【正文】 公司 國地 發(fā) [ ] 號 國地 函 [ ] 號 國地 紀(jì) [ ] 號 適 用 公 文 范 圍 內(nèi)行 /下行文 決定、決議、制度、規(guī)定、辦法、通告、通知、通報、 / 會議紀(jì)要 內(nèi)行 /上行文 / 請示、報告、批復(fù)、 會議紀(jì)要 外行 /上行文 / 公函 / 四、公文辦理 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 （一）、收文處理 程序：凡送交公司或公司收到的外來公文，均按：“簽收－登記－分送－處理－復(fù)文－立卷存檔”程序辦理。 要求： 1 ） 當(dāng)公文送達或收到公文時，均由 總經(jīng)辦文書 收。根據(jù)公文內(nèi)容和要求，用傳閱夾并附上批閱單后，將其及時分送公 司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱和批示；待領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示后，再轉(zhuǎn)送相關(guān)部門辦理公文涉及和領(lǐng)導(dǎo)批閱涉及的有關(guān)事項。辦理過程中，辦文部門、人員應(yīng)根據(jù)要求，及時了解辦理情況并向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理信息。如需就公文辦理事項向來文單位作出答復(fù)，則由公文辦理相關(guān)部門按下述內(nèi)部公文辦理程序向來文單位復(fù)文。辦理完結(jié)， 總經(jīng)辦或相關(guān) 部門及時 將公文收回并存檔。 2 ） 上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電傳、資料和平級發(fā)來的文件，均由總經(jīng)辦統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。 各部門收到急件 時，應(yīng)在 3天內(nèi)答復(fù)，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理。需要研究而不能馬上處理的，要先書面或口頭簡要回復(fù)。 3 ） 加強公文檢查催辦工作?？偨?jīng)辦對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認(rèn)真督促、催辦， 4 ） 領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應(yīng)將會議文件交總經(jīng)辦檔案管理員立卷歸檔。 （二） 發(fā)文處理 。 一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。 草擬公文的要求： 1） 要符合公司制度、政策和上級的有關(guān)規(guī)定。 2） 情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點符號要正確，篇幅要力 3） 引用的公文要寫明發(fā)文機關(guān)、公文編號、標(biāo)題和發(fā)文時間。 4） 草擬公文必須使用 A4 的公文稿紙，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。 5） 數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、 序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫。 章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“ (一 )”，第三層為“ 1”，第四為“ (1)”。 6） 不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、 公文審核。 公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后呈送。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 1） 審核的重點： 2） 是否需要行文。 3） 是否符合公司制度、政策；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。 4） 提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。 5） 處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。 6） 文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?，?biāo)點符號是否正確。 7） 審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應(yīng)退回原承辦部門修改，改動過大的，要重新擬正。 公文簽發(fā)。 1） 公司行政文件 ，由總經(jīng) 理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件，由分管副總簽署意見后，由總經(jīng)理 簽發(fā)。 2） 簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。 3） 公文辦理完畢后，要及時送交檔案管理人員整理立卷，個人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。 4）印制： ① 公文印制一般應(yīng)使用Ａ４紙張打印一套，其余復(fù)印； ②各公司、各部門的打印件，應(yīng)提供已制作、命名、 U盤，或提供已撰寫的手稿給 總經(jīng)辦 打印加工； ③ 各部門行文不得使用公司正式紅頭文式。 5）存盤拷貝：原則上，凡經(jīng)電腦處理、經(jīng)公司打印機打印的正式公文、資料，均需在公司 檔案機要室電腦上及時存盤和按規(guī)定分類，不得遺漏。 6）用印 /裝訂 /分送 /登記 /存檔：公文印制完成后，由 總經(jīng)辦 統(tǒng)一辦理公文的用印和裝訂；在公司內(nèi)部分送時，由 總經(jīng)辦 在發(fā)文簿上登記和領(lǐng)件簽字；凡編排了發(fā)文字號的文件公文和有保存價值的非文件公文，均需將印制稿交公司 檔案管理人員 存檔。 （三）其它內(nèi)部公文的辦理： 程序：凡其它非編號的內(nèi)部公文，均按擬稿－審稿、校對－印制－存盤拷貝－分送－處理－復(fù)文－存檔程序辦理。 要求： （ 1）需辦理的公文，應(yīng)及時送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。 （ 2）根據(jù)閱批范圍送公司有 關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。批閱公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。 （ 3）為縮短傳閱時間，提高傳閱速度和避免丟失 ，文件送到后，公司各領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門經(jīng)理要及時閱看，閱簽后退公司文 書。公文不得自行傳遞，也不允許帶離公司，以免丟失和延時誤事。 （ 4）傳遞秘密公文須采取保密措施。密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 第五章 檔案管理規(guī)定 一、管理總則： 檔案管理是公司的一項十分重要的基礎(chǔ)工作，是公司的無形資產(chǎn)和信息資源，是有效開展工作、提高工作效率的重要工具和保障 。 公司全部形成的檔案歸公司所有，公司對檔案具有所有權(quán)、使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)和處置權(quán)。 公司實行人工檔案、電腦檔案和實物檔案并行管理，相互補充。 實行分級管理制；內(nèi)部按一級文檔和二級文檔分層管理；檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理； 所有檔案分類管理的“四分”管理方式。在檔案管理過程中要求做到全面準(zhǔn)確并確保使用管理過程中的安全和保密。 二、檔案范圍： 凡屬下列對象均納入公司檔案管理范圍，并按性質(zhì)暫分為如下幾大類： 公司檔案：包括公司的申報文件、注冊文件、證照印章、正式文件、正式函件、會議紀(jì)要、重要 合同協(xié)議、制度 文件、公司簡報等。 財務(wù)檔案：包括帳冊、帳簿、原始憑證、報表、記帳憑證、合同協(xié)議、納稅資料、驗資資料、審 計資料、銀行資料、工商資料等。 人事檔案：包括公司員工在公司就職期間和管理過程中形成的全部招聘、應(yīng)聘、入職、晉升、考 核、離職、作息、社保、培訓(xùn)、獎懲、審批、表單、合同、協(xié)議、證書、計劃、總結(jié)、崗位說明書、目標(biāo)責(zé)任及其相關(guān)資料和表單、報表。 行政檔案：包括行政后勤管理過程中所形成、積累的全部原始資料、原始記錄、統(tǒng)計報表、登記 臺帳、工作表單、合同協(xié)議，以及相關(guān)收文、簡報、審批文函等。 政策檔案：包括 各類相關(guān)法律法規(guī)、綜合政策、行業(yè)政策、行業(yè)規(guī)定、市場信息、資源信息等文 件資料。 綜合檔案：包括以上未包含的其它文檔資料。 公司檔案按保存性質(zhì)分為如下： 電子檔案：包括以計算機硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤形式保存的全部文件檔案資料。 實物檔案：包括以非文件資料和電腦磁盤形式存在的其它實物檔案，如各類電腦軟件、照片、圖 冊、手冊、樣品、音像帶等。 本文檔案：以打印出來的有文字的紙張形式保存的檔案。 三、檔案分類 檔案管理內(nèi)容龐雜，涉及各環(huán)節(jié)、各崗位工作的全方位和全過程，因此，必須建立和采用一套較 科學(xué)、適用、嚴(yán)謹(jǐn)、安全的管理方法，則首先應(yīng)從實際出發(fā)對全部檔案進行科學(xué)合理的分類，對其全程實施規(guī)范管理。 （一）管理范圍分類：（見上述分類） （二）管理手段分類： 文本檔案：即以文字資料形式保存的全部文檔。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 外部收集或提供 歸檔分類整理 目錄錄入電腦 分類歸卷 借調(diào)登記 經(jīng)常清整 電腦檔案：即以電腦磁盤形式保存的全部文檔。 實物檔案：即以其它實物形式保存的全部文檔。 （三）管理責(zé)任分類： 分級管理：即各公司按本規(guī)范建立的檔案管理體系。 分層管理：即各公司內(nèi)部按一級檔案和二級檔案的管理。 （ 1）一級檔案：即由各公司指定專人負(fù)責(zé)管理的全部原始文檔。 （ 2）二級檔案：即由各部 門和各員工在日常工作中配發(fā)、復(fù)制、備份、下載、轉(zhuǎn)移以及從公司外部 收集、整理、積累、保存、形成的，并由其個人保管使用的、離職后須全部清退的全部文檔資料。 分工管理：即由公司檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理。 分類管理：即按檔案性質(zhì)和實際適用口徑進行的檔案分類。 （四）管理目錄分類管理：即按檔案性質(zhì)和實際適用口徑進行的檔案分類。公司人工檔案、電腦檔案和實物檔案，均須由各公司統(tǒng)一編制審定“公司檔案分類目錄”進行分類和管理。各公司人工檔案、電腦檔案、實物檔案的分類口徑和目錄必須保持一致，以便于檢索。 四 、管理程序 （一）文本檔案的管理程序： 一級檔案管理程序及說明（如圖示）： 二級檔案管理程序及說明（如圖示）： （二）電腦檔案的管理程序及說明： （如圖示） 外部收集或提供公司內(nèi)部制作 供公司歸檔 復(fù)制、備份 登記、保管、使 用 接受定期檢查 離職清退退退退退退 文案寫作 部門電腦制作 公司電腦制作、打印 存入部門電腦“文件夾 ” 文件備份 存入公司電腦 “文件夾” 經(jīng)常清整 接受定期檢查 公司內(nèi)部制作 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 五、職責(zé)分工 （一）人工檔案管理分工： 公司人事檔案和行政檔案、實物檔案由 檔案總務(wù) 負(fù)責(zé)。 公司財務(wù)檔案由公司財務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。 公司檔案 /綜合檔案 /項目檔案 /政策檔 案由公司機要室負(fù)責(zé)。 （二）電腦檔案管理分工： 各公司行政部門電腦中的檔案，由行政助理負(fù)責(zé)。 各公司之各部門電腦中的檔案，由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。 各公司副總經(jīng)理人員電腦中的檔案由其秘書負(fù)責(zé)；無秘書的由 總經(jīng)辦主任 負(fù)責(zé)。 六、管理要求 （一）領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任： 各級負(fù)責(zé)人須強化檔案管理觀念，帶頭認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)文檔管理規(guī)范，杜絕意識淡化、有章不循、重人輕已、作風(fēng)粗疏等現(xiàn)象。 各級負(fù)責(zé)人均對所屬部門、人員和所分管工作中的檔案管理負(fù)有管理、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé)，不可推諉。 各級負(fù)責(zé)人的日常檔案管理必須納 入公司統(tǒng)一管理，并主動接受公司的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。 （二）日常使用管理： 制作： （ 1）各文案寫作人和文印制作人，必須按文件處理規(guī)范要求寫作和制作。命名要準(zhǔn)確，以便存查；時間、作者、落款要明確，以明確責(zé)任和功勞；制作排版要規(guī)范。 （ 2）對有特殊背景、特殊情況的存檔文件，必須在電腦文檔上，或用鉛筆在存檔文件上做必要的備注，以備存查和備忘。 使用： （ 1）檔案專管人員統(tǒng)一執(zhí)行公司下發(fā)的“公司檔案分類目錄”和“檔案借調(diào)登記表”，按此要求進行日常分類管理和使用管理；所有員工一律配發(fā)公司統(tǒng)一制作的“檔案分類明 細(xì)表”供二級檔案的有序管理；業(yè)務(wù)部門和人員由公司統(tǒng)一配發(fā)并執(zhí)行“外送文件資料簽冊”。 （ 2）公司檔案管理一律使用公司制訂的規(guī)范表單，計有：公司檔案分類目錄、檔案分類明細(xì)表、外送文件資料簽收冊、檔案借調(diào)登記表。 （ 3）各公司一級檔案一律裝柜、裝袋（盒），鑰匙由機要室負(fù)責(zé)人管理；各部門檔案盡量裝柜、裝袋（盒），鑰匙由檔案負(fù)責(zé)人管理。 （ 4）為保證文檔安全守密，各員工須嚴(yán)格履行保密職責(zé)，特別要嚴(yán)把制作、復(fù)制關(guān)，公司副總以下人員復(fù)印資料，必須由檔案管理人員如實登記。載有重要內(nèi)容的舊打印紙，應(yīng)及時銷毀，禁止重復(fù)使用。 （ 5）各公司電腦（尤其是主電腦）必須安裝并適時更新殺毒軟件，拒絕