后勤采購管理辦法-文庫吧
2025-03-28 12:24 本頁面
【正文】 行政內勤于每月月底前根據各部門的采購申請匯總制定月度采購計劃，經行政主管審核后報請公司總經理批準。 行政內勤應審查各部門申請采購的物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足。只有現(xiàn)有庫存不能滿足的請購物資才能列入采購計劃中。 對于無法于需用日期內辦妥的采購申請，行政部門應及時通知請購部門。 采購計劃應同時報送財務部門，以便于公司資金的安排。 未列入采購計劃內的物資不得采購。如確屬臨時性急需物資，應填寫緊急采購申請表，經部門主管審批及公司行政主管核準后才能列入采購范圍，單件 500 元以上的物資要經總經理審批。 供應商及采購方式選擇 采購人員應視采購量、金額大小及供應情況，分別采取定點采購、詢比價采購、招標采購、網購（網上招標、定點網購或詢比價網購）等不同的采購方式實施采購，確定供應商及價格。 公司一次性采購量或金額大的物資實行招標的方式確定供應商及價格，由行政部門負責安排招標事宜，財務部門參與招標過程。如全年耗用量大的辦公文具、公司定制品、勞保用品；一次性訂購量大的工作服、掛歷、宿舍用品；全年耗費金額大的寬帶、手機、固話等通訊網絡設施等均可采用招標方式采購； 日常采購量或金額較大的物資，由行政部和財務部共同確定定點供應商，簽訂長期議價采購合同，實行定點采購。辦公設備、辦公家具、宣傳印刷品、營銷促銷品、勞保用品、照明燈等物資均可采用定點采購方式； 無法招標或定點采購的物資，可采用詢比價方式采購，向三個以上的供應商詢價后填制供應商詢價表，經行政主管及總經理審批后擇優(yōu)選購，如公共設施維護等物資。 合同的簽訂與撤銷 采取招標采購及定點采購的應簽訂采購合同，明確約定并準確闡述采購物資的名稱、規(guī)格、質量標準、數(shù)量、價格、供貨方式、驗收方式、運輸方式及費用承擔、交貨地點、交貨時間、結算付款方式、雙方的權利、義務和違約責任等，并按照規(guī)定4 / 19的權限簽訂合同，合同雙方必須簽字蓋章。零星采購可不簽訂采購合同。 采購合同由需求部門配合行政部門擬定，行政部門負責人審核，公司總經理審批。涉及金額較大、存在較高風險的合同應聘請律師進行專業(yè)審核。 采購經辦人員應跟蹤合同履行的過程（包括合同的執(zhí)行、儲運、交貨、驗質、入庫、付款等） ，對可能發(fā)生異常的情況，應出具書面報告并提出解決方案。 合同履行過程中，如供方提出變更合同或撤銷合同，行政部門應對供方提出的合同變更或撤銷理由進行調查，經調查證實供方確實無法全部履行或無法履行合同后，由供方提出合同變更或撤銷申請，經我方行政主管及公司總經理審批后方可變更或撤銷。合同變更或撤銷給公司造成損失的，應追究供方責任。 我方如遇特殊情況需要變更或撤銷合同的，由行政部門與供方溝通協(xié)商后，提交合同變更或撤銷申請，經行政主管及公司總經理審批后方可變更或撤銷。為維護公司誠信的“金字招牌 ”，原則上不得申請變更或撤銷合同。 購買 招標方式采購物資的，合同簽訂后，由采購員負責跟蹤供應過程。供方交貨時，采購員要及時通知保管員到場驗收。 定點或詢比價方式采購物資的，由后勤采購工作小組安排人員陪同采購。如需提供專業(yè)支持的，由需求部門安排人員協(xié)助采購，提供專業(yè)建議。 不論采取哪種采購方式，采購員都必須向供應商索要發(fā)票及購物清單，零星現(xiàn)金支付的需索要收款憑證，相關單據上采購員及陪同采購人員需簽字確認。 驗收入庫 物資采購后，采購員將物資交到倉庫。倉庫保管員當面清點物資，對照采購計劃表、供應商的銷售清單與物資一一核對，檢查物資品種、規(guī)格、數(shù)量、價格是否無誤，質量是否符合要求，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應立即拆包檢查。宣傳印制類物資應有需求部門協(xié)助驗收，查驗樣式是否符合定制要求。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)異常，應向采購員提出質疑或向上級主管匯報。 物資驗收無誤后，保管員開具入庫單，并將采購付款聯(lián)交給采購員，采購員及保管員簽字確認。驗收不合格的，由采購員聯(lián)系退換貨或返工。 保管員分類別登記物資入庫臺賬，將實物存入倉庫。 報賬付款 采購業(yè)務結束后，采購員將票據交給行政內勤報賬。行政內勤應在一周之內報賬，按各部門的物資申購情況制作費用分攤表，將原始票證粘貼整齊，填好費用報銷審批單，經部門主管審批后交財務部門審核。5 / 19 財務部門對報賬事項進行審核，重點審核附件及相關審批程序的是否完整、報賬事項與附件是否匹配、各部門的物資耗費是否在預算額度內、超預算的是否履行超預算報批程序，審核無誤后審核人在費用報銷審批單上簽字。 財務審核通過后，行政內勤提請總經理審批，審批完成即可交財務部門制證付款。 報賬的票據必須包括：費用報銷審批單、供應商的銷售清單、入庫單（財務聯(lián)） 、有效發(fā)票、物資采購計劃表、供應商詢價表、費用分攤表，已現(xiàn)金支付的應提供收據，簽訂了合同的應提供合同。各類單據要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。 合同約定了結算付款方式的，按合同約定辦理。財務按報賬結算金額掛供應商往來，行政內勤在合同約定付款時限內填寫付款申請單，并附上入庫單（采購付款聯(lián)）及合同復印件，履行相關審批程序后交財務付款。 不在現(xiàn)金交易范圍內的采購業(yè)務均需通過銀行轉賬支付給供應商。供應商為單位的，采用公對公轉賬支付；供應商為個人的，采用公對個人銀行卡轉賬支付。 簽訂了采購合同或協(xié)議的，采購員報賬時需提供收款方名稱、開戶銀行及賬號，且收款方、開票方和合同簽訂方三方必須一致，以確保無資金支付糾紛?？铐棽坏孟蚍呛贤喠⒎竭M行支付，也不得將款項支付到供應商指定的其他單位戶頭或個人戶頭。 物資管理 所有辦公類、宣傳印制類、勞保清潔及宿舍用品、公共設施類物資都必須履行先入庫后領用的程序，由行政部門統(tǒng)一管理。 物資管理實行“ 誰保管誰負責、誰使用誰負責”的原則。行政部門應分部門建立并實時更新各部門固定資產和低值易耗品（不屬于固定資產，而又價值較高或使用時間較長的物品）保管清單，落實保管責任。使用部門應建立并實時更新本部門固定資產和低值易耗品保管清單，將保管責任落實到人。 行政部門應定期對物資進行盤點，至少每季度盤點一次，并將盤點結果報送財務部門。盤點中如發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧等情況應查明原因，并及時報告上級主管。因個人保管不善導致盤虧的，由責任人負責賠償。 倉庫保管員應分類別分品種登記物資入庫臺賬和庫存臺賬，物資發(fā)放要有領用記錄，注明領用部門，領用人簽字確認。領用固定資產和低值易耗品的，行政部門和使用部門要及時更新保管清單。 招待類物資采購 采購申請6 / 19 招待類物資采購僅限于公司會議或活動、營銷、客戶維系、外部檢查及日常接待需要。私人活動及招待不得申請采購招待類物資。 需求部門于每月 25 日前提交采購申請，臨時
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