某物業(yè)公司行政管理作業(yè)手冊-文庫吧
2025-04-03 05:22 本頁面
【正文】 與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。(一） 定期例會會議名稱時間安排參加人員會議內容召集/主持人員業(yè)務診斷會議每工作日上午 9:3010:00各部門人員對外服務中相關問題討論、日計劃各部主管月度總結、規(guī)劃會議 每月度第一天下午總經(jīng)理 各部門主管、工作人員 上月度工作總結月度工作規(guī)劃報告各部主管主管例會每月第一天下午總經(jīng)理、各部主管月度工作計劃協(xié)調總經(jīng)理員工大會每月中旬一次總經(jīng)理全體員工經(jīng)營總結、工作安排、其他相關內容行政管理部/總經(jīng)理董事會會議每年度一次董事長、董事、總經(jīng)理公司重大事項決議總經(jīng)理/董事長（二） 非定期會議會議名稱時間安排參加人員會議內容召集/主持人員公司發(fā)展研討會不定時總經(jīng)理、部門主管、主要經(jīng)營業(yè)務人員就市場拓展、業(yè)務推廣、公司經(jīng)營等相關事項的討論行政管理部主任/總經(jīng)理臨時會議不定時總經(jīng)理、部門主管、其他有關人員特殊事宜行政管理部主任/總經(jīng)理董事會臨時會議不定時董事長、董事、總經(jīng)理公司經(jīng)營特殊重大事宜總經(jīng)理/董事長（一） 會議安排1． 公司內會議由行政部秘書安排，部門內會議由各部自行安排2． 主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內容3． 秘書須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內容4． 秘書負責會場安排與整理5． 開會期中，秘書負責記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉發(fā)給有關人員及總經(jīng)理備案會議計劃會議計劃單會議流程秘 書會議通知通 知記 錄安 排摘要備案四 辦公設備管理1． 電腦；，由行政部對行政、業(yè)務文件目錄設定統(tǒng)一管理的電腦密碼2．傳真機、復印機：，個人不得自行操作使用3．可運用狀態(tài)維護、傳真機\復印機的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設備的可運用狀態(tài)五 文書作業(yè)（一） 打印1． 總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需填寫《文書委派單》，并標明文件之性質，如傳真、公函、內部文及保密級別，急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。2． 打印完畢后秘書先行校核并于《文書委派單》上簽字，轉交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字3． 對外傳真、公函秘書須復印存檔（參見收發(fā)文流程）4． 文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人文書作業(yè)流程總經(jīng)理/主管文書委托文書委派單秘書處理文書委派單保密標志委辦校核文書委派單（二） 復印1． 公司復印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行2． 一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書3． 客戶資料、服務文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級主管批準后執(zhí)行復印4． 秘書于復印、裝訂作業(yè)后，須填寫復印裝訂登記表（日期、內容、頁數(shù)、復印機碼、批準人、保密標識等）復印流程各部門復印委托復印委托單核準復印裝訂復印裝訂登記保密標識各部門六 收發(fā)文1. 文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。英達仕顧問管理公司的每一位員工都負有文件管理的責任或義務。2. 本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人文秘統(tǒng)一辦理，她是各級文件管理的直接承擔者。附《收、發(fā)文登記表》3. 文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文秘對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結果，并對文本進行復印和留檔。4. 公司的各類文件均屬內部機密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業(yè)務便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關人員閱辦。5. 本公司對外之發(fā)送文函按性質訂立參見《文檔管理制度》。6. 文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負責，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務資料、協(xié)議等重要文件皆須復印備份存檔。7. 對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。8. 每月未，文秘應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》9. 文件管理應參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。10. 每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢
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