溝通管理 -系統(tǒng)集成項目管理-文庫吧
2025-01-02 15:18 本頁面
【正文】 在溝通渠道。因此，在規(guī)劃項目溝通時，需要做的一件重要工作就是，明確的界定誰與誰溝通，以及誰將接收什么信息。 確定項目溝通需求的信息通常包括 ? 組織機構圖； ? 項目組織以及干系人職責間的關系； ? 項目所涉及的學科、部門和專業(yè)； ? 有多少人在什么地點參與項目； ? 內部信息需求（如橫跨整個組織的溝通）； ? 外部信息需求（如與媒體、公眾或承包商的溝通）； ? 來自干系人登記冊和干系人管理策略的干系人信息。 溝通技術 √ ? 可以采用各種方法在項目干系人之間傳遞信息。例如單獨談話、項目會議、項目簡報通知、項目報告、項目總結等方式。 影響項目的溝通技術因素 √ ? 1）信息需求的緊迫性。為了項目成功，信息是否需要頻繁更新并隨要隨得？或者，只需要定期發(fā)布書面報告？ ? 2）可用技術。是否已有合適的系統(tǒng)？為滿足項目需求，是否需要改進現(xiàn)有系統(tǒng)？例如，相關干系人是否擁有所選定的溝通技術？ ? 3）預期的項目人員配備。所建議的溝通系統(tǒng)與項目參與者的經驗和專長是否匹配？是否需要大量的培訓與學習？ ? 4）項目的持續(xù)時間。在項目結束前，現(xiàn)有的溝通技術是否將發(fā)生變化？ ? 5）項目環(huán)境。團隊成員是面對面工作，還是在虛擬環(huán)境下工作？ 溝通方式 √ ? 單獨談話； ? 項目會議； ? 項目簡報、通知； ? 項目報告、項目總結； 信息的傳遞方式 ? 會議 ? 書面通知，包括電子郵件 ? 專設的項目管理軟件 溝通計劃編制的輸出 √ ? 溝通管理計劃 ?項目干系人的需求和預期； ?用于溝通的信息，包括格式、內容、細節(jié)水平； ?個體對溝通信息的響應； ?將接收信息的個體和小組； ?傳輸信息的方法和技術； ?溝通頻率； ?專業(yè)術語表； ? …… 溝通計劃編制的輸出 ? 溝通管理計劃 ?項目統(tǒng)計會議； ?項目團隊會議； ?電子會議； ? …… 溝通管理計劃的主要內容 √ ? 需要溝通的信息，包括語言、格式、內容、詳細程度； ? 發(fā)布相關信息的原因； ? 發(fā)布所需信息的時限和頻率； ? 負責溝通相關信息的人員； ? 有權發(fā)布機密信息的人員； ? 將要接收信息的個人或小組； 溝通管理計劃的主要內容 √ ? 傳遞信息的技術或方法，如備忘錄、電子郵件和 /或新聞稿等； ? 為溝通活動分配的資源，包括時間和預算；在下層員工無法解決問題時的問題升級流程，用于規(guī)定問題上報時限和上報路徑； ? 隨項目進展，對溝通管理計劃進行更新與優(yōu)化的方法； ? 通用術語表； ? 項目信息流向圖、工作流程（兼有授權順序）、報告清單、會議計劃等； ? 溝通制約因素，通常來自特定的法律法規(guī)、技術要求和組織政策等。 溝通計劃的模板 ? 溝通管理計劃樣本模板 ?溝通項目 ?目的 ?頻率 ?開始 /結束日期 ?格式 /媒介 ?職責 本章要點 ? 項目溝通管理的重要性 ? 溝通計劃編制 ? 信息分發(fā) ? 績效報告 ? 項目干系人管理 ? 改善溝通的軟技巧 ? 項目需求溝通 信息分發(fā) √ ? 向項目干系人及時提供所需的信息。 ? 包括實施溝通管理計劃、處理意外信息需求 信息分發(fā)的輸入 √ ? 溝通管理計劃 ? 工作績效信息 信息分發(fā)的工具和技術 √ ? 溝通技能 ? 信息收集和檢索系統(tǒng) ? 信息發(fā)布系統(tǒng) ? 經驗教訓總結過程 溝通技能 ? 溝通技巧 (munication skills)。溝通技巧用來交換信息。發(fā)送者有責任使信息清晰、沒有歧意和完整以便接收者能正確地接收。接收方的責任是保證信息接受完成無缺，信息理解正確無誤。 ? 類型： ? 書面的和口頭的，耳聽的和口講的。 ? 內部的（項目內）和外部的（與客戶、媒體、公眾的溝通）。 ? 正式的（報告，指示等）和非正式的（備忘錄，特別安排的談話等）。 ? 垂直的（組織內上下級之間）和水平的（與同級別之間）。 常用的溝通方式優(yōu)缺點 √ ? 內部（在項目內）和外部（客戶、其他項目、媒體、公眾）溝通。項目組內外溝通有別。內部講求效率和準確度，對外強調信息的充分和準確。對內溝通可以以非正式方式出現(xiàn)，對外溝通要求項目經理以正式方式進行。 ? 正式（報告、備忘錄、簡報）和非正式（電子郵件、即興討論）溝通； ? 垂直（上下級之間）和水平（同級之間）溝通。垂直溝通信息傳播速度快，準確程度高，水平溝通復雜程度高，往往不受當事人控制。 ? 書面和口頭溝通、聽與說。書面溝通優(yōu)點是清晰明確、二義性少，缺點是缺乏人性化?？陬^溝通優(yōu)點是較為人性化，易于雙方充分了解和溝通，缺點是缺乏溝通的有效證據，當雙方理解不同時，可能會產生較強的分歧。 ? 口頭語言和非口頭語言（音調變化、身體語言）溝通。 溝通障礙 √ ? 指那些導致信息失真、影響溝通有效性的因素。對于項目團隊，溝通的主要障礙： ?缺乏清晰的溝通渠道 ?技術語言方面的困難 ?溝通雙方的時空距離 ?敵對的情緒 ?懷疑 溝通障礙 ? 對于項目團隊成員，溝通的主要障礙： ?掌握知識信息不夠； ?重點不突出或條理不清晰； ?缺少聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤； ?準備不充分，未慎重思考就發(fā)表意見；
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