書人員的工作思路，跟著時代潮流的步伐，準確把握時代脈搏，把握每一個屬于自己的機會，從而提高自己的技能和水平，從而實現(xiàn)自己秘書的工作價值和人生目的。正確認識辦公自動化對辦公室的管理的作用，辦公自動化讓秘書工作更加科學化，規(guī)范化及標準化。實現(xiàn)辦公自動化要求秘書人員具備更高的心理素質(zhì)和能力素質(zhì)，辦公自動化要求辦公室人員積極轉(zhuǎn)變思想觀念以及提高對辦公自動化的重視程度，還有就是要強化學習意識，提高安全防范意識和責任意識，這樣秘書人員才能以更好地心態(tài)和能力去適應(yīng)辦公自動化的環(huán)境變化。（一）科學的辦公室物理條件讓秘書保持輕松的工作心態(tài)辦公室環(huán)境的條件合理就會讓秘書人員心情大好，這樣科學合理的環(huán)境設(shè)置就要求秘書辦公室的溫度要適宜，空氣環(huán)境要清新，溫濕度對秘書的影響是比較大的，合理的溫濕度對秘書工作來說是必不可少的。在秘書工作中，辦公室環(huán)境對辦公室的設(shè)計提出了很多要求，辦公室的布局及通風采光等都對秘書產(chǎn)生影響。過去的辦公室設(shè)計已經(jīng)不符合現(xiàn)代化時代的要求，如何在現(xiàn)代化的高科技辦公設(shè)備更好的布置空間設(shè)計，這需要在設(shè)計辦公室時對企業(yè)文化有深入的理解。為了更好地改善辦公室環(huán)境，在設(shè)計辦公室時要對空間的設(shè)計格外重視。智能化隔斷的尺度設(shè)計就是其中的對空間合理利用的方法。這需要有私人工作間和開放式的區(qū)域，從而辦公室人員方便信息交流。工作間或會議室隔斷在1800mm或以上的設(shè)計，這種高度隱秘的辦公室設(shè)計在存物方面比較好，而且對辦公室人員隱私有保護作用。開放式辦公室的設(shè)計方便員工互相交流，在辦公室的公共場所使用比較多。色彩搭配也是辦公室設(shè)計環(huán)境的一種方法。色彩合理搭配會影響秘書的工作狀況和工作的滿意度。辦公室空間使用大塊表面亮度高，辦公室就能在滿意的環(huán)境中辦公。但是在設(shè)計辦公室環(huán)境時候要考慮秘書人員對一些色彩的敏感度，不同的辦公室環(huán)境色彩設(shè)計應(yīng)該根據(jù)不同的秘書對色彩的認識。天然材料能夠滿足不同秘書個體對色彩的需求，而智能化的色彩有一種給人廣闊視野的感覺，也是不錯的搭配。（二）健全的辦公室管理工作制度讓秘書人員保持健康的心理狀態(tài) 辦公室管理制度的健全很重要。辦公室管理制度包括公文處理制度，檔案管理制度及日常事務(wù)管理制度，辦公室健全的管理制度是秘書工作有序化的開始，考勤制度是規(guī)范秘書的重要制度，這些制度的規(guī)范化對秘書保持良好的心態(tài)起到很大的作用。進入辦公室必須著裝整潔就會很多的影響辦公室人員的辦公心情。其中會議管理制度要求參會人員不得遲到，早退。值班制度要求辦公室必須保持時刻有辦公人員在工作，這些規(guī)范化制度化管理讓辦公室的內(nèi)部組織環(huán)境更加合理，秘書工作更加規(guī)范，辦公室事情都有制度，這樣秘書人員就能以輕松愉快的心情去處理很多復雜的問題。辦公室管理工作是讓辦公室有序化的重要因素，沒有管理工作制度秘書在實踐中容易自由化，辦事無組織紀律，這樣就很不利于辦公室工作的展開，秘書自然也就沒辦法輕松完成自己的工作，工作壓力就會很大，然后導致生活工作機制混亂，秘書就每天處在緊張中，因此探究秘書工作制度的規(guī)范化有很重要的意義。健全的文秘管理制度應(yīng)該是每個文秘人員都有自己的事情做，每個文秘都分工明確。比如文案的工作就有會議記錄，檔案管理，獎懲記錄，考勤記錄，以及部門活動記錄等。這樣文案的工作就有規(guī)章，工作壓力就小一些，文案人員保持健康的健康的心理態(tài)度也就容易很多。（三）明確的分工有利于秘書人員提高應(yīng)對心理問題的能力秘書人員的分工是很細的，種類也很多，有商務(wù)秘書和涉外秘書之分，還可以將秘書分為文字秘書，行政秘書機要秘書和法務(wù)秘書等多種分類。，通常我們說的文秘就是指文字秘書，就是專門替領(lǐng)導機關(guān)寫文章的一些秘書人員。相對而言文員的劃分就要管很多東西了，像會務(wù)服務(wù)，文書印信，檔案，接待，宣傳，文件報紙收發(fā)等內(nèi)容。這些不同的稱呼雖然都可以叫秘書，但是工作場合和工作內(nèi)容不同。將秘書分工明確，不僅提高了秘書的工作效率，也提高了辦公室人員應(yīng)當心理問題的能力。分工明確的秘書，面對的心理問題也就會隨工作而來，這樣每個人處理工作順利，自然心理健康水平就提高了。辦公室要做到崗位分工明確，就是要秘書人員都能專一的工作，這樣大家都熟悉自己的秘書工作職能。這樣就容易處理一些心理和工作上的問題。秘書人員要做到分工明確，責任落實到人，這樣就要辦公室有詳細的工作制度以及完善的人事管理體制，嚴格落實秘書管理機制，還要有人性化的辦公室管理。只有辦公室團隊溝通渠道通暢，分工明確，才能更好的提高辦公室人員應(yīng)對心理問題的能力。對任何事情，都應(yīng)該分工明確，讓辦公室人員明白自己應(yīng)該做什么，如果辦公室責任劃分不清楚，要么沒人管，要么都來管，很容易造成混亂，這樣明顯是不利于秘書工作的展開的，因此辦公室應(yīng)該有明確的分工。（四）和諧的人際關(guān)系是處理秘書心理問題的必備條件辦公室和諧的人際關(guān)系的就是處理好秘書與領(lǐng)導及秘書處理好與辦公室同事之間的關(guān)系。秘書與領(lǐng)導之間的關(guān)系處理要擺正自己的位置，自覺去維護領(lǐng)導的權(quán)威，正確的領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖，這樣秘書人員才能有和諧的人際關(guān)系。秘書人員必須學會尊重同事以及保持樂觀積極幽默，這樣才能化解矛盾，以便增進與同事之間的感情。辦公室和諧人際關(guān)系的處理對于協(xié)調(diào)與他人之間的關(guān)系有很大作用，只有在良好的和諧的人際關(guān)系和工作環(huán)境中，秘書人員才能更好的發(fā)揮自己的特長，處理好一些復雜的問題。和諧的辦公室環(huán)境能夠讓秘書人
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