【正文】 △△△▲△△△▲△△△△▲主要職能 △相關職能質(zhì)量/環(huán)境管理手冊文件名稱質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件編號CJ/QEMS/SC11第 1 頁 共 2 頁版本/狀態(tài)：A/0對公司建立、實施和保持質(zhì)量/環(huán)境管理體系的總要求及對質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料編制的總要求。適用于對公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系及文件和資料的控制。、實施和保持質(zhì)量/環(huán)境管理體系；。、實施和保持；，包括改進的需求；；。，確保公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系正常運行；；3 對質(zhì)量/環(huán)境管理體系及文件和資料編制的要求公司按照GB/T19001——2000標準要求建立了質(zhì)量管理系，形成文件和資料，加以保持的實施，并予以持續(xù)改進。為此應做到下述要求：，并編制相應的程序文件和資料；這些過程可以是從識別顧客需求到顧客評價的大過程，也可以是具體的質(zhì)量活動的子過程，如管理評審過程，人員培訓過程，服務千周量檢查與考評過程等；，通過誤用別、確定、監(jiān)視、測量分析 等對過程進行管理；，實現(xiàn)公司的質(zhì)量方針和目標；、測量和分析及采取改進措施，是為了實現(xiàn)所策劃的結果，并進行持續(xù)的改進。，并貫徹實施的持續(xù)改進。文件編號：CJ/QEMS/SC11文件名稱質(zhì)量/環(huán)境管理體系第2頁 共2頁—2000標準的要求及公司的實際情況，編制了適宜的文件和資料，以使質(zhì)量/環(huán)境管理體系有效進行。：質(zhì)量/環(huán)境手冊 （包括程序文件）管理標準、工作標準、技術標準、質(zhì)量記錄文件、表格及其他質(zhì)量文件 ：，作為各部門運行質(zhì)量/環(huán)境管理體系和常用實施細則：包括管理標準（各種管理制度），工作標準（崗位責任制和任職要求等），技術標準（國家有關的法律法規(guī)、服務規(guī)范，服務提供規(guī)范、質(zhì)量控制規(guī)范等），部門質(zhì)量記錄文件和資料等；：可以是針對特定服務、項目或合同編制的服務選題計劃、標準、規(guī)范等，文件和資料的組成應適合于其特有的活動方式。，隨著質(zhì)量/環(huán)境管理體系的變化及質(zhì)量方針、目標的變化，應及時修訂質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料，定期評審，確保有效性、充分性和適宜性，執(zhí)行《文件和資料控制程序》的有關規(guī)定。、服務類型、過程復雜程度、員工能力素質(zhì)等，應切合實際，便于理解應用。，如紙張、磁盤、光盤或照片、樣件等，都就按照《文件和資料控制程序》進行管理。，本章編制了下述程序文件和資料： 標題 GB/T 19001——2000標準對照條款 文件和資料控制程序 記錄控制程序 質(zhì)量/環(huán)境管理手冊文件名稱文件和資料控制程序文件編號CJ/QEMS/SC12第 1 頁 共 4 頁版本/狀態(tài)：A/01目的對與公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系有關的文件和資料進行有效控制,確保公司各相關場所使用的文件和資料為有效版本.2 適用范圍適用于對質(zhì)量/環(huán)境管理體系有關的文件和資料控制?！顿|(zhì)量/環(huán)境管理手冊》、各部門﹙管理處﹚《工作手冊》?！顿|(zhì)量/環(huán)境管理手冊》、各部門﹙管理處﹚《工作手冊》。﹙管理處﹚負責各自業(yè)務范圍內(nèi)文件和資料的編制、使用和保管。、控制。，資料員負責本部門﹙管理處﹚與管理體系有關的文件和資料的控制。本公司有關質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件及所有技術文件分為受控文件和非受控文件。，即與公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系有關的文件、資料及所有技術文件，具體包括：a) 質(zhì)量/環(huán)境管理手冊，由品質(zhì)管理部備案保存，各部門﹙管理處﹚使用。b) 公司第二階文件分為兩類：參見《質(zhì)量/環(huán)境管理體系》。由各部門﹙管理處﹚自行保存并報品質(zhì)管理部備案保存。如未了投標等其他目的的而分發(fā)的質(zhì)量/環(huán)境管理體系的文件：外來文件包括政府部門或上級管理機構發(fā)布的強制性各類法律法規(guī)、條例、需引用或參考的標準、報告、工作規(guī)范、檢驗標準等，需保留其最新有效版本。、各部門工作手冊每頁加蓋紅色“受控文件”專用章，封面有受控文件，但正本（原稿）上不需蓋章。提供給客戶所用的質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件為非受控文件，不需加蓋 “受控文件”專用章，“通知”“報告”等一次性文件可不作為“受控文件”管理控制。文件編號：CJ/QEMS/SC12文件名稱文件和資料控制程序第2頁 共4頁“受控文件”質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件在本公司內(nèi)禁止使用，一旦發(fā)現(xiàn)，文件管理員將予以沒收并銷毀。 質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件的標識應按其所屬部門工作手冊序號進行連貫編號，從01…nn)：公司代號/質(zhì)量/環(huán)境管理體系代號—文件序號（代號請參見術語與縮寫）例如：CJ/QEMS/SC01，表示為公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系管理手冊第一個文件。﹙管理處﹚工作手冊編號：公司代號/質(zhì)量環(huán)境管理體系代號/部門﹙管理處﹚代號—文件序號（代號請參見術語與縮寫），例如CJ/QEMS/HJ01，表示為公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系環(huán)境管理部工作手冊第一個文件。：公司代號/質(zhì)量環(huán)境體系代號/部門﹙管理處﹚代號—文件序號——記錄序號（代號請參見術語與縮寫），例如CJ/QEMS/HJ01F1，表示為公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系環(huán)境管理部工作手冊第一個文件的第一個記錄。、審核、批準、發(fā)布，以確保文件和資料是適宜的。，由管理者代表，報總經(jīng)理批準發(fā)布，由品質(zhì)管理部負責登記、發(fā)布；﹙管理處﹚工作手冊由各部門經(jīng)理組織編寫，由管理者代審核，報總經(jīng)理批準，品質(zhì)管理部負責備登記、發(fā)布；﹙管理處﹚編寫的文件和資料，由品質(zhì)管理部組織評審，提出修改意見，各部門根據(jù)評審結果確定文件和資料的初稿。，在文件發(fā)放、回收要寫《文件發(fā)放、回收記錄》。 經(jīng)管理者代表批準，質(zhì)量/環(huán)境管理手冊發(fā)放范圍限于各管理處和公司各部門，工作手冊發(fā)放范圍限于各相關部門主管人員。、同時讓持有者在《文件和資料發(fā)放、回收記錄表》上簽字，領取注有分發(fā)號的文件，便于追溯。 所有外來文件應編制《部門外來文件清單》，當外來文件及公司內(nèi)部通知、決議等文件，需發(fā)送到公司各部門﹙管理處﹚時，品質(zhì)管理部應填寫《文件接收登記表》，接收人應簽字。，應由提出文件更改的部門負責人填寫《文件資料/記錄更改申請單》，說明更改原因。、批準應由各原審批人審批，當原審批人不在職時可由接此崗位的人員進行。質(zhì)量/環(huán)境管理手冊文件名稱文件和資料控制程序第3頁 共4頁，由品質(zhì)管理部實施更改。更改后填寫《文件資料/記錄更改通知單》，并按《文件和資料發(fā)放回收記錄表》的名單發(fā)放修改后的文件，收回作廢的文件。、借閱、復制與版本管理，應持《文件領用申請表》當品質(zhì)管理部辦理更換手續(xù)，交回破損文件，換發(fā)新文件后仍用原分發(fā)號，品質(zhì)管理部將文件收回。，應持《文件領用申請表》，說明原因，補發(fā)文件使用新的分發(fā)號，原分發(fā)號作廢?！段募唾Y料（檔案）借閱登記表》；，品質(zhì)管理部應隨之更改《質(zhì)量/環(huán)境記錄清單》。，對其采用版本號、修改狀態(tài)號，來控制最新版本、版本號采用英文字母A、B、C……表示第一版、第二版……，…表示第0次修改、第一次修改、第二次修改……。版本號與修改狀態(tài)號之間的關系為：每一版質(zhì)量體系文件和資料可以修改之9次，即修改狀態(tài)最高是9，當超過9時，全部文件換版，即有A版升為B版、銷毀與保存a)文件經(jīng)十次更改或文件需進行大幅度修改時，應由總經(jīng)理批準進行換版或作廢，作廢的文件由品質(zhì)管理部按《文件和資料發(fā)放回收登記表》收回；并在《文件和資料發(fā)放回收登記表》備注欄加蓋“作廢”印章 。b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應進行適當?shù)臉俗R。對要銷毀作廢的文件，由相關部門填寫《文件資料/記錄銷毀申請表》，經(jīng)管理者代表批準后，由品質(zhì)管理部授權相關部門銷毀。a)與質(zhì)量/環(huán)境管理體系相關的文件都應分類存放在干燥通風安全的地方。b) 各部門﹙管理處﹚文件由本部門﹙管理處﹚資料員保管，品質(zhì)管理部每季度對各部門文件保管情況進行檢查。c)對受控文件，各部門資源員應及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。每三個月應將清單副本本報品質(zhì)管理部備案，如內(nèi)容沒有變化，應及時通告品質(zhì)管理部。d)任何人不得在受控文件上亂涂亂畫和修改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。文件編號：CJ/QEMS/SC12文件名稱文件和資料控制程序第4頁 共4頁，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。、行業(yè)法規(guī)或標準的最新版本，統(tǒng)一編號并加蓋受控印章，分發(fā)到相關部門使用，并把舊版本收回。﹙管理處﹚要把上述文件及其他與質(zhì)量/環(huán)境管理體系有關的外來文件填入《部門受控文件清單》，并報品質(zhì)管理部備案。，品質(zhì)管理部組織對現(xiàn)有質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件進行評審，各部門結合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改。，也應參照上述規(guī)定執(zhí)持。《記錄控制程序》。\住戶資料兩大項內(nèi)容；，業(yè)主\住戶資料由各管理處客服部整理建檔；，負責管理處各種檔案資料的編目、借閱、整理、維護等工作。具體操作見《管理處工作手冊》和《總經(jīng)理辦公室工作手冊》。CJ/QEMS/SC12F1《文件和資料發(fā)放、回收登記表》CJ/QEMS/SC12F2《文件和資料/記錄更改申請表》CJ/QEMS/SC12F3《文件接收登記表》CJ/QEMS/SC12F4《部門外來文件清單》CJ/QEMS/SC12F5《質(zhì)量/環(huán)境記錄清單》CJ/QEMS/SC12F6《文件資料（檔案）借閱登記表》CJ/QEMS/SC12F7《文件領用申請表》CJ/QEMS/SC12F8《文件資料/記錄更改通知單》CJ/QEMS/SC12F9《文件資料/記錄銷毀申請單》相關文件CJ/QEMS/SC13 《記錄控制程序》質(zhì)量/環(huán)境管理手冊文件名稱記錄控制程序文件編號CJ/QEMS/SC13第 1 頁 共 3 頁版本/狀態(tài)：A/0目的對質(zhì)量/環(huán)境記錄進行控制管理，以保證服務質(zhì)量和環(huán)境目標達到規(guī)定的要求，同時為有追溯性的場合和采取糾正及預防措施時提供證實，為質(zhì)量/環(huán)境體系的有效運行提供證據(jù)。2 范圍適用于本公司所有的相關質(zhì)量/環(huán)境記錄的控制。3 職責，并監(jiān)督各有關部門所屬質(zhì)量質(zhì)量/環(huán)境記錄管理工作的執(zhí)行情況。﹙管理處﹚負責保管各自業(yè)務范圍內(nèi)的質(zhì)量/環(huán)境記錄。4 程序，而是作為質(zhì)量/環(huán)境管理體系的各部門工作手冊的一部分，按的有關要求執(zhí)行。4. ，如為證明服務過程所需的文字、圖像、影像、磁帶、光盤、電腦軟硬盤及實物證據(jù)的設置，由部門部長提議并按《文件和資料控制程序》處理。a)表格類：包括：表、卡片、臺帳、單據(jù)等b)報告類：包括：報告、記錄、通知等。；、記錄、表格，由相關的職能部門按規(guī)定的要求填寫。，文字、圖表等質(zhì)量/環(huán)境記錄必須由具體實施者親自用黑色或藍色的鋼筆或簽字筆記錄。、字跡清楚、內(nèi)容真實完整，日期、簽字準確有效，保持真實性；。 質(zhì)量/環(huán)境記錄的收集、標識、編目、保管與歸檔。并于當月5儒完成上月質(zhì)量/環(huán)境記錄的收集、分類、整理工作，記錄的各部門負責保管質(zhì)量/環(huán)境記錄并編寫裝訂《質(zhì)量/環(huán)境記錄清單》文件編號：CJ/QEMS/SC13文件名稱記錄控制程序第2頁 共3頁，按月、季、年匯總后，存檔保管。，未經(jīng)允許不得借出、查閱、復印、拷貝、銷毀等。、無塵的環(huán)境，資料室應定期清潔、整理、防止記錄受潮或被蟲蛀蝕，資料室室內(nèi)嚴禁煙火，防止記錄被意外燒毀。，存放方式為檔案柜陳列式，且要便于存取?！顿|(zhì)量/環(huán)境記錄清單》。各部門﹙管理處﹚每年12月下旬或1月上旬將保留的質(zhì)量/環(huán)境記錄整理上交公司品質(zhì)管理部，公司品質(zhì)管理部按部門分類、編目、標識、建檔管理，保存期按《質(zhì)量/環(huán)境記錄清單》欄內(nèi)保存期執(zhí)行。、保護，依日期順序整理好，存放于通風，干燥的地方，所有的質(zhì)量記錄保持清潔，字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄，對于保存一年以上的記錄交檔案室保存?！顿|(zhì)量記錄清單》，將公司所有與質(zhì)量/環(huán)境管理體系運行有關的記錄匯總，包括名稱、編號（版本）、保存期等內(nèi)容，交管理者代表審批，并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應將本部門使用的《質(zhì)量記錄清單》作為部門工作手冊的附錄，并匯總本部門的質(zhì)量記錄原始樣本。、管理情況。、借閱和復制a． 各部門填寫《文件和資料發(fā)放、回收記錄》，向品質(zhì)管理部領用所需記錄空白表；文件編號：CJ/QEMS/SC13文件名稱記錄控制程序第3頁 共3頁b． 各部門保管的質(zhì)量記錄應便于檢索，需借閱或復制者要經(jīng)相應部門負責人批準填寫《文件和資料借閱、復制記錄》由記錄管理人登記備案。，由各部門經(jīng)理負責組織編制，部門經(jīng)理審批，交質(zhì)管各備案。，執(zhí)行《文件和資料控制程序》有關文件和資料更改的規(guī)定。5 相關文件和資料《文件和資料控制程序》6 質(zhì)量記錄《質(zhì)量記錄清單》《文件和資料發(fā)放、回收記錄》《文件和資料借閱、復制》《文件和資料銷毀記錄》質(zhì)量/環(huán)境管理手冊文件名稱環(huán)境因素文件編號CJ/QEMS/SC14第 1 頁 共 1 頁版本/狀態(tài)：A/0本公司