【正文】 “檔案目錄清單”，將所有的分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先討論審查并擬定新檔案進(jìn)行記錄后方可替換，替換下來(lái)的文件應(yīng)統(tǒng)一留存，不能隨意銷(xiāo)毀。五、 歸檔范圍公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件、各種協(xié)議書(shū)、合同等。公司會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及全公司的規(guī)章制度）。公司制定的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)計(jì)算書(shū)工作總結(jié)。公司各部門(mén)的發(fā)文。有關(guān)部門(mén)所發(fā)批文、復(fù)函等。其它具有保存價(jià)值的文件材料，重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。六、 保存期限文件保存除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其它規(guī)章特定者外依下列規(guī)定辦理： 永久保存1．公司章程1．股東名冊(cè)1．組織規(guī)程及辦事細(xì)則1．政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件及批文1．不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證。1．工程設(shè)計(jì)圖1．其它經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。十年保存2．預(yù)算決算書(shū)類(lèi)2．會(huì)計(jì)憑證2．各部門(mén)的計(jì)劃資料2．其它經(jīng)核定需保存十年的文書(shū)五年保存3．期滿(mǎn)或解除合約3．其它經(jīng)核定需保存五年的文書(shū)一年保存結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。七、保管期限屆滿(mǎn)的文件，依規(guī)定給予銷(xiāo)毀（一般為每年進(jìn)行一次）。銷(xiāo)毀前應(yīng)匯總呈報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)并填寫(xiě)“檔案注銷(xiāo)記錄” 八、檔案借閱借閱檔案（包括文件資料）必須在“檔案借閱表”上登記，機(jī)密型文件的借閱必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱，但不能帶離檔案室。秘密文件經(jīng)辦公室經(jīng)理批準(zhǔn)后即可查閱。普通類(lèi)文件，外公司人未經(jīng)辦公室經(jīng)理批準(zhǔn)不可查閱。借閱期限不得超過(guò)一周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人必須愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印。不得轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反《保密法》追究當(dāng)事人責(zé)任。借閱的檔案交還時(shí)必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。外單位借閱檔案經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。60 / 60檔案案卷目錄明細(xì)文件號(hào)部門(mén)文件名稱(chēng)類(lèi)別卷內(nèi)張數(shù)歸檔日期密集交件人收件人簽字備注檔案銷(xiāo)毀登記表銷(xiāo)毀日期文件名稱(chēng)所屬年代大致內(nèi)容銷(xiāo)毀理由數(shù)量銷(xiāo)毀部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核人簽字銷(xiāo)毀人簽字監(jiān)毀人簽字備注檔案查借閱登記表（附表五）查借閱日期查（借閱）文件名稱(chēng)或內(nèi)容檔號(hào)查(借)閱人簽字份數(shù)每份頁(yè)數(shù)密集查(借)閱用途歸還時(shí)間借閱部門(mén)利用效果登記檔案交接內(nèi)容登記表（附表七）序號(hào)文件分類(lèi)文件數(shù)量歸檔登記本是否齊全 案卷目錄明細(xì)是否齊全有無(wú)借閱登記未歸檔文件數(shù)量備注:原檔案管理員的工作內(nèi)容: 現(xiàn)檔案管理員的工作內(nèi)容:原檔案管理員簽字: 現(xiàn)檔案管理員簽字:部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字:查 (借) 閱檔案審批表 年 月 日查(借) 閱 單 位查 閱 人 姓 名部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字查閱內(nèi)容及理由檔案主管部門(mén)意見(jiàn)公司副總經(jīng)理批示說(shuō)明：“查閱內(nèi)容”包括了解哪些內(nèi)容、需否摘錄和復(fù)印等，應(yīng)在表內(nèi)寫(xiě)明。 查 (借) 閱檔案審批表 年 月 日查(借) 閱 單 位查 閱 人 姓 名部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字查閱內(nèi)容及理由檔案主管部門(mén)意見(jiàn)公司副總經(jīng)理批示說(shuō)明：“查閱內(nèi)容”包括了解哪些內(nèi)容、需否摘錄和復(fù)印等，應(yīng)在表內(nèi)寫(xiě)明。文印管理規(guī)定第一條 公司的文件，有打印必要時(shí)方予打印，內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。 第二條 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)過(guò)副總經(jīng)理以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、油印、傳真，須經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，并經(jīng)綜合辦公室主任同意后安排辦理。 第三條 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。 第四條 文員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。對(duì)收到的文件資料，應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門(mén)、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員來(lái)拿取，不得延誤。 第五條 文員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。 第六條 文員對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、油印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。 第七條 文員對(duì)打印文字資料，要認(rèn)真進(jìn)行審核、校對(duì)，以免發(fā)生歧義或重大過(guò)失，對(duì)打印完的初稿（避免浪費(fèi)，使用已使用過(guò)紙的背面）由送稿部門(mén)經(jīng)辦人校辦后再行打印，并進(jìn)行簽字登記；對(duì)于重要合同、資料（不得透露的）的錯(cuò)稿或廢稿不得留用，進(jìn)行銷(xiāo)毀。第八條 正確使用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、油印機(jī)，并隨時(shí)檢查運(yùn)行是否正常，有異常情況及時(shí)匯報(bào)。 文件收發(fā)規(guī)定(一)公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司其他部門(mén)的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 (二)文件簽發(fā)后，送綜合辦統(tǒng)一安排打印，打印后由起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、油印、蓋章。 (三)文件和原稿，由綜合辦公室文員分類(lèi)歸檔，保存?zhèn)洳椤? (四)屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專(zhuān)人印制、報(bào)送。 (五)文件統(tǒng)一由綜合辦負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、發(fā)送日期、接收部門(mén)、收件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專(zhuān)人按核定的范圍報(bào)送。 (六)外來(lái)的文件由綜合辦公室文員負(fù)責(zé)收件、分類(lèi)、登記。由綜合辦主任提出處理意見(jiàn)后，文員應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。 (七)傳閱文件由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。報(bào)刊、郵件收發(fā)制度一、公私報(bào)刊、外來(lái)郵件由保衛(wèi)室負(fù)責(zé)收發(fā)。二、外來(lái)郵件管理、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由郵政送遞員送發(fā)。、商戶(hù)信件，由保安負(fù)責(zé)分放到各部門(mén)、商戶(hù)。（無(wú)法送達(dá)的）一律在當(dāng)日或收起后于次日交回郵政送遞員。，及時(shí)分發(fā)，不得丟失、損壞、拆封、擱置延誤，對(duì)國(guó)外來(lái)函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。三、報(bào)刊收發(fā)。保衛(wèi)室每天對(duì)郵局送來(lái)的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照?qǐng)?bào)紙派發(fā)明細(xì)單清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。保安收到郵局送來(lái)的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)，不得耽擱延誤。各部門(mén)發(fā)現(xiàn)報(bào)刊發(fā)送差錯(cuò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)面向保安人員詢(xún)問(wèn)。當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無(wú)差錯(cuò)。 計(jì)算機(jī)使用管理規(guī)定 為了保護(hù)計(jì)算機(jī)內(nèi)資料的安全性及保證計(jì)算機(jī)安全正常運(yùn)行，提高計(jì)算機(jī)的利用率，延長(zhǎng)計(jì)算機(jī)的使用壽命，特制定本規(guī)定。 一、要保證計(jì)算機(jī)的衛(wèi)生清潔，嚴(yán)禁在計(jì)算機(jī)旁亂扔碎紙、果皮等雜物，禁止在機(jī)桌、機(jī)器上亂畫(huà)、亂貼等。 二、禁止利用計(jì)算機(jī)玩游戲、聊天、看電影，禁止瀏覽登入非法網(wǎng)站、瀏覽非法信息。 三、禁止隨意拔弄、拆卸、搬動(dòng)計(jì)算機(jī)設(shè)備、配件（鍵盤(pán)、鼠標(biāo)等），嚴(yán)格按操作程序正常開(kāi)機(jī)、關(guān)機(jī)。 四、禁止對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)重裝及對(duì)硬盤(pán)格式化操作、改變機(jī)器配置；禁止亂裝軟件及隨意插外部門(mén)U盤(pán)，以防止感染病毒。 五、計(jì)算機(jī)內(nèi)保存的資料應(yīng)由使用人進(jìn)行定期整理并進(jìn)行備份，不得隨意帶出或交于他人。 六、計(jì)算機(jī)使用人員應(yīng)定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)病毒感染應(yīng)及時(shí)清除，防止擴(kuò)散和蔓延。要對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備、電源電路進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。 七、對(duì)郵件帳號(hào)及密碼要注意保密，不得隨意泄露。 八、開(kāi)機(jī)后，有事離開(kāi)時(shí)，要保存桌面上的資料及對(duì)電腦進(jìn)行關(guān)或設(shè)置登錄密碼，下班后要及時(shí)檢查機(jī)器設(shè)備，切斷電源后，方可離開(kāi)。設(shè)備管理制度一、 公司所有設(shè)備的使用購(gòu)買(mǎi)、維修、報(bào)廢均依照此制度執(zhí)行。二、 新增設(shè)備的管理各部門(mén)因工作需要，新增或因維修所需而購(gòu)買(mǎi)的設(shè)備和配件經(jīng)部門(mén)匯總后并填寫(xiě)“材料計(jì)劃審批表”報(bào)總經(jīng)理批復(fù)后購(gòu)買(mǎi)，新設(shè)備的安裝和調(diào)試合格后由各部門(mén)設(shè)備使用保管責(zé)任人和部門(mén)經(jīng)理驗(yàn)收合格并在“設(shè)備登記卡”上簽字，方可使用，所有和設(shè)備有關(guān)的安裝圖紙，使用和維修資料應(yīng)一式兩份，需要復(fù)印的應(yīng)予復(fù)印，一份上交綜合辦后勤組，一份部門(mén)設(shè)備使用保管人留用。三、 設(shè)備的使用和維修管理使用：各部門(mén)設(shè)備的使用人員對(duì)設(shè)備要達(dá)到會(huì)操作、清楚日常保養(yǎng)知識(shí)、安全操作知識(shí)、熟悉設(shè)備的性能，對(duì)于危險(xiǎn)的設(shè)備一定要有明顯的警示標(biāo)志和說(shuō)明文字，并進(jìn)行一定的安全防護(hù)措施，以防意外發(fā)生，各部門(mén)設(shè)備必須每周對(duì)所屬設(shè)備進(jìn)行一次復(fù)查，并將檢查結(jié)果記錄在上，若發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題，填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)修單》，及時(shí)上報(bào)綜合辦維修。維修：公司所有設(shè)備的維修，由公司綜合辦統(tǒng)一協(xié)調(diào)修理。設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，由部門(mén)使用人填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)修單》，經(jīng)所屬部門(mén)經(jīng)理簽字由公司經(jīng)理批準(zhǔn)后交維修組，維修組接單后進(jìn)行維修，維修完畢，由使用部門(mén)經(jīng)理驗(yàn)收后，填寫(xiě)《維修項(xiàng)目驗(yàn)收單》交于維修組，并在部門(mén)設(shè)備使用保管人的《設(shè)備日常保養(yǎng)記錄本》上簽字。緊急設(shè)備的維修，可不填《設(shè)備報(bào)修單》，由設(shè)備使用保管人電話(huà)通知修理人員，完畢后要補(bǔ)填維修記錄。各部門(mén)設(shè)備使用和維修方式，請(qǐng)參見(jiàn)“部門(mén)設(shè)備使用與維修細(xì)則”。四、 設(shè)備的報(bào)廢管理出現(xiàn)下列情況可申請(qǐng)報(bào)廢：超過(guò)使用年限，在正常情況下已喪失使用功能的。因外界故意破壞、損壞后確已喪失使用功能的。設(shè)備尚能使用屬陳舊淘汰產(chǎn)品，使用效率極低，經(jīng)鑒別已無(wú)修理價(jià)值。已報(bào)廢設(shè)備應(yīng)填寫(xiě)“（報(bào)廢）商品出庫(kù)單”，然后交公司綜合辦統(tǒng)一處理，有殘值的，交財(cái)務(wù)部門(mén)入賬。五、 設(shè)備的丟失和故意損壞管理設(shè)備若被故意損壞，應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行調(diào)查，并對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)懲罰，情況嚴(yán)重者送交司法機(jī)關(guān)處理，設(shè)備若丟失，應(yīng)首先