【正文】 “檔案目錄清單”，將所有的分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先討論審查并擬定新檔案進(jìn)行記錄后方可替換，替換下來的文件應(yīng)統(tǒng)一留存，不能隨意銷毀。五、 歸檔范圍公司與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。公司會議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及全公司的規(guī)章制度）。公司制定的計劃、統(tǒng)計、預(yù)計算書工作總結(jié)。公司各部門的發(fā)文。有關(guān)部門所發(fā)批文、復(fù)函等。其它具有保存價值的文件材料，重要的工作經(jīng)驗材料。六、 保存期限文件保存除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其它規(guī)章特定者外依下列規(guī)定辦理： 永久保存1．公司章程1．股東名冊1．組織規(guī)程及辦事細(xì)則1．政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件及批文1．不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證。1．工程設(shè)計圖1．其它經(jīng)核定須永久保存的文書。十年保存2．預(yù)算決算書類2．會計憑證2．各部門的計劃資料2．其它經(jīng)核定需保存十年的文書五年保存3．期滿或解除合約3．其它經(jīng)核定需保存五年的文書一年保存結(jié)案后無長期保存必要者。七、保管期限屆滿的文件，依規(guī)定給予銷毀（一般為每年進(jìn)行一次）。銷毀前應(yīng)匯總呈報總經(jīng)理核準(zhǔn)并填寫“檔案注銷記錄” 八、檔案借閱借閱檔案（包括文件資料）必須在“檔案借閱表”上登記，機(jī)密型文件的借閱必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱，但不能帶離檔案室。秘密文件經(jīng)辦公室經(jīng)理批準(zhǔn)后即可查閱。普通類文件，外公司人未經(jīng)辦公室經(jīng)理批準(zhǔn)不可查閱。借閱期限不得超過一周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印。不得轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反《保密法》追究當(dāng)事人責(zé)任。借閱的檔案交還時必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)。外單位借閱檔案經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。60 / 60檔案案卷目錄明細(xì)文件號部門文件名稱類別卷內(nèi)張數(shù)歸檔日期密集交件人收件人簽字備注檔案銷毀登記表銷毀日期文件名稱所屬年代大致內(nèi)容銷毀理由數(shù)量銷毀部門負(fù)責(zé)人簽字審核人簽字銷毀人簽字監(jiān)毀人簽字備注檔案查借閱登記表（附表五）查借閱日期查（借閱）文件名稱或內(nèi)容檔號查(借)閱人簽字份數(shù)每份頁數(shù)密集查(借)閱用途歸還時間借閱部門利用效果登記檔案交接內(nèi)容登記表（附表七）序號文件分類文件數(shù)量歸檔登記本是否齊全 案卷目錄明細(xì)是否齊全有無借閱登記未歸檔文件數(shù)量備注:原檔案管理員的工作內(nèi)容: 現(xiàn)檔案管理員的工作內(nèi)容:原檔案管理員簽字: 現(xiàn)檔案管理員簽字:部門負(fù)責(zé)人簽字:查 (借) 閱檔案審批表 年 月 日查(借) 閱 單 位查 閱 人 姓 名部門負(fù)責(zé)人簽字查閱內(nèi)容及理由檔案主管部門意見公司副總經(jīng)理批示說明：“查閱內(nèi)容”包括了解哪些內(nèi)容、需否摘錄和復(fù)印等，應(yīng)在表內(nèi)寫明。 查 (借) 閱檔案審批表 年 月 日查(借) 閱 單 位查 閱 人 姓 名部門負(fù)責(zé)人簽字查閱內(nèi)容及理由檔案主管部門意見公司副總經(jīng)理批示說明：“查閱內(nèi)容”包括了解哪些內(nèi)容、需否摘錄和復(fù)印等，應(yīng)在表內(nèi)寫明。文印管理規(guī)定第一條 公司的文件，有打印必要時方予打印，內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。 第二條 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)過副總經(jīng)理以上級領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、油印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，并經(jīng)綜合辦公室主任同意后安排辦理。 第三條 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。 第四條 文員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時完成任務(wù)。對收到的文件資料，應(yīng)及時給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員來拿取，不得延誤。 第五條 文員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。 第六條 文員對送來打印、復(fù)印、油印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算。 第七條 文員對打印文字資料，要認(rèn)真進(jìn)行審核、校對，以免發(fā)生歧義或重大過失，對打印完的初稿（避免浪費，使用已使用過紙的背面）由送稿部門經(jīng)辦人校辦后再行打印，并進(jìn)行簽字登記；對于重要合同、資料（不得透露的）的錯稿或廢稿不得留用，進(jìn)行銷毀。第八條 正確使用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、油印機(jī)，并隨時檢查運行是否正常，有異常情況及時匯報。 文件收發(fā)規(guī)定(一)公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司其他部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 (二)文件簽發(fā)后，送綜合辦統(tǒng)一安排打印，打印后由起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、油印、蓋章。 (三)文件和原稿，由綜合辦公室文員分類歸檔，保存?zhèn)洳椤? (四)屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。 (五)文件統(tǒng)一由綜合辦負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、發(fā)送日期、接收部門、收件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。 (六)外來的文件由綜合辦公室文員負(fù)責(zé)收件、分類、登記。由綜合辦主任提出處理意見后，文員應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。 (七)傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時組織傳達(dá)和落實。報刊、郵件收發(fā)制度一、公私報刊、外來郵件由保衛(wèi)室負(fù)責(zé)收發(fā)。二、外來郵件管理、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由郵政送遞員送發(fā)。、商戶信件，由保安負(fù)責(zé)分放到各部門、商戶。（無法送達(dá)的）一律在當(dāng)日或收起后于次日交回郵政送遞員。，及時分發(fā)，不得丟失、損壞、拆封、擱置延誤，對國外來函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。三、報刊收發(fā)。保衛(wèi)室每天對郵局送來的報刊應(yīng)對照報紙派發(fā)明細(xì)單清點，發(fā)現(xiàn)有差錯應(yīng)及時登記并要求補(bǔ)缺退余。保安收到郵局送來的報刊后應(yīng)及時分發(fā)，不得耽擱延誤。各部門發(fā)現(xiàn)報刊發(fā)送差錯時，應(yīng)當(dāng)面向保安人員詢問。當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無差錯。 計算機(jī)使用管理規(guī)定 為了保護(hù)計算機(jī)內(nèi)資料的安全性及保證計算機(jī)安全正常運行，提高計算機(jī)的利用率，延長計算機(jī)的使用壽命，特制定本規(guī)定。 一、要保證計算機(jī)的衛(wèi)生清潔，嚴(yán)禁在計算機(jī)旁亂扔碎紙、果皮等雜物，禁止在機(jī)桌、機(jī)器上亂畫、亂貼等。 二、禁止利用計算機(jī)玩游戲、聊天、看電影，禁止瀏覽登入非法網(wǎng)站、瀏覽非法信息。 三、禁止隨意拔弄、拆卸、搬動計算機(jī)設(shè)備、配件（鍵盤、鼠標(biāo)等），嚴(yán)格按操作程序正常開機(jī)、關(guān)機(jī)。 四、禁止對計算機(jī)系統(tǒng)重裝及對硬盤格式化操作、改變機(jī)器配置；禁止亂裝軟件及隨意插外部門U盤，以防止感染病毒。 五、計算機(jī)內(nèi)保存的資料應(yīng)由使用人進(jìn)行定期整理并進(jìn)行備份，不得隨意帶出或交于他人。 六、計算機(jī)使用人員應(yīng)定期對計算機(jī)進(jìn)行病毒檢測，發(fā)現(xiàn)病毒感染應(yīng)及時清除，防止擴(kuò)散和蔓延。要對計算機(jī)設(shè)備、電源電路進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 七、對郵件帳號及密碼要注意保密，不得隨意泄露。 八、開機(jī)后，有事離開時，要保存桌面上的資料及對電腦進(jìn)行關(guān)或設(shè)置登錄密碼，下班后要及時檢查機(jī)器設(shè)備，切斷電源后，方可離開。設(shè)備管理制度一、 公司所有設(shè)備的使用購買、維修、報廢均依照此制度執(zhí)行。二、 新增設(shè)備的管理各部門因工作需要，新增或因維修所需而購買的設(shè)備和配件經(jīng)部門匯總后并填寫“材料計劃審批表”報總經(jīng)理批復(fù)后購買，新設(shè)備的安裝和調(diào)試合格后由各部門設(shè)備使用保管責(zé)任人和部門經(jīng)理驗收合格并在“設(shè)備登記卡”上簽字，方可使用，所有和設(shè)備有關(guān)的安裝圖紙，使用和維修資料應(yīng)一式兩份，需要復(fù)印的應(yīng)予復(fù)印，一份上交綜合辦后勤組，一份部門設(shè)備使用保管人留用。三、 設(shè)備的使用和維修管理使用：各部門設(shè)備的使用人員對設(shè)備要達(dá)到會操作、清楚日常保養(yǎng)知識、安全操作知識、熟悉設(shè)備的性能，對于危險的設(shè)備一定要有明顯的警示標(biāo)志和說明文字，并進(jìn)行一定的安全防護(hù)措施，以防意外發(fā)生，各部門設(shè)備必須每周對所屬設(shè)備進(jìn)行一次復(fù)查，并將檢查結(jié)果記錄在上，若發(fā)現(xiàn)重大問題，填寫《設(shè)備報修單》，及時上報綜合辦維修。維修：公司所有設(shè)備的維修，由公司綜合辦統(tǒng)一協(xié)調(diào)修理。設(shè)備發(fā)生故障時，由部門使用人填寫《設(shè)備報修單》，經(jīng)所屬部門經(jīng)理簽字由公司經(jīng)理批準(zhǔn)后交維修組，維修組接單后進(jìn)行維修，維修完畢，由使用部門經(jīng)理驗收后，填寫《維修項目驗收單》交于維修組，并在部門設(shè)備使用保管人的《設(shè)備日常保養(yǎng)記錄本》上簽字。緊急設(shè)備的維修，可不填《設(shè)備報修單》，由設(shè)備使用保管人電話通知修理人員，完畢后要補(bǔ)填維修記錄。各部門設(shè)備使用和維修方式，請參見“部門設(shè)備使用與維修細(xì)則”。四、 設(shè)備的報廢管理出現(xiàn)下列情況可申請報廢：超過使用年限，在正常情況下已喪失使用功能的。因外界故意破壞、損壞后確已喪失使用功能的。設(shè)備尚能使用屬陳舊淘汰產(chǎn)品，使用效率極低，經(jīng)鑒別已無修理價值。已報廢設(shè)備應(yīng)填寫“（報廢）商品出庫單”，然后交公司綜合辦統(tǒng)一處理，有殘值的，交財務(wù)部門入賬。五、 設(shè)備的丟失和故意損壞管理設(shè)備若被故意損壞，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行調(diào)查，并對當(dāng)事人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)懲罰，情況嚴(yán)重者送交司法機(jī)關(guān)處理，設(shè)備若丟失，應(yīng)首先