【正文】 各部門(mén)必須有電話(huà)記錄本，（ 11） 并定期歸檔，（ 12） 作為信息傳遞的重要基礎(chǔ)資料。 二、傳真的接收 （ 1） 接收傳真時(shí)注意幾個(gè)要素：來(lái)電人姓名（ 2） 、單位、傳真頁(yè)數(shù)，（ 3） 重要程度，（ 4） 送交時(shí)間，（ 5） 送交部門(mén)，（ 6） 送交何人。 （ 7） 傳真不（ 8） 清晰時(shí)，（ 9） 必須及時(shí)要求重傳，（ 10） 直至清晰為止，（ 11） 對(duì)于重要數(shù)字要進(jìn)行核定。 （ 12） 收到傳真后要立即登記在《傳真記 錄簿》，（ 13） 將相關(guān)要素記錄清楚，（ 14） 作好簽收工作。 三、電話(huà)與傳真的傳遞與處理 接聽(tīng)電話(huà)、傳真后應(yīng)立即填寫(xiě)《傳真、電話(huà)處理單》，將有關(guān)信息及時(shí)反饋到相關(guān)部門(mén)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，具體要求是： （ 1） 公司、部門(mén)負(fù)責(zé)人的重要電話(huà)、傳真，（ 2） 必須在電話(huà)結(jié)束后 10 分鐘內(nèi)與有關(guān)人員取得聯(lián)系并及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)電話(huà)內(nèi)容。 （ 3） 當(dāng)無(wú)法與相關(guān)人員取得聯(lián)系時(shí)，（ 4） 必須根據(jù)事件急緩，（ 5） 在盡可能短的時(shí)間內(nèi)給來(lái)電者回復(fù)，（ 6） 并繼續(xù)與相關(guān)人員聯(lián)系。 （ 7） 重要傳真件必須復(fù)（ 8） 印后立冊(cè)歸檔。 （ 9） 任何有 實(shí)質(zhì)內(nèi)容的傳真與電話(huà)都必須記錄在登記簿上。 （ 10） 重要傳真、與電話(huà)必須按照傳遞、送審、處理、反饋的程序進(jìn)行。 四、電腦及網(wǎng)絡(luò)管理： （ 1） 電腦設(shè)備（ 2） 作為我們工作必不（ 3） 可少的重要工具，（ 4） 計(jì)算機(jī)網(wǎng)是指（ 5） 利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（ 6） 、通信介質(zhì)和適宜的組網(wǎng)技術(shù)與協(xié)議，（ 7） 以及各類(lèi)系統(tǒng)管理軟件和應(yīng)用軟件，（ 8） 將公司計(jì)算機(jī)和各種終端設(shè)備（ 9） 有機(jī)地集成在一起，（ 10） 用于培訓(xùn)、 此資料來(lái)自 東莞臺(tái)商信息網(wǎng)，大量的管理資料下載 公司管理、信息資源共享等方面工作的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。各部門(mén)、各地區(qū)分部必須按本規(guī)定落實(shí)電腦及網(wǎng)絡(luò)管理實(shí)施細(xì)則 ，（ 11） 并嚴(yán)格執(zhí)行。 （ 12） 公司所有計(jì)算機(jī)由辦公室負(fù)責(zé)。未經(jīng)辦公室許可，（ 13） 任何人不（ 14） 得更換、損毀；不（ 15） 得改變其物理的位置、性能；不（ 16） 得改變其連接關(guān)系、運(yùn)行狀態(tài)、系統(tǒng)配置。 （ 17） 辦公室負(fù)責(zé)電腦及外設(shè)、備（ 18） 件的計(jì)劃、采購(gòu)，同（ 19） 一單位使用的電腦盡量購(gòu)買(mǎi)同（ 20） 一個(gè)品牌，（ 21） 以便于維護(hù)和硬件資源共享。各部門(mén)如確需配置電腦，（ 22） 需向公司負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。 （ 23） 各部門(mén)應(yīng)該及時(shí)在局域網(wǎng)提供本部門(mén)制定的規(guī)章制度、公司使用各類(lèi)表格等（已經(jīng)各部門(mén) 確認(rèn)的）必須設(shè)定共享。 （ 24） 辦公室要切（ 25） 實(shí)加強(qiáng)對(duì)員工上網(wǎng)的管理和引導(dǎo)。為避免網(wǎng)上不（ 26） 良信息對(duì)計(jì)算機(jī)侵襲和影響，（ 27） 使用者必須一星期至少進(jìn)行 3 次電腦殺毒措施；為優(yōu)化電腦內(nèi)存，（ 28） 每月進(jìn)行一次內(nèi)存空間整理。 （ 29） 電腦如在操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)異常情況，（ 30） 須立即報(bào)本部門(mén)負(fù)責(zé)人，（ 31） 仍不（ 32） 能解決，（ 33） 由辦公室作相應(yīng)處理。 （ 34） 公司網(wǎng)所有使用者應(yīng)在其上網(wǎng)過(guò)程中應(yīng)該遵守網(wǎng)絡(luò)禮儀和道德規(guī)范，（ 35） 不（ 36） 得從事危害公司利益、影響公司形象、竊取或泄露 他人秘密以及其他不（ 37） 良行為。 （ 38） 違反本辦法及人為造成網(wǎng)絡(luò)故障、系統(tǒng)異常使公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，（ 39） 其責(zé)任由本人自負(fù)外，（ 40） 公司給予相應(yīng)處罰。 五、電腦操作管理 （ 1） 電腦操作本著一人負(fù)責(zé)的原則，（ 2） 每臺(tái)電腦必須確定一人負(fù)責(zé)。用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)和辦公室所分配的電腦在在職期內(nèi)享有專(zhuān)用權(quán)，（ 3） 為了防止數(shù)據(jù)被盜、丟失、系統(tǒng)錯(cuò)亂等現(xiàn)象，（ 4） 須進(jìn)行必要的密碼設(shè)置。任何人未經(jīng)許可，（ 5） 不（ 6） 得使用。 （ 7） 電腦操作者必須經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，（ 8） 未經(jīng)培訓(xùn)者不（ 9） 得單獨(dú)上機(jī)。 （ 10） 操作電腦時(shí)不（ 11） 準(zhǔn)吸煙或進(jìn)行其他與操作電腦無(wú)關(guān)的事情。 （ 12） 復(fù)（ 13） 制或安裝軟件必須經(jīng)過(guò)電腦管理部門(mén)的同（ 14） 意方可進(jìn)行。 （ 15） 電腦內(nèi)信息資料的復(fù)（ 16） 制必須經(jīng)過(guò)本部主管領(lǐng)導(dǎo)的同（ 17） 意方可進(jìn)行。 第五章 行文管理 本制度規(guī)定另外公文處理的基本原則和公文收、分、傳、辦以及行文的基本內(nèi)容、要求、程序。本制度適用于本公司及下屬各分公司。 一、文件種類(lèi)： （ 1） 請(qǐng)示：請(qǐng)上級(jí)指（ 2） 示和批準(zhǔn)，（ 3） 用 “請(qǐng)示 ”。 （ 4） 報(bào)告：向上級(jí)匯報(bào)工作，（ 5） 反映情況，（ 6） 用 “報(bào)告 ”。 （ 7） 批復(fù)（ 8） ：答復(fù)（ 9） 請(qǐng)示事項(xiàng)，（ 10） 用 “批復(fù)（ 11） ”。 （ 12） 通知：傳達(dá)上級(jí)指（ 13） 示，（ 14） 要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，（ 15） 批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同（ 16） 級(jí)和不（ 17） 相隸屬單位的公文，（ 18） 用 “通知 ”。 （ 19） 通報(bào)：表?yè)P(yáng)好人好事，（ 20） 批評(píng)錯(cuò)誤，（ 21） 傳達(dá)重要情況以及需要所屬單位知道的事項(xiàng)，（ 22） 用 “通報(bào) ”。 （ 23） 決定：對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)做出安排，（ 24） 用 “決定 ”。 （ 25） 函：平行或不（ 26） 相 隸屬單位之間互相商洽工作，（ 27） 向有關(guān)主管部門(mén)詢(xún)問(wèn)和答復(fù)（ 28） 問(wèn)題，（ 29） 用 “函 ”。 （ 30） 會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，（ 31） 要求有關(guān)單位共同（ 32） 遵守執(zhí)行的，（ 33） 用 “會(huì)議紀(jì)要 ”。 此資料來(lái)自 東莞臺(tái)商信息網(wǎng)，大量的管理資料下載 （ 34） 簡(jiǎn)報(bào)：上下左右之間反映工作情況，（ 35） 交流工作經(jīng)驗(yàn)，（ 36） 主要限于內(nèi)部使用的，（ 37） 用 “簡(jiǎn)報(bào) ”。 （ 38） 調(diào)查報(bào)告：為了解決實(shí)際問(wèn)題，（ 39） 掌握客觀規(guī)律，（ 40） 進(jìn)行調(diào)查，（ 41） 獲得對(duì)事物本質(zhì)和規(guī)律性認(rèn)識(shí)，（ 42） 用 “調(diào)查報(bào)告 ”。 二、公司行政文件分為三 類(lèi)： （ 1） A 類(lèi)文件：制度、規(guī)定、規(guī)范、補(bǔ)充規(guī)定、規(guī)章制度的解釋說(shuō)明等； （ 2） B 類(lèi)文件：公告、決定、通告、通函、通知、復(fù)（ 3） 函等； （ 4） C 類(lèi)文件：公司簽呈、文件會(huì)簽單、收發(fā)文確認(rèn)單等表格單據(jù)類(lèi)。 三、公司行政文件編號(hào)規(guī)則： （ 1） A 類(lèi)文件編號(hào)規(guī)則： AAB－（ 2） CCCC－（ 3） DDD AA：編文單位及部門(mén)。 B：文件類(lèi)別碼， A 類(lèi)文件的類(lèi)別碼即為 “A”。 CCCC：文件編制的年份。例如， 20xx DDD：順序號(hào)， 是在前三項(xiàng)基礎(chǔ)上的大流水號(hào)。 例如： 《公司通用標(biāo)準(zhǔn)》編號(hào)為 “中心辦公室 A－ 20xx－ 002” （二） B、 C 類(lèi)文件編號(hào)規(guī)則： AAB－ CCCC－ DD－ EE－ FF A：編文單位及部門(mén)。 B：文件類(lèi)別碼。 CCCC：文件編制的年份。 DD：文件編制的月份。 E：文件編制日。 FF：順序號(hào)， 是在前五項(xiàng)基礎(chǔ)上的大流水號(hào)。 例如： 20xx 年 7 月 22 日發(fā)布的《人事通函》，編號(hào)為 “人力資源中心 B－ 20xx－ 07－ 22－ 01” 四、公司行政類(lèi)表格單據(jù)類(lèi)碼：表格－部門(mén)名稱(chēng)－表格名 例如：財(cái)務(wù)管理中心的《借款單》，編碼為： “表格－財(cái)務(wù)部－借款單 ” 五、只有公司職能中心有權(quán)簽發(fā) A、 B 類(lèi)文件，簽發(fā)人必須為公司負(fù)責(zé)人或職能中心負(fù)責(zé)人，核發(fā)人必須為公司負(fù)責(zé)人或總經(jīng)辦主任。涉及多個(gè)部門(mén)配合執(zhí)行的文件通過(guò)知曉人簽字的方式完成會(huì)簽后，方可正式行文。附于正式文件之后，存于發(fā)文部門(mén)。 六、文件格式： （ 1） 公司內(nèi)部及對(duì)外的文件均需打印，（ 2） 無(wú)論行文或表格，（ 3） 均應(yīng)采用標(biāo)（ 4） 準(zhǔn)的頁(yè)眉及頁(yè)腳格式。除固定的表格外，（ 5） 整篇文章的上下頁(yè)邊距不（ 6） 少于 2 厘米，（ 7） 左右頁(yè)邊距不（ 8） 少于 厘米，（ 9） 連續(xù)數(shù)頁(yè)的文章，（ 10） 應(yīng)于頁(yè)腳正中連續(xù)編號(hào)（例如共 5 頁(yè)的第 2 頁(yè)標(biāo)（ 11） 為 “5－（ 12） 2”，（ 13） 字體一律用簡(jiǎn)體宋體，（ 14） 主標(biāo)（ 15） 題二號(hào)字體，（ 16） 副標(biāo)（ 17） 題三號(hào)字體，（ 18） 正文小四號(hào)字體，（ 19） 正文行間距為固定值 24 磅；文件標(biāo)（ 20） 題之下均需注明文件編號(hào)；文件結(jié)尾須有簽發(fā)部門(mén)、簽發(fā)人、核發(fā)人、抄報(bào)、送、抄發(fā)行等。 （ 21） 文件格式一般包括：標(biāo)（ 22） 題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送（抄報(bào)）單位、公文字號(hào)等。 （ 23） 文件紙一般用 A4 紙，（ 24） 中文直寫(xiě) 文件以右方裝訂為原則，（ 25） 中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。 （ 26） 文件如有皺折、破損、參差不（ 27） 齊等情形，（ 28） 應(yīng)先整補(bǔ)，（ 29） 裁切（ 30） 折疊，（ 31） 使其整齊劃一。 （ 32） 內(nèi)部行文可以用分公司或職能中心名（ 33） 義行文，（ 34） 分公司或職能中心不（ 35） 得聯(lián)合行文，（ 36） 各職能中心之間不（ 37） 要用發(fā)文形式解決一般性問(wèn)題。 （ 38） 各行文單位一般不（ 39） 得越級(jí)行文，（ 40） 特殊情況必須越級(jí)行文的，（ 41） 應(yīng) 此資料來(lái)自 東莞臺(tái)商信息網(wǎng)，大量的管理資料下載 當(dāng)抄報(bào)越過(guò)的單位。 （ 42） 向上級(jí)請(qǐng) 示的公文應(yīng)一文一事，（ 43） 主送一個(gè)單位，（ 44） 不（ 45） 要同（ 46） 時(shí)抄送下級(jí)單位，（ 47） 不（ 48） 要直接送領(lǐng)導(dǎo)人（除直接交辦外）；向下級(jí)單位的重要行文，（ 49） 可以抄報(bào)直接上級(jí)單位。 （ 50） 基本格式如下所示：（下頁(yè)） 文件主標(biāo)題 副標(biāo)題 （ AABCCCCDDEEFF） 正文：。 簽發(fā)部門(mén)：上海百勝斯生物 科技有限公司 ***中心 簽發(fā)人： 核發(fā)人： 抄報(bào)：上級(jí)部門(mén) 抄送：同級(jí)部門(mén) 抄發(fā)：下級(jí)部門(mén) （ 51） 對(duì)外行文的字號(hào)： 公司： X1X2（ X3）總字第 0000 號(hào)。 X1X2 為公司簡(jiǎn)稱(chēng)； X3 為地區(qū)類(lèi)別， 不 需分地區(qū)者省略； 0000 為公司收（發(fā)）文流水號(hào)。 對(duì)于企業(yè)對(duì)外行文編號(hào)由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一制定管理。 七、管理內(nèi)容和要求 （ 1） 保證及時(shí)、準(zhǔn)確地處理公文，（ 2） 反對(duì)積壓和紊亂，（ 3） 注意文件的安全，（ 4） 防止失密泄密，（ 5） 是公文處理的基本原則。及時(shí)，（ 6） 就是要時(shí)刻注意文件的 時(shí)間性，（ 7） 保證及時(shí)、迅速地處理公文，（ 8） 解決問(wèn)題，（ 9） 不（ 10） 積壓，（ 11） 不（ 12） 拖拉，（ 13） 不（ 14） 誤時(shí)，（ 15） 不（ 16） 誤事。一般公文的處理以不（ 17） 超過(guò)一周為限，（ 18） 緊急公文隨到隨辦。準(zhǔn)確，（ 19） 就是要時(shí)刻注意文件辦理的準(zhǔn)確性，（ 20） 行文文字要簡(jiǎn)明、確切，（ 21） 條理要清楚。文件收發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)要準(zhǔn)確無(wú)誤，（ 22） 不（ 23） 出差錯(cuò)。 （ 24） 收文 有外單位送本公司的公文， 統(tǒng)一由總經(jīng)辦簽收、拆封、登記。做到當(dāng)日來(lái)文， 當(dāng)日拆封。如 發(fā)現(xiàn)漏頁(yè)、漏附或誤送， 應(yīng)立即聯(lián)系發(fā)文單位。因故未能將當(dāng)日來(lái)文拆封處理時(shí)， 應(yīng)將收到的文件全部看一遍， 急件急辦， 以防誤壓。 “親收 ”、 “親啟 ”的文件， 一定要有收件人或指 定人員親自收啟?？梢暻闆r進(jìn)行登記。 1 “絕密 ”文件， 1 一定要由公司負(fù)責(zé)人或指 1 定的人員拆封。 1 某些不 1 重要的， 1 今后又無(wú)參考價(jià)值的文件， 1 如一般的會(huì)議通知、便函等， 1 可不 1 作登記。 在拆封登記時(shí)， 2 要按登記本所列項(xiàng)目逐項(xiàng)認(rèn)真登記清楚。 登記本的項(xiàng)目， 2 一般應(yīng)包括：收文日期、收文編號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文編號(hào)、來(lái)文摘由、附件密級(jí)。隨文附來(lái)的各種附件（包括文字、表格）， 2 要在專(zhuān)欄里將份數(shù)登記清楚。 （ 25） 分文 來(lái)文經(jīng)過(guò)登記手續(xù)后， 按各部門(mén)分文， 并要求簽收。 分文、批辦、簽注意見(jiàn)時(shí)， 一定要寫(xiě)清楚主辦、協(xié)辦部門(mén)、閱知部門(mén)；哪些領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人閱知、閱批。 此資料來(lái)自 東莞臺(tái)商信息網(wǎng)，大量的管理資料下載 凡是職責(zé)不 清， 難以確定主辦部門(mén)的文件， 先由總經(jīng)辦與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系后確定主辦部門(mén)， 如經(jīng)聯(lián)系后仍不 1