對規(guī)范高中學(xué)籍檔案管理問題的若干思考-文庫吧
2025-08-10 06:40 本頁面
【正文】 （一）學(xué)籍檔案管理的流程 學(xué)籍檔案的日常管理包括收集、保管、整理和歸檔等四個環(huán)節(jié)。 歸檔文件的收集是檔案工作的基礎(chǔ)。做好學(xué)籍檔案的基礎(chǔ)工作，即注重原始數(shù)據(jù)和資料的日常積累。收納日常的管理記錄，如錄取資 料、培養(yǎng)資料、成績資料等。檔案 的形成有一定的過程和時段，因而文件之間有自然的時間聯(lián)系。一份學(xué)生的個人學(xué)籍檔案有明確的起始時間和終止時間，起點是入學(xué)時間，終點是離校時間，學(xué)籍檔案的形成以時間為進程。其歸檔范圍涵蓋學(xué)籍異動、在校成績、畢業(yè)審批，是求學(xué)者在整個學(xué)歷中各培養(yǎng)環(huán)節(jié)的文字記載，是整個學(xué)業(yè)狀況的真實記錄。在學(xué)籍管理制度中以學(xué)年或?qū)W期為時段，劃分學(xué)業(yè)狀況和學(xué)籍異動，因而每一時段或每一環(huán)節(jié)都應(yīng)有相關(guān)的數(shù)據(jù)信息 (如成績 )和文字信息 (如獎懲記錄 )留存。學(xué)籍管理是對學(xué)生在讀期間進行的全程記載和審核，考慮到動態(tài)可變的因素，可適當(dāng)拓寬檔案收集范圍， 在歸檔時有所擇取，有利于縱向記錄學(xué)籍過程。 根據(jù)歸檔范圍集中起來的文件材料，應(yīng)按照學(xué)籍檔案管理規(guī)則的要求，對其進行系統(tǒng)的整理。經(jīng)過對文件材料的選取、核準(zhǔn)，有針對性地為后續(xù)工作做好準(zhǔn)備。整理也是對歸檔材料做有序的排列及必要的加工。前后關(guān)聯(lián)的文件材料依序排列在一起，按照其自然形成脈絡(luò)，保持其歷史聯(lián)系，正文材料在前，附件材料在后；按照排列順序，依次編寫頁號。這樣有利于卷內(nèi)文件材料之間的連接，使檔案文件清晰完整。 （二）學(xué)籍檔案管理的方法 歸檔文件目錄是由不同條目按照一定的規(guī)則排列而成的，條目是通過對歸檔文件 內(nèi)容和形式方面的特征進行記錄后獲取的。例如，畢業(yè)審批材料包括：學(xué)籍表、課程成績單、實踐報告，自評表議書等。 目錄項目基本包括了構(gòu)成一份文件的主要部分，概括了歸檔文件內(nèi)容和形式方面的各種特征，查詢所提出的主要檢索要求基本涵蓋其中，能夠為查詢者提供較為完備的檢索渠道。由于歸檔文件目錄是檢索的途徑，因此其條目必須與歸檔文件實物一一對應(yīng)，否則就會出現(xiàn)誤檢，造成學(xué)籍檔案利用的困難。 學(xué)籍檔案記載學(xué)生的自然狀況、入學(xué)成績、學(xué)籍變更、在校成績等信息，其中的文字說明應(yīng)與學(xué)籍管理條例相對應(yīng)。學(xué)籍檔案中的原始數(shù)據(jù)多采用表格形式 (如學(xué)籍表等 )，一般為預(yù)先制定的統(tǒng)一表格，明確統(tǒng)計范圍。電子本或紙質(zhì)本在表格設(shè)計
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