溝通管理 -系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理-文庫吧
2025-01-02 15:18 本頁面
【正文】 在溝通渠道。因此，在規(guī)劃項(xiàng)目溝通時，需要做的一件重要工作就是，明確的界定誰與誰溝通，以及誰將接收什么信息。 確定項(xiàng)目溝通需求的信息通常包括 ? 組織機(jī)構(gòu)圖； ? 項(xiàng)目組織以及干系人職責(zé)間的關(guān)系； ? 項(xiàng)目所涉及的學(xué)科、部門和專業(yè)； ? 有多少人在什么地點(diǎn)參與項(xiàng)目； ? 內(nèi)部信息需求（如橫跨整個組織的溝通）； ? 外部信息需求（如與媒體、公眾或承包商的溝通）； ? 來自干系人登記冊和干系人管理策略的干系人信息。 溝通技術(shù) √ ? 可以采用各種方法在項(xiàng)目干系人之間傳遞信息。例如單獨(dú)談話、項(xiàng)目會議、項(xiàng)目簡報通知、項(xiàng)目報告、項(xiàng)目總結(jié)等方式。 影響項(xiàng)目的溝通技術(shù)因素 √ ? 1）信息需求的緊迫性。為了項(xiàng)目成功，信息是否需要頻繁更新并隨要隨得？或者，只需要定期發(fā)布書面報告？ ? 2）可用技術(shù)。是否已有合適的系統(tǒng)？為滿足項(xiàng)目需求，是否需要改進(jìn)現(xiàn)有系統(tǒng)？例如，相關(guān)干系人是否擁有所選定的溝通技術(shù)？ ? 3）預(yù)期的項(xiàng)目人員配備。所建議的溝通系統(tǒng)與項(xiàng)目參與者的經(jīng)驗(yàn)和專長是否匹配？是否需要大量的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)？ ? 4）項(xiàng)目的持續(xù)時間。在項(xiàng)目結(jié)束前，現(xiàn)有的溝通技術(shù)是否將發(fā)生變化？ ? 5）項(xiàng)目環(huán)境。團(tuán)隊(duì)成員是面對面工作，還是在虛擬環(huán)境下工作？ 溝通方式 √ ? 單獨(dú)談話； ? 項(xiàng)目會議； ? 項(xiàng)目簡報、通知； ? 項(xiàng)目報告、項(xiàng)目總結(jié)； 信息的傳遞方式 ? 會議 ? 書面通知，包括電子郵件 ? 專設(shè)的項(xiàng)目管理軟件 溝通計劃編制的輸出 √ ? 溝通管理計劃 ?項(xiàng)目干系人的需求和預(yù)期； ?用于溝通的信息，包括格式、內(nèi)容、細(xì)節(jié)水平； ?個體對溝通信息的響應(yīng)； ?將接收信息的個體和小組； ?傳輸信息的方法和技術(shù)； ?溝通頻率； ?專業(yè)術(shù)語表； ? …… 溝通計劃編制的輸出 ? 溝通管理計劃 ?項(xiàng)目統(tǒng)計會議； ?項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會議； ?電子會議； ? …… 溝通管理計劃的主要內(nèi)容 √ ? 需要溝通的信息，包括語言、格式、內(nèi)容、詳細(xì)程度； ? 發(fā)布相關(guān)信息的原因； ? 發(fā)布所需信息的時限和頻率； ? 負(fù)責(zé)溝通相關(guān)信息的人員； ? 有權(quán)發(fā)布機(jī)密信息的人員； ? 將要接收信息的個人或小組； 溝通管理計劃的主要內(nèi)容 √ ? 傳遞信息的技術(shù)或方法，如備忘錄、電子郵件和 /或新聞稿等； ? 為溝通活動分配的資源，包括時間和預(yù)算；在下層員工無法解決問題時的問題升級流程，用于規(guī)定問題上報時限和上報路徑； ? 隨項(xiàng)目進(jìn)展，對溝通管理計劃進(jìn)行更新與優(yōu)化的方法； ? 通用術(shù)語表； ? 項(xiàng)目信息流向圖、工作流程（兼有授權(quán)順序）、報告清單、會議計劃等； ? 溝通制約因素，通常來自特定的法律法規(guī)、技術(shù)要求和組織政策等。 溝通計劃的模板 ? 溝通管理計劃樣本模板 ?溝通項(xiàng)目 ?目的 ?頻率 ?開始 /結(jié)束日期 ?格式 /媒介 ?職責(zé) 本章要點(diǎn) ? 項(xiàng)目溝通管理的重要性 ? 溝通計劃編制 ? 信息分發(fā) ? 績效報告 ? 項(xiàng)目干系人管理 ? 改善溝通的軟技巧 ? 項(xiàng)目需求溝通 信息分發(fā) √ ? 向項(xiàng)目干系人及時提供所需的信息。 ? 包括實(shí)施溝通管理計劃、處理意外信息需求 信息分發(fā)的輸入 √ ? 溝通管理計劃 ? 工作績效信息 信息分發(fā)的工具和技術(shù) √ ? 溝通技能 ? 信息收集和檢索系統(tǒng) ? 信息發(fā)布系統(tǒng) ? 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)過程 溝通技能 ? 溝通技巧 (munication skills)。溝通技巧用來交換信息。發(fā)送者有責(zé)任使信息清晰、沒有歧意和完整以便接收者能正確地接收。接收方的責(zé)任是保證信息接受完成無缺，信息理解正確無誤。 ? 類型： ? 書面的和口頭的，耳聽的和口講的。 ? 內(nèi)部的（項(xiàng)目內(nèi)）和外部的（與客戶、媒體、公眾的溝通）。 ? 正式的（報告，指示等）和非正式的（備忘錄，特別安排的談話等）。 ? 垂直的（組織內(nèi)上下級之間）和水平的（與同級別之間）。 常用的溝通方式優(yōu)缺點(diǎn) √ ? 內(nèi)部（在項(xiàng)目內(nèi)）和外部（客戶、其他項(xiàng)目、媒體、公眾）溝通。項(xiàng)目組內(nèi)外溝通有別。內(nèi)部講求效率和準(zhǔn)確度，對外強(qiáng)調(diào)信息的充分和準(zhǔn)確。對內(nèi)溝通可以以非正式方式出現(xiàn)，對外溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理以正式方式進(jìn)行。 ? 正式（報告、備忘錄、簡報）和非正式（電子郵件、即興討論）溝通； ? 垂直（上下級之間）和水平（同級之間）溝通。垂直溝通信息傳播速度快，準(zhǔn)確程度高，水平溝通復(fù)雜程度高，往往不受當(dāng)事人控制。 ? 書面和口頭溝通、聽與說。書面溝通優(yōu)點(diǎn)是清晰明確、二義性少，缺點(diǎn)是缺乏人性化?？陬^溝通優(yōu)點(diǎn)是較為人性化，易于雙方充分了解和溝通，缺點(diǎn)是缺乏溝通的有效證據(jù)，當(dāng)雙方理解不同時，可能會產(chǎn)生較強(qiáng)的分歧。 ? 口頭語言和非口頭語言（音調(diào)變化、身體語言）溝通。 溝通障礙 √ ? 指那些導(dǎo)致信息失真、影響溝通有效性的因素。對于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，溝通的主要障礙： ?缺乏清晰的溝通渠道 ?技術(shù)語言方面的困難 ?溝通雙方的時空距離 ?敵對的情緒 ?懷疑 溝通障礙 ? 對于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，溝通的主要障礙： ?掌握知識信息不夠； ?重點(diǎn)不突出或條理不清晰； ?缺少聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤； ?準(zhǔn)備不充分，未慎重思考就發(fā)表意見；
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