【正文】 要包括： A、以公司或本部門名義發(fā)出的文件。 B、質(zhì)量體系文件。 C、行政管理制度匯編。 D、公司會(huì)議紀(jì)要。 F、以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)等。 G、各部門呈報(bào)的工作計(jì)劃 (年度／半年度工作計(jì)劃、籌建計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)計(jì)劃 )、總結(jié) (年度總結(jié)、活動(dòng)總結(jié)等 )、申請(qǐng) (采購(gòu)申請(qǐng)除外 )、報(bào)告及管理規(guī)章制度等。 (5)公司對(duì)外往來(lái)的各類公文：主要包括政府部門往來(lái)文、上級(jí)公司往來(lái)文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來(lái)文、外來(lái)商函及復(fù)函等。 (6)人員檔案：行政部負(fù)責(zé)全公司人員檔案登記和管理，檔案內(nèi)容包括甄選表或個(gè)人 簡(jiǎn)歷、體檢表、相關(guān)崗位證書(shū)復(fù)印件等。 文檔資料查閱或復(fù)印：物業(yè)管理政策、法規(guī)及重要資料的查閱或復(fù)印，需在行政部辦 理登記手續(xù)；各類文件的查閱或復(fù)印需填寫(xiě)相關(guān)記錄，并經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱或復(fù)印。 文檔資料的報(bào)廢：根據(jù)文檔資料管理實(shí)際需要報(bào)廢某些文檔，需填寫(xiě)《文件銷毀申請(qǐng)單》忠信 /，報(bào)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。 二、各部門文檔資料管理 各部門文件編制要求見(jiàn)本制度匯編《發(fā)文管理制度》成都忠信政字 [2020]001。 各 項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)中心 應(yīng)保管的資料 。 (1)開(kāi)發(fā)商提供的資料： A．產(chǎn)權(quán)資料； B．技術(shù)資料 (含圖紙 )； C．竣工資料； D．交接手續(xù)及清單等。 (2)部門建立的資料： A．物業(yè)資料； B．業(yè)主資料； C．出租屋資料； D．車輛資料； E．設(shè)備資料； F．員工電子檔案； G．收費(fèi)資料； H．榮譽(yù)資料； I．業(yè)委會(huì)資料等。 文檔資料收集及整理：各部門須指定專人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，并妥善保管。 文檔資料查閱或復(fù)?。焊黝愇募Y料的查閱或復(fù)印需進(jìn)行登記，必要時(shí)報(bào)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 文檔資料的報(bào)廢：根據(jù)文檔資 料管理實(shí)際需要報(bào)廢某些文檔，需由責(zé)任人填寫(xiě)《文件銷毀申請(qǐng)單》忠信 /，報(bào)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。 三、各類文件更改要求 各類文件張貼或下發(fā)后如須更改，必須由原文件簽署人審批后，方可執(zhí)行，并須即刻作廢舊文件，同時(shí)在新文件上注明“以此文件為準(zhǔn)”。 四、各類文件發(fā)放要求 文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。 有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營(yíng)合同 (協(xié)議書(shū) )、人事行政制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。 文件通常張貼一周后收回存檔，內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保 密工作，禁止外來(lái)人員拍攝或抄錄。 五、電腦及電子文檔管理 各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門各類文檔的電腦儲(chǔ)存及管理工作。 電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保存各類文件，重要文件 (行政管理制度匯編、質(zhì)量體系文件、合同、協(xié)議書(shū)、重要會(huì)議紀(jì)要等 )須加密，且以光盤或軟盤備份，備份件應(yīng)交各部門指定人員進(jìn)行管理。 與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書(shū)及經(jīng)客戶確認(rèn)的文件，除以電腦文檔儲(chǔ)存打印原稿外，還必須存檔簽名文件。 六、剪報(bào)管理 各部門指定人員負(fù)責(zé)剪報(bào)及管理，剪報(bào)選材范圍主要來(lái)源于所有有關(guān)公司的信息、所有有關(guān) 物業(yè)管理行業(yè)的信息；與物業(yè)管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)；安全、保健小常識(shí)；經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)、信息；最新出的各種法規(guī)、條例等。負(fù)責(zé)根據(jù)剪報(bào)選材范圍分類做好簡(jiǎn)報(bào)編輯工作，編輯時(shí)需注明摘自 XX 報(bào)第 X 版 XX 年 XX 月 XX 日，并以年度為單位進(jìn)行歸檔。 七、音像制品管理規(guī)定 l、音像制品管理范圍： 照片、錄音帶、錄像帶、攝像帶。 照相、攝像要求： 須由指定專人負(fù)責(zé)拍攝以公司名義組織的重大活動(dòng)、培訓(xùn)、參觀考察內(nèi)容、重大工程遺留問(wèn)題、突發(fā)事件及公司各部門承辦的重大活動(dòng)等。 照片歸檔要求： 凡公司組織的各類活動(dòng)照片需統(tǒng)一交行政 部存檔，各部門自行拍攝的照片須指定專人存檔。行政部須對(duì)收集到的各類照片分類進(jìn)行挑選，選出具代表性的照片，在照片后面注明拍照日期、地點(diǎn)、活動(dòng)主題，并將每張照片、底片對(duì)應(yīng)編號(hào)入冊(cè)。 音像制品歸檔要求： (1) 凡公司組織的各類活動(dòng)錄音帶、錄像帶、攝像帶或其他培訓(xùn)用錄音帶、錄像帶及攝像帶等，需統(tǒng)一交行政部存檔。 (2) 各部門組織的各類活動(dòng)錄音帶、錄像帶及攝像帶等需指定專人保管。 (3) 行政部須對(duì)收集到的各類錄音帶、錄像帶、攝像帶進(jìn)行標(biāo)識(shí)。并在一周內(nèi)安排時(shí)間觀看審核，挑選精彩片段進(jìn)行轉(zhuǎn)錄保存，并須注明時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)主題。 (4) 從外購(gòu) 進(jìn)的音像物品須及時(shí)編目歸檔，并知會(huì)相關(guān)人士。各部門外租影帶應(yīng)制定相應(yīng)管理規(guī)定，對(duì)放映時(shí)間、責(zé)任人、音量及內(nèi)容予以明確規(guī)定。 音像制品借閱要求： 音像制品的借閱應(yīng)經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理登記借閱手續(xù)。 音像制品報(bào)廢須經(jīng)行政部經(jīng)理審批。 辦公禮儀管理制度 為保持良好的公司形象，創(chuàng)造嚴(yán)肅、活潑、高效、和諧的辦公環(huán)境，特制定本管理規(guī)定： 一、微笑 微笑是員工對(duì)顧客和同事的最基本態(tài)度。使用敬語(yǔ)，并注意各種場(chǎng)合的言談舉止，維護(hù)企業(yè)形象。 二、文檔裝訂 文件、資料都是橫寫(xiě)的多，所以 訂書(shū)機(jī)應(yīng)訂在左 上方齊紙張邊緣 45 度角的位置， 而且，橫拿或豎拿都比較方便，也比較容易存檔。文件原稿或借來(lái)的資料不可自作主張地訂上，如無(wú)特殊要求，應(yīng)按原狀歸還。 三、電腦使用 電腦在使用完畢后，應(yīng)將新打開(kāi)的程序或文檔關(guān)閉，回到初始狀態(tài)；在制作重要文件時(shí)，要小心處理，以免泄密；文件存檔時(shí)應(yīng)注意存放地點(diǎn)，并作好登記工作，（不要將文件存在他人電腦的硬盤上，以免被他人刪掉）；不要私設(shè)密碼、私自刪除原有的文件；磁盤應(yīng)經(jīng)過(guò)病毒檢查后方可在他人電腦上使用；使用后應(yīng)將所有東西歸位，打好的稿件要檢查是否有錯(cuò)、漏字，不要的廢紙應(yīng)放入廢紙 簍 。 四 、傳真機(jī) 簡(jiǎn)潔地寫(xiě)上收件人、發(fā)件人名字、主題、張數(shù)等事項(xiàng)，原稿要一一編上號(hào)碼，方便對(duì)方整理，發(fā)完傳真后應(yīng)打電話確認(rèn)。 五、復(fù)印機(jī) 復(fù)印前確認(rèn)紙張大小、方向，墨色的濃淡、（以免浪費(fèi)紙張），復(fù)印時(shí)應(yīng)將原稿和復(fù)印件分開(kāi)整理；復(fù)印完后，依照順序排列，用回形針別好；原件應(yīng)恢復(fù)原樣，用回形針或訂書(shū)機(jī)裝訂好；如復(fù)印某資料的一部分，應(yīng)注明取自何種資料（便于別人查詢）。 六、電話 接電話的四個(gè)基本原則：電話鈴響 3 聲之內(nèi)接起；電話機(jī)旁準(zhǔn)備好紙、筆進(jìn)行記錄；確認(rèn)記錄下的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象和事件等重要事項(xiàng)，并告知對(duì)方自己的姓名。 接電話的順序： (1)拿起聽(tīng)筒、自報(bào)姓名； (2)確認(rèn)對(duì)方； (3)聽(tīng)取對(duì)方來(lái)電內(nèi)容； (4)進(jìn)行確認(rèn)； (5)結(jié)束語(yǔ)； (6)放回電話聽(tīng)筒。 撥打電話的順序： (1)準(zhǔn)備（確認(rèn)對(duì)方的姓名、號(hào)碼，準(zhǔn)備好內(nèi)容、資料，明確目的）； (2)問(wèn)候、告知自己的姓名； (3)確認(rèn)電話對(duì)象； (4)講述電話內(nèi)容； (5)結(jié)束語(yǔ)； (6)放回電話聽(tīng)筒。 注意：打電話時(shí)要考慮對(duì)方是否有時(shí)間或者是否方便 講電話時(shí)要簡(jiǎn)潔 、明了，語(yǔ)速不要過(guò)快或過(guò)慢 講電話時(shí)，如發(fā)生掉線、中斷等情況，應(yīng)由打電話方重新?lián)艽? 打錯(cuò)電話時(shí)隨即扣掉是不禮貌的 打電話時(shí)不應(yīng)透露太多信息 七、守時(shí) 參加活動(dòng)、培訓(xùn)及出席會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)，因故不能按時(shí)參加應(yīng)預(yù)先向直屬上級(jí)或組織者請(qǐng)假。 八、服飾發(fā)型 (一 )服飾 辦公人員著裝必須符合公司的有關(guān)規(guī)定，顏色、格調(diào)和諧。女員工忌穿露胸、肩、大腿，忌透、緊身的服裝。辦公人員不允許在辦公區(qū)域內(nèi)換服裝；辦公時(shí)間應(yīng)佩戴工牌，工牌應(yīng)統(tǒng)一佩戴在左胸處。男員工應(yīng)穿黑色皮鞋、深色襪子。女員工夏季不能 穿漏腳趾、無(wú)后跟的涼鞋 ； 辦公室內(nèi)工裝外不得穿外套、圍圍巾、戴手套等，須穿深色正裝皮鞋（禁穿休閑和旅游鞋）。 (二 )發(fā)型 員工發(fā)型梳理整齊、干凈，女員工頭發(fā)忌長(zhǎng)而散、亂、染燙怪異發(fā)型、長(zhǎng)劉海，男員工忌太長(zhǎng)、忌光頭、頭屑、油膩。女員工上班時(shí)間應(yīng)將頭發(fā)盤起來(lái)，佩戴帶網(wǎng)兜的發(fā)套。 (三 )佩戴配飾的宗旨： a、一人身上配飾不能超過(guò)三件： b、 不能佩戴耳環(huán)、耳墜、發(fā)飾、鏈； c、 佩戴正裝皮帶。 (四 )化妝 女員工上班 可 化淡妝，不 得 濃妝艷抹 ； 不準(zhǔn)在辦公室化妝。 九、語(yǔ)言 各部門員工在上班期間 均應(yīng)使用普通話，尤其在電話接聽(tīng) 和接待來(lái)訪客人 中，必須使用普通話。普通話不標(biāo)準(zhǔn)者，各部門制定培訓(xùn)計(jì)劃，提高普通話水平。接待來(lái)公司參觀、訪問(wèn)的客人及辦事人員，要熱情大方、彬彬有禮，接待來(lái)訪、業(yè)務(wù)洽談要在指定地點(diǎn)進(jìn)行。 十、行為 工作中做到“三輕”，即說(shuō)話輕、走路輕、動(dòng)作輕。上班期間應(yīng)保持精神飽滿、坐立行走姿態(tài)端莊嚴(yán)謹(jǐn)，禁止抱臂、叉腰、翹腿等。辦公場(chǎng)所不得大聲喧嘩、隔屋或遠(yuǎn)距離叫喊。不得在辦公區(qū)域內(nèi)吃零食、聊天、閱讀與工作無(wú)關(guān)的刊物、不得查看與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)頁(yè)或上網(wǎng)聊天。未經(jīng)他人同意不得使用他人辦公用品。 十 一、辦公場(chǎng)地 辦公用品應(yīng)擺放整齊、有序；垃圾、廢紙應(yīng)按規(guī)定放入廢紙簍內(nèi)，不得隨地拋棄。 不得在辦公桌或墻壁上張貼任何紙張。下班或出外辦事，要清理好自己的桌面，并將椅子歸位后離開(kāi)。 下班最后一位離開(kāi)辦公區(qū)的人員應(yīng)檢查并關(guān)閉所有電器開(kāi)關(guān)。 辦公區(qū)內(nèi)禁止吸煙、就餐，除 12： 0013： 30 為讀報(bào)時(shí)間外，其余辦公時(shí)間內(nèi)不得看報(bào)或與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的雜志、書(shū)籍。 辦公時(shí)間應(yīng)堅(jiān)守工作崗位，需暫時(shí)離開(kāi)時(shí)應(yīng)與同事說(shuō)明并在指定位置留言，未經(jīng)直接上級(jí)許可不得出現(xiàn)空崗。 凡為客戶或來(lái)賓提供的物品、場(chǎng)地、設(shè)施除工作需要 ,不得使用。 十二、本規(guī)定適用于公司各部門，由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)貫徹實(shí)施，行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督 。 勞動(dòng)考勤制度 為使員工保持良好的身體素質(zhì)和旺盛的精力，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定如下制度： 一、作息制度 管理層員工實(shí)行每天上班前、下班后兩次打卡制。 項(xiàng)目 正常上下班：早上 8： 30 考勤，下午 18： 00 考勤，公司總部正常上下班：早上 9： 00 考勤，下午 18： 00 考勤；周末輪休一天。為了應(yīng)付突發(fā)事件，各 片區(qū)經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理或主管 、職能部門經(jīng)理應(yīng)保證通 訊工具每天 24 小時(shí)開(kāi)機(jī)。 各 片區(qū)經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理 和管理人員周六和周日值班表，應(yīng)于每月初報(bào)行政部備案。 操作層員工實(shí)行每周輪休一天，每天工作 8 小時(shí)的作息制度，具體工作時(shí)間由各項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)中心根據(jù)本項(xiàng)目情況 自行制定 后，報(bào)公司批準(zhǔn)和備案 。 操作層員工的輪休由部門主管及 項(xiàng)目經(jīng)理 安排。管理層員工的輪休由 項(xiàng)目經(jīng)理（主管） 安排，不得隨意調(diào)假或調(diào)班。 所有員工每周一天的輪休應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)休完。 如遇大假 ，應(yīng)在兩月內(nèi)休完，規(guī)定時(shí)間內(nèi)未完成休假的，此假作廢，公司不給予任何補(bǔ)貼。 因工作需要補(bǔ)休的員工，須提前用 OA 將補(bǔ)休安排告之 行政部。 3 天以上者按請(qǐng)銷假程序辦理休假。 二、考勤內(nèi)容及紀(jì)律 遵守 公司規(guī)定 的上下班時(shí)間并按要求 打 卡或簽到 。 代人打卡：第一次對(duì)雙方當(dāng)事人各罰款人民幣 50 元整， 第二次罰款人民幣 100 元，并通報(bào)批評(píng)；第三次予以辭退。 遲到、早退：?jiǎn)T工每遲到、早退一次罰款人民幣 20 元整；一個(gè)月內(nèi)遲到早退 5 次（含5 次）者，予以解聘或辭退。 管理層員工考勤卡由各 項(xiàng)目 統(tǒng)計(jì)完后，于 每月 5 日 前交行政部存檔，操作層員工考勤卡在各 項(xiàng)目 存檔，行政部不定期抽查。 因工 作或其它原因未打卡者，須于次日由該員工直接上級(jí)在考勤卡上簽 字并注明未打卡原因。 否則，將按曠工處理。 三、請(qǐng)銷假規(guī)定 公司各部門員工嚴(yán)格履行請(qǐng)銷假手續(xù)，請(qǐng)假必須遵守公司規(guī)定，提前辦理請(qǐng)假手續(xù)并獲批準(zhǔn)，方可 請(qǐng) 假。特殊情況（急病、住院、交通事故、自然災(zāi)害）應(yīng)事先電話聯(lián)系部門負(fù)責(zé) 人或請(qǐng)人代交假條，事后立即闡明情況，否則以曠工處理。 事假 因私事需本人處理，應(yīng)由員工個(gè)人提前申請(qǐng)，填寫(xiě)《員工請(qǐng)假單》忠信 /XZBG001。事假13 天由部門負(fù)責(zé)人審批， 3 天 (不含 3 天 )以上除部門負(fù)責(zé)人審批外，還應(yīng)報(bào)行政部經(jīng)理和總經(jīng)理審批，同時(shí)將相關(guān)手續(xù)報(bào)行政部留存。 事假不能超過(guò) 15 天；工資扣 減標(biāo)準(zhǔn)：日工資實(shí)際缺勤天數(shù)。 病假 因病治療或休養(yǎng)，應(yīng)由員工個(gè)人提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《員工請(qǐng)假單》忠信 /XZBG001，病假 13天由部門負(fù)責(zé)人審批，病假后上班第一天內(nèi)，應(yīng)向部門客戶服務(wù)人員提供區(qū)級(jí)以上醫(yī)院出具的建議休息的有效證明； 3 天 (不含 3 天 )以上除部門負(fù)責(zé)人審批外還應(yīng)報(bào)總經(jīng)理審批。并于病假后上班第一天內(nèi)，將相關(guān)請(qǐng)假手續(xù)及區(qū)級(jí)以上醫(yī)院出具的建議休息的有效證明資料，報(bào)行政部留存 。 病假 17 天，減扣標(biāo)準(zhǔn)為：日工資實(shí)際缺勤天數(shù) 30%；病假 815 天（含 15天），扣減標(biāo)準(zhǔn)：日工資實(shí)際缺勤天數(shù) 50%； 15 天以上，扣減標(biāo)準(zhǔn)：日工資實(shí)際缺勤天數(shù) 60%。 (1) 工傷：按勞動(dòng)法規(guī)定的工傷范疇，全額發(fā)放基本工資，但須出據(jù)醫(yī)院 的證明及發(fā)生意外事故證明。 (2) 曠工：未經(jīng)批準(zhǔn)不到