【正文】 4). 內(nèi)部通訊平臺 　　建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時通訊系統(tǒng)、論壇、個人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。 　　(5). 輔助辦公 　　它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合的各種輔助辦公，要實現(xiàn)這個輔助辦公的自動化。 　　(6). 信息集成 　　我們每一個單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。? 　　(7). 實現(xiàn)分布式辦公 　　就是要解決分布式辦公和移動辦公，要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，市場競爭使企業(yè)的規(guī)模越來越大，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。 協(xié)同OA選型　　上OA條件： 　　如果你準(zhǔn)備上OA辦公軟件，首先需回答好以下兩個問題： 　　(1). 了解自己的需求 　　是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點，OA軟件成功實施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買一件日用品，日用品的種類很多，價格迥異，適合不同的消費群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。 　　(2). 組織保障 　　OA系統(tǒng)的實施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實施阻力較大，是否有一個強有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實不為過。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實施組織到培訓(xùn)、試用……在整個過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進的責(zé)任部門，必須有有效的組織實施手段及方法。納入績效考核是較為可行的辦法。 　　很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒... 　　OA規(guī)劃： 　　在具備上OA的兩個本條件后，同時需要來規(guī)劃OA系統(tǒng)，但是如果規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)，許多客戶單位并不清楚。只是看到別人都在實施了OA系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對于如何規(guī)劃問題則比較模糊。系統(tǒng)規(guī)劃包括這些問題的考慮： 　　 實施目標(biāo)及明確需求？ 　　 是分期實施、還是一次性實施？ 　　 系統(tǒng)實施的范圍？是全單位，還是局部？ 　　 單位管理制度上是否前行，是否作好了改造的準(zhǔn)備？ 　　 資金是否到位？是否配備了專門的管理員負責(zé)？ 　　在明確了以上問題后，便可以進行市場咨詢、招標(biāo)等過程。一般情況下，專業(yè)的OA系統(tǒng)服務(wù)商往往會根據(jù)您的規(guī)劃、需求提出良好的建設(shè)和方案。 　　許多單位不明確時，往往習(xí)慣于到其它單位“考察”，這是非常必要的。但是有一點須明白：OA系統(tǒng)代表著企業(yè)的管理思想、管理辦法、經(jīng)營思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實施了什么樣的功能？最重要的是要了解： 　　 某些管理問題在系統(tǒng)中是如何解決的？ 　　 如何確保系統(tǒng)實施和推廣？ 　　 在過程中都遇到哪些難題，并且是如何解決的？ 　　誤區(qū)： 　　用OA系統(tǒng)實行辦公自動化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒。 　　誤區(qū)一：自己開發(fā) 　　自己開發(fā)OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時升級、維護，可控性強，能避免上當(dāng)受騙，但實際上呢？ 　　首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來越多的學(xué)科技術(shù)，包括計算機、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像等等，是一個需要綜合各種人才的團隊工程，一個或者幾個普通程序員已經(jīng)很難做好； 　　其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢，往往只能對市面上的OA系統(tǒng)和自己單位的辦公流程進行簡單模仿和克隆，不能夠真正實現(xiàn)提升管理水平的目的； 　　再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期； 　　最后，開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費大量的人力、物力、財力、管理、時間成本，不可控因素很多，綜合費用最低也要幾萬元，很多都要數(shù)十萬元，顯然得不償失。 　　因此除了個別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開發(fā)。 　　誤區(qū)二：功能越全越好 　　只要你肯付錢，軟件的功能是可以無限擴充的，但這是你必需的么？ 　　首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞； 　　其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護越麻煩； 　　再次，功能多一點，價格多一片，一次性投入太大； 　　最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。 　　選購OA系統(tǒng)時應(yīng)該考慮一下自己的實際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點，那么就堅決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。 　　其實，就OA的功能來說，無論是冠群聯(lián)想、用友、合強還是不知名的小公司， 80%的內(nèi)容都是相同的，只不過應(yīng)用深度不同。而OA的功能每增加10％，價格至少會增加100％－300％，經(jīng)理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費用。 　　需要注意的是，為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點，有的OA集成了人事、客戶、財務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來很美”，并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做最簡單的記錄和備份工作。 　　誤區(qū)三：價格越貴越好 　　選擇的OA系統(tǒng)越貴，可能發(fā)生的問題就越少？ 　　首先，判斷一個OA系統(tǒng)好不好的根本原則不是看它的價格，而是看它是否適合自己； 　　其次，價格越高，投入越大，負擔(dān)越重，風(fēng)險越高； 　　再次，選擇價格昂貴的名牌產(chǎn)品，其實是在替廠家支付廣告費； 　　最后，產(chǎn)品可能沒有產(chǎn)品化