【正文】 行政內(nèi)勤于每月月底前根據(jù)各部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)匯總制定月度采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)行政主管審核后報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。 行政內(nèi)勤應(yīng)審查各部門(mén)申請(qǐng)采購(gòu)的物資是否能由現(xiàn)有庫(kù)存滿(mǎn)足。只有現(xiàn)有庫(kù)存不能滿(mǎn)足的請(qǐng)購(gòu)物資才能列入采購(gòu)計(jì)劃中。 對(duì)于無(wú)法于需用日期內(nèi)辦妥的采購(gòu)申請(qǐng)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。 采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)同時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)，以便于公司資金的安排。 未列入采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)的物資不得采購(gòu)。如確屬臨時(shí)性急需物資，應(yīng)填寫(xiě)緊急采購(gòu)申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)主管審批及公司行政主管核準(zhǔn)后才能列入采購(gòu)范圍，單件 500 元以上的物資要經(jīng)總經(jīng)理審批。 供應(yīng)商及采購(gòu)方式選擇 采購(gòu)人員應(yīng)視采購(gòu)量、金額大小及供應(yīng)情況，分別采取定點(diǎn)采購(gòu)、詢(xún)比價(jià)采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、網(wǎng)購(gòu)（網(wǎng)上招標(biāo)、定點(diǎn)網(wǎng)購(gòu)或詢(xún)比價(jià)網(wǎng)購(gòu)）等不同的采購(gòu)方式實(shí)施采購(gòu)，確定供應(yīng)商及價(jià)格。 公司一次性采購(gòu)量或金額大的物資實(shí)行招標(biāo)的方式確定供應(yīng)商及價(jià)格，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)安排招標(biāo)事宜，財(cái)務(wù)部門(mén)參與招標(biāo)過(guò)程。如全年耗用量大的辦公文具、公司定制品、勞保用品；一次性訂購(gòu)量大的工作服、掛歷、宿舍用品；全年耗費(fèi)金額大的寬帶、手機(jī)、固話(huà)等通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等均可采用招標(biāo)方式采購(gòu)； 日常采購(gòu)量或金額較大的物資，由行政部和財(cái)務(wù)部共同確定定點(diǎn)供應(yīng)商，簽訂長(zhǎng)期議價(jià)采購(gòu)合同，實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)。辦公設(shè)備、辦公家具、宣傳印刷品、營(yíng)銷(xiāo)促銷(xiāo)品、勞保用品、照明燈等物資均可采用定點(diǎn)采購(gòu)方式； 無(wú)法招標(biāo)或定點(diǎn)采購(gòu)的物資，可采用詢(xún)比價(jià)方式采購(gòu)，向三個(gè)以上的供應(yīng)商詢(xún)價(jià)后填制供應(yīng)商詢(xún)價(jià)表，經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后擇優(yōu)選購(gòu)，如公共設(shè)施維護(hù)等物資。 合同的簽訂與撤銷(xiāo) 采取招標(biāo)采購(gòu)及定點(diǎn)采購(gòu)的應(yīng)簽訂采購(gòu)合同，明確約定并準(zhǔn)確闡述采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、供貨方式、驗(yàn)收方式、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間、結(jié)算付款方式、雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等，并按照規(guī)定4 / 19的權(quán)限簽訂合同，合同雙方必須簽字蓋章。零星采購(gòu)可不簽訂采購(gòu)合同。 采購(gòu)合同由需求部門(mén)配合行政部門(mén)擬定，行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，公司總經(jīng)理審批。涉及金額較大、存在較高風(fēng)險(xiǎn)的合同應(yīng)聘請(qǐng)律師進(jìn)行專(zhuān)業(yè)審核。 采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)跟蹤合同履行的過(guò)程（包括合同的執(zhí)行、儲(chǔ)運(yùn)、交貨、驗(yàn)質(zhì)、入庫(kù)、付款等） ，對(duì)可能發(fā)生異常的情況，應(yīng)出具書(shū)面報(bào)告并提出解決方案。 合同履行過(guò)程中，如供方提出變更合同或撤銷(xiāo)合同，行政部門(mén)應(yīng)對(duì)供方提出的合同變更或撤銷(xiāo)理由進(jìn)行調(diào)查，經(jīng)調(diào)查證實(shí)供方確實(shí)無(wú)法全部履行或無(wú)法履行合同后，由供方提出合同變更或撤銷(xiāo)申請(qǐng)，經(jīng)我方行政主管及公司總經(jīng)理審批后方可變更或撤銷(xiāo)。合同變更或撤銷(xiāo)給公司造成損失的，應(yīng)追究供方責(zé)任。 我方如遇特殊情況需要變更或撤銷(xiāo)合同的，由行政部門(mén)與供方溝通協(xié)商后，提交合同變更或撤銷(xiāo)申請(qǐng)，經(jīng)行政主管及公司總經(jīng)理審批后方可變更或撤銷(xiāo)。為維護(hù)公司誠(chéng)信的“金字招牌 ”，原則上不得申請(qǐng)變更或撤銷(xiāo)合同。 購(gòu)買(mǎi) 招標(biāo)方式采購(gòu)物資的，合同簽訂后，由采購(gòu)員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)過(guò)程。供方交貨時(shí)，采購(gòu)員要及時(shí)通知保管員到場(chǎng)驗(yàn)收。 定點(diǎn)或詢(xún)比價(jià)方式采購(gòu)物資的，由后勤采購(gòu)工作小組安排人員陪同采購(gòu)。如需提供專(zhuān)業(yè)支持的，由需求部門(mén)安排人員協(xié)助采購(gòu)，提供專(zhuān)業(yè)建議。 不論采取哪種采購(gòu)方式，采購(gòu)員都必須向供應(yīng)商索要發(fā)票及購(gòu)物清單，零星現(xiàn)金支付的需索要收款憑證，相關(guān)單據(jù)上采購(gòu)員及陪同采購(gòu)人員需簽字確認(rèn)。 驗(yàn)收入庫(kù) 物資采購(gòu)后，采購(gòu)員將物資交到倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)保管員當(dāng)面清點(diǎn)物資，對(duì)照采購(gòu)計(jì)劃表、供應(yīng)商的銷(xiāo)售清單與物資一一核對(duì)，檢查物資品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格是否無(wú)誤，質(zhì)量是否符合要求，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包檢查。宣傳印制類(lèi)物資應(yīng)有需求部門(mén)協(xié)助驗(yàn)收，查驗(yàn)樣式是否符合定制要求。驗(yàn)收過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)向采購(gòu)員提出質(zhì)疑或向上級(jí)主管匯報(bào)。 物資驗(yàn)收無(wú)誤后，保管員開(kāi)具入庫(kù)單，并將采購(gòu)付款聯(lián)交給采購(gòu)員，采購(gòu)員及保管員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的，由采購(gòu)員聯(lián)系退換貨或返工。 保管員分類(lèi)別登記物資入庫(kù)臺(tái)賬，將實(shí)物存入倉(cāng)庫(kù)。 報(bào)賬付款 采購(gòu)業(yè)務(wù)結(jié)束后，采購(gòu)員將票據(jù)交給行政內(nèi)勤報(bào)賬。行政內(nèi)勤應(yīng)在一周之內(nèi)報(bào)賬，按各部門(mén)的物資申購(gòu)情況制作費(fèi)用分?jǐn)偙?，將原始票證粘貼整齊，填好費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批單，經(jīng)部門(mén)主管審批后交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。5 / 19 財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)賬事項(xiàng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核附件及相關(guān)審批程序的是否完整、報(bào)賬事項(xiàng)與附件是否匹配、各部門(mén)的物資耗費(fèi)是否在預(yù)算額度內(nèi)、超預(yù)算的是否履行超預(yù)算報(bào)批程序，審核無(wú)誤后審核人在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批單上簽字。 財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，行政內(nèi)勤提請(qǐng)總經(jīng)理審批，審批完成即可交財(cái)務(wù)部門(mén)制證付款。 報(bào)賬的票據(jù)必須包括：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批單、供應(yīng)商的銷(xiāo)售清單、入庫(kù)單（財(cái)務(wù)聯(lián)） 、有效發(fā)票、物資采購(gòu)計(jì)劃表、供應(yīng)商詢(xún)價(jià)表、費(fèi)用分?jǐn)偙恚熏F(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)，簽訂了合同的應(yīng)提供合同。各類(lèi)單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。 合同約定了結(jié)算付款方式的，按合同約定辦理。財(cái)務(wù)按報(bào)賬結(jié)算金額掛供應(yīng)商往來(lái)，行政內(nèi)勤在合同約定付款時(shí)限內(nèi)填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，并附上入庫(kù)單（采購(gòu)付款聯(lián)）及合同復(fù)印件，履行相關(guān)審批程序后交財(cái)務(wù)付款。 不在現(xiàn)金交易范圍內(nèi)的采購(gòu)業(yè)務(wù)均需通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬支付給供應(yīng)商。供應(yīng)商為單位的，采用公對(duì)公轉(zhuǎn)賬支付；供應(yīng)商為個(gè)人的，采用公對(duì)個(gè)人銀行卡轉(zhuǎn)賬支付。 簽訂了采購(gòu)合同或協(xié)議的，采購(gòu)員報(bào)賬時(shí)需提供收款方名稱(chēng)、開(kāi)戶(hù)銀行及賬號(hào)，且收款方、開(kāi)票方和合同簽訂方三方必須一致，以確保無(wú)資金支付糾紛?？铐?xiàng)不得向非合同訂立方進(jìn)行支付，也不得將款項(xiàng)支付到供應(yīng)商指定的其他單位戶(hù)頭或個(gè)人戶(hù)頭。 物資管理 所有辦公類(lèi)、宣傳印制類(lèi)、勞保清潔及宿舍用品、公共設(shè)施類(lèi)物資都必須履行先入庫(kù)后領(lǐng)用的程序，由行政部門(mén)統(tǒng)一管理。 物資管理實(shí)行“ 誰(shuí)保管誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則。行政部門(mén)應(yīng)分部門(mén)建立并實(shí)時(shí)更新各部門(mén)固定資產(chǎn)和低值易耗品（不屬于固定資產(chǎn)，而又價(jià)值較高或使用時(shí)間較長(zhǎng)的物品）保管清單，落實(shí)保管責(zé)任。使用部門(mén)應(yīng)建立并實(shí)時(shí)更新本部門(mén)固定資產(chǎn)和低值易耗品保管清單，將保管責(zé)任落實(shí)到人。 行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，至少每季度盤(pán)點(diǎn)一次，并將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)。盤(pán)點(diǎn)中如發(fā)現(xiàn)有盤(pán)盈、盤(pán)虧等情況應(yīng)查明原因，并及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管。因個(gè)人保管不善導(dǎo)致盤(pán)虧的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。 倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)分類(lèi)別分品種登記物資入庫(kù)臺(tái)賬和庫(kù)存臺(tái)賬，物資發(fā)放要有領(lǐng)用記錄，注明領(lǐng)用部門(mén)，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。領(lǐng)用固定資產(chǎn)和低值易耗品的，行政部門(mén)和使用部門(mén)要及時(shí)更新保管清單。 招待類(lèi)物資采購(gòu) 采購(gòu)申請(qǐng)6 / 19 招待類(lèi)物資采購(gòu)僅限于公司會(huì)議或活動(dòng)、營(yíng)銷(xiāo)、客戶(hù)維系、外部檢查及日常接待需要。私人活動(dòng)及招待不得申請(qǐng)采購(gòu)招待類(lèi)物資。 需求部門(mén)于每月 25 日前提交采購(gòu)申請(qǐng)，臨時(shí)