后勤采購管理辦法-文庫吧
2025-03-28 12:24 本頁面
【正文】 行政內(nèi)勤于每月月底前根據(jù)各部門的采購申請匯總制定月度采購計劃，經(jīng)行政主管審核后報請公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。 行政內(nèi)勤應(yīng)審查各部門申請采購的物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足。只有現(xiàn)有庫存不能滿足的請購物資才能列入采購計劃中。 對于無法于需用日期內(nèi)辦妥的采購申請，行政部門應(yīng)及時通知請購部門。 采購計劃應(yīng)同時報送財務(wù)部門，以便于公司資金的安排。 未列入采購計劃內(nèi)的物資不得采購。如確屬臨時性急需物資，應(yīng)填寫緊急采購申請表，經(jīng)部門主管審批及公司行政主管核準(zhǔn)后才能列入采購范圍，單件 500 元以上的物資要經(jīng)總經(jīng)理審批。 供應(yīng)商及采購方式選擇 采購人員應(yīng)視采購量、金額大小及供應(yīng)情況，分別采取定點(diǎn)采購、詢比價采購、招標(biāo)采購、網(wǎng)購（網(wǎng)上招標(biāo)、定點(diǎn)網(wǎng)購或詢比價網(wǎng)購）等不同的采購方式實(shí)施采購，確定供應(yīng)商及價格。 公司一次性采購量或金額大的物資實(shí)行招標(biāo)的方式確定供應(yīng)商及價格，由行政部門負(fù)責(zé)安排招標(biāo)事宜，財務(wù)部門參與招標(biāo)過程。如全年耗用量大的辦公文具、公司定制品、勞保用品；一次性訂購量大的工作服、掛歷、宿舍用品；全年耗費(fèi)金額大的寬帶、手機(jī)、固話等通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等均可采用招標(biāo)方式采購； 日常采購量或金額較大的物資，由行政部和財務(wù)部共同確定定點(diǎn)供應(yīng)商，簽訂長期議價采購合同，實(shí)行定點(diǎn)采購。辦公設(shè)備、辦公家具、宣傳印刷品、營銷促銷品、勞保用品、照明燈等物資均可采用定點(diǎn)采購方式； 無法招標(biāo)或定點(diǎn)采購的物資，可采用詢比價方式采購，向三個以上的供應(yīng)商詢價后填制供應(yīng)商詢價表，經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后擇優(yōu)選購，如公共設(shè)施維護(hù)等物資。 合同的簽訂與撤銷 采取招標(biāo)采購及定點(diǎn)采購的應(yīng)簽訂采購合同，明確約定并準(zhǔn)確闡述采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價格、供貨方式、驗(yàn)收方式、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)、交貨地點(diǎn)、交貨時間、結(jié)算付款方式、雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等，并按照規(guī)定4 / 19的權(quán)限簽訂合同，合同雙方必須簽字蓋章。零星采購可不簽訂采購合同。 采購合同由需求部門配合行政部門擬定，行政部門負(fù)責(zé)人審核，公司總經(jīng)理審批。涉及金額較大、存在較高風(fēng)險的合同應(yīng)聘請律師進(jìn)行專業(yè)審核。 采購經(jīng)辦人員應(yīng)跟蹤合同履行的過程（包括合同的執(zhí)行、儲運(yùn)、交貨、驗(yàn)質(zhì)、入庫、付款等） ，對可能發(fā)生異常的情況，應(yīng)出具書面報告并提出解決方案。 合同履行過程中，如供方提出變更合同或撤銷合同，行政部門應(yīng)對供方提出的合同變更或撤銷理由進(jìn)行調(diào)查，經(jīng)調(diào)查證實(shí)供方確實(shí)無法全部履行或無法履行合同后，由供方提出合同變更或撤銷申請，經(jīng)我方行政主管及公司總經(jīng)理審批后方可變更或撤銷。合同變更或撤銷給公司造成損失的，應(yīng)追究供方責(zé)任。 我方如遇特殊情況需要變更或撤銷合同的，由行政部門與供方溝通協(xié)商后，提交合同變更或撤銷申請，經(jīng)行政主管及公司總經(jīng)理審批后方可變更或撤銷。為維護(hù)公司誠信的“金字招牌 ”，原則上不得申請變更或撤銷合同。 購買 招標(biāo)方式采購物資的，合同簽訂后，由采購員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)過程。供方交貨時，采購員要及時通知保管員到場驗(yàn)收。 定點(diǎn)或詢比價方式采購物資的，由后勤采購工作小組安排人員陪同采購。如需提供專業(yè)支持的，由需求部門安排人員協(xié)助采購，提供專業(yè)建議。 不論采取哪種采購方式，采購員都必須向供應(yīng)商索要發(fā)票及購物清單，零星現(xiàn)金支付的需索要收款憑證，相關(guān)單據(jù)上采購員及陪同采購人員需簽字確認(rèn)。 驗(yàn)收入庫 物資采購后，采購員將物資交到倉庫。倉庫保管員當(dāng)面清點(diǎn)物資，對照采購計劃表、供應(yīng)商的銷售清單與物資一一核對，檢查物資品種、規(guī)格、數(shù)量、價格是否無誤，質(zhì)量是否符合要求，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包檢查。宣傳印制類物資應(yīng)有需求部門協(xié)助驗(yàn)收，查驗(yàn)樣式是否符合定制要求。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)向采購員提出質(zhì)疑或向上級主管匯報。 物資驗(yàn)收無誤后，保管員開具入庫單，并將采購付款聯(lián)交給采購員，采購員及保管員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的，由采購員聯(lián)系退換貨或返工。 保管員分類別登記物資入庫臺賬，將實(shí)物存入倉庫。 報賬付款 采購業(yè)務(wù)結(jié)束后，采購員將票據(jù)交給行政內(nèi)勤報賬。行政內(nèi)勤應(yīng)在一周之內(nèi)報賬，按各部門的物資申購情況制作費(fèi)用分?jǐn)偙?，將原始票證粘貼整齊，填好費(fèi)用報銷審批單，經(jīng)部門主管審批后交財務(wù)部門審核。5 / 19 財務(wù)部門對報賬事項(xiàng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核附件及相關(guān)審批程序的是否完整、報賬事項(xiàng)與附件是否匹配、各部門的物資耗費(fèi)是否在預(yù)算額度內(nèi)、超預(yù)算的是否履行超預(yù)算報批程序，審核無誤后審核人在費(fèi)用報銷審批單上簽字。 財務(wù)審核通過后，行政內(nèi)勤提請總經(jīng)理審批，審批完成即可交財務(wù)部門制證付款。 報賬的票據(jù)必須包括：費(fèi)用報銷審批單、供應(yīng)商的銷售清單、入庫單（財務(wù)聯(lián)） 、有效發(fā)票、物資采購計劃表、供應(yīng)商詢價表、費(fèi)用分?jǐn)偙恚熏F(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)，簽訂了合同的應(yīng)提供合同。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。 合同約定了結(jié)算付款方式的，按合同約定辦理。財務(wù)按報賬結(jié)算金額掛供應(yīng)商往來，行政內(nèi)勤在合同約定付款時限內(nèi)填寫付款申請單，并附上入庫單（采購付款聯(lián)）及合同復(fù)印件，履行相關(guān)審批程序后交財務(wù)付款。 不在現(xiàn)金交易范圍內(nèi)的采購業(yè)務(wù)均需通過銀行轉(zhuǎn)賬支付給供應(yīng)商。供應(yīng)商為單位的，采用公對公轉(zhuǎn)賬支付；供應(yīng)商為個人的，采用公對個人銀行卡轉(zhuǎn)賬支付。 簽訂了采購合同或協(xié)議的，采購員報賬時需提供收款方名稱、開戶銀行及賬號，且收款方、開票方和合同簽訂方三方必須一致，以確保無資金支付糾紛?？铐?xiàng)不得向非合同訂立方進(jìn)行支付，也不得將款項(xiàng)支付到供應(yīng)商指定的其他單位戶頭或個人戶頭。 物資管理 所有辦公類、宣傳印制類、勞保清潔及宿舍用品、公共設(shè)施類物資都必須履行先入庫后領(lǐng)用的程序，由行政部門統(tǒng)一管理。 物資管理實(shí)行“ 誰保管誰負(fù)責(zé)、誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則。行政部門應(yīng)分部門建立并實(shí)時更新各部門固定資產(chǎn)和低值易耗品（不屬于固定資產(chǎn)，而又價值較高或使用時間較長的物品）保管清單，落實(shí)保管責(zé)任。使用部門應(yīng)建立并實(shí)時更新本部門固定資產(chǎn)和低值易耗品保管清單，將保管責(zé)任落實(shí)到人。 行政部門應(yīng)定期對物資進(jìn)行盤點(diǎn)，至少每季度盤點(diǎn)一次，并將盤點(diǎn)結(jié)果報送財務(wù)部門。盤點(diǎn)中如發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧等情況應(yīng)查明原因，并及時報告上級主管。因個人保管不善導(dǎo)致盤虧的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。 倉庫保管員應(yīng)分類別分品種登記物資入庫臺賬和庫存臺賬，物資發(fā)放要有領(lǐng)用記錄，注明領(lǐng)用部門，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。領(lǐng)用固定資產(chǎn)和低值易耗品的，行政部門和使用部門要及時更新保管清單。 招待類物資采購 采購申請6 / 19 招待類物資采購僅限于公司會議或活動、營銷、客戶維系、外部檢查及日常接待需要。私人活動及招待不得申請采購招待類物資。 需求部門于每月 25 日前提交采購申請，臨時
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