【正文】 （三） 屬決策后分管職責范圍內(nèi)的，由公司的主管副總簽發(fā)。（四） 以公司名義發(fā)出的下達文件（如通知、函），承辦程序與上同，由權(quán)責主管簽發(fā)。第三條 辦文程序（一） 辦文程序為：擬稿、會簽、核稿、審批、簽發(fā)、打印、核對、封發(fā)。（二） 凡公文應由部室文件起草人校核署名，注明起草年月日，部門負責人審閱簽字，送有關(guān)部室會簽。文件一律經(jīng)辦公室核稿后呈領(lǐng)導簽發(fā)、編號登記。打印出來的文件由擬稿人核對，上報的公文由辦公室復核后封發(fā)，所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。 （三） 公司與有關(guān)部門聯(lián)合行文，由經(jīng)辦部門起草，辦公室核稿后呈領(lǐng)導簽發(fā)、編號登記。打印出來的文件由擬稿人核對，上報的公文由辦公室復核后封發(fā)，所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。（四） 以公司名義的行政發(fā)文程序參見《行政管理流程規(guī)定》中的《行政發(fā)文流程》。 第四條 公文收發(fā)、傳閱（一） 辦公室指定專人負責文件的收、發(fā)、編號、登記、傳遞、歸檔保管工作，各項工作具體要求是： （1）分類：應按文件的內(nèi)容分類（暫分為營銷類、技術(shù)質(zhì)量類、行政人事類、生產(chǎn)管理類），送公司領(lǐng)導的文件分夾送閱。（2）編號、登記：一般按文件的密級和已有的編號登記。（3）傳遞：文件一般先遞送公司領(lǐng)導，公司領(lǐng)導對于送閱的文件必須盡快閱批，后遞送有關(guān)部室。領(lǐng)導和部室不得抽走文件。遇特殊情況或急辦件，可直接先送有關(guān)部室或相關(guān)的公司領(lǐng)導，送閱文件者均不能壓拖文件，做到當日送急件，當日轉(zhuǎn)簽。轉(zhuǎn)簽要根據(jù)文件內(nèi)容及時送相關(guān)部門辦理。（4）歸檔、保管：按公司現(xiàn)行檔案管理規(guī)定執(zhí)行。 （二） 文件在各部室的傳閱時間不得超過兩天。（三） 在文件傳遞過程中必須進行分類登記核對手續(xù)。（四） 涉及部室業(yè)務的文件，由該部室閱存留底，如須歸檔的文件，可申請復印一份留底。第五條 文件的編號公司發(fā)文，一定要由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號： 　 （一） 以公司名義對外發(fā)文，一律用永冠字（年）號； 　 （二） 公司監(jiān)事會發(fā)文，用永冠監(jiān)字（年）號； 　 （三） 董事會發(fā)文，用永冠董字（年）號； 　 （四） 其他管理部門的發(fā)文，用永冠字（年）號。 　第六條 辦文中注意事項（一） 起草公文應按照黨政分別行文的原則正確使用文種。（二） 起草公文要符合黨和國家的方針、政策和上級有關(guān)規(guī)定，力求內(nèi)容確實、觀點明確、用詞簡練、標點正確。（三） 起草公文必須使用公司規(guī)定稿紙，不得用鉛筆、圓珠筆書寫，最好提供電腦打印稿。（四） 電腦打印文檔要統(tǒng)一格式：打印用A4紙，字體為宋體，標題字號為二號，正文字號為小四號，行距為20磅。具體格式要求可由總經(jīng)理辦公室另行發(fā)文規(guī)定。（五） 紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。 （六） “報告”和“請示”要嚴格區(qū)分。凡向政府相關(guān)部門報送的文件，只主報一個上收機關(guān)，如需報送其他相關(guān)的上級機關(guān)，可用“并報”或“抄報”形式。請示的事項，應“一文一事”，明確提出自己的建議和意見，對某些意見不一致的問題，應如實反映，便于上級機關(guān)審定。上級的文件或呈批件、上級機關(guān)批示或批文后的工作，由經(jīng)辦部門負責聯(lián)系并送公司領(lǐng)導閱后存檔。 （七） 公文辦理完畢后，承辦人員應根據(jù)文書立卷要求，把公文原稿和有關(guān)材料整理好，交檔案人員歸檔。辦公室送閱的文件，傳遞人員不得隨意抽取和保存存檔材料。（八） 精簡文件，提高辦文質(zhì)量和效率，要嚴格控制發(fā)文范圍和發(fā)文數(shù)量，可發(fā)可不發(fā)的文件，堅決不發(fā)；能用電話或當面商談解決的問題，不要行文；該發(fā)的文件，應盡量事先商定，取得一致意見，加快辦文速度。 （九） 以黨總支名義行文按《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》執(zhí)行。第七條 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負責制訂并解釋，報總經(jīng)理審核批準，自公布之日起施行，修改亦同。第八條 本辦法施行后，既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。上海永冠商業(yè)設備有限公司文印管理規(guī)定(編號：YGGX04)第一條 為規(guī)范公司文件打印、復印、傳真及其他文印工作的管理，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定用于管理公司所有文印設備及設備管理、使用人員。第三條 文印人員應遵守公司的保密規(guī)定，不得隨意將文稿資料亂丟亂放，禁止非文印人員接近文印現(xiàn)場，不泄露工作中接觸的公司保密事項。第四條 凡印發(fā)的文件資料必須由擬稿部門（人）反復校核，字跡清楚，確保質(zhì)量。第五條 部門一般材料在本部門打印、復印。正規(guī)文件、急件、特殊文件等需由公司高檔文印設備打印、復印的，打印人必須用方格稿紙按正規(guī)格式要求先擬稿、經(jīng)領(lǐng)導審定清稿后由辦公室出具打印通知單，文印員方可受理，否則文印員可以拒絕打印。如發(fā)現(xiàn)文印員在無打印、復印、油印通知單情況下受理文印任務的，按違反規(guī)定論處。第六條 打印文件，發(fā)傳真，復印文件資料，均需分類逐項登記，以備查驗。第七條 文印人員必須按時、按質(zhì)、按量完成每項打字、傳真、復印任務，不得積壓遲誤。工作任務緊張時，應加班完成。工作中如遇不清楚的地方，應及時與有關(guān)人員校對清楚。第八條 傳真、文件、復印件應及時發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓遲誤而致工作失誤、損失的，追究當事人的責任。第九條 文印設備由專人管理，非專管人員不準隨意操作。第十條 文件、材料在十份以上的，原則上用油印機。第十一條 節(jié)約用紙。草稿及非正式文件打印提倡用廢舊文件的反面。第十二條 原則上不接受外單位、個人的資料打印、復印，如確實需要，經(jīng)辦公室主任批準后辦理登記收費手續(xù)。第十三條 文印人員及其他使用文印設備的工作人員應愛護各種設備，降低消耗、費用。對各種設備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障，應及時報請維修，以免影響工作。屬操作及個人原因造成的設備損壞，將酌情予以經(jīng)濟處罰。第十四條 嚴禁私事使用公司傳真機。違犯者除補交電話費外，并視情節(jié)輕重按公司考核制度給予懲罰處理。第十五條 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負責制訂并解釋，報總經(jīng)理審核批準，自公布之日起施行，修改亦同。第十六條 本辦法施行后，既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。上海永冠商業(yè)設備有限公司政令下達及復命制度(編號：YGGX05)第一章 總則第一條 為保證公司方針政策的貫徹實施，保證政令暢通和有效執(zhí)行，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司所有政令的下達與執(zhí)行。第三條 管理者的命令應簡潔、明確、全面。命令執(zhí)行人應正確理解并執(zhí)行命令，在規(guī)定時間內(nèi)復命。第二章 政令下達第四條 公司各級管理人員應無條件執(zhí)行公司的方針政策，不折不扣地執(zhí)行上級的決議、決定。第五條 任何人無權(quán)也不準阻止政令下達或扣壓政令。第六條 上級可以越級檢查下級的工作，但不可以越級指揮下級。第七條 公司任何管理人員均有權(quán)向直接下級發(fā)布工作指令。工作指令的內(nèi)容必須符合公司的方針政策，維護公司權(quán)益，符合規(guī)章制度的規(guī)定。第八條 命令執(zhí)行人能否在規(guī)定時間內(nèi)完成任務，應向命令下達人做出保證。不能完成時，應在規(guī)定時間內(nèi)及時說明。第三章 督辦第九條 在政令下達后實施必要的督辦，可保證政令到位準確、及時，使下令人能及時掌握受令人執(zhí)行命令的進度。第十條 下令人可自行督辦，也可指定專人執(zhí)行督辦。第十一條 總經(jīng)理辦公會議紀要決議、總經(jīng)理書面命令的執(zhí)行督辦均由辦公室主任負責，其他受令人無論級別高低均應主動配合。第四章 復命第十二條 命令執(zhí)行人應在規(guī)定時間內(nèi)向命令下達人復命。第十三條 復命內(nèi)容為完成任務的質(zhì)量和結(jié)果。第十四條 命令執(zhí)行人可以口頭復命，必要時或有要求時以書面形式復命。第十五條 命令執(zhí)行人應無條件接受行政檢查。第五章 附則第十六條 本制度由總經(jīng)理辦公室負責制定并解釋，報總經(jīng)理審核批準，自公布之日起施行，修改亦同。第十七條 本制度施行后既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。上海永冠商業(yè)設備有限公司檔案管理規(guī)定(編號：YGGX06)第一章 總則第一條 為保證公司檔案的完整、準確、系統(tǒng)，更好地為日后查考、利用服務，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合本公司實際情況，制訂本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于公司所有檔案的管理，對于財務、人事檔案、質(zhì)量文件管理，國家和地方政府及公司質(zhì)量管理體系有專門規(guī)定的，按專門規(guī)定辦理。第二章 確定歸檔范圍第三條 立卷歸檔的范圍（一） 公司印發(fā)的各種文件、函件、簡報、總結(jié)、請示、報告、資料（包括底稿及辦文依據(jù)的有關(guān)附件）。（二） 公司召開的各種會議的文件資料，包括領(lǐng)導講話、會議紀要、翻印文件、參閱文件、代表名單等。（三） 公司擬訂的各種計劃、規(guī)劃。（四） 公司簽訂的合資、合作、中外合資和參股等合同和協(xié)議，包括可行性研究、項目建設書、初步設計、開工和竣工驗收等報告及批復。是我方擬稿的，應連同底稿，由各部門負責內(nèi)勤的員工收集整理齊全，定期移交辦公室歸檔。（五） 公司參加上級或有關(guān)單位召開的會議帶回來的文件資料。（六） 中央和國務院、政府機關(guān)的有關(guān)政策性文件。（七） 公司員工錄用、轉(zhuǎn)正定級、調(diào)資、退職、退休、離休、病殘、撫恤、死亡等有關(guān)材料。（八） 公司黨委、工會、團委在工作活動中形成的文件資料，包括年度計劃、總結(jié)、工作的請示報告和批復，以及黨員、團員、干部、工人名冊、統(tǒng)計報表等材料。（九） 干部任免、人事調(diào)動、獎懲、福利和工資、行政、黨、團組織關(guān)系介紹信及存根等材料。（十） 公司的財產(chǎn)、設備檔案等交接憑證和清冊。（十一） 公司下屬單位報送的工作計劃、請示報告、工作總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表等文件資料。（十二） 政府機關(guān)對公司請示、報告的批復文件。第四條 不歸檔的文件材料范圍（一） 公司印發(fā)的無查考利用價值的臨時性、事務性文件。（二） 重份文件。（三） 專項會議討論，未經(jīng)領(lǐng)導審閱簽發(fā)的未生效文件、電報簽證，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)文件、定稿除外），鉛印文件的各次核對稿（主要領(lǐng)導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）。（四） 無特殊保存價值的一般性表態(tài)，提出一般性建議或意見的信函。（五） 公司負責人兼任外單位職務形成的與本單位無關(guān)的文件材料。（六） 非下屬單位抄送、不需要辦理的文件材料。（七） 公司下屬單位送來參閱的簡報、情況反映，不應抄報或不必備案的文件材料。（八） 公司下屬單位抄報備案的一般性文件材料。第三章 管理辦法第五條 立卷歸檔的方法（一） 為方便日常查閱，有利保密，凡當年度的文件資料在經(jīng)辦完畢后，應及時交辦公室檔案人員保管。（二） 根據(jù)檔案的機密程度，將檔案分為絕密、秘密、保密、普通、其他五個級別，分類保存。（三） 參加上級組織召開的會議帶回來的文件資料，由出席會議的員工交辦公室檔案人員歸檔。（四） 為方便工作，有的需要立卷歸檔的文件資料，可由本部門經(jīng)辦人暫時保管，但當年文件必須于第二年度一月移交辦公室歸檔。第六條 檔案借閱辦法（一） 公司工作人員需要查閱與其業(yè)務有關(guān)的文件，可向檔案員直接借閱，因工作需要外借時，要辦理登記手續(xù)，限期三天。（二） 檔案的原始稿件一般不予外借。（三） 外單位向本公司借閱檔案，須憑介紹信，并須公司辦公室主任批準。（四） 借閱檔案人員要愛護檔案，注意安全和保密，禁止在文件上作標記、圖點，折角；不準在檔案室吸煙。（五） 摘抄檔案文件資料，要經(jīng)檔案人員審核同意。如需加蓋辦公室印章，必須使用16開材料紙抄錄，經(jīng)檔案人員簽字，否則不予蓋章。（六） 對于電子文檔，借閱人員只能借閱電子文檔的打印稿，不能借閱電子版本。第七條 檔案鑒定小組（一） 公司成立檔案鑒定小組，由分管副總經(jīng)理、辦公室主任、文秘專職人員及專職檔案員組成，分管副總?cè)谓M長。（二） 鑒定小組負責公司檔案的自查、鑒定和銷毀等工作。（三） 協(xié)調(diào)各部門兼職或?qū)Ｂ毼臅芾砣藛T的檔案事務。第八條 做好檔案的安全防護工作，進行嚴格的防火、防盜、防潮、防鼠工作，保持檔案管理場所整潔。第九條 檔案的保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者，以下列規(guī)定辦理：（一） 永久保存：公司章程、股東名冊、組織章程及辦事規(guī)則、董事會及股東會記錄、財務報表、政府機關(guān)核準文件、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要的技術(shù)資料、其他經(jīng)核定須永久保存的檔案。（二） 10年保存：預決算書類、會計憑證、事業(yè)計劃資料、重要合同文本、其他經(jīng)核定須保存10年的檔案。（三） 5年保存：期滿或解除之和約、其他經(jīng)核定須保存5年的檔案。（四） 1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。第十條 對于保存期限已滿的檔案，給予銷毀。銷毀前應將銷毀檔案造冊呈總經(jīng)理核準，銷毀工作在相應權(quán)責主管或檔案評審小組的監(jiān)督下由總經(jīng)理辦公室進行。第十一條 關(guān)于公司合同檔案管理（一） 經(jīng)濟合同檔案在公司檔案中單獨設置，集中管理。凡公司簽訂的合同、協(xié)議，統(tǒng)一由辦公室編號立卷。（二） 職能部門起草的經(jīng)濟合同、協(xié)議的稿件（包括合同、協(xié)議要求的附件），在合同、協(xié)議生效后歸檔。（三） 合同協(xié)議文本在公司發(fā)放的范圍和數(shù)量：檔案室二份，營銷副總一份，財務部一份。分送文本由辦公室固定編號，便于查考，各部門要設專人負責管理。（四） 凡公司簽訂的合同、協(xié)議文本，蓋有合同、協(xié)議雙方法人代表和單位印章的，不再以“正本”、“副本”區(qū)分，因工作需要印發(fā)“副本”的，應不蓋法人代表和單位印章。第四章 附則第十二條 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負責制訂并解釋，報總經(jīng)理審核批準，自公布之日起施行，修改亦同。第十三條 本辦法施行后，既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。上海永冠商業(yè)設備有限公司會議管理規(guī)定(編號：YGGX07)第一章 總則第一條 為規(guī)范會議的組織召開，提高會議效率，及時糾正和預防企業(yè)經(jīng)營管理中出現(xiàn)的實際問題，特制定本規(guī)定。第二條 會議召開原則：精簡、經(jīng)濟、注重實效，避免開冗會。第二章 會議通知和準備