【正文】 的物料清單的過程 采購下單采購人員根據(jù)項目的物料需求信息，向供應(yīng)商下采購訂單的過程 材料合同審批采購人員向供應(yīng)商采購物料時，部分采購需要訂立合同的管理過程 收貨入庫倉管人員或項目現(xiàn)場人員收取、核對供應(yīng)商送來的物料并入庫到倉庫的過程 轉(zhuǎn)庫總部倉管人員從總部倉庫調(diào)撥、運送物料到項目現(xiàn)場倉庫的過程 出庫各倉管人員將物料出庫給領(lǐng)料人員 轉(zhuǎn)現(xiàn)場采購將不適合由公司總部統(tǒng)一采購的物料，轉(zhuǎn)給項目自行在現(xiàn)場采購的過程 庫存盤點對各倉庫（一般是可被各項目共用的儲備倉庫）的庫存進行盤點（包括盤盈和盤虧），獲得準(zhǔn)確的庫存清單，以在后期物料需求時減少物料的新采購量 對賬、收票、付款 適用于與供應(yīng)商圍繞物料的采購，對款、票的結(jié)算 價值與供應(yīng)商之間將票、款結(jié)算準(zhǔn)確 包含模塊 對賬采購人員圍繞與供應(yīng)商之間發(fā)生的合同/訂單，列出截止到指定日期的結(jié)算清單，包含期初余額、本期發(fā)生的清單、期末余額 收票采購人員收取供應(yīng)商送來的票據(jù) 付款采購人員根據(jù)與供應(yīng)商之間發(fā)生的未結(jié)清的合同/訂單，申請付款給供應(yīng)商 詢價比價 適用于在工程報價或采購物料前，對部分所需物料的單價、總價的采集和比較的過程 價值報價前獲得準(zhǔn)確的價格、采購前選擇更合適的供應(yīng)商 包含模塊 單品詢價/比價對單個物料，貨比三家，得到每個物料應(yīng)選擇的供應(yīng)商 批量詢價/比價對要采購下單前的一批物料，選擇要全部向哪一家供應(yīng)商采購的過程 異常處理 適用于物料申請后、采購下單后對物料清單進行調(diào)整的管理 價值及時調(diào)整物料的申請需求和采購需求，最終得到準(zhǔn)確的物料申請清單、物料采購清單 包含模塊 物料需求調(diào)整項目人員對已申請物料需求的調(diào)整，甚至取消物料需求 采購訂單調(diào)整對已向供應(yīng)商下單的物料清單的管理，甚至取消訂單 退貨采購人員將供應(yīng)商已送來物料的退貨，同時調(diào)整訂單價格以防止多付款給供應(yīng)商 換貨要求供應(yīng)商更換相同或不同物料的過程 供應(yīng)商管理 適用于工程企業(yè)對供應(yīng)商的準(zhǔn)入和評價的管理 價值為物料的采購確保每一種物料都有優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商 包含模塊 供應(yīng)商審核審核新供應(yīng)商能否進入公司采購時可用供應(yīng)商范圍的過程 供應(yīng)商評價對供應(yīng)商的重要級別進行評價，評價的重要依據(jù)是該供應(yīng)商供貨過程中的質(zhì)量、及時性、退貨頻率等分析，評價后的級別將影響未來采購時的選擇優(yōu)先級 物料基礎(chǔ)管理 適用于所有用到對物料描述的業(yè)務(wù)過程 價值所有人員、業(yè)務(wù)在對物料描述時，能采用統(tǒng)一的精準(zhǔn)的描述 包含模塊 物料基礎(chǔ)信息所有涉及到物料的描述都統(tǒng)一采用本模塊里的信息 物料基礎(chǔ)配置申請統(tǒng)一使用本模塊進行物料基礎(chǔ)信息的增加、修改等維護5 發(fā)現(xiàn)問題 主要問題（項目個性化填寫） 高管常碰到的問題1）各項目能否保證材料的及時供給？2）能否保證不多付款給供應(yīng)商，與供應(yīng)商算清楚賬？3）能否及時獲得并控制項目成本？4）審批合同/訂單/付款時，能否方便地查看到各項目的材料成本以做審批決策？5）如何讓新的采購/財務(wù)人員迅速開展工作，風(fēng)險和人員培訓(xùn)成本是否很高？ 采購部的常見問題 采購前無法準(zhǔn)確識別工程部所需材料的詳細規(guī)格、要求，導(dǎo)致容易買錯東西 采購時1）購買的材料分批次采購，不容易跟進還有多少材料沒買2）下單時無法快速提供歷史采購價格供領(lǐng)導(dǎo)參考，需要先靠人工查詢后登記 采購后1）靠人工核對已收到貨的清單耗時耗力，核對無誤后還需要手工更新對賬表2）已采購的材料如果分批次到貨，不容易跟蹤還有多少材料未送到貨3）庫存分批次轉(zhuǎn)運，不容易跟蹤有哪些材料還沒運到現(xiàn)場 與供應(yīng)商對賬1）分不同批次預(yù)付款、付款，發(fā)票也分多批次收取，導(dǎo)致不容易理清還有哪些款未付、未收票，往往需要清理過去幾個月的很多單據(jù)2）無法及時提供對賬報表 核算項目核算時，需要人工整理一個項目里大量的紙質(zhì)單據(jù)后才能進行核算 公共的1）為了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，往往手工上或者在單據(jù)上直接標(biāo)記，或者還需要做很多同步對應(yīng)的excel表格，即每做一件事情，就需要在對應(yīng)的一張或多張excel表里做登記。（人工工作量大，重復(fù)工作多）2）異常信息都登記在備注里（后期無法統(tǒng)計），或者登記在其他專門的excel表里3）無法隨時匯總出每個項目的材料的采購、到貨進度，容易導(dǎo)致信息看不全導(dǎo)致遺漏、重復(fù)4）新進員工需要大量的培訓(xùn)，才能上崗5）由手工登記、核算各類數(shù)字，并出報表時，工作量大，且容易出差錯。一旦一個數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，需要翻查大量的單據(jù)、excel表格6）采購部作為中樞部門，需要與工程部、財務(wù)部、倉儲部密切溝通，手工上溝通的效率低，需要人工靠qq、郵件輪詢才能獲知其他部門的最新工作進展 反過來，采購部的信息（或excel表）無法方便共享給其他部門，導(dǎo)致其他部門不斷輪詢、催促采購部的采購計劃等 財務(wù)部的常見問題1）不能及時算出各項目的材料成本，手工處理上往往需要耗費1天或更多時間，且獲得的基礎(chǔ)數(shù)字不精確不及時2）每個付款單不能方便地看到相關(guān)的合同/訂單/收貨依據(jù)，查看這些依據(jù)時不能方便地查到準(zhǔn)確的采購總價、已收貨總額、已付款總額、已收票總額3）不能及時獲得與各供應(yīng)商的票、款對賬結(jié)算清單，包含上期期末、本期發(fā)生、本期期末數(shù)據(jù)4）不能及時方便地獲得所有應(yīng)付未付的賬款清單5）不能方便地獲得已付款未收到票的清單6）對項目進行核算時，需要手工匯集所有的單據(jù)，逐筆核對每一個單據(jù)的正確性，既耗時又不方便 項目工程部的常見問題1）對物料需求的描述無法完全精確地傳遞給采購人員，導(dǎo)致采購人員或者買錯東西，或者需要額外的溝通詢問2）對物料需求的采購、進場進度無法及時了解，對項目全部物料需求的進度更無法及時獲得，需要額外耗費精力整理和更新物料進度表3）對物料需求的調(diào)整無法及時傳遞給采購部，導(dǎo)致需求已變，但仍然采購了舊的物料4）由于項目成本計算的滯后，導(dǎo)致工程部申請物料需求沒有得到及時的控制，過一段時間后才被財務(wù)部告知物料的總成本已超標(biāo)5）有些物料是直接送到項目現(xiàn)場，有些物料可能會分多批次送貨，總倉也會轉(zhuǎn)運物料到項目現(xiàn)場，導(dǎo)致每個項目都需要安排專人分出精力管理物料的收貨與核對 庫管/物流部門的常見問題 收貨1）收貨前無法及時獲得所有供應(yīng)商近期將要送貨的清單，而采購后期可能會有調(diào)整，如果傳遞不及時，就需要額外的溝通才能獲得準(zhǔn)確的收貨清單2）如果供應(yīng)商分多批次送貨的，人工整理已送貨清單逐漸變得困難、繁瑣3）倉管部門需要周期性（如每月）手工整理采購部所需的各項目已收貨清單，耗時耗力 轉(zhuǎn)運無法方便地跟蹤從總部倉庫轉(zhuǎn)運給項目倉庫的材料清單是否已收，如果確認已收，需要手工更新發(fā)貨清單的已收貨情況 庫存1）由于每天都大量的物料出入庫，手工維護庫存表變得困難，隨著時間推移，或者庫存表不準(zhǔn)確，或者只能提高庫存盤點的頻率2）由于無法獲得準(zhǔn)確的可用庫存，導(dǎo)致偶爾會出現(xiàn)某個物料實際有庫存卻被交給采購部去新采購6 分析及解決問題 主要問題解決1）項目所有已申請的物料信息及供給進度：物料名稱、申請量、已下單量、已到貨量、已送達項目現(xiàn)場的量2）項目所有已采購的物料的成本和結(jié)算進度：已下訂單金額、已到貨金額、已付款金額、已收票金額 作業(yè)過程存在的問題 缺乏體系 部分業(yè)務(wù)無規(guī)范、無單據(jù)建立信息系統(tǒng)，規(guī)范這部分業(yè)務(wù)例如：物料需求調(diào)整時缺乏“物料調(diào)整單”而采用郵件，會導(dǎo)致項目后期在核對項目所需物料時不容易找到原始依據(jù) 錄入不合規(guī) 未填單1）后續(xù)步驟必須見單做事 （例如：采購人員未看到工程部人員發(fā)來的物料需求單，就不要執(zhí)行采購）2）緊急事務(wù)需建立事后補單的提醒機制 （例如：工程部要減少物料的采購，可先通過其他形式告知采購部，采購人員減少采購量，但系統(tǒng)會提示有一部分物料還未采購，就能提醒給工程部去調(diào)整物料需求） 時序不規(guī)范1）通過信息系統(tǒng)規(guī)范做事步驟 （例如：物料需求單還未審批結(jié)束，采購部就不能提前執(zhí)行采購）2）后續(xù)步驟必須見單做事 錄入錯誤，缺乏校對1）在流程上設(shè)置校對的工作步驟 （例如：物料需求單必須經(jīng)過技術(shù)總工的審核，才能確認該物料需求的