【正文】 發(fā)：在會(huì)議進(jìn)行期間根據(jù)會(huì)議進(jìn)程的需要，由工作人員將文件資料分發(fā)或收回。有些會(huì)議的文件資料需要收回，一般應(yīng)在文件的右上角寫明收回時(shí)間，以及由何人收回。收回的時(shí)候應(yīng)予以登記，以免發(fā)生錯(cuò)漏?！　。?）維持會(huì)場(chǎng)秩序。在會(huì)議進(jìn)行的過程中，為了防止混亂的發(fā)生，阻礙會(huì)議的正常進(jìn)程，一般需要有工作人員維持會(huì)場(chǎng)秩序，禁止無關(guān)人員入場(chǎng)，保證會(huì)場(chǎng)的安全。在發(fā)生意外的時(shí)候，應(yīng)及時(shí)做出有效的反應(yīng)，制止發(fā)生的無序情況?！　。?）信息傳遞。在會(huì)議進(jìn)行的過程中，會(huì)場(chǎng)往往與外界是隔絕的，需要會(huì)議工作人員傳遞信息，進(jìn)行內(nèi)外的聯(lián)系，將一些緊急情況傳達(dá)給與會(huì)者。但是，在信息的傳遞過程中，工作人員必須保證對(duì)會(huì)議內(nèi)容的保密，防止泄密?！　?．會(huì)議記錄　　一般來說，會(huì)議都需要有記錄。會(huì)議記錄包括兩個(gè)部分：第一部分是記錄會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等；第二部分是記錄會(huì)議的內(nèi)容，包括會(huì)議的議題、發(fā)言情況、通過的決議、決定等。會(huì)議記錄至關(guān)重要，它是會(huì)議內(nèi)容和進(jìn)程的客觀記載，同時(shí)，也是重要的檔案資料。既為撰寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要提供了材料，又為日后檢查會(huì)議的執(zhí)行情況提供了依據(jù)。所以，必須認(rèn)真地做好會(huì)議記錄?！　?huì)議記錄有以下兩種方法：　?。?）摘要記錄。摘要記錄就是摘錄要義，記錄會(huì)議的重點(diǎn)。例如發(fā)言者的發(fā)言要點(diǎn)、會(huì)議的決議等。摘要記錄要求合理取舍，簡(jiǎn)明扼要，重點(diǎn)突出。用簡(jiǎn)捷的語(yǔ)言準(zhǔn)確地表達(dá)會(huì)議的真實(shí)意思。因此，對(duì)記錄人員素質(zhì)的要求較高，不僅需要有速記能力，還得有較高的分析和語(yǔ)言概括能力?！　。?）詳細(xì)記錄。詳細(xì)記錄是按照發(fā)言人原話的方式，不加任何改動(dòng)或概括，準(zhǔn)確完整地記錄會(huì)議的所有內(nèi)容。這就對(duì)記錄的速度有極高的要求。所以，為了更加詳細(xì)及時(shí)地記錄會(huì)議內(nèi)容，記錄人員往往運(yùn)用一些速記符號(hào)。而現(xiàn)代化的會(huì)議記錄，更多地使用錄音機(jī)、速錄機(jī)等設(shè)備進(jìn)行記錄。　　總之，會(huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確。這就要求記錄人員對(duì)會(huì)議記錄的工作態(tài)度必須認(rèn)真，技能必須熟練，了解會(huì)議宗旨，具有較高的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任會(huì)議記錄工作?！　?huì)中事務(wù)，事無巨細(xì)，任何一個(gè)小小的紕漏，都有可能給會(huì)議造成無法彌補(bǔ)的損失，職業(yè)經(jīng)理人千萬(wàn)不能疏忽大意?！　? 牢記要點(diǎn)　　會(huì)中事務(wù)工作的主要內(nèi)容有：　　_ 會(huì)議簽到　　_ 會(huì)場(chǎng)服務(wù)　　_ 會(huì)議記錄　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．請(qǐng)判斷下列內(nèi)容是否正確，對(duì)的請(qǐng)打“√”，錯(cuò)的請(qǐng)打“”：　　（1）會(huì)務(wù)工作就是指準(zhǔn)備會(huì)議過程中的工作。 （ ）　?。?）會(huì)務(wù)工作應(yīng)由會(huì)議籌備部門主要負(fù)責(zé)，其他部門起輔助作用即可。（ ）　　2．思考題：試列舉幾例成功的會(huì)務(wù)工作，并說明它們?yōu)槭裁茨茏屇∠笊羁蹋俊　⒖即鸢福骸　?．（1）； （2）√?！　?．略?！　￡P(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：?《成功企業(yè)行政辦公管理制度范本》，王榮奎主編，中國(guó)經(jīng)濟(jì)出版社，2001年。?《行政經(jīng)理工作手冊(cè)》，甘華鳴著，中國(guó)國(guó)際廣播出版社，2002年。?《成功的會(huì)務(wù)組織》，Ann ，中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2002年。技能點(diǎn)5 如何進(jìn)行合理的會(huì)議控制 　　主 題 詞 行政管理會(huì)議管理會(huì)議控制　　適用情景 當(dāng)需要進(jìn)行合理的會(huì)議控制，提高會(huì)議效率時(shí)，查看此技能?！　? 技能描述　　會(huì)議有自己特殊的活動(dòng)方式，同時(shí)，也有特定的適用范圍。不具備會(huì)議舉辦的可能和條件，硬要去召開會(huì)議，只會(huì)事與愿違，造成浪費(fèi)。所以，在對(duì)會(huì)議進(jìn)行正常的管理之前先要認(rèn)真地對(duì)會(huì)議的數(shù)量及質(zhì)量進(jìn)行有效的控制。同時(shí)，還要合理地控制會(huì)議的成本，爭(zhēng)取做到會(huì)議精干，效率提高，杜絕浪費(fèi)?！　∫话銇碚f，合理的會(huì)議控制需要重視以下幾個(gè)方面：　　? 會(huì)議的數(shù)量控制　　在實(shí)際工作中，會(huì)議的數(shù)量經(jīng)常失控，造成非必要會(huì)議充斥其間，而真正需要開的會(huì)議淹沒于會(huì)海之中而無法突出其作用。所以，進(jìn)行會(huì)議控制首先應(yīng)遵循盡量減少會(huì)議數(shù)量這一原則。　　控制會(huì)議數(shù)量的主要措施有：　　? 熟練應(yīng)用包括會(huì)議在內(nèi)的多種工作方式，如打電話、制發(fā)文件、親自指導(dǎo)等，因情制宜，選擇最有效的工作方式；　　? 建立嚴(yán)格的會(huì)議審批制度；　　? 提高會(huì)議的質(zhì)量，避免及減少連帶性的冗長(zhǎng)會(huì)議；　　? 建立統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，統(tǒng)籌安排各部門的會(huì)議，避免重復(fù)會(huì)議；　　? 定期對(duì)例會(huì)進(jìn)行檢查與分析，取消功能和價(jià)值不高的例會(huì)；　　? 合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，從機(jī)制上控制會(huì)議數(shù)量?！　? 會(huì)議的質(zhì)量控制　　會(huì)議的質(zhì)量表現(xiàn)為會(huì)議的效率。所以，要保證會(huì)議的功能和效率，就必須對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效的質(zhì)量控制?！　　　　　『饬繒?huì)議質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)：　　? 會(huì)議是否有召開的必要性和明確的目的性；　　? 會(huì)議召開的時(shí)機(jī)是否成熟；　　? 會(huì)議的規(guī)模是否適度；　　? 會(huì)議的節(jié)奏是否緊湊；　　? 會(huì)議的準(zhǔn)備工作是否充分；　　? 會(huì)議能否有正面的實(shí)際效果?！　√岣邥?huì)議質(zhì)量的主要方法有下列各點(diǎn)：　　? 嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議審批制度，杜絕不符合程序的會(huì)議；　　? 充分有效地做好準(zhǔn)備工作，特別是讓與會(huì)者明確會(huì)議的宗旨和目的，以及掌握相關(guān)的文件和材料；　　? 盡可能地控制會(huì)議的人數(shù)，精干高效；　　? 會(huì)議的議題集中，會(huì)議日程緊湊；　　? 保持良好的會(huì)場(chǎng)秩序，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境；　　? 實(shí)行有效的措施監(jiān)督會(huì)議執(zhí)行的全過程，保證會(huì)議的有效性；　　? 提高會(huì)議主持人的能力，有效掌控會(huì)議?！　〕浞掷秒娨?、電話、錄像、圖板、照片、模型等現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高信息的傳遞效率，改變傳統(tǒng)會(huì)議模式，節(jié)省時(shí)間?！　? 會(huì)議的成本控制　　現(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)該注重投入與產(chǎn)出的比例。因此，對(duì)會(huì)議成本的核算不可忽視?！　?huì)議成本包括會(huì)議所花費(fèi)的費(fèi)用總和和與會(huì)者所消耗的時(shí)間資源。對(duì)于費(fèi)用總和的計(jì)算，現(xiàn)在，國(guó)外流行一種計(jì)算公式：　　會(huì)議成本 = 2A B T　　其中：A為與會(huì)者的平均工資（以小時(shí)計(jì)）的3倍；B為參加會(huì)議的人數(shù)；T為會(huì)議時(shí)間。　　時(shí)間的價(jià)值目前還難以量化，一般用倒推法來計(jì)算。即假定與會(huì)者在這一段會(huì)議時(shí)間若不開會(huì)，而進(jìn)行正常的工作所可能創(chuàng)造的價(jià)值?！　】傊?，要控制會(huì)議的成本，首先需要將會(huì)議的費(fèi)用進(jìn)行精確的計(jì)算，做出會(huì)議預(yù)算，對(duì)預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)格的審批。同時(shí)，強(qiáng)化人們的時(shí)間觀念，提高辦事效率，在減少會(huì)議數(shù)量的同時(shí)，也減少無形資源的支出?！　? 牢記要點(diǎn)　　合理的會(huì)議控制要做到：　　_ 控制會(huì)議的數(shù)量　　_ 提高會(huì)議的質(zhì)量　　_ 控制會(huì)議的成本　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　1．判斷下列描述的對(duì)錯(cuò)，對(duì)的打“√”，錯(cuò)的打“”?！　。?）會(huì)議的重要性和成本之間存在正比例關(guān)系。 （ ）　?。?）會(huì)議的成本控制得越低越好。 （ ）　　2．列舉出幾個(gè)您認(rèn)為功能和效率不高的會(huì)議，指出其問題所在，并找出合適的解決方法?！　⒖即鸢福骸　?．（1）； （2）?！　￡P(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：? 《辦公室文秘事務(wù)處理技巧》，方圓編著，石油工業(yè)出版社，2001年。? 《現(xiàn)代秘書學(xué)通論》，王熙梅、王景清主編，海洋出版社，1993年。技能點(diǎn)6 如何做好會(huì)后工作 　　主 題 詞 行政管理會(huì)議管理會(huì)后工作　　適用情景 當(dāng)會(huì)議結(jié)束后，需要做一些相關(guān)工作以落實(shí)會(huì)議精神時(shí)，查看此技能?！　? 技能描述　　一個(gè)會(huì)議要取得真正的成功，不僅取決于會(huì)議過程的順利與否，更在于會(huì)議的決議和精神是否真正被貫徹執(zhí)行。因此，在會(huì)議結(jié)束之后，仍有許多總結(jié)和落實(shí)的工作需要認(rèn)真去做。否則，會(huì)議就變成了紙上談兵，沒有任何實(shí)際的指導(dǎo)意義?！　∫话銇碚f，會(huì)后工作有以下幾個(gè)方面：　　? 會(huì)務(wù)工作總結(jié)　　會(huì)務(wù)工作總結(jié)往往以總結(jié)會(huì)的形式進(jìn)行。對(duì)會(huì)議組織及服務(wù)工作的全過程進(jìn)行總結(jié)，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免再次犯錯(cuò)。同時(shí)，對(duì)會(huì)議工作人員進(jìn)行表彰與鼓勵(lì)?！　? 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)　　會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是為了方便交流情況。因此，要求簡(jiǎn)報(bào)要真實(shí)地反映會(huì)議的內(nèi)容，并且做到文字簡(jiǎn)練，篇幅短小，著重反映會(huì)議中的重要問題。簡(jiǎn)報(bào)的印發(fā)數(shù)量和發(fā)送范圍應(yīng)視需要而定。應(yīng)對(duì)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)進(jìn)行編號(hào)，以便于分類歸檔。　　通常會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)有兩種寫法：一是指導(dǎo)式寫法。即采用新聞報(bào)道的形式反映會(huì)議情況，從會(huì)議中選取有價(jià)值的內(nèi)容。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫法。即直接登載某些會(huì)議的發(fā)言，在前面配發(fā)一定的按語(yǔ)或評(píng)論，以強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導(dǎo)意義。　　? 會(huì)議紀(jì)要　　為更好地貫徹執(zhí)行會(huì)議精神，會(huì)議結(jié)束后，通常要根據(jù)會(huì)議宗旨和精神撰寫會(huì)議紀(jì)要印發(fā)給有關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要是紀(jì)實(shí)，必須反映會(huì)議的真實(shí)意思，不應(yīng)摻雜個(gè)人的主觀意見。同時(shí)，會(huì)議紀(jì)要必須簡(jiǎn)明扼要，語(yǔ)言精練概括，內(nèi)容全面、條理清晰、主次得當(dāng)?！　?huì)議紀(jì)要是為宣傳、貫徹會(huì)議宗旨服務(wù)的。所以，撰寫者必須準(zhǔn)確理解會(huì)議宗旨，把握會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，并貫穿于紀(jì)要的始終。一般來說，撰寫者應(yīng)該參加會(huì)議的全過程。這樣便于他理解會(huì)議精神，消化會(huì)議內(nèi)容?！　?huì)議紀(jì)要一般可分為兩部分：　　第一，簡(jiǎn)述會(huì)議情況，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人數(shù)、會(huì)議目的、討論結(jié)果等?！　〉诙U述會(huì)議的主要精神，所討論的主要問題，做出的正式?jīng)Q定等。這是會(huì)議紀(jì)要的主體，往往要對(duì)會(huì)議的原始記錄進(jìn)行提煉、選擇?！　?huì)議紀(jì)要寫完之后需要經(jīng)過有關(guān)人員的審核，審核通過后及時(shí)發(fā)給有關(guān)部門。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要的方式有兩種：一是全文印發(fā)，二是摘錄需要的部分印發(fā)。所以，應(yīng)視不同情況采用恰當(dāng)?shù)姆绞??！　∪绻麜?huì)議紀(jì)要的內(nèi)容具有機(jī)密性，應(yīng)注明密級(jí)。并且印發(fā)紀(jì)要編制序號(hào)，以便歸檔保存?！　? 文件資料的收退　　一般來說，會(huì)議文件需要退回有以下幾個(gè)原因：　　其一，一些文件內(nèi)容有高度的機(jī)密性，為防止泄密，不宜擴(kuò)散；　　其二，一些文件屬于參考性質(zhì)，與會(huì)議的精神并不完全相符，如果擴(kuò)散會(huì)影響會(huì)議精神的準(zhǔn)確傳達(dá)；　　其三，一些文件記錄了會(huì)議中與會(huì)人員的即席發(fā)言，不宜擴(kuò)散?！　∥募Y料的收退有多種方法，在一些小型的日常會(huì)議中，如與會(huì)者之間比較熟悉，可直接口頭交代，進(jìn)行文件的收交。而召開一些大型的會(huì)議往往事先開具文件資料的清單，由工作人員分發(fā)給與會(huì)者，要求在會(huì)后按照清單將文件資料退回?！　? 議定事項(xiàng)的檢查催辦　　議定事項(xiàng)的檢查催辦是會(huì)后工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它可以保證會(huì)議的精神真正落到實(shí)處。而且它還有利于會(huì)后信息的及時(shí)反饋?！　∫话銇碚f，議定事項(xiàng)的檢查催辦應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)，并制定相關(guān)的登記及匯報(bào)制度。檢查人員可以用電話催辦、發(fā)放催辦通知單或親自檢查催辦。在檢查催辦的同時(shí)應(yīng)隨時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)情況并接受指導(dǎo)。　　總之，會(huì)后工作是會(huì)議管理的收尾工作，看似可有可無，實(shí)際上卻非常重要。經(jīng)理人在對(duì)會(huì)后工作進(jìn)行管理過程中，一定要注意上文列舉的諸多注意事項(xiàng)?！　? 牢記要點(diǎn)　　會(huì)后工作的主要內(nèi)容有：　　_ 會(huì)務(wù)工作總結(jié)　　_ 撰寫及印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)　　_ 撰寫及印發(fā)會(huì)議紀(jì)要　　_ 文件資料的收退　　_ 議定事項(xiàng)的催辦　　. 實(shí)踐練習(xí)　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：　　會(huì)后工作是個(gè)需要注意的問題，您和您的組織是否意識(shí)到這一點(diǎn)了，看看有哪些方面是和本文講到的要求相悖的，存在哪些不足，并找出改進(jìn)的方法?！　￡P(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：? 《實(shí)用秘書工作手冊(cè)》，王千弓等編，光明日?qǐng)?bào)出版社，1987年。? 《現(xiàn)代秘書實(shí)用手冊(cè)》，蔡翔、李保華編譯，中國(guó)卓越出版公司，1990年。技能點(diǎn)7 如何掌握會(huì)議管理的技巧 　　主 題 詞 行政管理會(huì)議管理會(huì)議管理技巧　　適用情景 當(dāng)需要了解一些會(huì)議的注意事項(xiàng)時(shí)，查看此技能?！　? 技能描述　　會(huì)議的進(jìn)行和管理需要科學(xué)化、合理化，這樣才能達(dá)到預(yù)期目的，這其中有著許多的注意事項(xiàng)以及一定的技巧與方法。如果會(huì)議管理者掌握了這些技巧，無疑會(huì)對(duì)會(huì)議的管理大有幫助，使會(huì)議能夠順利進(jìn)行，從而事半功倍。　　1．會(huì)議進(jìn)程中的注意事項(xiàng)　　在會(huì)議進(jìn)行的整個(gè)過程中，為了保證會(huì)議能夠高效進(jìn)行，必須隨時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正一些問題。包括：　?。?）開會(huì)和散會(huì)是否準(zhǔn)時(shí)？　?。?）會(huì)議議題的說明是否簡(jiǎn)練、明確？　?。?）是否有無法討論的議題？　?。?）會(huì)議是否按照程序進(jìn)行？　?。?）是否強(qiáng)迫某位特定人員發(fā)言？　?。?）是否批評(píng)某人的發(fā)言？　?。?）是否有人發(fā)言過于感情用事？　?。?）是否有人竊竊私語(yǔ)？　?。?）是否得出了明確的會(huì)議結(jié)論？　?。?0）是否找到了解決與會(huì)者意見對(duì)峙的辦法？　　（11）是否尊重了少數(shù)人的意見和想法？　?。?2）是否正確記錄了決定的事項(xiàng)？　　（13）是否妥善保管了會(huì)議記錄？　　以上問題經(jīng)常在會(huì)議進(jìn)行的過程中出現(xiàn)，如果處理不當(dāng)，會(huì)對(duì)會(huì)議進(jìn)程產(chǎn)生阻礙，影響會(huì)議質(zhì)量。因此，必須予以高度重視?！　?．主持會(huì)議的注意事項(xiàng)　　許多會(huì)議都設(shè)有主持人，以便于會(huì)議能嚴(yán)格按照議程進(jìn)行。而作為會(huì)議的主持人，必須了解掌握相關(guān)的知識(shí)，并且運(yùn)用一定的技巧。一般來說，主持會(huì)議需要注意以下事項(xiàng)：　　（1）清楚開會(huì)的時(shí)間；　　（2）充分了解會(huì)議目的，把握會(huì)議主題；　?。?）引導(dǎo)與會(huì)者積極參與會(huì)議討論；　　（4）讓與會(huì)者公平自由地表達(dá)意見，不要擅自指定發(fā)言；　?。?）當(dāng)討論出現(xiàn)混亂時(shí)，應(yīng)有撥亂反正的能力；　?。?）如果討論偏離了議題，應(yīng)及時(shí)予以扭轉(zhuǎn)；　　（7）客觀地接受每位與會(huì)者的意見，并及時(shí)總結(jié)歸納；　　（8）對(duì)會(huì)議的議案，應(yīng)付諸表決，遵循少數(shù)服從多數(shù)原則；　　（9）會(huì)議的結(jié)論獲得通過后，當(dāng)場(chǎng)宣讀會(huì)議決定的事項(xiàng)?！　≈鞒秩说墓ぷ魉礁叩蛯?duì)會(huì)議質(zhì)量有很大影響。所以，主持人應(yīng)該在會(huì)前進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，有針對(duì)性地做一些模擬練習(xí)?！　?．參加會(huì)議的注意事項(xiàng)　　作為會(huì)議的主體，與會(huì)者必須真正地投入到會(huì)議中去，這樣，才能保證會(huì)議能取得成功。作為與會(huì)者，必須注意以下幾個(gè)方面：　?。?）事先了解會(huì)議的宗旨、目的，并對(duì)議題進(jìn)行研究；　　（2）準(zhǔn)時(shí)出席，如果因故無法出席，必須事先請(qǐng)假；　?。?）積極發(fā)言，真實(shí)地表達(dá)個(gè)人意見，不要有所保留；　　（4）發(fā)言要言簡(jiǎn)意賅，避免長(zhǎng)篇大論，并且要注意發(fā)言時(shí)機(jī)；　?。?）避免發(fā)言偏離議題；　?。?）認(rèn)真聽取與自己不同的意見；　　（7）反駁不同意見時(shí)，要注意態(tài)度和語(yǔ)氣；