【正文】 基本條件。 會(huì)說話的標(biāo)準(zhǔn)大致是口齒清楚、禮貌溫和、達(dá)意準(zhǔn)確、明快條理、繁簡得當(dāng)、態(tài)度誠懇。同時(shí)還要有點(diǎn)說話的藝術(shù)：感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌、機(jī)警、幽默等等。要明確認(rèn)識(shí)到語言能力是辦事成敗的一個(gè)重要因素，通過說話可以把各種事情辦得利利落落。 語言不僅僅只是指口述，它還包括肢體語言，很多人都知道身體語言在溝通中的作用。但是，在使用身體語言的時(shí)候，要注意身體語言使用的情境是否合適，是否與自己的角色相一致。少做無意義的動(dòng)作，以免分散對方的注意力，影響溝通效果 交際能力 交際能力，處理人際關(guān)系是一門 學(xué)問?！笆朗露疵鹘詫W(xué)問，人情練達(dá)即文章”。一個(gè)秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現(xiàn)在工作協(xié)調(diào)中。尤其要注意處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，關(guān)鍵是出色地做好領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作，起到真正的輔助作用。 由于辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，現(xiàn)代通訊技術(shù)的發(fā)展，特別是互聯(lián)網(wǎng)越來越滲透到我們?nèi)粘９ぷ骱蜕?，對秘書工作的影響也在加劇，現(xiàn)代秘書工作正在發(fā)生一場悄悄的但又深刻的革命，傳統(tǒng)的秘書工作如存檔，起草文件等，在秘書日常工作中所占的比重也越來越大。秘書處理人際關(guān)系的能力決定了秘書收集信息的質(zhì)量和數(shù)量。 交際能力是處理好人際關(guān)系的重要因素。秘書要在不違紀(jì)和不泄密的前提下努力搞好同上下左右各方面的人際關(guān)系，的確有一定的難度，但是必須明確，善于交際，使人容易接近，容易被人信賴，辦事成功率就高，速度就快，反之則不然。交 際能力也反映出一個(gè)人的思想性格修養(yǎng)，大多為人稱道的秘書人際關(guān)系都是很好的。 應(yīng)變能力 秘書面臨的各種事務(wù)常常瞬息萬變，不斷發(fā)展。有些辦事的計(jì)劃、預(yù)案和想象，常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不大相符，把預(yù)定方案完全打亂。這就需要秘書臨機(jī)不亂，沉著鎮(zhèn)定，原則不變，迅速抉擇，靈活處置，達(dá)到預(yù)期目的。 較強(qiáng)的文字工作能力 (收集信息能力 ) 能寫會(huì)道是很多職業(yè)都應(yīng)具有的基本素質(zhì)，對于秘書而言，則要求更高。秘書要能說，善于表達(dá)自己的思維和見解，并讓領(lǐng)導(dǎo)能接受。日常工作中辦公室秘書一方面要接受領(lǐng)導(dǎo)的指示， 另一方面也要同具體的工作對象打交道。要達(dá)到預(yù)期的目的，就必須準(zhǔn)確、快速地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)交代的意圖。同時(shí)也要準(zhǔn)確無誤地聽懂、摸清辦事對象的想法。 秘書人員文字表達(dá)能力的形成和提高，有賴于長期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實(shí)踐。公文寫作應(yīng)達(dá)到的境界是：“信、達(dá)、雅”，準(zhǔn)確、簡明、流暢、有韻味。文字工作能力的要求是：有較豐厚的文化知識(shí)、較高的政治理論水平，能盡快地熟悉黨和國家的政策，熟悉法規(guī)，頭腦清楚，思路敏捷，有較強(qiáng)的認(rèn)識(shí)、分辨能力和邏輯思維能力，加上豐富的詞匯、流暢的文筆等等。秘書不僅要經(jīng)常動(dòng)手用文字向領(lǐng)導(dǎo)反映一些重 要的情況和重要的意見，而且要經(jīng)常代領(lǐng)導(dǎo)審閱一些匯報(bào)材料、報(bào)告等等，必要時(shí)還要把好文字關(guān)和起草文稿。 文字功底是離不開知識(shí)積累，因此我們也需要具備信息收集能力。作為秘書應(yīng)該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力和廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫作能力。秘書的一項(xiàng)主要工作就是為自己調(diào)查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時(shí)地向自己報(bào)告。秘書收集到信息后要把它們寫成專題報(bào)告，另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書，必要時(shí)代替上司起草講話稿等 開始進(jìn)公司的時(shí)候由于要打一些相關(guān)公文和通知，對于剛出大學(xué)的我來說不是那么的簡單，但是我的專業(yè)就是文秘。重視的就是文字知識(shí)，所以在工作上經(jīng)過長期的磨練，現(xiàn)在應(yīng)付起來也就很順力多了。 辦公自動(dòng)化使用的技術(shù)能力 隨著辦公設(shè)備現(xiàn)代化的發(fā)展，對掌握技術(shù)的要求已不僅限于專職人員。如操作計(jì)算機(jī)錄入、輸出和編輯文件，應(yīng)是每個(gè)秘書都應(yīng)掌握的技術(shù)。掌握一定的技術(shù)手段，對于提高工作效率、加快思維節(jié)奏，以適應(yīng)工作需要有著明顯的積極作用。 理解和領(lǐng)會(huì)能力 理解和領(lǐng)會(huì)能力，就是要聽得快，聽得清， 記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。要想做到這幾點(diǎn)，首先我們要做到 : 一是了解上司的工作內(nèi)容。了解公司目前有哪些計(jì)劃、上司要出席哪些會(huì)議、上司所負(fù)責(zé)部門的運(yùn)營和管理等情況 。作為秘書還應(yīng)了解企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，清楚知道誰、在哪、負(fù)責(zé)什么樣的業(yè)務(wù)等，這樣，就能在工作中根據(jù)自己的實(shí)際情況，迅速地采取對應(yīng)的行動(dòng)，很好地完成文件、電報(bào)、電話等交流，高效率地輔助上司的工作。 二是了解上司的工作習(xí)慣、個(gè)人性格、價(jià)值觀等方面的東西。了解上司的個(gè)人情況 ，就可以有針對性、主動(dòng)地開展一些工作，彌補(bǔ)上司在能力上的一些不足，成為名付其實(shí)的助手。 三是了解上司的交往的范圍和一些家庭私事。只有熟悉上司的交往范圍和家庭私事，才能對各種突然出現(xiàn)的情況進(jìn)行妥善的處理。 分析和駕馭能力 條理和駕馭能力，善于把繁雜的機(jī)關(guān)事務(wù)處理得井井有條。秘書常常面對千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，需要把事務(wù)迅速歸納、梳理出頭緒，分清輕重緩急、難易遠(yuǎn)近，駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當(dāng)，有條不紊。這就需要具備條理和駕馭事務(wù)的能力。 作為秘書需要有準(zhǔn)確的判斷能力，對自 己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解。作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權(quán)限。但是，作為秘書，應(yīng)該對自己下一步的工作有個(gè)基本的把握，對自己應(yīng)該做的和能夠做的工作有個(gè)準(zhǔn)確的判斷。為了節(jié)省上司的時(shí)間，作為秘書應(yīng)預(yù)先知道上司會(huì)把什么工作交辦給自己，從而提前做好準(zhǔn)備。 能分析問題 盡管事情很急，但作為秘書人員仍然需要冷靜。首先應(yīng)該分析可以采取哪些補(bǔ)救措施 。在處理好這些問題之后，就要充分估計(jì)各種后果 。如果有消極后果，就要采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度 。另外，由于上司活動(dòng)日程的 變更，要及時(shí)與有關(guān)方面 (比如司機(jī) )聯(lián)系，以保持各部門工作的協(xié)調(diào)。 當(dāng)然，秘書應(yīng)當(dāng)采取的補(bǔ)救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內(nèi)完成，因?yàn)榭偣彩Ｏ?