關(guān)于公文格式、印章與檔案管理的若干問題-文庫吧
2024-12-27 07:24 本頁面
【正文】 22/2/6 10 登記 ? 登記是指發(fā)文機關(guān)在用印或者簽署后，在公務(wù)分發(fā)之前，將公文的相關(guān)內(nèi)容按照一定的格式進(jìn)行登記，方便查找、統(tǒng)計和管理的重要環(huán)節(jié)。 ? 登記主要采用簿式登記。登記內(nèi)容包括公文標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文字號、密級、發(fā)送單位、份數(shù)等。 分發(fā) ? 分發(fā)是指發(fā)文機關(guān)將公文分裝發(fā)送至收文單位。這個環(huán)節(jié)需要及時進(jìn)行，因為公文的時效性很強，尤其是緊急公文更需要迅速傳遞。 ? 分發(fā)公文也是有規(guī)定的。分發(fā)之前，要填寫 《 發(fā)文通知單 》或者是 《 回執(zhí)單 》 ，然后，將公文裝入封套，填寫收文單位的名稱和地址，最后，是封口。如果是急件或者密件，要在封套上表明緊急程度和密級，再按照緊急程度和密級發(fā)送。 2022/2/6 11 （ 二）收文程序與處理 根據(jù) 《 國家行政機關(guān)公文處理辦法 》 的規(guī)定：“收文辦理是指對收到公文的辦理過程，它包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序” 。 收文程序?qū)儆趯⑹盏降墓倪M(jìn)行加工、處理的過程，它與發(fā)文程序處于同等重要的地位，是單位履行工作職責(zé)的條件和保證。因此，應(yīng)高度重視。 2022/2/6 12 簽收 ? 簽收是指收文機關(guān)或單位對收到的公文進(jìn)行確認(rèn)、清點、檢查、簽注等。收文人員要在發(fā)文單位隨同公文發(fā)來的《 發(fā)文通知單 》 或 《 回執(zhí)單 》 上進(jìn)行簽字。 ? 簽收是收文程序的第一步，通常由各機關(guān)、單位秘書部門所屬的收發(fā)室進(jìn)行，稱為外收文。然后，當(dāng)收發(fā)人員簽署完畢后，及時交給辦公室人員接收，稱為內(nèi)收文。如果是注明送呈領(lǐng)導(dǎo)的“親啟”公文，則應(yīng)該直接交給領(lǐng)導(dǎo)本人或者是交給領(lǐng)導(dǎo)指定的秘書。 登記 ? 登記是指收文機關(guān)對收到的公文進(jìn)行一定形式、內(nèi)容的記錄，從而便于查找、管理，也可以作為交接公文的憑據(jù)。 ? 公文登記的方式可以采用登記簿式、卡片式或電腦登記。登記簿式即按照事先定好的流水號形式進(jìn)行記錄，容易保存，然而按照內(nèi)容查找時不方便?？ㄆ郊匆詥为毜目ㄆ瑢Ω鱾€公文進(jìn)行記錄，這種形式很靈活，可以按照發(fā)文單位進(jìn)行歸檔，但是卡片容易散落。電腦式是將公文的主要信息，如標(biāo)題、發(fā)文單位、主題詞進(jìn)行登記，這種方式最容易檢索，是現(xiàn)代文秘辦公的主要形式。 2022/2/6 13 分發(fā) ? 分發(fā)是指收文機關(guān)或單位將收到的公文送達(dá)有關(guān)部門告知或處理。分發(fā)文件需要按照緊急程度、密級、部門職責(zé)、文件性質(zhì)等進(jìn)行。 ? 文件可以分為閱讀件和辦理件。閱讀件是多為信息的告知，如簡報、抄送文件的內(nèi)容等。辦理件是指需要部門辦理的文件，一般先由秘書部門提出擬辦意見，然后進(jìn)行批辦、承辦等。 ? 分發(fā)文件是有要求的。如果分發(fā)的是閱讀件，分發(fā)前要附上 《 文件傳閱單 》 ；如果分發(fā)的是辦理件，分發(fā)前要附上 《 收文處理單 》 。如果分發(fā)的是給各部門的文件，分發(fā)前要填寫 《 文件交辦單 》 ；如果分發(fā)的是給領(lǐng)導(dǎo)直接辦理的文件，分發(fā)前要填寫 《 送領(lǐng)導(dǎo)人文件登記單 》 。 2022/2/6 14 擬辦 ? 擬辦是指秘書部門根據(jù)文件內(nèi)容對公文提出的初步辦理意見，相當(dāng)于請示或建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。 ? 擬辦是收文處理中的重要環(huán)節(jié)，它會直接影響公文的最終處理結(jié)果。 ? 擬辦也是有要求的。為了提高效率，首先，秘書要熟悉相關(guān)政策，熟悉自己部門的情況，熟悉公文辦理的程序；其次，要認(rèn)真研究收到的公文，對問題仔細(xì)考量，提出細(xì)致的解決方案，要條理清楚，簡明扼要。 ? 擬辦的意見一般附在 《 文件交辦單 》 的擬辦欄中，并附上擬辦人姓名以及擬辦日期。 2022/2/6 15 批辦 ? 批辦是指機關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)針對公文提出的問題，在擬辦意見的基礎(chǔ)上，對文件作出批示或指示。批辦時，要表明對擬辦意見的態(tài)度。 ? 擬辦意見只是參考性的建議，而批辦則是單位負(fù)責(zé)人作出的決策，兩者的意義是不同的。 ? 批辦的意見一般附在 《 文件處理單 》 的批辦欄中，并附上批辦人姓名以及批辦日期。 承辦 ? 承辦是指有關(guān)部門根據(jù)批辦的意見具體辦理事務(wù)。 承辦屬于收文的中心環(huán)節(jié)。通過承辦，各方的意見才能得以落實。 ? 承辦是有嚴(yán)格的時效性要求的，因而承辦部門應(yīng)對收到的文件及時辦理，尤其是對于緊急公文，更要設(shè)定明確的辦理時限，以免貽誤時機，影響工作。 2022/2/6 16 催辦 ? 催辦是指機關(guān)或單位的秘書部門對公文承辦的情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，以免公文擠壓，延誤事情。 ? 催辦有多種形式?？梢酝ㄟ^電話的形式，提醒承辦單位；可以填寫 《 催辦單 》 ，以書面文字的形式提醒；也可以舉辦座談會或面談，進(jìn)行催詢；還可以直接登門，口頭進(jìn)行催辦。一般要求對緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。 注辦 ? 注辦是由承辦人在文書處理單上簡要注記公文的處理情況，以備日后查考和公文的整理，使公文處理的來龍去脈留下清晰的記錄。 ? 注辦一般包括以下內(nèi)容：⑴ 一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，由文書人員注明閱畢的日期； ⑵ 需要辦理復(fù)文的文件，辦完后由文書人員注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號； ⑶ 用口頭或電話答復(fù)的文件，文書人員要注明時間、地點、接談或接話人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字；⑷ 不需復(fù)文的文件，文書人員要注明“已辦”、“已閱”、“已摘記”等字樣。 2022/2/6 17 （ 三）文書立卷與歸檔 文書立卷及其意義 文書立卷是指將一定時期內(nèi)（一般為一年）處理完畢的、具有保存價值的公文，按照一定的規(guī)律和聯(lián)系進(jìn)行系統(tǒng)的整理，形成一個個案卷的工作。 通過文書立卷，既可以有效地利用公文，又可以有效地保護(hù)公文，它是將公文轉(zhuǎn)化為檔案的必不可少的環(huán)節(jié)。 2022/2/6 18 文書立卷的原則 （ 1）保持公文之間的歷史聯(lián)系 文書立卷，不能隨意組合，而是要遵循公文之間的客觀規(guī)律，保持公文之間的聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行立卷。也唯有此，才能真實地再現(xiàn)公務(wù)活動的過程，使得公文真正成為再現(xiàn)公務(wù)活動的載體。 （ 2）便于查找和利用 為了做到這一點，首先，要選擇合適的組卷方法，案卷排列要也要合理；其次，每個案卷內(nèi)的文件數(shù)量要適宜，文件的份數(shù)不宜太多，也不宜太少，一般提倡立小卷；最
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