【正文】 好相關工作。 五 、集團公司全體員工大會 員工大會一般每年召開一次。 （一） 會議內容 總結工作，表彰先進； 提出并部署集團公司下一年工作目標任務，統(tǒng)一思想，鼓舞干勁； 其他必要事項的通報。 （二）出席范圍 集團公司全體員工。 （三）會議程序 由集團公司辦公室負責會議的安排和通知 ； 集團公司 主要領導作工作報告； 七、部門會議由各部門根據(jù)實際情況自行決定會議的有關事項。會議由分管副總經(jīng)理或部門負責人主持。 本制度自發(fā)文之日起執(zhí)行。 3. 公文管理辦法 第一條 為規(guī)范公文管理，提高辦公效率，促進公文制作、接收、發(fā)放及存檔等工作的制度化、程序化、規(guī)范化，確保集團公司方針、政策及工作指示等及時上傳下達和跟進落實，制定本辦法。 第二條 辦公室是集團公司公文處理的管理部門，負責接收和處理外來文件，負責處理以集團公司名義上報、下發(fā)的公文。負責制訂集團公司公文的統(tǒng)一格式，對下屬子公司的公文處 理進行監(jiān)督、檢查、指導。 第三條 公文種類 （一）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下屬子公司不適當?shù)臎Q定事項。 （二）通知：適用于批轉下級單位的公文，轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求下屬子公司辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。 （三）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 （四）報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。 （五）請示：適用于向上級單位請求指示、批準。 （六）批復：適用于答復下屬子公司的請 示事項。 （七）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法?？捎糜谏闲形?、下行文和平行文。 （八）函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。 （九）會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 第四條 公文收發(fā)管理。 （一）公文要有針對性，應一事一文，要觀點明確、文字精煉、條理清楚、 層次分明、用詞準確、行文規(guī)范。公文實施日期應盡量明確。 （二）集團公司對外發(fā)文，均以集團公司或集團公司辦公室名義。 （三）發(fā)文程序 為：擬稿、核稿、審核、會簽、簽發(fā)、編發(fā)文字號等相關事 項、打印、校對、繕印、蓋章、分發(fā)。其中，擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、校對由主辦部門負責辦理，其余事項由辦公室負責。如需修改已簽發(fā)的公文時，必須按發(fā)文處理程序重新辦理。 （四）公文分發(fā)時須填寫《公文分發(fā)登記表》，由收件人或代收人簽收，但涉密文件必須由本人親自簽收。 （五）公文一般由密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。集團公司具體公文格式見附件樣張。 （六）集團公司發(fā)文字號為 “嘉港控 +〔年份〕 +序號”，會議紀要由會議組織單位自行編號。 （七）外來文件統(tǒng)一由集團公司辦公室負責簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦，其它部門不得辦理外來文件。 第五條 公文歸檔管理。 立卷、歸檔范圍包括政府及有關部門下發(fā)的各類文件資料、集團公司收發(fā)的公文、重要會議及活動的記錄、照片、音像資料等、重要的信訪、調查材料和其它有價值的重要文電、資料等。 第六條 公文銷毀管理 （一）銷毀公文的范圍為已過保存期的文件和無保存價值的一般文件。 （二）公文銷毀統(tǒng)一由辦公室負責。公文銷毀前要列出清單，辦理審批手續(xù)，建立臺帳，銷毀涉密公 文，按保密法的有關規(guī)定執(zhí)行 。 第七條 納入集團公司統(tǒng)一管理 子公司公文管理參照本辦法執(zhí)行。 本辦法由集團公司辦公室解釋。 37mm177。 1mm 天頭 文件 〔 2020〕號 （空二行） 標題（二號方正小標宋簡體） （空一行） （三號仿宋字體）： 。 28mm177。 1mm 訂口 年月日 主題詞（三號黑體字體）： （三號方正小標宋簡體） 抄送： 辦公室 年月日印發(fā) 2 1 156mm 210mm 297mm 225mm 公文發(fā)放登記表 日 期 文 件 名 稱 發(fā)文字號 簽收單位 簽收人 備 注 4. 印信管理辦法 第一條 為規(guī)范印章、介紹信使用管理，有效地維護公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，制定本辦法 。 第二條 印章的刻制：集團公司印章刻制均須報批，由辦公室憑介紹信統(tǒng)一到公安機關辦理手續(xù)。 第三條 印章的種類：集團公司印章、部門印章、子公司印章、法定代表人和其他負責人印章、合同專用章、財務專用章等。 第四條 印章的啟用： 新印章 要做好戳記，留樣保存?zhèn)洳椤? 印章啟用應發(fā)啟用通知，注明啟用日期。 第五條 印章的使用 （一）使用范圍。 1．以集團公司名義發(fā)文、開具介紹信、報送報表等加蓋集團司公印章； 2. 以集團公司辦公室名義行文加蓋集團公司辦公室公章； 3．凡屬集團部門業(yè)務范圍內加蓋部門印章；凡屬集團子公司經(jīng)營范圍內應加蓋子公司印章；凡屬合同類的用合同專用章；凡屬財務會計業(yè)務的用財務專用章。 （二）用印審批權限。使用集團公司印章，由集團公司副總經(jīng)理以上領導批準，使用部門印章，由部門負責人批準。 （三）用印登記。用印需注明用印事由、 數(shù)量、申請人、批準人、用印日期。 使用印章時 ,保管人應對蓋印的文書內容、手續(xù)、格式把關檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時請示領導，妥善解決。 嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印。 第六條 印章的保管、交接和停用 （一）集團公司各類印章由專人保管。 1．集團公司的公章、合同專用章指定由辦公室保管；財務專用章、董事長和總經(jīng)理職章由財務審計部保管；部門印章由各部門指定專人負責保管； 下屬子公司部門印章由集團公司相應部門負責管理； 2．對確有需要外帶公章者，須事先填寫《公章外帶審批表》，經(jīng)分管副總經(jīng)理審批同意后方可外 帶； 3．印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)機關、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、圖樣等信息。 4．印章保管，須加鎖保存。特制印章要存放在保險柜內； 5．印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應保護現(xiàn)場，及時匯報，配合公安部門查處； （二）印章移交須辦理移交手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間。 （三）有下列情況，印章須停用： 1．機構變動和機構名稱改變； 2．上級部門通知改變印章圖樣； 3．印章使用損壞； 4．印章遺失或被竊，聲明作廢。 印章停用要辦理審批， 建立相應的登記。 第七條 介紹信管理 介紹信由集團公司辦公室負責管理。 介紹信開具要嚴格履行審批手續(xù)，嚴禁開出空白介紹信。 本辦法由集團公司辦公室解釋。 嘉興港口控股集團有限公司 用印申請表 時間 用印部門 經(jīng)辦人 用印事由 用印數(shù)量 印信名稱 領導審批 嘉興港口控股集團有限公司 公章外帶審批表 時間 部門 姓 名 事由 印章名稱 外帶時間 歸還時間 領導審批 5. 保密管理辦法 第一條 為維護集團公司的安全和利益，保障集團公司各項工作順利開展，根據(jù)相關保密法律法規(guī)，結合我司實際，制定本辦法。 第二條確定為秘密事項的范圍包括： （一）法律規(guī)定的保密事項； （二）公司發(fā)展決策中的有關事項； （三）人事決策中的有關事項； （四）會計檔案及其他經(jīng)濟 資料； （五）工程招投標、預決算資料； （六）人事檔案； （七）根據(jù)工作實際需要確定為秘密的事項。 第三條 秘密載體管理 （一）涉秘載體應登記造冊，專柜、專人保管； （二）嚴格執(zhí)行網(wǎng)上信息發(fā)布審批程序。網(wǎng)上信息發(fā)布的審批原則是“涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密”，各科室或個人不得提供工作秘密信息在網(wǎng)站發(fā)表，不得通過公共網(wǎng)絡信息系統(tǒng)存貯、處理、傳遞涉密信息。 第四條 屬于公司秘密的文件、資料，應標明“秘密”字樣，由專人負責印制、收發(fā)、傳遞、保管。 第五條 公司秘密應根據(jù)需要，限于一定范圍的人員接觸。接觸公 司秘密的人員，未經(jīng)批準不準向他人泄露。非接觸公司秘密的人員，不準打聽、刺探公司秘密。 第六條 發(fā)生泄密事件要及時上報，迅速查明原因并正確處理。對避重就輕、弄虛作假、不及時報告及隱情不報者，要追究責任。 第七條 非經(jīng)批準，不準復印、摘抄秘密文件、資料。廢棄資料應及時銷毀。 第八條 各部門要注意計算機保密安全工作。信息資料必須安全存放、保管，防止丟失或失效。嚴謹非公司人員上機操作。 第九條 本辦法由集團公司授權辦公室負責解釋。 第十條 本辦法自印發(fā)之日起試行。 6. 檔案管理暫行規(guī)定 第一章 總 則 第一條 為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等，結合“兩辦一局“有關管理檔案的要求與集團公司實際，制定本規(guī)定。 第二章 檔案管理 第二條 集團公司檔案統(tǒng)一歸口于 辦公室管理，檔案工作人員 應當忠于職守，遵紀守法，并具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力 。 財務檔案，按《會計檔案管理辦法》，由財務審計部負責管理。 第三條 檔案管理人員履行下列職責： （一）做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作； （二） 對歸檔案卷進行審查、清點，符合質量要求，方可入庫保管，因歷史原因造成材料不齊，由歸案部門簽字確認后入庫。 （三）檔案部門應定期對檔案保管的狀況進行全面檢查，并要作記錄。發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，確保檔案的齊全完整。 （四）檔案人員應熟悉公司所藏檔案的情況，積極主動地做好提供利用工作。編制檔案著錄片或專題文件目錄（卡片）等。 第四條 檔案室應配備防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防光、防鼠、防蟲等設施。 第五條 各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間定期分類整理，立成案卷交檔案室集中 管理。對應歸檔的文件材料不能據(jù)為個人所有。 第六條 集團公司應以一個全宗為單位，案卷排列方法應統(tǒng)一，前后保持一致，不得任意改動，目錄內不得出現(xiàn)重復的案卷號。 第三章 檔案的歸檔 第七條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、投資、經(jīng)營、建設、管理等所形成的具有保存價值的文件材料。 （一）辦公室：文書、綜合行政后勤等檔案資料。（詳見附表） （二）人力資源部：勞動人事、黨群團組織等檔案資料。 （三）財務審計部：按國家財務有關規(guī)定，由財務審計部自行歸檔。每年檔案目錄報送檔案室備案。 （四）工程建設部：項目建議書、可研報 告、立項等文件；建設用地、土地權屬、拆遷文件、建設規(guī)劃用地許可等相關審批文件；勘察、測繪、設計；招投標；預、估、概、結等檔案資料。開工審批文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等檔案資料。（詳見附表） （五）投資管理部：經(jīng)營投資、項目建議書、可研報告等檔案資料。（詳見附表） （六）安全質量部： （七）獨立經(jīng)營的承資或控股子公司自行負責檔案管理。每年檔案目錄報送辦公室（檔案室）備錄。 （八）其它的文件材料或按照特殊的形式組合入檔。即聲像、實物等檔案。（詳見附表） 第八條 歸檔的時間 : （一）辦公室、人 力資源部、投資管理部管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。 （二）工程建設部，根據(jù)項目進度及工程完工情況及時歸檔。 （三）聲像、實物文件與紙質文件歸檔時間一致。 第九條 下列文件材料應隨時歸檔： （一）變更、修改、補充的文件材料； （二）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料； （三）企業(yè)產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料； （四）其他臨時活動中形成的文件材料。 第十條 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。每份文件的正件與附件，印件與定